Инвентаризация. 5

1 Понятие, виды, цели и задачи инвентаризации в организации

1. Понятие, цели и задачи инвентаризации

Важным этапом подготовки к успешному  составлению годового бухгалтерского отчета за год является своевременное  и качественное проведение инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, другого имущества, денежных средств и прочих финансовых активов  и финансовых обязательств организации.

В тех организациях где, эта работа проведена на должном уровне, реальность показателей баланса на 1 января следующего года, как правило, не вызывает ни каких сомнений. И наоборот, если проведению инвентаризации не уделяется должного внимания (или она не проводится вообще), то показатели баланса по отдельным его статьям бывают, не реальны.

Сам термин инвентаризация в разных источниках трактуется по-разному, но смысл остается один.

Инвентаризация - это периодическая  проверка в натуре и состояния  описей наличия и состояния материальных ресурсов, денежных средств и расчетов.

Инвентаризация - это документы, оформленные  в соответствии с предъявленными к ним требованиями, обеспечивают систематический контроль над состоянием и изменением хозяйственных средств (активов) и источников их формирования.

Инвентаризация - прием, который позволяет  получить точную информацию о наличии  имущества экономического субъекта и получить ориентировочную информацию о состоянии и стоимости такого имущества.

Итак, можно сказать, что инвентаризация – это способ проверки фактического наличия имущества и обязательств организации с данными бухгалтерского отчета.

Согласно Федеральному закону, а также Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:

• когда имущество передается в аренду, выкупается или продается;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества,  инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
• при смене материально ответственных лиц (на  день  приемки-передачи дел);
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (немедленно по установлении таких фактов);
• если произошло стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (сразу же по окончании пожара или стихийного бедствия);
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

При коллективной или бригадной  материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить в следующих  случаях:

• при смене руководителя коллектива или бригадира;
• при выбытии из коллектива или бригады более 50% работников; 
• по требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады.

Порядок и сроки проведения инвентаризаций в других случаях устанавливает  руководитель организации. Он определяет, сколько раз в отчетном году и  когда должна проводиться инвентаризация, утверждает перечень инвентаризуемых  имущества и обязательств, а также  решает вопрос о проведении выборочной проверки. Установленный руководителем  порядок проведения инвентаризации должен быть закреплен в учетной  политике организации.

Действующее законодательство не запрещает  проводить инвентаризацию в любой  удобный для организации день, например, 3 октября или 25 декабря. Однако наиболее целесообразно назначать  инвентаризацию на 1-е число месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится  сальдо по всем синтетическим и аналитическим  счетам бухгалтерского учета.  Но если будет выбрано не 1-е число месяца, а, например, 3 декабря, то возникает необходимость расчета на эту дату промежуточных итогов оборотов и сальдо по счетам, на которых учитываются инвентаризуемые в конкретном случае имущество или финансовые обязательства.

Цели инвентаризации.

Основными целями инвентаризации являются:

1. Проверка правильности данных  текущего учета и выявление  допущенных ошибок.

2. Отражение неучтенных хозяйственных  и финансовых операций.

3. Контроль сохранности имущества.

4. Контроль полноты и своевременности  расчетов по хозяйственным договорам  и обязательствам, по уплате налогов  и сборов.

5. Проверка условий и порядка  хранения товаров.

6. Выявление залежавшихся, неходовых,  устаревших товаров.

7. Проверка соблюдения принципа  материальной ответственности.

8. Проверка состояния учета и  организация движения товарных  запасов.

9. Проверка отражения всех хозяйственных  операций в документах и в  бухгалтерском учете и т. д. 

Задачи инвентаризации:

1. установление фактического наличия  хозяйственных ресурсов;

2. контроль над сохранностью  основных средств, материальных  ценностей и денежных средств  путем сопоставления их фактического  наличия с данными бухгалтерского  учета;

3. выявление сверхнормативных и  неиспользуемых материальных ценностей  с целью их реализации, а также  материальных ценностей, полностью  или частично потерявшие свои  качества;

4. поверка состояния складского  хозяйства, условий хранения материальных  ценностей и эксплуатации машин,  оборудования, зданий и других  основных средств;

5. проверка реальности дебиторской  и кредиторских задолженностей, незавершенного производства, расходов  будущих периодов, резервов предстоящих  расходов и других статей баланса.

