История развития документирования

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

     I. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

1. Возникновение и история развития делопроизводства в России. .................4

1.2. Понятие «документ». Классификация документов………………………...9

1.3  Функции документа. ………………………………………………………..11

1.4  Системы документации. …………………………………………………...12

    СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………...13 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

«Документирование»  является дисциплиной экономического цикла. Цель преподавания дисциплины состоит в том, чтобы ознакомить студентов с основами делопроизводства при организации управления предприятием в

современных  условиях  и  дать  будущим  специалистам  знания  о  действующих общегосударственных  нормативно-методических   материалах, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности.

          К основным задачам дисциплины  относится:

-  знакомство  с  требованиями  Гражданского  Кодекса  Российской  Федерации, Кодекса Законов о труде, ГОСТами и типовыми инструкциями по делопроизводству, основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах; 

-  изучение  правил составления документов и организации работы с ними;

-  условие  требований к тексту документов;

-  изучение  порядка текущего хранения документов;

-  овладение  методики обработки дел для  последующего хранения.

По окончании  изучения дисциплины студенты должны:

-  знать системы документации,  требования  к составлению и оформлению

документов, современные способы и технику  создания документов;

-  умение  грамотно разрабатывать основные виды управленческих документов;

-  иметь  представления об организации  движения документов;

-  владеть  правилами и формами деловой  и коммерческой переписки, в том числе с зарубежными партнерами на иностранных языках.  

1. Возникновение и история развития делопроизводства в России.

Столбцовое (приказное)  делопроизводство.  На  раннем  этапе  развития

Древнерусского  государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV  в.)  государственных  учреждений  еще  не  существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения  и  развития  документирования,  т.е.  документационного  оформления  явлений  частной  и  общественной  жизни  людей.  Управленческие  функции выполняли  чаще  всего  отдельные  должностные лица или органы,  осуществляющие  свою  деятельность  либо  вообще  без  сотрудников,  либо  с  очень  ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.

Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к фор-

мированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки  документов.  Первоначально  их  состав  пополнялся  за  счет  церковных псаломщиков  и  дьяконов. Параллельно  стали вырабатываться  устойчивые  образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые  формы  отдельных  наиболее  распространенных  документов,  которые  и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству.

Устанавливаются  приемы  засвидетельствования  документов  и  их  состав-

ления. Документы начинают проходить стадии написания — чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются  такие  элементы, как  скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования.

С  образованием  централизованного  государства,  центром  которого  стало 

Московское  княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый  в  хозяйственной и политической жизни любого  государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.

Высшим  государственным учреждением стала  боярская дума, сложившая-

ся из эпизодически собиравшихся князем совещаний  бояр и «ближних людей» для решения  вопросов  государственного  значения. В целом полномочия думы   были неопределены и безграничны.

«Офисы» того времени, называвшиеся приказными избами, или приказами,

формировались  под  практические  потребности  по  разрешению  отдельных вопросов  государственного  управления. Именно  поэтому  период  становления  и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом — по названию первых государственных учреждений — приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в.

Процедура  подготовки  документов  в  приказном  делопроизводстве  вклю-

чала  следующие основные этапы:

- поступление  документа на рассмотрение;

- подготовка  дела к «докладу»;

- рассмотрение  и решение дела;

- оформление  документа, содержащего решение. 

       Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в  несколько  основных  видов:  грамоты,  приговоры,  наказы,  доклады,  памяти, отписки,  челобитные.  Однако  внутри  каждого  вида  существовало  множество разновидностей. 

Таким  образом,  история  делопроизводства  в XVI— ХVII  вв.  показывает,

что в  связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих,      появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета. Коллежское делопроизводство. Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.

После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющие их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения — приказы — были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

Первоначально  каждая  коллегия  руководствовалась  своим  регламентом,

затем  законодательной  основой  реформы  стал «Генеральный  регламент»,  утвержденный Петром I  в 1720  г. «Генеральный регламент»  ввел  систему  делопроизводства,  получившую  название  коллежской  по  названию  типа  учреждений. В  коллежском  делопроизводстве  существенные  изменения  претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» — образцы, по которым  следовало их  составлять. В  делопроизводстве  появились  совершенно  новые  названия  документов:

векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

В  целом,  делопроизводство  коллегий  характеризовалось  значительным

увеличением  письменной  работы  и формальностей. Однако  даже  значительно увеличенные  по сравнению с приказами штаты  канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.

