Инструменты информационного контроля

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Аннотация

 

В данном реферате рассматривается понятие «информационный менеджмент», сущность контроля в системе менеджмента, основные инструменты информационного контроля, а также выявляются проблемы, возникающие у организаций, в ходе управления информацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджеры – это те люди, которые выполняют работу по управлению. Под управлением подразумевается не только принятие решения, но и все управленческие действия. Управление всегда осуществляется через людей, и одним из главных инструментов менеджера является информация. Управление без информации невозможно. Без нее сложно ориентироваться в окружающем мире и принимать правильные управленческие решения. На сегодня информацию можно назвать одним из самых важнейших ресурсов.

Цель данной работы заключается  в рассмотрении сущности информационного  менеджмента, контроля в его системе,  его основных этапов, а также в изучении наиболее применяемых на практике управления методов информационного менеджмента.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Определение, цели и задачи информационного менеджмента.

 

 

Информационный  менеджмент возник из практических задач  на стыке менеджмента и прикладной информатики. Как отрасль знания он является развивающейся. Именно поэтому часто используется разная терминология и различным образом толкуют задачи и способы их решения.

Если вспомнить историю, то первоначально информационный менеджмент воспринимался всеми как менеджмент создания самих информационных систем. То есть все, что связано с разработкой, рекламой, продажей и эксплуатацией компьютерных сетей, обслуживающих многообразные информационные потребности современных промышленных предприятий, банков, коммерческих организаций, учебных заведений и т.д.

Сейчас практически  каждая крупная организация стремится иметь у себя такую систему. Естественно, она должна быть связана с внешним миром, Интернетом, электронной почтой и т. п. Но сейчас такое определение информационного менеджмента уже устарело. Понятие «информационный менеджмент» существенно расширилось. Правильнее говорить, что информационный менеджмент - это то, что отвечает вообще за управление взаимодействием между бизнесом и технологиями.

Термин «информационный  менеджмент» появился в российских изданиях сравнительно недавно. Одного взгляда на содержание этого понятия  не существует. В российских издания  можно найти два подхода. В  первом информационный менеджмент рассматривается  как инструмент управления информационной системой. Во втором случае он охватывает управление не только информационной системой компании, но и процессами компании, которая использует информацию как ресурс.

Цель информационного  менеджмента: обеспечение эффективного развития организации посредством  регулирования различных видов  её информационной деятельности.

Задачи информационного  менеджмента:

• качественно информационное обеспечение процессов управления в организации;
• формирование технологической среды информационной системы;
• планирование в среде информационной системы;
• использование и эксплуатация информационных систем;
• осуществление управления информационными ресурсами;
• обеспечение управления коммуникациями (общение - передача информации от человека к человеку);
• обеспечение управления обработки информации на всех уровнях.

При этом информация имеется в виду в различном  представлении:

• в виде массива документов;
• в виде документной информации;
• в виде средства общения.

В первую очередь  менеджеры воздействуют на людей  – главный элемент любой организации. Они координируют их деятельность с  помощью различных технологий.

Технология –  это описание деятельности, которое  включает в себя набор ресурсов, инструментов, приемов их использования  и способов организации производства, необходимое для воспроизводства  процесса получения определенных продуктов, услуг и т.д.

Сферу информационного  менеджмента составляет совокупность всех

задач управления, связанных с формированием и  использованием информации во всех ее формах и состояниях для достижения поставленных перед предприятием целей.  

При этом должны решаться задачи определения ценности и эффективности  использования не только самой информации, но и других ресурсов предприятия, в той или иной мере контактирующих с информацией: технологических, кадровых, финансовых и т. д. В этих задачах управления так или иначе используются информационные системы и применяемые в них информационные технологии.

Концепция информационного  менеджмента объединяет следующие  подходы:

• экономический, рассматривающий вопросы привлечения новой документированной информации, исходя из соображений полезности и финансовых затрат;
• аналитический, основанный на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях;
• организационный, рассматривающий влияние информационных технологий на организационные аспекты;
• системный, рассматривающий обработку информации и уделяющий особое внимание оптимизации коммуникационных каналов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Управленческая информация

 

В процессе управления, представляющего собой целенаправленное воздействие на деятельность системы, как при определении цели, так и при уточнении этой цели, как при принятии окончательного решения, так и при контроле за ходом его выполнения, необходима достаточно исчерпывающая, точная, хорошо обработанная информация.

Информация – это целенаправленное знание, необходимое для создания организации и осуществления  процесса управления ею.

