Информация в торговле

     Введение 

     Стремительное развитие товарных и финансовых рынков в России явилось мощным толчком  к интенсивному нарастанию процессов  информатизации во всех сферах жизни  общества. Изменились подходы к оценке роли информации и информационному  обслуживанию производственно-хозяйственной, управленческой деятельности и различных  категорий пользователей.

     Современное общество живет в период, характеризующийся  небывалым увеличением информационных потоков. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской сфере.

     Рыночные  отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой  немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, торговая деятельность. Роль информации в общественной жизни  существенно меняется. Информация приобретает  преобразующий, определяющий характер. Качественно новое обслуживание информационных процессов человеческой деятельности связано с использованием современной персональной электронно-вычислительной технике, систем телекоммуникаций, созданием  сетей ЭВМ.

     Актуальность  вопросов информатизации всех сфер общественно-экономической  жизни вполне очевидна. Потребность  в разработке и применении эффективных  и адекватных реальной действительности компьютерных программ и технологий сегодня возрастает.

     Автоматизация в общем виде представляет собой  комплекс действий и мероприятий  технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить  степень участия или полностью  исключить непосредственное участие  человека в осуществлении той  или иной функции производственного  процесса, процесса управления.

     Таким образом, АСОИ можно рассматривать  как человеко-машинную систему с  автоматизированной технологией получения  результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в торговле. 

     1. Необходимость внедрения  АСОИ на предприятиях  торговли 

     Внедрение системы автоматизации на предприятиях торговли, как и любое серьезное  преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным  процессом. Тем не менее, некоторые  проблемы, возникающие при внедрении  системы, достаточно хорошо изучены, формализованы  и имеют эффективные методологии  решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним  значительно облегчают процесс  внедрения и повышают эффективность  дальнейшего использования системы.

     Целью автоматизации торговли является повышение  эффективности управления предприятием, и как следствие увеличение объема продаж и рост прибыльности. Такой  эффект достигается с одной стороны  за счет оперативного учета и непрерывного контроля за движением ТМЦ, а с  другой - за счет внедрения CRM-технологий, позволяющих привлечь покупателя и  существенно повысить конкурентоспособность  предприятия.

     Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев  при внедрении систем автоматизации  и рекомендации по их решению.

     Основные  проблемы и задачи, требующие особого  внимания при их решении:

1) отсутствие  постановки задачи менеджмента  на предприятии;

2) необходимость  в частичной или полной реорганизации  структуры предприятия;

3) необходимость  изменения технологии бизнеса в различных аспектах.

     Таким образом, под автоматизацией торговли понимается комплекс мероприятий, направленных на внедрение современных информационных технологий на предприятиях торговли. Такими мероприятиями являются:

     Оснащение торгового предприятия необходимыми техническими средствами (компьютерами, сетевым оборудованием, электронным  торговым оборудованием, включающим сканеры штрих-кода, фискальные регистраторы, принтеры чеков и этикеток, терминалы сбора данных и др.).

     Разработка  и внедрение комплексной информационной системы, автоматизирующей торговую деятельность.

     Таким образом, автоматизированная система  обработки информации помогает человеку осуществлять его деятельность, предоставляя набор функций, реализуемых конечными  автоматами. Набор конечных автоматов  может быть собран в автоматизированную систему, которая настраивается  человеком на выполнение определенной последовательности действий для достижения нужного результата. 

     2. Системы и программы  автоматизации на  предприятиях торговли 

     2.1 ERP - системы автоматизации  торговли 

     Стабильный  рост доходов предприятий торговли, о котором сегодня говорят  многие аналитики, вызывает естественное оживление, как среди компаний, традиционно  работающих в области автоматизации  торговли, так и среди тех, кто  обладает универсальными решениями. Среди  последних необходимо особо выделить компании, занимающиеся внедрением информационных систем класса ERP.

     ERP-система  (Enterprise-wide Resource Planning) - интегрированная  информационная система управления, позволяющая создать единую среду  для автоматизации планирования, учёта, контроля, управления и  анализа всех основных хозяйственных  процессов предприятия, реализующая  концепцию ERP.

     В состав классической ERP-системы может  входить следующий набор подсистем:

     - производство;

     - снабжение и сбыт;

     - управление запасами;

     - техобслуживание оборудования;

     - послепродажное обслуживание произведенной  продукции;

     - кадры;

     - научные исследования и конструкторские  разработки;

     - финансы.

