Информация и управление

      Федеральное агентство по образованию и науке РФ 

      Брянская государственная инженерно-технологическая академия 

      Кафедра «Строительное производство» 
 

      Реферат по теме:

      «ИНФОРМАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ» 
 
 
 

                                                        Выполнил:

                                                                                  студент гр. ГСХ-401

                                                                                        Пугачёв Е. В. (07-8.053)

                                                         Проверил:

                                                                                     преподаватель

                                                                                         Петрушина Н. В. 
 
 

      Брянск 2011 

Содержание 

Введение.........................................................................................................3

1. Информационное обеспечение управления муниципальным образованием................................................................................................5

2. Качество информационного обеспечения как фактор устойчивого развития органов муниципального образования..................................9

2.1 Требования к качеству информационного обеспечения...............9

2.2 Информационное обеспечение управления МО в современных условиях........................................................................................................14

Заключение...................................................................................................22

Список литературы......................................................................................24

_{Введение}

      _{Актуальными проблемами муниципального управления являются оценка кредитоспособности, текущей и перспективной финансовой устойчивости, платежеспособности, вероятности кризиса и банкротства коммерческих предприятий различных форм собственности. Указанные задачи возникают при принятии следующих решений:}

      _{об использовании муниципальной собственности (земельных ресурсов, зданий, сооружений, помещений и пр.);}

      _{о целесообразности выдачи бюджетного кредита, ссуды, дотаций или обеспечения гарантий;}

      _{о реорганизации или ликвидации объектов управления (предприятий, учреждений) в процессе соответствующих процедур (в т. ч. банкротства);}

      _{об утверждении местной администрацией финансового отчета предприятий в качестве акционера (ОАО или ЗАО), учредителя, члена попечительского совета или в другом статусе;}

      _{о сотрудничестве с потенциальными инвесторами (в т. ч. зарубежными).}

      _{Анализ состояния финансовых ресурсов в динамике (мониторинг) является лишь отдельным блоком информационного обеспечения деятельности муниципальной администрации.}

      _{Для принятия обоснованных управленческих решений и снижения риска ошибки, необходима достоверная, различной степени обобщения, информация по всем аспектам деятельности.}

      _{Понятие "информация" в последние десятилетия стало одним из самых употребляемых и встречается практически во всех областях знания. Идет непрерывный процесс его переосмысления (углубления и расширения).}

      _{Если сначала под информацией понимались сведения, передаваемые людьми устным, письменным или иным способом, то к концу XX в. информация стала рассматриваться как универсальная субстанция, пронизывающая все сферы человеческой деятельности, служащая проводником знаний и мнений, инструментом общения, взаимопонимания и сотрудничества, утверждения стереотипов мышления и поведения. Именно такое определение дает ЮНЕСКО.}

      _{С развитием производства и ускорением темпов развития общества информация приобрела свойства товара и стала объектом рыночных отношений, значимость которых потребовала их правовой регламентации.}

      _{Информация выступает связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и в динамике, обеспечивая подготовку управляющего воздействия и сведения о результатах его реализации. Информация позволяет осуществлять обратную связь и корректировку целей в соответствии с требованиями конкретной ситуации. Она служит "предметом длительного пользования" и не теряет своих свойств в результате неоднократного потребления.}

      _{Применение информационных технологий затрагивает все области муниципального управления. Например, в сфере маркетинговых исследований - информационные технологии необходимы для проведения и обработки опросов; при управлении проектами - для расчета показателей, моделирования ситуаций, анализа чувствительности показателей к изменению внешних параметров; в логистике - для построения информационных систем управления ресурсопотоками; финансовый менеджмент требует применения специальных программ для постановки бюджетирования, проведения финансового анализа отчетности предприятий и местного бюджета, для автоматизации бухучета и взаимодействия с казначейством; в управлении кадрами - для тестирования при приеме на работу и ведения индивидуальных программ обучения; для стратегического управления необходимы "умные" экспертные системы.}

_{1. Информационное обеспечение управления муниципальным образованием}

      _{Информация и ее роль в муниципальном управлении.}

      _{Всякое управление есть процесс сбора, хранения, обработки и передачи информации для превращения ее в управленческие решения.}

      _{Информационный ресурс имеет сегодня в сфере муниципального управления не меньшую важность, чем материальные, трудовые, энергетические, финансовые и другие ресурсы. В общем смысле под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д. Различают следующие основные понятия:}

      _{информационные ресурсы - отдельные документы и их массивы в библиотеках, архивах, банках данных, других информационных системах;}

      _{информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов, массивов документов и информационных технологий, в т. ч. с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы;}

      _{информационные процессы - процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.}

