Инвентаризация активов

  Настоящая инструкция устанавливает  порядок и сроки проведения  инвентаризации в организациях, содержащихся за счет республиканского  и местных бюджетов Республики  Казахстан (далее - Инструкция).

Бюджетные организации обязаны проводить  инвентаризацию активов, материальных запасов, денег, расчетов и других статей баланса в соответствии с Указом Президента Республики Казахстан, имеющим  силу закона, "О бухгалтерском  учете" от 26.12.1995 г. N 2732.

  Основными задачами инвентаризации являются:

- выявление  фактического наличия активов,  материальных запасов, денег,  бланков строгой отчетности путем  сопоставления фактического наличия  с данными бухгалтерского учета,  а также контроль за их сохранностью;

- выявление  неиспользуемых материальных ценностей;

- соблюдение  правил и условии хранения материальных ценностей и денег;

- проверка  достоверности учета материальных  ценностей, денег в кассах бюджетных  организаций, средств на бюджетных,  внебюджетных, валютных счетах и  специальных счетах по внешним  займам и софинансированию, дебиторской и кредиторской задолженности и других статей баланса.

  Число инвентаризаций в отчетном  финансовом году, перечень имущества,  проверяемого при каждой из  них, устанавливается бюджетной  организацией, кроме случаев, когда  проведение инвентаризации обязательно.

Проведение  инвентаризации обязательно:

- перед  составлением годовой бухгалтерской  отчетности;

- при  смене материально - ответственных  лиц (на день приема - передачи);

- при  установлении факта хищений или  злоупотреблений, а также порчи  ценностей;

- в  случае пожара или стихийных  бедствий;

- при  ликвидации, реорганизации (при слиянии  и присоединении) бюджетной организации  как юридического лица.

Инвентаризация  может не проводиться в случае передачи бюджетных организаций  или их структурных подразделений, а также зданий и сооружений внутри одного министерства, государственного комитета и иного центрального органа Республики Казахстан по его решению, а при передаче бюджетных организаций, зданий и сооружений из одного министерства, государственного комитета и иного  центрального органа Республики Казахстан  в другие - по их совместному решению.

СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Бюджетные организации  обязаны проводить инвентаризации в следующие сроки:

а) машин и оборудования, транспортных средств, инструментов, производственного  и хозяйственного инвентаря, нематериальных и прочих активов - не менее одного раза в год не ранее 1 сентября;

б) зданий, сооружений, передаточных устройств  и других недвижимых объектов активов (земельные участки, многолетние  насаждения и другие объекты, прочно связанные с землей, перемещение  которых невозможно без ущерба их назначению) - один раз в два - три  года;

в) библиотечных фондов - один раз в  пять лет, а также может проводиться  в сроки, установленные соответствующими министерствами, государственными комитетами и иными представительными и  исполнительными органами Республики Казахстан;

г) рабочего и продуктивного скота, молодняка животных и животных на откорме, птиц, кроликов, пушных зверей, семей пчел, а также подопытных животных - не менее одного раза в  квартал;

д) незавершенного капитального строительства и незаконченных капитальных ремонтов - не менее одного раза в год, но не ранее 1 декабря;

е) материалов для учебных, научных  и других целей, хозяйственных материалов и канцелярских принадлежностей, медикаментов и перевязочных средств, топлива, горючих  и смазочных материалов, кормов и  фуража, тары, материалов в пути, запасных частей к машинам и оборудованию, прочих материалов и малоценных и  быстроизнашивающихся предметов - не менее  одного раза в год, но не ранее 1 октября;

ж) продуктов питания и спирта - не менее одного раза в квартал;

з) незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки в производственных (учебных) мастерских и подсобных (учебных) сельских хозяйствах, незаконченных научно - исследовательских работ, выполняемых по договорам с организациями - не ранее 1 октября отчетного года, и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответственно министерствами, государственными комитетами и иными центральными и местными представительными и исполнительными органами Республики Казахстан;

и) драгоценных металлов и драгоценных  камней - два раза в год по состоянию  на 1 января и на 1 июля;

к) денег, денежных документов, ценностей  и бланков строгой отчетности в сроки, установленные руководителем  бюджетной организации, но не реже одного раза в квартал;

л) движения средств по бюджетным, внебюджетным, валютным счетам и специальным счетам по внешним займам и софинансированию - по мере получения выписок территориальных органов Казначейства и обслуживающих банков второго уровня;

м) расчетов по социальному страхованию, платежам в бюджет, обязательным страховым  и пенсионным взносам, с Фондом обязательного  медицинского страхования и Фондом занятости населения, в порядке  плановых платежей, с депонентами - не менее одного раза в квартал;

н) расчетов с разными дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;

о) расчетов по средствам, полученным на расходы по поручениям, - по выполнению поручения, но не позднее 25 декабря  отчетного года;

п) остальных статей баланса - по состоянию на 1 января.