     В том или ином виде все функции, подлежащие автоматизации, присутствуют на любом торговом предприятии, будь это мини-маркет или национальная торговая сеть из нескольких сотен  крупных магазинов.

     На  различных этапах жизненного цикла  предприятия автоматизация этих функций имеет различный приоритет. По мере того, как предприятие развивается и набирает обороты, все новые функции требуют пристального внимания и контроля. Средства на автоматизацию выделяются лишь в тот момент, когда ее отсутствие начинает приносить реальные убытки. Приоритетными параметрами при выборе ПО и внедряющей организации является, соответственно, не функциональность и квалификация, а цена и стоимость внедрения.

     В результате, когда предприятие (например, по итогам весьма успешной деятельности или благоприятной рыночной ситуации) стремительно переходит в разряд крупных, его информационная система  оказывается к этому катастрофически  не подготовлена.

     Когда же руководство, наконец, осознает необходимость  именно комплексной информационной системы, ее приходится внедрять «под давлением» и в предельно сжатые сроки. Такая практика, безусловно, сказывается и на стоимости, и  на качестве внедрения.

     Исторически первые ERP-системы разрабатывались  для крупных и очень крупных  предприятий, прежде всего - производственных и дистрибьюторских.

     ERP -- это не столько программный  комплекс, сколько методология эффективного  планирования. Успех внедрения прямо  зависит от того, насколько эта  методология может быть реализована  в рамках существующей структуры  предприятия.

     Одна  из основных причин, побуждающих западные предприятия использовать ERP-системы, - это возможность получить дополнительное преимущество перед конкурентами за счет снижения издержек, ускорения исполнения заказов и повышения управляемости бизнеса в целом.

     Осложнения  и затраты, связанные с внедрением ERP-систем, объясняют, почему большинство  компаний склонны оттягивать внедрение  комплексной информационной системы. Это в полной мере относится и  к предприятиям торговли.

     Оптовики  первыми среди российских торговых предприятий ощутили потребность  в системах класса ERP. Одним из первых в России, в 1995 году, к внедрению SAP R/3 приступило ОАО «Фармимэкс», занимающееся оптовой торговлей лекарственными препаратами. Основная причина для старта весьма дорогостоящего проекта - «невозможность принятия своевременных управленческих решений вследствие ошибочной информации в отчетах, расхождений в учете и отчетности, задержек при вводе и получении информации».

     Что касается предприятий оптово-розничной  торговли и розничных торговых сетей - для них ключевым в отношении внедрения ERP стал 2000 год. Он вообще был весьма удачен для российских ритейлеров, и понятно, что их рост существенно ускорился. Тогда же стартовал проект внедрения SAP Retail в крупнейшей сети торговли электроникой «Эльдорадо». В январе 2001 г. началось внедрение Axapta в «Техносиле».

     Стоит подчеркнуть, что почти все упомянутые компании ранее использовали информационные системы более низкого класса, однако на момент начала проектов эти  системы стали для них просто-напросто малы. Вслед за «первыми ласточками»  проекты по внедрению этих систем запустили еще несколько предприятий, столкнувшихся с теми же трудностями: необходимостью получения актуальной отчетности, задержками в оформлении заказов, простоями из-за скверного  планирования, вызванного отсутствием  необходимой информации, и невозможностью решения всех этих проблем с помощью  имеющихся программ. Но получение  конкурентных преимуществ, похоже, не вошло в список первоочередных задач.

     В то же время рентабельность российских торговых предприятий достаточно высока, что дает им возможность развиваться  в большей степени по экстенсивному  пути, когда повышение производительности труда и снижение издержек не являются главной задачей.

     Почти все отечественные компании, лидирующие на рынке розничной торговли, либо уже запустили проекты внедрения ERP, либо имеют такие проекты в  планах на ближайшее будущее.

     Таким образом, из всех возможностей, предоставляемых ERP, наиболее привлекательной для лидеров российского рынка торговли была и остается возможность быстро принимать управленческие решения.

     Но, кроме лидеров, существует множество  предприятий поменьше (но по российским меркам - достаточно крупных), которые  либо пользуются информационными системами  иного класса, либо вообще обходятся  набором специализированных программ для автоматизации отдельных  участков работы. Планов на внедрение ERP либо нет, либо они принадлежат  весьма отдаленному будущему. 66% не планирующих внедрять ERP вполне объяснимо - эта аббревиатура у многих компаний прочно ассоциируется со словами  «дорого» и «долго».