      _{Информация выступает связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и в динамике, обеспечивая подготовку управляющего воздействия и сведения о результатах его реализации. Информация позволяет осуществлять обратную связь и корректировку целей в соответствии с требованиями конкретной ситуации. Она служит "предметом длительного пользования" и не теряет своих свойств в результате неоднократного потребления. Информация в значительной степени обладает свойством саморазвития, т.е. по мере накопления информационных данных получается качественно новая информация. Информация пронизывает все виды деятельности в органах местного самоуправления и обеспечивает восприятие работниками своих организационных ролей, фиксируемых в должностных инструкциях. В конечном счете, от эффективности информационных процессов зависит эффективность работы местной администрации в целом.}

      _{Основные элементы любого информационного процесса - источник, сообщение, канал и получатель:}

      _{источник - это тот, кто создает сообщение и несет ответственность за его полноту и достоверность;}

      _{сообщение - это информация, которую источник передает получателю. В информационной системе сообщения передаются в различных формах (письменной, устной, электронной);}

      _{канал - это средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю;}

      _{получатель - это тот, кому предназначено сообщение. Информационное обеспечение включает организацию информации на всех этапах ее возникновения, преобразования, передачи и восприятия.}

      _{Информационное обеспечение системы управления - это взаимосвязанная совокупность необходимой информации, форм и способов ее представления и организации в пространстве и во времени, обеспечивающая решение необходимых задач в системе управления.}

      _{Источники и потребители информации в муниципальном управлении.}

      _{Информацию, поступающую в органы местного самоуправления, можно классифицировать по различным признакам.}

      _{Особенно важно разделение информации на внутреннюю (по отношению к органу местного самоуправления) и внешнюю. К внутренней относятся решения представительного органа муниципального образования, постановления и распоряжения главы администрации и его заместителей, протоколы заседаний коллегии, ведомости учета изданных муниципальных правовых актов, отчеты о работе структурных подразделений администрации, справки о ходе рассмотрения обращений граждан и т.д. Подобная информация дает возможность более полно представлять фактическое положение дел в администрации, рационально распределять силы и рабочее время, эффективно организовывать работу. Организация внутренних потоков информации - задача руководства муниципального образования.}

      _{В отношении внешней информации местная власть не всесильна, но может при грамотной постановке дела получать более полную информацию из различных источников.}

      _{Население выражает свое отношение к деятельности муниципальной власти путем выборов, референдумов, опросов, правотворческих инициатив, обращений к органам и должностным лицам, мирных массовых акций. Особое значение имеют личные встречи руководителей муниципального образования с жителями, прием избирателей депутатами представительных органов. На этих встречах должна быть создана атмосфера откровенного диалога, в ходе которого становится доступной информация, которую нельзя получить никаким другим способом. Муниципальная власть учитывает мнение населения в своей работе.}

      _{Общественные объединения граждан выражают отношение к деятельности муниципальной власти отдельных групп населения, местных сообществ, имеющих общие интересы. Администрация обязана иметь информацию о позиции различных общественных объединений при принятии важных решений.}

      _{Органы государственной власти РФ и субъектов РФ в пределах своей компетенции издают правовые акты и принимают решения, обязательные для исполнения органами местного самоуправления, а по другим вопросам вырабатывают методические рекомендации и инструктивные материалы, полезные для муниципальной власти.}

      _{Союзы и ассоциации муниципальных образований вырабатывают рекомендации по отдельным аспектам муниципальной деятельности. Эти рекомендации должны изучаться, а все полезное - использоваться.}

      _{Немуниципальные хозяйствующие субъекты на территории муниципального образования также выражают свое отношение к решениям органов местного самоуправления, затрагивающим их интересы, направляя в администрацию предложения по различным вопросам местной жизни. Многие органы муниципальной власти сделали союзы промышленников и предпринимателей своими деловыми партнерами.}

      _{Финансовые и кредитные организации снабжают органы местного самоуправления важной информацией о финансовом состоянии муниципалитета и хозяйствующих субъектов.}

      _{Органы государственного и муниципального контроля и надзора поставляют ценную информацию о ходе выполнения тех или иных решений, выявленных нарушениях.}

      _{Особенно важна информация, получаемая от органов статистики. Вопросы организации муниципальной статистики рассматриваются в следующем разделе. Задача органов местного самоуправления - использовать все каналы информации, иметь достоверные сведения об отношении всех слоев общества к своей деятельности, анализировать эти сведения и на их основе корректировать свои действия.}

      _{Практически все поставщики информации для органов местного самоуправления одновременно являются и потребителями информации о деятельности этих органов. К числу потребителей муниципальной информации относятся государственные, региональные и муниципальные органы власти, должностные лица местного самоуправления, граждане, общественные объединения граждан, союзы, ассоциации, финансовые и кредитные организации, органы статистики, муниципальные предприятия и учреждения, иные хозяйствующие субъекты, предприниматели, инвесторы.}