 Ценности, которые были ранее подвергнуты  внеплановой проверке в течение  года, также подлежат инвентаризации  в установленные сроки. 

                                        ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ 

 Руководитель  бюджетной организации несет  ответственность за организацию  работы по проведению инвентаризации.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя бюджетной организации создаются  комиссии из числа ее работников при  обязательном участии главного бухгалтера. Инвентаризационная комиссия возглавляется  руководителем бюджетной организации  или его заместителем. Приказом устанавливаются  также порядок, сроки начала и  окончания работы по проведению инвентаризации и отражения ее результатов в  бухгалтерском учете.

  Создание центральной инвентаризационной  комиссии, проведение инвентаризации  в бюджетных организациях, обслуживаемых  централизованной бухгалтерией, утверждение  календарного плана проведения  инвентаризации, а также распределения  работников для участия их  в инвентаризационных комиссиях  утверждается приказом руководителя  бюджетной организации. На основании  этого приказа руководителями  бюджетных организаций, обслуживаемых  централизованной бухгалтерией, назначаются  свои инвентаризационные комиссии.

  Инвентаризационные комиссии:

- осуществляют  инвентаризацию материальных ценностей  и денег по местам их хранения  и материально - ответственным  лицам;

- совместно  с бухгалтерской службой бюджетной  организации участвуют в определении  результатов инвентаризации и  разрабатывают предложения по  оприходованию излишков или списанию недостач;

- вносят  предложения по вопросам упорядочения  приема, хранения и отпуска материальных  ценностей, улучшения учета и  контроля за их сохранностью, а также о реализации выявленных неиспользуемых материальных ценностей;

- несут  ответственность за:

- своевременность  и соблюдение порядка проведения  инвентаризации в соответствии  с приказом руководителя бюджетной  организации;

- полноту  и точность внесения в инвентаризационные  описи (сличительные ведомости)  данных о фактических остатках  проверяемых активов, материальных  запасов, денег и средств в расчетах.

Члены инвентаризационной комиссии за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках материальных ценностей в целях сокрытия недостач или их излишков несут ответственность  в установленном законодательством  Республики Казахстан порядке.

- правильность  и своевременность оформления  материалов инвентаризации в  соответствии с настоящей Инструкцией.

  Запрещается проводить инвентаризацию  ценностей при неполном составе  членов инвентаризационной комиссии.

Материально - ответственные лица не могут быть членами инвентаризационной комиссии.  На день начала инвентаризации должна быть закончена обработка всех документов по приходу и расходу ценностей, произведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки.

Лица, ответственные за сохранность ценностей, до начала инвентаризации дают расписку в том, что к началу инвентаризации все документы, относящиеся к  приходу и расходу ценностей, сданы в бухгалтерскую службу и все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные  расписки дают лица, имеющие подотчетные  суммы на приобретение или доверенности на получение ценностей. Прежде чем  приступить к проверке фактического наличия материальных ценностей, инвентаризационная комиссия обязана:

- опломбировать  подсобные помещения, подвалы  и другие места хранения ценностей,  имеющие отдельные входы и  выходы;

- проверить  исправность всех весоизмерительных приборов;

- получить  последние на момент инвентаризации  отчеты о движении материальных  ценностей и денег.

При внезапных инвентаризациях все  материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии  инвентаризационной комиссии, в остальных  случаях - заблаговременно.

На  складах и в других местах хранения материальные ценности должны быть рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам и т.п. На материальные ценности должны быть повешены ярлыки с подробными сведениями, характеризующими эти ценности, с указанием их количества массы(веса) и меры.

  Инвентаризация активов, материальных  запасов, денег проводится по  их местонахождению и ответственным  лицам, на хранении у которых  эти ценности находятся. В таком  же порядке осуществляется инвентаризация  незавершенного капитального строительства,  незаконченного капитального ремонта  и незавершенного производства.