     В то же время компании этой группы, в  отличие от «верхушки», готовы тратить  деньги именно для того, чтобы получить конкурентное преимущество. И это  решение должно быть отраслевым, то есть учитывать особенности торговли: большой и быстро обновляемый  ассортимент; необходимость взаимодействия с торгово-кассовым оборудованием (или  интеграция с ПО, которое им управляет); иногда -- специфику формата и  специализации компании.

     Подобные  решения на российском рынке существуют. Можно назвать, например, Borlas TradeX или IBS Trade house. Эти программы содержат лишь те функции ERP, которые действительно  необходимы торговому предприятию, и имеют весьма неплохие перспективы.

     Вполне  успешно продаются SAP Business One, Oracle Small Business Suite (NetSuite), MS Business Solutions Navision (бывшая Navision Attain); Но пока ни одно решение, кроме MSBS Navision, не пользуется особой популярностью  в России. Возможно, по причине своей  недостаточно активной маркетинговой  политики и потому, что понятия  «средний и малый бизнес» у  нас несколько отличается от западных, и доля этих предприятий в ВВП  существенно меньше, равно как  и средства, которые они могут  потратить на автоматизацию.

     Несмотря  на неоднозначное отношение, в последние  годы на рынке ERP-решений для торговых организаций царит оживление. Появились  долгожданные отраслевые решения -- SAP Retail и Axapta Retail, локализованные для России.

     Однако  на сегодняшний день не известно ни одного полного внедрения ERP-системы  на предприятиях торговли. В то же время  ключевым преимуществом таких систем является возможность получить комплексную  картину бизнеса, но, если ознакомиться с описаниями проектов внедрения, то становится ясно, что большинство  компаний не торопится сразу использовать всю гамму возможностей ERP I.

     В последнее время ряд авторов (в  том числе специалисты компании Gartner Group) говорит о возникновении  новой концепции корпоративной  информационной системы - ERP II (от англ. Enterprise Resource and Relationship Processing - управление корпоративными ресурсами и внешними связями). Основная идея этой концепции - выход за рамки задач автоматизации  и оптимизации только внутренних бизнес-процессов предприятия, сотрудничество покупателей и продавцов, совместное создание продуктов и услуг, т.е. решение указанных выше проблем ERP-систем.

     Предприятия, предпочитающие западные системы, пользуются фактически тем же усеченным набором  функций, которые могли бы предоставить и более «бюджетные» программы. Средний срок внедрения даже для  такой «усеченной» конфигурации, по данным поставщиков, - около шести  месяцев. В то же время пессимистическая (но очень близкая к реальности) оценка дает гораздо больший срок. Дело в том, что предприятие постоянно  изменяется - как структурно, так  и функционально. Изменяются и требования пользователей к системе, по мере того, как они начинают лучше понимать ее возможности. А также проекты  внедрения ERP-систем считаются наиболее сложными и рискованными в сфере  ИТ.

     Но  отставание от западного рынка, как  это ни парадоксально, имеет одно достоинство. Благодаря ему мы иногда можем заглянуть в будущее. Как  известно, в начале 90-х годов начинался ERP-бум, и Gartner Group впервые стала использовать эту «магическую аббревиатуру». К концу десятилетия он пошел на спад, и та же Gartner Group провозгласила: «ERP мертв». Правда, тут же добавила: «Да здравствует ERP II!».

     Были  названы отличительные качества нового «класса» систем, средства для  создания веб-порталов. Производители ERP срочно скупали компании, имевшие  готовые SCM- и CRM-решения. Владельцы ERP-систем обзаводились соответствующими пакетами. Фактически, начался новый виток  автоматизации - только уже с участием ERP. К этой тенденции добавился  уже упоминавшийся расцвет ERP-решений  для малого и среднего бизнеса.

     Действительно, есть ли смысл говорить о том, что  «ERP мертв», когда процент предприятий, успешно использующих эти системы, и так ничтожно мал?

     Потребности наших торговых предприятий, как  правило, только-только добрались до точки, за которой ERP перестает быть роскошью. Проблемы автоматизации цепочки  поставок, а также электронной  коммерции, для них гораздо менее  насущны, чем наведение порядка  в финансах, на складах и распределительных  центрах, в управлении перевозками. Можно сказать, что ERP-системы и  интернет-коммерция взаимно дополняют  друг друга, что и предопределило значительный эффект от их интеграции. 