Весь  процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

- порядок  вступления дел;   7

- движение  их, или собственно так называемое  производство;

- отправление  дел; 

- ревизия; 

- отчеты.

Таким  образом,  были  выделены  основные  этапы  работы  с  документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

В  исполнительном  делопроизводстве  сложился  и  определенный  порядок

составления  документов.  Законами устанавливались  определенные правила составления всех разновидностей  документов.  В  документе  выделялись:  заглавие,  содержание,  или «расположение  обстоятельств  дела»,  подпись,  скрепа,  особенные пометки,

бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

В XIX в. документы стали изготавливаться  на бланках. Бланком назывался 

лист, в  левом верхнем углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов,  заголовок  к  документу.  Бланки  вначале  были  рукописными,  а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась  ревизия 

дел, т.е. проверка исполнения документов.

В  исполнительном  делопроизводстве  устанавливается  более  четкая  орга-

низация хранения документов. Основным признаком  группировки документов в  дела  оставался  предметно-вопросный;  корреспондентский  и  географический признаки применялись при формировании дел с перепиской.

После  октябрьского  переворота 1917  г.  для  работы  в  учреждениях  были

привлечены  профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении  и  упорядочении  своего  положения. Она  не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого  стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом 

с новыми руководителями на  своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве»  за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ  военного  ведомства 1911  г.  Изменения  в  проекте  были  незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов  документов,  рекомендации  по  уменьшению форматов  бумаги  в  целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.

В 1963 г. архивная служба выпустила «Основные  правила постановки до-кументальной  части  делопроизводства и  работы  архивов  учреждений,  организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.

В 1966  г.  в рамках  архивной  службы был учрежден Всесоюзный научно-

исследовательский институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД), которому  поручалась  разработка  Единой  государственной  системы  делопроизводства (ЕГСД).

Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного обеспечения управления с XVIII в. имеет следующие особенности:

- четко   выраженный  вертикальный характер движения документов (руководитель — исполнитель — руководитель) внутри организации;

- отслеживание  всего комплекса работ с документами  в регистрационных 

журналах  или  машинописных  картотеках,  куда  заносятся  все  сведения  о  документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

-  ведение   централизованных  регистрационно-контрольных   и  отчетных    

массивов (файлов, картотек или журналов);

- для  обеспечения единого порядка  обработки документов предусматривается  создание  специализированных  служб: управлений делами,  секретариатов,

канцелярий;

- относительно  небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

- основы  технологии документационного обеспечения управления  закреп-

лены  в государственных нормативно-методических документах. Основная проблема  данной  технологии —  централизованное  оперативное  отслеживание движения  документов, поскольку  эта  технология  требует  как получения  своевременной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных картотек.

Слово «документ»  в  переводе  с  латинского  означает «свидетельство», «способ  доказательства». Документ —  это материальный  объект  с  закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.  

1.2 Понятие «документ». 

Документ  — это основной объект труда в сфере управления. Управленческая деятельность требует фиксации событий, действий или решений, данных в

форме  документа.  Фиксирование  информации в документе,  оформление  служебных документов регламентировано стандартами.

ГОСТ  Р 51141-98  дает  понятие  официальный  документ —  это  документ,

имеющий  право  на  использование  в  организации (учреждении),  созданный  юридическим  и  физическим  лицом,  оформленный  и  удостоверенный  в  установленном порядке.

Все документы  в зависимости от вида деятельности делятся на две группы.

Первая  группа — это документы по общим  и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной  деятельностью. Вторая  группа —  документы  по функциям  управления.

   Документы  классифицируются  по  наименованиям:  служебные  письма,

приказы,  протоколы,  акты,  докладные  записки,  договоры  и  т.д.  Оформление всех этих документов унифицировано, но они  могут быть разными:

- по  месту составления — внутренние (документы, составляемые работниками  данного  предприятия)  И  внешние (документы,  поступающие  из  других предприятий, организаций и от частных лиц);

-  по  содержанию —  простые (посвященные   одному  вопросу)  и  сложные 

(охватывающие  несколько вопросов);

- по  форме — индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть

документа  отпечатана,  а  часть  заполняется  при  составлении,  и типовые,  созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные  документы  печатаются  типографским  способом  или  на  множительных аппаратах;

-  по  срокам  исполнения —  срочные,  требующие исполнения  в  определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; 

- по  происхождению — служебные, затрагивающие  интересы предприятия, 

организации,  и  личные,  касающиеся  конкретного  лица  и  являющиеся  именными;

- по  виду оформления — подлинные,  копии, выписки, дубликаты; 

- по  средствам фиксации — письменные, графические, фото- и кинодокументы и т.д.