_{2. Качество информационного обеспечения как фактор устойчивого развития органов муниципального образования}

_{2.1 Требования к качеству информационного обеспечения}

      _{Информационная система государственного и муниципального управления предполагает в качестве предпосылки концептуальное, философское осмысление и согласование идеалов, ценностей и целей, важных для общества и каждого человека. Это - идеалы, ценности и цели, которые должны стать критериями для последовательного анализа и оценки информации, для введения ее в информационные процессы, использования их в виде ориентиров образовательных и воспитательных приоритетов. В любой информации содержатся, прежде всего, управленческие моменты - целеполагание, организация и регулирование.}

      _{Информационная система государственного и муниципального управления должна в себе содержать мобилизующее и оптимизирующее начала.}

      _{В содержательную основную часть информационной системы входят:}

      _{социальные, нравственные ценности, которые являются сутью государственного и муниципального управления;}

      _{информация о производственных, материально-технических, социальных, технологических параметрах объектов управления;}

      _{законодательные, нормативно-правовые акты, документация, регулирующие деятельность органов власти государственного и муниципального управления;}

      _{данные о нормах, нормативах, стимулах, которые регулируют производственную, материальную, духовную, культурную и иную сферу, имеющую потребительский характер деятельности управляемых объектов;}

      _{сведения о содержании подготовки и квалификационном сросте персонала государственных органов и органов местного самоуправления (информация, характеризующая человеческий потенциал субъекта государственного и муниципального управления).}

      _{Информационная система государственного управления должна содержать в себе идеологию и мораль общества по поводу ресурсов, источников, средств и других феноменов, которые надежно обеспечивают и гарантируют целостность, суверенитет, безопасность, упорядоченность и развитие России. Тогда будет очевидным определение ценности, актуальности и созидательной силы, правового регулирования многообразных информационных процессов, особенностей профессиональной подготовки и переподготовки управленцев различных уровней. Современная Россия, ее внутреннее и внешнее взаимодействия требуют более эффективных, гибких подходов в отношении управленческих задач в практике государственного и муниципального управления. На этапе стратегического планирования необходимо провести анализ имеющихся ресурсов, выявив их сильные и слабые стороны, другие особенности, имеющие непосредственное отношение к этому важнейшему этапу.}

      _{Достоверная информация, переработанная и освоенная на современной научно-технологической основе, является основополагающим принципом управления на всех его этапах, а именно: на этапах постановки целей, оценки проблемной ситуации, принятия соответствующих управленческих решений, для организации, регулирования и совершенствования управляющей системы в целом. Субъекты государственного и муниципального управления также должны быть информированы о результатах выполнения принятых решений, т.е. должна оперативно срабатывать обратная связь. Информация может классифицироваться по следующим составляющим (направлениям):}

      _{сферам человеческого бытия (социальная, политическая, экономическая, духовная);}

      _{источникам поступления (внутренняя и внешняя);}

      _{материальным носителям (бумажная, электронная, электрическая);}

      _{формату носителей (средства массовой информации);}

      _{радио, телевидение, книги, газеты, журналы;}

      _{периодам использования (условно постоянная); справочная, нормативная и переменная (оперативные сведения);}

      _{видам основных функций управления (прогнозная, организационная, контрольно-учебная, регулятивная);}

      _{характеру представления (количественная и качественная).}

      _{Большое значение для информации имеет ее смысловое содержание. Поэтому уровень требований к ней всегда должен быть высоким:}

      _{достоверность - формирование на основе объективных данных;}

      _{полнота - отражение в полной мере управляемых процессов;}

      _{оперативность - поступление в сроки, достаточные для принятия взвешенного, своевременного решения;}

      _{экономичность затрат при сборе информации, максимально возможная сохранность, наибольшее агрегирование (сжатие) при передаче на более высокий уровень управления.}

      _{Для осуществления управленческих функций, как никогда раньше, необходима научная информация. Ее характер зависит от специфики объекта управления, от задач, которые перед ним поставлены. Комплексная информация освещает состояние сфер жизни: социально-политической, экономической, семейно-бытовой, духовно-нравственной и др.}

      _{Информация, используемая в государственном и муниципальном управлении, представляет собой сложную совокупность, взаимодействие различных информационных потоков, в частности, исходную информацию, необходимую для выработки и принятия соответствующих управленческих решений; сами решения или управленческие команды, предопределяющие организацию управляющих и управляемых систем; регулирующую информацию, представленную различного рода нормативами, законами, параметрами, инструкциями и т.д.; оперативную информацию, поступающую в процессе функционирования системы и характеризующую ее состояние; внешнюю информацию, поступающую от других систем, коммуникационно (функционально или структурно) связанную с данной системой; контрольно-учебную информацию, характеризующую течение и результаты работы системы. Отобрать из многообразия информации необходимые данные, имеющие для управления существенное значение, - удел профессионалов.}