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о том, что  происходит внутри организации и  в ее окружении. Обладание ими  помогает руководителю ориентироваться  в обстановке и принимать правильные решения. Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления, переработки  и осмысления информации.

Владение информацией означает обладание реальной властью — ведь нехватка информации, как впрочем и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Без информации невозможна совместная работа.

Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей и пр. И это — жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейшее условие развития любой организации.

Существует прямая связь между  информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные  сотрудники довольны своей работой  в 7 случаях из 10, а плохо информированные — только в 4.

Потребность в управленческой информации определяется содержанием решаемых задач; пониманием их людьми; уровнем  опыта и образования последних — чем они выше, тем меньше сотрудники нуждаются в дополнительной информации,

Информацию можно рассматривать  с разных точек зрения:

— по месту возникновения она бывает внешней и внутренней;

— по направлению движения — входящей и исходящей;

— по содержанию — экономической, правовой, технической и пр.;

— по возможностям применения выделяют одноцелевую информацию, позволяющую решить только одну проблему, и многоцелевую, пригодную для нескольких различных;

— по назначению информация может быть оперативной, которая служит для корректировки деятельности организации, и отчетной, предназначенной для анализа итогов ее деятельности;

— по возможности закрепления, и хранения выделяют нефиксируемую информацию, которая содержится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно забывается, и фиксируемую на носителях, хранящуюся практически бесконечно (свидетельством этому являются наскальные надписи и рисунки). На сегодняшний день существуют такие виды носителей, как вещественные, магнитные, электронные. На более стойких носителях хранится постоянная информация, которая нужна в неизменной форме в течение длительного времени большому числу пользователей, например, текст закона; на менее стойких — переменная, используемая в течение короткого срока узким кругом лиц. Она часто бывает одноразовой (сообщение о вызове к руководителю);

— по роли в управлении информация подразделяется на основную, необходимую для разработки важных решений, и вспомогательную, самостоятельного значения не имеющую;

— по степени готовности для использования информация бывает первичной, исходной (совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего, ненужного) и конечной, производной, дающей возможность принимать обоснованные управленческие решения);

— по степени значимости информация подразделяется на важную и желательную, без которой можно обойтись (об итогах работы, внутренней жизни и т.п.);

— по полноте охвата объекта выделяют частичную информацию, которая может использоваться лишь вместе с другой, и комплексную, содержащую всесторонние сведения о нем, что позволяет принимать любые решения;

— по степени применения информация бывает универсальной (пригодна для решения любых проблем); функциональной — для родственных; индивидуализированная -- содержит сведения только о данной проблеме;

— по степени надежности различают достоверную и вероятностную информацию. Характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника точные сведения, поскольку, например, имеющиеся методы не позволяют это сделать; неизбежными искажениями при их передаче, заведомым распространением изначально ложных сведений;

— по способам распространения информация бывает устной, письменной и комбинированной. Нужно иметь в виду, что форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие на людей, С этой точки зрения, например, устная, как правило, эффективнее письменной.

 

 

 

 

 

 

3. Сущность контроля в системе менеджмента.

 

Контроль - это процесс, при помощи которого руководство  организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке. Таким образом, контроль необходим для обеспечения достижения организацией своих целей.

Процесс управления состоит из четырех основных этапов:

1. планирование
2. организация
3. мотивация
4. контроль

Отсюда становится видно, что контроль является заключительной стадией процесса управления. То есть суть управления состоит в том, чтобы, проанализировав ситуацию определить цели и задачи, составить план их выполнения, продумать, как организовать выполнение задачи, настроить исполнителей на выполнение задачи и проконтролировать само исполнение.

Сам процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от первоначально установленных стандартов.

Контроль очень  важен для успешного функционирования организации. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Поэтому он является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Множество разнообразных  обстоятельств, например, изменение  законов, условий и требований рынка, конкуренции и т. д., могут воспрепятствовать тому, чтобы задуманные организацией планы реализовались. Для того чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный механизм оценки воздействия на них этих перемен.

Ошибки и проблемы, выявленные при анализе, имеют тесную взаимосвязь, и главная задача руководителя вовремя их разрешить или исправить  с целью предотвращения необратимых  процессов, таких, как потеря конкурентных преимуществ, части рынка, банкротство, забастовки и т. д. В подобных ситуациях необходимо использовать контроль, который позволит выявить проблемы и скорректировать нужным образом деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Основная причина  осуществления контроля состоит  в том, что любая организация  обязана вовремя замечать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Сравнивая реально достигнутые результаты с запланированными, руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей.