Проверка  остатков в натуре проводится членами  инвентаризационной комиссии при обязательном участии материально - ответственных  лиц.

Наличие материальных ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного  подсчета, взвешивания, обмера и т.п., исходя из установленных единиц измерения. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей в виде исключения может определяться на основании  документов при обязательной проверке в натуре части этих ценностей. Определение  массы (веса или объема) навалочных материалов допускается проводить  на основании обмеров и технических  расчетов, о чем в описях делается соответствующая отметка.

  Наименования инвентаризируемых  ценностей и объектов и их  количество показываются в описях (приложение N 1, 2) по номенклатуре  и в единицах измерения, принятых  в учете. Описи составляются  в одном экземпляре, отдельно  по местам нахождения материальных  ценностей и лицам, ответственным  за их сохранность.

Описи подписываются председателем и  всеми членами инвентаризационной комиссии, а материально - ответственные  лица заполняют расписку следующего содержания:

"Все  ценности, поименованные в настоящей  инвентаризационной описи с N _____ по N _______, комиссией проверены  в натуре в моем (нашем) присутствии  и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (ем). Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем (нашем) ответственном хранении" (подпись, дата).

Описи могут быть заполнены как с  помощью компьютерной техники, так  и ручным способом.

Никаких подчисток и помарок не допускается. На каждой странице описи указывается  прописью число порядковых номеров  материальных ценностей и дается общий итог количества ценностей  в натуральных показателях, записанных на каждой странице независимо от того, в каких единицах измерения (в  шт., кг и т. д.) эти ценности показаны. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально - ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки. На последних листах описей в незаполненных строках ставятся прочерки.

В случае смены материально - ответственного лица в описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а  сдавшее - в их сдаче.

  По окончании инвентаризации  оформленные описи (акты) сдаются  в бухгалтерскую службу бюджетной  организации для проверки, выявления  и отражения в учете результатов  инвентаризации. При этом количественные  и ценностные показатели по  данным бухгалтерского учета  проставляются против соответствующих  данных описи и путем сопоставления  выявляются расхождения между  данными инвентаризации и данными  учета.

  До начала работы по составлению  сличительных ведомостей и определению  результатов инвентаризации бухгалтерская  служба бюджетной организации  производит тщательную проверку  правильности всех подсчетов,  приведенных в инвентаризационных  описях. Обнаруженные ошибки в  ценах, таксировке и подсчетах  должны быть исправлены и оговорены  за подписями всех членов комиссии  и материально - ответственных  лиц.

На  последней странице инвентаризационной описи должна быть сделана отметка  о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку.

Данные  бухгалтерского учета, проставляемые  в описях, подтверждаются подписью работника бухгалтерской службы. Материалы инвентаризации рассматриваются  и утверждаются лицами, которыми были назначены комиссии для проведения инвентаризации.

  Инвентаризация, кроме продуктов  питания, должна проводиться по  состоянию на 1-е число месяца. Если инвентаризация ценностей  по какому-либо месту их хранения  не может быть закончена в  один день, она может быть начата  раньше и закончена после 1-го  числа. В этом случае данные  инвентаризации должны быть скорректированы  по состоянию на 1-е число месяца.

Если  инвентаризация материальных ценностей, находящихся на складах или в  других закрытых помещениях, не закончена  в тот же день, помещения должны быть опечатаны при уходе инвентаризационной комиссии. Печать на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии. Во время перерывов в  работе инвентаризационных комиссий (в  обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться  в закрытом помещении, где проводится инвентаризация (в шкафу, сейфе).

  При проведении инвентаризации  активов, материальных запасов  выявляются излишние, не используемые  в бюджетных организациях ценности, подлежащие реализации в установленном порядке.  Все материальные ценности, а также арендованные активы, учтенные на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для ценностей, учитываемых на балансе.

  Контрольные проверки инвентаризации  должны проводиться с участием  членов инвентаризационных комиссий  и материально - ответственных  лиц по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия  склада (кладовой, секций и т.п.), где  производилась инвентаризация. При  этом проверяются наиболее дорогостоящие  ценности, значащиеся в описи.