1.2. Классификация инвентаризаций, проводимых в организации

Виды инвентаризаций.

Самая подробная классификация  инвентаризаций была дана в 1934 г. выдающимся итальянским бухгалтером Пьетро д'Альвизе.

 Он выделил восемь классификационных  оснований:

1. по объему (полные, частичные);
2. по принадлежности (имущество в организации и вне ее);
3. по цели (вступительные, последующие, при передаче ценностей, ликвидационные);
4. по последовательности (от объекта к регистру, от регистра к объекту);
5. по субъекту (ординарные -- инициатива собственника; экстраординарные -- инициатива внешних органов: судебных, финансовых и т.п.);
6. по использованию данных (информативные и доказательные);
7. по степени агрегирования (дифференцированные, интегрированные);
8. по форме описи (устные, письменные, на механических носителях);
9. по способу проведения.

Разберем подробнее эти классификации.

1. По объему разделить инвентаризации очень трудно, так как совершенно не ясно, что такое полная инвентаризация. Объективный критерий тут один - тотальная проверка наличия всего имущества, имеющегося в стране, как в организациях, в учреждениях, так и у всех граждан. Совершенно очевидно, что такая инвентаризация невозможна. Поэтому любая инвентаризация, в сущности, носит частичный и одновременно полный характер.

Допустим, директор организации решил  проверить все имущество фирмы -- это полная инвентаризация, но если он решил проверить только имущество  магазина №2 - это будет частичная  инвентаризация по отношению к полной.

Каждая отдельная, так называемая частичная инвентаризация, по отношению  к кругу проверяемых объектов, является полной.

2. По принадлежности предполагается, прежде всего, установить место нахождения имущества: оно может быть сдано в аренду, числясь на балансе арендодателя; отгружено покупателю, но неизвестно, получил ли он это имущество и т.д.

Однако гораздо важнее установить при инвентаризации, о каком имуществе  идет речь: о том, которое находится  во владении организации, или о том, которое находится в его собственности. Обычно инвентаризация преследует первую задачу - она достигается проще, но вторая задача важнее, особенно с позиций юридической мантии.

3. По цели выделяют :

а) вступительные (начинательные) инвентаризации необходимы в начале любой хозяйственной  деятельности.

б) последующие, по более распространенной терминологии, текущие - те обычные инвентаризации, которые проводятся ради того, чтобы и собственники, и администраторы могли убедиться в точности учетных данных.

Последующие инвентаризации проводятся при следующих обстоятельствах:

1) согласно плановому графику;

2) по сигналам, когда администрации  сообщают о неблагополучии в  деле хранения и реализации  товарно-материальных ценностей;

3) при стихийных бедствиях (пожаре, наводнении) - цель инвентаризации зафиксировать факт гибели ценностей. Сюда же относят потери от краж;

4) при переоценке ценностей;

в) при передаче ценностей - обязательные инвентаризации, проводимые при смене материально ответственных лиц;

г) ликвидационные - связаны с закрытием организации и имеют огромное значение в связи с тем, что у ликвидируемой организации, как правило, возникает необходимость оплатить очень большие долги.

4. По последовательности - одна из определяющих классификации, вытекающих из учетных процедур. Лучшим считается подход от объекта к регистру, так как предполагается, что материально ответственное лицо, не зная, сколько каких ценностей за ним числится, представит объективную картину состояния дел. На практике преобладает подход от регистра к объекту, так как он легче и для проверяющего, и для проверяемого, так как заранее известен результат, на который следует выйти. Но крупный недостаток данного подхода заключается в том, что он облегчает и фальсификацию результатов инвентаризации.