Инструменты контроля:

• Непосредственное наблюдение за работой исполнителя:

можно прийти в комнату  менеджеров по обслуживанию клиентов и понаблюдать, как они общаются с клиентами. Или вместе с подчиненным  сходить на переговоры и посмотреть, как подчиненный их проводит.

• Приемка продуктов деятельности подчиненного и их оценка:

данный инструмент контроля чаще используется, когда подчиненные производят что-либо материальное.

• Анализ письменного отчета исполнителя о выполненной работе:

подходит для  управления специалистами умственного  труда, например, для контроля работы маркетологов, финансистов, социального работника.

• Беседа, устный отчет о проделанной работе:

данный инструмент контроля может использоваться на всех стадиях процесса контроля, это наиболее универсальный инструмент, смысл которого заключается в опросе подчиненного, сделал ли он поставленную задачу; можно совместить беседу с анализом письменного отчета или анализом продуктов деятельности.

• Совещание:

представляет собой  групповую форму контроля и позволяет  за короткое время проверить выполнение поручений всеми сотрудниками коллектива.

Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Контроль можно считать «фундаментом» процесса управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Информация и контроль

 

Информация является как  инструментом контроля, так и его  предметом. Во-первых, именно в результате развития информационных технологий и информационных систем появилась возможность точно фиксировать результаты каждой операции процесса производства или бизнес-процесса и впоследствии анализировать, координировать и оптимизировать их. Большинство современных методов и инструментов контроля реализуемы только с помощью информационных технологий и систем, особенно в тех случаях, когда сами процессы осуществляются с использованием компьютерной техники и информационных систем.

Скажем, отследить состояние (этап, который он проходит) проекта  документа в системе электронного документооборота можно только имея соответствующие возможности в  этой системе.

Во-вторых, информация является предметом пристального контроля. Если представить процесс работы с  информацией в компании в виде трех крупных этапов: получение информации, обработка, передача информации во внешнюю  среду, то на каждом из этапов будет  осуществляться контроль.

На этапе получения  информации, прежде всего, должна отсеиваться (или фильтроваться) вредоносная (вирусы и другие вредоносные программы) и мусорная (спам) информация. Оставшаяся информация оценивается в соответствии с характеристиками полезной информации (см. выше), скажем, неактуальная информация или информация, полученная из непроверенных источников, также должна быть исключена.

На этапе обработки  необходимо проконтролировать, во-первых, то, что в обработку поступает  именно та информация, которая должна быть обработана, во-вторых, что используются соответствующие методы и средства обработки, и, в-третьих, что информация используется эффективно, то есть полученные результаты используются в процессе реализации различных функций менеджмента: при планировании, прогнозировании, принятии решений, организации, мотивации, контроле.

При выходе информации из компании, т. е. ее передаче во внешнюю среду, контроль отслеживает, не происходит ли утечки информации, соблюдаются ли внутренние положения и инструкции по информационной безопасности и защите информации, а также осуществляется ли мониторинг формы исходящей информации на предмет соответствия различным регулирующим и нормативным документам (то есть соблюдение правил оформления бумажных и безбумажных документов).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Значение информационной системы для управления

 

Количество информации, появляющейся в результате деятельности некоторой  организации и имеющей влияние  на успех ведения дел, а также  скорость, с которой эта информация изменяется, делают необратимым для руководства применение формальных методов сбора и обработки информации.

Количество информации и  возникающие при управлении проблемы заметно увеличиваются с ростом размера организации. Однако даже относительно маленькая организация должна перерабатывать гораздо больший объем информации, чем это обычно кажется.

Настоящие трудности появляются при необходимости следить за изменениями ситуации. Ресурсы любой  организации постоянно находятся  в состоянии движении.

Справиться с этим потоком  информации так, чтобы администрация  могла принимать эффективные  решения и успешно вести дела организации, - в этом и состоит  цель информационно-управляющей системы. Широкое распространение компьютеров  в организациях позволяет управляющим  всех уровней использовать в своей  деятельности большие объемы информации.

Цель информационно-управляющей  системы состоит не только в том, чтобы просто выдать и обработать некоторую информацию. Информационно-управляющая  система должна быть ориентирована  на пользователя, т.е. информация, которую  она обрабатывает, должна служить  потребностям тех управляющих, которые  ее получают.

Информация для управленческого  контроля необходима руководству как  высшего, так и среднего звена, она  должна поступать как из внутренних, так и из внешних источников.