При выявлении значительных расхождений  между данными инвентаризационной описи и данными контрольной  проверки назначается новый состав инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей. Руководитель бюджетной  организации должен немедленно рассмотреть  вопрос об ответственности первого  состава инвентаризационной комиссии, допустившей нарушения в проведении инвентаризации ценностей.

Результаты  контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом (приложение N 3). Учет проводимых контрольных проверок ведется  бухгалтерской службой в специальной  книге (приложение N 4).

Работа  инвентаризационной комиссии оформляется  протоколом, в котором отражаются результаты инвентаризации, а также  результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности  материальных ценностей.

При наличии неиспользуемых и неполноценных  материальных ценностей в протоколе  указывается время их завоза, наименование поставщика, состояние ценностей  на момент инвентаризации и причины  понижения качества. На такие материальные ценности составляются отдельные инвентаризационные описи, а сами эти ценности в местах хранения размещаются обособленно.

На  ценности, пришедшие в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись. В протоколе комиссии они  отмечаются отдельно, причем указываются  причины их порчи и виновные в  этом лица.

                                         ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ АКТИВОВ

 До начала  инвентаризации активов необходимо  проверить:

наличие и состояние регистров учета (карточек и др.);

наличие и состояние технических паспортов  и другой технической документации;

наличие документов на активы, сданные или  принятые бюджетной организацией в  аренду, на хранение и во временное  пользование. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение  или оформление.

  При инвентаризации комиссия  в обязательном порядке производит  осмотр объектов в натуре и  проверку соответствия технической  документации, записывает в описи  полное наименование этих объектов  и их инвентарные номера. В  случае отсутствия технической  документации об этом указывается  в описях в графе "Примечание".

Машины, оборудование, приборы, устройства и  др. проверяются по заводским номерам  и заносятся в описи с указанием  инвентарного номера.

Однотипные  предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно и учитываемые  на типовой инвентарной карточке группового учета, в инвентаризационных описях приводятся по наименованиям  с Оказанием количества этих предметов  и инвентарных номеров. Для оформления данных инвентаризации активов (зданий, сооружений, передаточных устройств, машин и оборудования, транспортных средств, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря, библиотечного фонда, прочих активов и др.) применяется инвентаризационная опись (приложение N 1), которая составляется по наименованиям в соответствии с основным назначением. Опись составляется в одном экземпляре комиссией отдельно по каждому местонахождению ценностей и должностному лицу, ответственному за сохранность активов.

Объект, подвергшийся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вследствие чего изменилось основное его назначение, вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

В случаях, когда произведенные капитальные  работы (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная  ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, комиссия должна по соответствующим  документам определить сумму увеличения или уменьшения балансовой стоимости  объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

При выявлении объектов, не числящихся в учете, а также объектов, по которым  в учетных регистрах отсутствуют  или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в инвентаризационную опись  недостающие сведения и технические  показатели по этим объектам, например: по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они  построены, объем (по наружному и  внутреннему обмеру), площадь (общая  и полезная), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и другие. Одновременно с этим комиссия должна установить виновных лиц и причины, по которым конструктивные изменения объектов не получили отражения в учете.

Оценка  выявленных и не учтенных с момента  проведения последней инвентаризации объектов должна быть произведена по рыночной стоимости, которая устанавливается  по действительному техническому состоянию. Активы заносятся в инвентаризационные описи индивидуально с указанием  инвентарных номеров. Присвоенные  объектам активов инвентарные номера не должны изменяться. Замена номеров  может быть произведена в тех  случаях, когда объекты ошибочно значатся не в той группе активов, к которой они должны быть отнесены по своему технико - производственному назначению, а также в случаях установления неправильной нумерации.

  Объекты активов, которые в  момент инвентаризации будут  вне бюджетной организации (например, отправленные в капитальный ремонт  машины и оборудование и т.п.), должны быть проинвентаризированы комиссией до момента временного их выбытия.

На  активы, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, составляется отдельная опись с указанием  времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты  к непригодности (порча, полный износ  и т.п.). Списание таких объектов производится с разрешения территориальных комитетов  государственного имущества и приватизации.

  Одновременно с инвентаризацией  собственных проверяются и арендованные активы. Инвентаризационные описи арендованных объектов составляются отдельно по каждому арендодателю. В них указывается наименование арендодателя и срок аренды.

Один  экземпляр инвентаризационной описи  арендованных активов высылается арендодателю.