     2.2 Информационную технологию NOVA ERP класса 

     Информационная  технология NOVA ERP класса предназначена  для автоматизации управления предприятием, автоматизации торговли, автоматизации  бизнеса.

     Рассмотрим  эту технологию как средство автоматизации  торговой деятельности. Исторически NOVA разработана для автоматизации  оптовой торговли, первые проекты  были реализованы в торговых компаниях. Хорошо понимая проблемы автоматизации  бизнеса в области оптовой  торговли, разработчики предусмотрели  архитектуру, позволяющую без особых трудностей адаптировать систему под  возникающие внешние воздействия  и изменения, что важно в российских условиях, особенно при автоматизации торговли. Это обеспечено соответствующим функционалом, например, описанием структуры и видов торговли, видов цен, вариантов взаимоотношений с покупателями, описанием клиентских пакетов документов и т.д., все эти описания можно оперативно изменять без привлечения разработчиков.

     Предлагаемое  решение является открытой системой автоматизации торговли, возможность  интеграции которой с другими  продуктами доказана на опыте совместного  использования с программами  бухгалтерского учета «1C», «Комтех», программами кассовых терминалов «Супермаг-УКМ» и «ТСЦ-Касса».

     Первая  версия комплекса программ была разработана  в 1994 году. В течение 8 лет своего существования программы постоянно  совершенствовались, a в 2002 году технология была полностью переработана с учетом всего накопленного опыта и сейчас NOVA представляет собой простой, гибкий и мощный инструмент управленческого  учета и управления для производственных, оптовых и розничных торговых компаний, основанный на использовании  современных СУБД Oracle, мирового лидера в производстве и продвижении  серверов баз данных, серверов приложений и других системных продуктов  информационных технологий.

     Рассмотрим  особенности этой информационной технологии автоматизации торговли:

     - развитая система обеспечения  конфиденциальности и защиты  информации, обеспечивает управление  полномочиями по доступу пользователей  не только к функционалу и  разным аналитическим отчетам,  но и по доступу к данным  в БД;

     - собственная система протоколирования;

     - простой интерфейс;

     - надежность и скорость реакции,  клиенты совершают проводки, например, оплата от клиента за время  - менее минуты;

     - возможность управлять своей  системой автоматизации бизнеса без привлечения разработчиков.

     Благодаря архитектуре системы, самой современной  инструментальной базе и реализованным  идеям, пользователь получает решения  для автоматизации бизнеса, автоматизации  управления предприятием, автоматизации  торговли, позволяющие быть уверенным  в том, что информационная технология способна решить не только его сегодняшние  задачи, но и последующие, возникающие  в связи с перспективами роста  компании. 

     2.3 Программные продукты  фирмы «1С» 

     Системы автоматизации торгово-закупочной деятельности - наиболее распространенное и самое проверенное опытом решение  в семействе программных продуктов  фирмы «1С». Сотни тысяч российских предприятий уже эксплуатируют  программные комплексы на основе продуктов «1С: Торговля и Склад 7.7»  и «1С: Управление торговлей 8.0». Информационная система для предприятий торговли позволяет вести учет любых видов  торговых операций, от ведения справочников и ввода первичных документов до получения аналитических отчетов  и разнообразных ведомостей, к  ней можно подключать ККМ, сканеры  штрих-кодов, принтеры этикеток, POS-терминалы, терминалы сбора данных, весы и  другое торговое оборудование.

     Конфигурация  «Управление торговлей» системы  программ «1С: Предприятие 8.0» является тиражным решением, позволяющим в  комплексе автоматизировать задачи управления торговлей современного предприятия: оперативный и управленческий учет, анализ и планирование торговых операций. Ключевым направлением развития данного решения является реализация мощной функциональности, предназначенной  для анализа и управления эффективностью торговой деятельности: управление продажами, поставками, складскими запасами; планирование продаж и закупок; анализ цен и управление ценовой политикой; мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

     Универсальность программ семейства «1С» заключается  в том, что мы приобретаем некий  бухгалтерский конструктор («1С: Бухгалтерия», «Инотек», «Quiken» и др.), т.е. систему  с расширенными инструментальными  возможностям. Первичные возможности  данного программного продукта достаточно ограничены. Например, выполнение в  рамках бухгалтерского конструктора таких  операций, как расчет износа основных средств, расчет заработной платы и  т.п., практически невозможно осуществить  без соответствующих настроек. Однако, овладев специальным языком, пользователь может самостоятельно научить программу  выполнять любые расчеты, создавать  отчеты и т.п.