      _{Особо важное значение имеет циркуляция информации между объектом и субъектом управления, включающая в себя два типа потоков:}

      _{а) прямая информация, циркулирующая по каналам прямой связи от субъекта к объекту;}

      _{б) обратная информация, циркулирующая по каналам обратной связи от объекта к субъекту.}

      _{Соответствующая организация прямой информации обеспечивает своевременное и качественное поступление к объекту различного ее рода, в том числе: исходных, корригирующих, контролирующих команд со стороны субъекта, а обратной информации - поступление к субъекту данных о состоянии объекта и достижении или недостижении поставленной перед ним цели, задачи.}

      _{Течение информационных потоков оптимально, если при минимуме объективной первичной информации достигается максимум полезной для управления информации, в результате чего обеспечивается эффективное функционирование системы.}

      _{Разработка системы мер, расширяющих возможности эффективного использования информации, - это весьма существенное условие позитивного результата в государственном и муниципальном управлении.}

      _{Среди данных подходов первостепенное значение имеют: тщательная подготовка субъекта управления к восприятию и оценке информации; выработка умения оценить ее социальную значимость, выбирать из потока информации наиболее значимую и необходимую для данной конкретной ситуации, поскольку такая информация весьма ценна для эффективного управления. Безусловно, в ее анализе и обрисовке видная роль принадлежит современным техническим средствам.}

      _{Поэтому компьютерная техника как средство переработки масштабной информации открывает принципиально новые возможности для оперативной обработки колоссальных объемов информации, позволяющих достаточно глубоко и полно вскрывать тенденции и закономерности развития государственного и муниципального управления и последовательно решать управленческие задачи.}

      _{Изменения в содержании, организации и технике управления под влиянием информационных технологий происходят по многим направлениям, в частности, меняются:}

      _{организация и техника информационного обеспечения руководителя,}

      _{техника хранения и обработки информации,}

      _{не допускаются неполная информация, дублирование, а также информация, рассчитанная на другие уровни управления.}

      _{Большое значение приобретает массовое внедрение персональных компьютеров как составных частей информационной системы, связанных с сетью банков данных.}

      _{Далее, осуществляется определенная автоматизация управленческих функций руководителя.}

      _{Эффективность управленческой информации является основополагающим показателем как информационных качеств управленческих решений, так и качества информационного обеспечения государственного и муниципального управления в целом.}

_{2.2 Информационное обеспечение управления МО в современных условиях}

      _{Информационное обеспечение муниципального управления в современных условиях невозможно без использования современных информационных технологий, программных средств, баз данных и систем управления ими.}

      _{Система информационного обеспечения органа местного самоуправления - это совокупность организационно-правовых, информационных, методических, программно-технических компонентов, обеспечивающая информационные процессы в системе управления. Структура информационной системы муниципального образования, внедрение новых информационных технологий определяются функциями этой системы, текущими и перспективными задачами.}

      _{Почти во всех органах местного самоуправления сегодня есть персональные компьютеры, частично используется локальные компьютерные сети. В то же время развитие компьютеризации в большинстве местных администраций проходит бессистемно.}

      _{Современный подход к использованию информационных технологий в муниципальном управлении требует создания системы, включающей центральный сервер, компьютеризированные рабочие места и сеть, связывающую их с центральный сервером.}

      _{Система предоставляет полный набор функций по работе с документами в соответствии с требованиями и стандартами российского делопроизводства и способна поддерживать схемы делового документооборота муниципальных органов: горизонтальную схему (переписка внутри муниципалитета), вертикальную схему (организационно-распорядительные документы), внешнюю схему (входящая и исходящая корреспонденция). Назначением системы является автоматизация работы с документами, фиксация пути прохождения документа от его поступления или создания до списания в дело, контроль на каждом этапе рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота.}

      _{Планомерное формирование в органах местного самоуправления собственных информационно-аналитических служб как структурных важнейших подразделений позволит значительно повысить эффективность и качество управленческих решений. Применение информационных технологий и систем в отдельных сферах муниципальной деятельности помогает решать следующие задачи.}

      _{В сфере учета социальной защиты граждан:}

      _{- ведение автоматизированного паспортного учета граждан, создание баз данных по половозрастному составу населения, призывному возрасту, занятости, социально незащищенным группам, миграции населения, повышение на этой основе качества работы с населением, сокращение очередей при получении справок, выписок;}