1.3   Функции документа. 

1.  Функция   документирования  процессов,  событий,  действий  и  фактов 

(главная). В первую очередь — документирование создания предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

2. Отчетно-контрольная  функция.  Ряд  документов  предприятие   обязано 

представлять  в государственные и местные  органы управления, предъявлять их при контрольных проверках ревизорам,  а при комплексных ревизиях — аудиторам.

3. Судебно-правовая функция. При решении хозяйственных споров с партнерами документы подтверждают юридическую силу претензий в арбитражном суде, служат доказательством при рассмотрении трудовых конфликтов.

4. Учетно-кадровая  функция. Документы по личному  составу предприятия

определяют  статус работников и их правоотношения с администрацией, служат свидетельством  их  продвижения  по  службе,  ложатся  в  основу  характеристик  при  определении  возможностей  и  перспективности  работника,  подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии.

5.  Учебная   функция.  Для  начинающих  работников  и  молодых  специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов и ведения дел.

6.  Функция   исторического  свидетельства  технических  достижений  или

культурной  ценности.  Документы  предприятия,  представляющие  историческую ценность или относящиеся к памятникам культуры своего времени,  сдаются в государственные архивы и становятся частью Архивного фонда России. Управленческие  документы  по  наименованию, форме  и  составу  реквизитов должны соответствовать унифицированной системе документации (УСД) и требованиям  Государственной  системы  документационного  обеспечения управления (ГСДОУ), положениям (уставам) предприятия-организации, другим нормативным документам.

4.   Системы документации

На каждом предприятии (учреждении) имеются большие потоки информации  и  только  систематизация  документов  позволяет  обеспечить  их  быстрый поиск. Проверенный способ упорядочения документов — это сгруппировать их по каким-либо признакам.

Самой  общей  и  целостной  системой  упорядочения  документов  является

общегосударственная  система  документации. Она  охватывает  все  документы, возникающие и  обращающиеся в стране. Их можно систематизировать по разным  признакам:  функциональному,  отраслевому,  уровням  управления (федеральному, региональному и местным уровням).

Функциональными системами документации являются те (например, бухгалтерия,  кадровая  документация,  производственная  документация  и  т.д.),  которые  присущи  почти  всем  организационно-правовым  формам  предприятий, организаций, акционерных обществ и государственных учреждений.

Отраслевыми  системами  документации  являются  те,  которые  присущи

только  определенным группам организаций, связанных единством хозяйственной и социальной деятельности. Например, документация по топливной, энергетической, пищевой промышленности, по научно-исследовательской деятельности и т.д.  

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ. 

1. Андреева  В.И. Делопроизводство: Практическое  пособие. – 6-е изд., испр. и  

доп. –  М.: Интел – синтез, 1999

2.  Делопроизводство (организация  и  технология  документационного  обеспе-

чения управления). Учебник для ВУЗов /   под ред. Т.В. Кузнецовой – М.:

ЮНИТИ – ДАНА, 2000

3. Кирсанова  М.М., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное 

обеспечение  управления: Учебное  пособие  для  ВУЗов. – 3-е  изд.,  испр.  и 

доп. –  М.: Инфра – М, Новосибирск: Сибир. соглашение, 2000

4. Организация  работы  с документами: Учебник  для ВУЗов / Кудряев В.А. и 

др.; Под  ред В.А. Кудряева – 2-е изд., перераб. и доп. – Минфра – М, 2001

5. Стенюков  М.В. Образцы  документов  по  делопроизводству.  Руководство   к 

составлению. 5-е изд., доп. и перераб. – М.: ПРИОР, 2001

Дополнительная  литература

1.  Андреева  В.И.  Делопроизводство  в  кадровой  службе:  Практическое 

пособие  с  образцами  документов. – 3-е  изд.  испр.,  и  доп. – М.:  ЗАО 

Бизнес-школа  «Интел – Синтез», 2000

2. Документооборот  предприятия:  [Справочник] / Авт.  –  сост. Усманова