Исследование систем управления. 10

     ИССЛЕДОВАНИЕ  СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

     Закалкина Елена Вячеславовна

 

     ХАРАКТЕРИСТИКА  ИССЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ (ИСУ)

1. Понятие исследования

     ИСУ – вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование  управления в соответствии с постоянно  изменяющимися внешними и внутренними  условиями. Проведение исследований осуществляется в следующих случаях:

     - при совершенствовании систем  управления действующей организации;

     - при разработке систем управления  вновь создающейся организации;

     - для решения конкретных проблем.

     При проведении исследования выдвигаются  следующие задачи:

1. Достижение оптимального соотношения между управляющей и управляемой подсистемой
2. Повышение производительности труда у производственных работников и рабочих производственных подразделений
3. Улучшение использования материальных, трудовых ресурсов управляющей и управляемой подсистемой

     По  целям исследования делятся на практические и научно-практические.

     Практические  предназначены для быстрых и  эффективных решений при достижении результатов.

     Научно-практические настроены на перспективу.

     По  методологии проведения исследования могут быть эмпирического характера  и опираются на систему научных  знаний.

     Разнообразны  исследования по использованию ресурсов, по трудоемкости, информационному обеспечению, организации, по проведению.

2. Основные системные характеристики исследования

     Объект  исследования – это система управления конкретной организацией.

     Предмет исследования – это взаимоотношения  между сотрудниками аппарата управления; между подразделениями, расположенными на различных управленческих системах управления; конкретная проблема, т.е. противоречие, требующее решения.

     Ресурсы – комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследования: материальные, трудовые, финансовые, информационные, технические средства, правовые документы, характеризующие объект исследования.

     Эффективность исследования требует соизмерения  затрат на проведения исследования и  полученных результатов.

     Результаты  исследования могут быть представлены в разных формах:

     - новая модель системы управления;

     - новые регламентные документы;

     - скорректированные расчетные формулы  и др.

     Цель  исследования - желаемый результат  исследования.

     Методика  проведения исследования включает три  основных раздела: теоретический, методологический, организационный.

     В теоретическом определяются основные цели, задачи, предмет и объект исследования.

     Методологический  раздел содержит обоснование выбора методов проведения исследования, методов  сбора и обработки данных, анализ  результатов.

     Организационный раздел представляет план проведения исследования, формирования команды, исполнителей, распределение трудовых и иных видов  ресурсов, определяется организационная  форма проведения исследования. 
 

     

3. Планирование  и организация  процесса исследования системы управления

     В общем виде организацию проведения ИСУ можно представить следующим  образом:

     - подготовка исследования, разработка  программы;

     - сбор необходимой информации;

     - обработка и анализ информации;

     - представление результатов исследования.

     При проведении исследования важное значение имеет коллектив исполнителей.

     В состав группы должны входить:

     - специалисты в области систем  управления;

     - инженеры по организации производства;

     - экономисты;

     - специалисты по использованию  технических средств и компьютерной  техники;

     - психологи и социологи.

     Исследователи должны:

     - иметь опыт работы в области  управления персоналом;

     - обладать знаниями современных  методов и техники управления;

     - обладать знаниями исследования  операций и системного анализа;

     - уметь систематизировать полученную  информацию.

     Основными источниками сведений о деятельности организации являются:

1. Различные документы (устав, должностные инструкции и другие)
2. Сотрудники организации, описывающие деятельность в процессе опросов
3. Непосредственное наблюдение исследователя за процессом деятельности организации.

     После того, как аналитик получит на основе документов общее представление  об изучаемой организации, он переходит  к стадии непосредственного опроса и бесед с сотрудниками.

     Особое  значение имеют беседы с персоналом аппарата управления, которые в короткие сроки позволяют получить сведения о положительном развитии и наметить направление работ.

     Первая  встреча с сотрудниками осуществляется с участием руководителя, который  сообщает цель работы, заинтересовывает в ее проведении, наличие приказов или других документов, на основании  которых работы выполняются, говорит  о необходимости сотрудничества.

     Сбор  сведений должен быть избирательным  и целенаправленным. На первых этапах работы нужны обобщенные данные, на более поздних этапах детальные. После каждой беседы необходимо оценить  получение данных и скорректировать дальнейший план действий.

     Важно вовремя завершить изучение организации, проанализировать полученные результаты, которые нужно предоставить на рассмотрение руководству, итоги фиксируют в  следующем документе и используют при разработке текущих и перспективных  планов развития предприятия. 
 

     

4. Классификация методов исследования системы

     Метод – способ проведения исследования.

     Принципы  – правила или руководящие  идеи проведения исследования.

     Методология – совокупность методов и принципов  исследования.

     Всю совокупность методов исследования можно разделить на методы:

     - основанные на использовании  знаний и интуиции специалистов;

     - методы формализованного представления  систем;

     - комплексные методы;

     - методы исследования информационных  потоков.