5. По субъекту выделяют инвентаризации:

а) ординарные, проводимые по инициативе собственников или администраторов;

б) экстраординарные, предпринимаемые по настоянию каких-либо сторонних органов, например, банков или же по решению судебных органов.

6. По использованию данных выделяют:

а) информативные - необходимы только для подтверждения какой-либо гипотезы;

б) доказательные - применяются в случае необходимости обосновать возможность судебного иска или для его опровержения.

7. По степени агрегирования различают инвентаризации:

а) дифференцированные, т.е. доведенные до каждого наименования ценностей;

б) интегральные - инвентаризуются ценности только в той или иной степени агрегированной группы.

С точки зрения бухгалтера, практическое значение имеют дифференцированные инвентаризации, так как в этом случае ему необходимо сверить каждое наименование товаров, имеющихся в наличии, с их численностью по данным учета.

8. По форме описи - деление по видам носителей информации;

9. По способу проведения выделяются два вида инвентаризаций:

а) заранее объявленные (назначенные) - ответственные лица знают о времени проведения инвентаризации и обязаны подготовиться к ней;

б) внезапные - ответственные лица не знают о времени проведения инвентаризации и не могут заранее подготовиться к ней.

Внезапные инвентаризации позволяют застать врасплох нерадивых материально-ответственных лиц. Проводятся они по плану-графику, составленному руководителем предприятия и хранящемуся у руководителя или главного (старшего) бухгалтера.  Внезапные проверки должны проводиться в первую очередь:

– у вновь принятых на работу материально-ответственных  лиц;

– при образовании и возрастании  сверхнормативных запасов товарно-материальных  ценностей;

– при установлении фактов нарушений  правил приемки, хранения, реализации   ценностей. 

2 Порядок проведения инвентаризации и её документальное оформление

2.1 Инвентаризационная комиссия.

Для  проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссии.

Комиссия проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей. Она проверяет документальное оформление фактов, определяет причины списания имущества и возможности использования отходов. Также готовит и обеспечивает инвентаризацию, инструктирует членов рабочих инвентаризационных комиссий. Комиссия проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций. При необходимости (например, при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) комиссия проводит повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ТМЦ.

При наличии в организации ревизионной комиссии и небольшом объеме работы по инвентаризации можно поручить ее проведение данной комиссии. Если же объем работы большой, то для одновременного проведения инвентаризации на всем предприятии создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Они оправданы, если организация имеет обособленные подразделения. 

Руководитель организации своим  приказом утверждает персональный состав постоянно  действующих и рабочих инвентаризационных  комиссий. Этот приказ нужно зарегистрировать в Журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении  инвентаризации.

В состав рабочий инвентаризационной комиссии входят:

1. руководитель предприятия и его заместитель (председатель комиссии),
2. главный бухгалтер,
3. руководители структурных подразделений,
4. главные специалисты,
5. начальники отделов,
6. руководитель юридической службы.

 В инвентаризационную комиссию целесообразно  включать специалистов, обладающих необходимой квалификацией для проведения анализа правильности оценки имущества и финансовых обязательств организации. Участие таких специалистов позволит избежать многих ошибок. 

Члены инвентаризационных комиссий, которые вносят в описи заведомо неправильные данные о фактических  остатках ценностей с целью скрытия  недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей, привлекаются к ответственности  в установленном законом порядке.

2.2 Порядок проведения инвентаризации в организации

Порядок проведения инвентаризации установлен в статье 12 Федерального Закона РФ «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЁТЕ» от 23 февраля 1996г. и Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г.

Последовательность инвентаризации.

Инвентаризация имущества осуществляется по его местонахождению и материально-ответственному лицу. Важно помнить о том, что если при ее проведении отсутствует хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации будут признаны недействительными. Также при проверке фактического наличия имущества должны присутствовать материально-ответственные лица.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится  с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

Процедура проведения инвентаризации слагается из нескольких этапов:

1 этап - Подготовительные мероприятия.

