Кадровое делопроизводство. 3

Оглавление

Методы приема и отбора персонала 2

Кадровое делопроизводство 5

Заключение трудового договора 11

Список литературы 18

Методы приема и отбора персонала

Отбор персонала - это процесс изучения психологических и профессиональных качеств работника с целью установления его пригодности для выполнения обязанностей на определенном рабочем месте или должности и выбора из совокупности претендентов наиболее подходящего с учетом соответствия его квалификации, специальности, личных качеств и способностей характеру деятельности, интересам организации и его самого.

Отбор персонала необходимо отличать от подбора персонала. В процессе отбора происходит поиск людей на определенные должности с учетом установленных требований социального института, видов деятельности. При подборе - осуществляется поиск, идентификация требований различных должностей, видов деятельности под известные возможности человека, накопленный им профессиональный опыт, стаж и способности.

Процесс отбора является многоэтапным. Основные этапы - это: предварительный отбор, заполнение заявлений и анкеты, собеседование, тестирование, проверка рекомендаций и послужного списка, в некоторых  случаях медицинский осмотр и  т. д.

Основными критериями отбора считаются: образование, опыт, деловые качества, профессионализм, физические характеристики, тип личности кандидата, его потенциальные возможности. Отказ в приеме новых работников независимо от квалификации и личных качеств, если потребности в них нет

Содержание этого этапа во многом зависит от традиции, культуры организации, а также характера должности, на которую подбирается кандидат.

В процессе отбора кандидатов происходит знакомство с претендентами, производится сбор и обработка информации о них, оценка качеств и составление  достоверных «портретов», сопоставляются фактические качества с требованиями должности. В результате следует назначение и утверждение кандидатов на должности, заключение с ними трудовых договоров.

Отбор производится в несколько этапов. На предварительном этапе отбора происходит первичное выявление кандидатов, способных выполнить требуемые функции. Круг претендентов максимально сужается и формируется резерв, с которым и производится в дальнейшем более тщательная работа (анализ анкет, резюме, характеристик, рекомендаций).

Недостатком первичного этапа является то, что  с помощью оценки документов можно  получить ограниченное количество информации.

Основными правилами окончательного отбора претендентов являются:

• выбор наиболее подходящих для организации работников;
• обеспечение превышения ожидаемого эффекта над затратами;
• сохранение стабильности персонала и одновременно приток новых людей;
• улучшение морально-психологического климата коллектива;
• удовлетворение ожиданий привлеченных сотрудников.

В деле организации  отбора претендентов часто допускаются  следующие ошибки: недостаток системности в организации отбора, отсутствие надежного перечня требуемых от претендента качеств, ложная интерпретация внешности кандидата и его ответов на поставленные вопросы, умение красиво говорить, ориентация на формальные заслуги, суждение о человеке по одному из качеств, нетерпимость к негативным чертам, которые есть у всех, излишнее доверие к тестам, неточный учет отрицательной информации.

Методы первичного отбора зависят  от бюджета, стратегии, культуры компании и относительной важности данной должности для организации. Наиболее распространенными в настоящее  время методами являются: анкетные данные, тестирование, экспертиза почерка, самооценка кандидата и собеседование.

1. Анкетирование  - является первым этапом процедуры оценки и отбора претендентов. Одна из задач анкетирования заключается в том, чтобы определить личностные качества и обстоятельства, которые могут помочь в работе кандидата в случае приема на работу.

2. Тестирование. С помощью тестов можно оценить скорость и точность выполнения работы, устойчивость внимания, аккуратность, умение быстро ориентироваться, усидчивость, исполнительность, личные склонности, общие способности.

Различают следующие виды тестов:

• тесты на физическую способность;
• тесты на умственную способность (общие и специальные); имитационные тесты.

Преимущество  данного метода отбора заключается  в оценке состояния кандидата  в настоящий период, а основной недостаток связан с высокими издержками и тем, что тесты слабо выявляют позитивные качества людей по сравнению  с негативными.

3. Экспертиза  почерка. Привлекательность анализа как метода первичного отбора кандидатов заключается в низких издержках, однако он отличается односторонним подходом и содержит в себе высокую степень риска неадекватной оценки потенциала кандидатов. Поэтому он может использоваться в качестве одного из методов первичного отбора, не имеющего решающего значения.

4. Самооценка кандидата. Часто принимающая форму письменного ответа на заранее поставленные вопросы или мотивационного письма, сопутствующего резюме, упрощает первичный отбор кандидатов и позволяет “отсев” тех из них, чьи навыки компетенции заранее завышены или, наоборот слишком низки для данной позиции.