     Методы, основанные на использовании  знаний и интуиции специалистов:

1. метод «мозгового штурма», метод комиссии и судов. Цель методов – обеспечить большую свободу мышления и возможность высказывания новых идей. В зависимости от жестокости правил различают: прямую мозговую атаку, метод обмена мнениями, метод комиссии и судов.
2. Метод «сценария» - метод решения проблемы, изложенный в письменном виде, в том числе машинные сценарии – любой документ, содержащий анализ проблемы и предложения по ее решению.
3. Методы экспертных оценок – методы системного анализа, в которых используются знания, опыт и умения экспертов. Эксперты должны выставить оценки в баллах или рангах.
4. Морфологические методы – методы, основная идея которых – находить возможные варианты решения проблемы путем комбинирования основных структурных элементов системы. Система разбивается на части разными способами, которые затем рассматриваются в различных аспектах.
5. Метод «дерева целей». Построение дерева целей является методом систематизации действий для достижения целей системы управления. Существует главная цель, она разбивается на подцели, а те, в свою очередь, на действия.

     ________________________________________________

     ПРИМЕР

     Задача  выбора пути развития фирмы

     Рисунок

     Для выбора пути развития фирмы необходимо определить критерии, вес критерия, посчитать взвешенные оценки применения действий. 

     Таблица

     Взвешенные  оценки, полученные с помощью линейной  сверки:

     E1 = 0,8*0,4+0,2*0,5=0,42

     E2 = 0,8*0,6+0,2*0,5=0,58

 
 
 

     Построим  дерево целей с указанием рассчитанных оценок эффективности.

     Для оценки эффективности каждого из 4-х путей рассчитаем произведение эффектов:

     E(1)=0,64*0,42=0,27 единиц эффективности

     E(2)=0,36*0,42=0,15 единиц эффективности

     E(3)=0,36*0,58=0,21 единиц эффективности

     E(4)=0,64*0,58=0,37 единиц эффективности

     Расчеты показали, что наиболее эффективен 4-й путь, т.е. фирме нужно создавать  и внедрять новые технологии производства.

____________________________________________________ 

     Методы  формализованного представления  систем опираются на фундаментальные знания:

     - аналитические методы -  методы  классической математики, интегральные  исчисления, вариационные исчисления, машинное программирование, теория  игр. Методы используются при  решении задач движения, устойчивости, оптимального распределения работ  и ресурсов.

     - статистические методы – на  них базируется теория математической  статистики, теория статистических  испытаний, теория массового обслуживания.

     - теоретико-множественные методы  – любую сложную систему можно  отобразить в виде совокупности  разнообразных множеств и отношений  между ними.

     - логические методы – высказывания, предикаты и другие. Эти методы  нашли широкое применение при  разработке автоматических средств  контроля, лежат в основе теории  алгоритмов.

     - графические методы включают  теорию графов, теорию сетевого  планирования и управления и  разного рода граф. Представление  информации в виде диаграмм, гистограмм, графиков, т.е. все то, что позволяет  наглядно представить процессы, происходящие в системе.

     Комплексированные методы – ситуационное моделирование, графосемиотика, топологии. Они сформировались путем интеграции экспертных и формализованных методов.

     Методы  исследования информационных потоков. Объектами исследования являются информационные процессы, происходящие в системе управления. Сущностью информационного анализа является определение объема и форм предоставления информации, методов и средств ее передачи, обработки, хранения. Для обследования входящих и исходящих документов применяют 2 метода: инвентаризация и метод типичных групп.

     При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Метод позволяет  получить наиболее полные сведения о  потоках информации, но в силу большой  трудоемкости применяется редко.

     Для обследования систематических, массовых и регулярно повторяющихся документов используют метод типичных групп, когда  регистрации подлежит не каждый документ, а определенные типы документов.

     Наиболее  распространенный анализа потоков  информации проводится с помощью  графического метода. Основные элементы потока – документы, отношения между  ними отражаются в виде графической  схемы. Процедура обработки документов записывается в виде кратких пояснений  на схеме потока. Процедура информационного  анализа включает определение потребностей в информации на каждой стадии, планирование потребностей в информации, определение  количественных и качественных характеристик  в коммуникативных процессах. На основе результатов информационного анализа вырабатываются рекомендации по разработке информационного обеспечения систем управления. 
 

     КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ  МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

1. Основные понятия сетевого планирования и управления

     Под проектом понимают совокупность операций, которые необходимо выполнить в  ограниченное время при ограниченных материальных, трудовых и финансовых ресурсах.

     Примеры деловых проектов: строительство  нового здания, организация конференции, ликвидация последствий стихийного бедствия, разработка нового продукта или технологии для его производства, проведение аудита большой компании и т.д.