Перед началом инвентаризации членам  рабочих  инвентаризационных комиссий вручается приказ о проведении инвентаризации, а председателям комиссий –  контрольный пломбир. В приказе должны быть указаны содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Он  может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет срок окончания инвентаризации, разграничивает обязанности между членами рабочих комиссий. На этапе подготовки к проведению инвентаризации организация может разработать соответствующие внутренние документы. 

Прежде чем  приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места  хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и  точность взвешивания.  

До начала инвентаризации необходимо произвести соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и вывести остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные  документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы с указанием "до инвентаризации на "______" (дата)". Эти документы служат бухгалтерии основанием для определения остатков  имущества к началу инвентаризации по учетным данным.  

Во время инвентаризации все  операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после  начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации. 

Материально ответственные лица дают расписки, в которых указывают, что  к началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие  под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в  расход.

Если впоследствии выяснится, что  часть имевшихся расходных и приходных документов не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств, от виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснительными приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено, но администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей. 

При внезапных инвентаризациях  все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии,  в остальные случаях – заблаговременно. Они должны быть сгруппированы и рассортированы.  

Опись имущества.

На втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как  правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно  все товары и ценности. Фактическое  наличие имущества проверяется  при обязательном участии материально  ответственных лиц.  

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи. 

Инвентаризационные описи и  акты являются первичными учетными документами  для бухгалтерского учета. Поэтому  задача инвентаризационной комиссии на этом этапе – наиболее полно и  точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием средств компьютерной техники. В них не должно быть помарок и подчисток.  

В ходе инвентаризации материально  ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они  должны немедленно (до открытия склада,  кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки. 

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учет. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать. Наименования имущества и отдельных объектов указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество ТМЦ определяется в установленных единицах измерения.  

ТМЦ заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей должна проводиться в порядке их расположения в данном помещении. 

Если инвентаризационная опись  или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы  и скреплены таким образом, чтобы  исключить возможность замены одной  или нескольких из них. В конце  каждой страницы описи следует прописью указать:

– число порядковых номеров материальных ценностей;

– общий итог количества в натуральных  показателях, записанных  на  данной  странице,  вне зависимости от того, в каких  единицах измерения (штуках,   килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.  

Такая запись позволяет исключить  возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений  после его подписания членами  инвентаризационной комиссии и материально  ответственными лицами. 

На последней странице описи  должна быть сделана отметка о  проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку, после которой подписываются  все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. Кроме того, в конце описи  материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное  хранение. Если инвентаризация имущества  происходит в связи со сменой материально  ответственных лиц, работник, принявший  имущество, расписывается в описи  в получении, а работник, сдавший  это имущество, – в его сдаче.  

Для подтверждения фактического наличия  имущества на складах сторонних  организаций необходимо в ходе инвентаризации получить от них расписки. Такое  требование объясняется тем, что  основной целью инвентаризации является проверка фактического наличия имущества.

  Сопоставление данных  инвентаризационных описей с  данными бухгалтерского учета.     

 Следующим этапом проведения  инвентаризации является сравнение  фактических остатков материальных  и нематериальных ценностей, выявленных  при проверке, с остатками, учтенными  на счетах бухгалтерского учета.  Инвентаризационная опись передается  в бухгалтерию, которая сравнивает  фактические остатки имущества  с данными бухгалтерского учета.  До составления сличительных  ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.  

На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете, составляются  отдельные сличительные ведомости. Владельцам ТМЦ представляется справка о результатах инвентаризации с приложенной копией инвентаризационной описи. Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых  хранится в бухгалтерии, а другой передается материально ответственному лицу.  

Выявленные суммы излишков и  недостач ТМЦ в сличительных  ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.  

Одновременно с инвентаризацией  ТМЦ бухгалтерия предприятия  должна проверить записи по всем  соответствующим счетам, сопоставляя их с корреспондирующими счетами. Например,  по основным средствам необходимо установить, все ли объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете;  по ТМЦ –  все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны и отражены в учете;  по незавершенному производству – все ли затраты списаны на выпущенную продукцию и т.д.