     Универсальность программ семейства «1С» позволяет  им лучше адаптироваться к быстроменяющемуся  законодательству в нашей стране. Однако она не спасает систему  от недостатков. Программы семейства  “1С” выходят на рынок достаточно сырыми. Т.к. производитель хочет  успеть завоевать рынок, опередив своих  конкурентов. А их сегодня достаточно. Сама программа протестирована и  не содержит грубых ошибок, но иногда небольшие  недочеты влекут за собой целый список нежелательных последствий.

     Примером  универсальной бухгалтерской программы  является «1С: Бухгалтерия». Она в  настоящее время самая распространенная (по данным «Финансовой газеты», газеты «Софт-Маркет» и др.) бухгалтерская  программа в России.

     «1С: Бухгалтерия» может быть настроена  самим бухгалтером на особенности  бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности. «1С: Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в СП, на заводах и т. д. Для предотвращения возможности незаконного тиражирования  «1С: Бухгалтерия» предоставляется  пользователям в защищенном от копирования виде (ключевая дискета, аппаратный ключ и др.).

     Помимо  описанного продукта, существуют следующие  автоматизированные системы: “АУБИ”, Супер Менеджер, ИНФО-Бухгалтер, ФОЛИО, Инфин - Бухгалтерия, БОСС, БЭСТ, АККОРД. 

     2.4 SM Complex Retail как система  управления торговым  предприятием 

     SM Complex Retail - программное решение для  автоматизации предприятий ведущих  оптовую, комиссионную и розничную  торговлю. Торговая система SM COMPLEX Retail отвечает всем требованиям  торгового менеджмента, обеспечивая  контроль и управление всеми  функциями предприятия торговли: продажами, закупками, складом,  персоналом, отношениями с клиентами.  Система аккумулировала в себе  современные западные технологии  управления с учетом российской  специфики.

     Система управления предприятием SM Complex Retail соответствует  потребностям как отдельных магазинов, так и торговых сетей с различной  структурой управления, ориентирована  на предприятия различных отраслей и форматов: модная одежда и аксессуары, продукты, магазины хозяйственных товаров  и проч. При автоматизации работы розничной сети возможна реализация различных схем управления: от жесткой  централизации до полной децентрализации. Архитектура системы изначально спланирована для работы с распределенными  базами данных. 

     2.5 SET Retail Pro 

     Конфигурация SET Retail 5 Pro предназначена для управления магазином – как одиночным, так  и входящим в состав сети. Ее функциональность охватывает все бизнес-процессы, включая:

     - управление запасами

     - управление лояльностью покупателя

     - обслуживание покупателя в процессе  выбора товара

     - расчет с покупателем.

     В рамках конфигурации предлагаются следующие  категории рабочих мест:

     - Рабочее место кассира

     - Рабочее место товароведа

     - Рабочее место продавца-консультанта.

     Все эти рабочие места могут использоваться как в стационарном (с обычного ПК), так и в мобильном режиме (с терминала сбора данных).

     Также в системе SET Retail 5 предусмотрен модуль управления информационным киоском, который  позволяет использовать его как  для верификации цены, так и  для более сложных задач по подбору и продвижению отдельных  категорий товаров.

     Защита SET Retail 5 от несанкционированного использования  осуществляется посредством аппаратного  электронного HASP-ключа.

     HASP-ключ SET Retail Pro содержит информацию о  разрешенном для пользователя  количестве рабочих мест (а также  модулей для управления инфокиосков). 

     2.6 Профи-Т 5.0 

     Профи-Т  является одной из наиболее популярных в России программ управления POS-терминалами. Программный комплекс Профи-Т прошёл более 10 000 инсталляций и отлично  себя зарекомендовал бесперебойной  работой как у зарубежных ритейлеров, так и у российских торговых операторов.

     Основными преимуществами программного комплекса  Профи-Т версии 5.0 являются:

     • Нетребовательность к аппаратным ресурсам;

     • Снижение стоимости владения системой за счет использования сервера, защита инвестиций;

     • Повышение управляемости системы;

     • Расширение полезной функциональности за счет использования подключаемых модулей без снижения надежности системы;