     Для количественного анализа проектов существует 2 основных метода

1. CPM (Critical path method) – метод критического пути. При использовании этого метода продолжительности работ должны быть заданы точно.
2. PERT (Program Evaluation and Review Technique) – метод анализа и обзора проекта, используется если продолжительность работ неизвестна, здесь используются вероятностные оценки.

     Сетевая модель – процесс выполнения проекта, представленный в виде взаимосвязи  работ с указанием их продолжительности.

     Сетевой график – графическое изображение  сетевой модели.

     Пример. Построить сетевую модель опроса общественного мнения, которая включает: разработку анкет (работа A, продолжительность 2 дня), распечатку анкет (B, 1 день), прием на работу (C, 1 день), обучение персонала (D, 2 дня), рассылку анкет (E, 1 день), выбор опрашиваемых лиц (F, 2 дня), анализ полученных данных (G, 5 дней).

1

2

3

4

5

6

7

C

1

D

2

A

2

B

1

F

2

E

1

G

5

 
 
 
 
 

     Данный  сетевой график включает 7 работ (стрелочки) и 7 событий.

     Основные  понятия сетевой модели: работа, событие, путь.

     Понятие «работа» имеет следующие значения:

1. Действительная работа – это процесс, требующий затрат и времени и ресурсов (изображается сплошной линией).
2. Ожидание – процесс, требующий только затрат времени (изображается сплошной линией).
3. Фиктивная работа – графический элемент, необходимый  для правильного построения сетевого графика. Фиктивная работа не требует ни времени, ни ресурсов (изображается пунктиром).

     Каждая  работа соединяет между собой 2 события.

     Событие – это факт начала или окончания  одной или нескольких работ. Событие  совершается мгновенно и не потребляет ресурсы. Событие изображается кружком.

     Событие является свершившимся в момент окончания  последней входящей в него работы

     Каждая  работа кодируется номерами начального и конечного события С (1,2), D (2,3) и т.д.

     Путь  – цепочка следующих друг за другом работ, соединяющая начальное и  конечное событие. Обозначается буквой L. L1 = (1,2,3,4,5,6,7); L2 = (1,2,3,5,6,7)

     Продолжительность пути определяется суммой продолжительностей составляющих его работ. Обозначается буквой t. t (L1) = 12; t (L2) = 11.

     Путь, имеющий максимальную длину, называется критическим, продолжительность критического пути определяет срок выполнения всего  проекта.

     Работы, которые лежат на критическом  пути, тоже называются критическими. Их несвоевременное выполнение ведет  к срыву всего комплекса работ.

     Критические работы выделяются жирными линиями. 

     

2. Правила построения сетевых  графиков

     Рекомендуется при построении сетевого графика  направлять стрелки слева направо  и изображать их горизонтальными  линиями без лишних пересечений.

     Правила:

1. Событие сетевого графика следует кодировать так, чтобы номер начального события был меньше номера конечного события.
2. Если работы А, Б и В выполняются последовательно, то они изображаются по горизонтали одна за другой.

1

2

3

4

А

Б

В

 
 

 
     

3. Если работа А необходима для выполнения работ  Б и В, то это изображается:

4

2 

1

Б

В

А

3

 
 
 
 

А | Б,В

4. Если результат работ А и Б необходим для выполнения работы В, то:

2

3 

4

А

Б

В

1

 
 
 

А,Б | В 

A (1,2)

B (1,4)

C (1,3)

1

2

B

C

А

1

2

4

3

А

B

C

НЕ  ПРАВИЛЬНО

Работы сетевого графика не должны иметь одинакового кода: 
 
 
 
 
 
 

ПРАВИЛЬНО

 

2

НЕ ПРАВИЛЬНО

В сетевом графике не должно быть циклов или замкнутых контуров: 
 

1 

3

 

     Если  есть возвращение обратно (3,1), значит есть лишние работы.

1

3

5

6

2 
 
 
 

4

А

Б

В

Г

Если для начала работы Б, необходимо выполнить работу А, а для начала работы Г, необходимо выполнение работ  А и В, то в сетевом графике  вводится дополнительная фиктивная  работа. 
 
 
 
 
 

 

1

3

6

7

2 
 
 
 

4

5

8

А

Б

Д

В

Г

Если за работой А следует  работа Б, за работой В следует  работа Г и для начала работы Д  необходимо выполнение работ А и  В, то на сетевом графике вводятся 2 фиктивные работы. 
 
 
 
 
 
 
 

     Т.е. сначала нужно рисовать строки без  запятых. 

1

2

3

5

4

А

Г

Б

В

Д 
 
 
 

В одноцелевом сетевом графике  не должно быть «тупиков», т.е. таких  событий, из которых не выходит не одной работы, если такое событие не является конечным (2 - тупик). 

1

2

3

5

4

А

Г