5. Собеседование является наиболее  универсальным способом оценки  персонала. Собеседование могут  происходить один на один или  с группой претендентов, претендента или группу претендентов могут интервьюировать одновременно несколько человек.

Кадровое делопроизводство

Прием сотрудника на работу оформляется приказом или  распоряжением. Приказ о приёме работника  на работу - это документ на основании  которого согласно трудовому договору отдел кадров заводит учетную  карточку сотрудника, делает запись в  его трудовой книжке, а бухгалтерия  открывает лицевой счет и присваивает  табельный номер. Для оформления приказа о приеме на работу (приказа  о назначении на должность) применяется  форма № Т-1 - на одного работника, форма № Т-1а - на группу работников. Такие приказы составляются лицом, ответственным за прием, на всех граждан, принимаемых на работу в организацию  на основании заключенного трудового  договора.

При оформлении приказа о приеме работника на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику  устанавливается испытание при  приеме на работу, а также условия  приема на работу и характер предстоящей  работы (по совместительству, в порядке  перевода из другой организации, для  замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с  работником трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма  № Т-1) или «Период работы» (форма  № Т-1а) графа «по» не заполняется.

Подписанный руководителем организации или  уполномоченным на это лицом приказ объявляется работнику под расписку. На основании приказа работником кадровой службы вносится запись в  трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Трудовая  книжка - один из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность и трудовой стаж работника. Согласно существующему законодательству, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого  работника, проработавшего в организации  более пяти дней, если для сотрудника работа в этой организации является основной.

Согласно  ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

При трудоустройстве  работник обязан предъявить трудовую книжку работодателю. Исключение составляет случай, когда работник только начинает свою трудовую деятельность и устраивается на работу в первый раз или собирается работать на условиях совместительства. В случае если сотрудник до устройства на работу в организацию нигде  не работал, то согласно статье 65 ТК РФ, работодатель должен оформить ему трудовую книжку.

Постановлением  Министерства труда и социального  развития РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», сориентированному  на новый Трудовой кодекс, который  пришел на смену КЗоТу, правила заполнения трудовой книжки были изменены.

После принятия нового Трудового кодекса обновилась не только инструкция по заполнению трудовых книжек, но так же и форма приходно-расходной  книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Записи  должны вестись очень подробно. И  за этим должен следить не только работник отдела кадров, но и хозяин трудовой книжки. Например, нельзя писать в трудовой книжке «пр.» вместо «приказ», «расп.»  вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.д.

Есть  так же изменения в заполнении сведений об увольнении и увольнении с переводом. Теперь при прекращении  трудового договора на основании статьи 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращение трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. Например: «Уволен в связи переводом работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переходом на выборную работу (должность), пункт 5 статьи 77 ТК РФ» или «Уволен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора, пункт 7 статьи 77 ТК РФ».

Если  же расторжение трудового договора происходит по инициативе работодателя, то в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий  пункт статьи 81 ТК РФ или другие основания  для расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные  законодательством.

В том  случае, если прекращение трудового  договора происходит по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, то в  трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт  статьи 83 ТК РФ.

Если  же трудовой договор расторгается по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает  предоставление различных льгот  и преимуществ, то запись об увольнении вносится в трудовую книжку с подробным  указанием этих причин.

При оформлении трудовой книжки в нее необходимо внести следующие сведения о работнике:

- фамилия,  имя, отчество;

- дата  рождения (число, месяц, год);

- образование;

- профессия,  специальность.

После того как будут заполнены данные работника  на титульном листе, на нем следует  поставить печать организации и  подписи сотрудника кадровой службы оформляющего трудовую книжку и ее владельца.

Личная  карточка работника - это документ установленной  формы, который составляется на каждого  работника организации и содержит краткие сведения о работнике: образовании, стаже, семейном положении, сведения о  трудовой деятельности и др.

Ведение и учет личных карточек являются обязательными  для всех видов организаций.

Заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа о  приеме на работу; паспорта или иного  документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего  трудовой стаж; страхового свидетельства  государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для  военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документов об образовании, о квалификации или  наличии специальных знаний - при  поступлении на работу, требующую  специальных знаний или специальной  подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных  случаях с учетом специфики работы может предусматриваться необходимость  предъявления дополнительных документов.

Личная  карточка состоит из 11 разделов:

1. Общие  сведения.

2. Сведения  о воинском учете.

3. Прием  на работу и переводы на  другую работу.

4. Аттестация.

5. Повышение  квалификации.

6. Профессиональная  переподготовка.

7. Награды  (поощрения), почетные звания.

8. Отпуск.

9. Социальные  льготы, на которые работник имеет  право в соответствии с законодательством.

10. Дополнительные  сведения.

11. Основание  прекращения трудового договора (увольнения).

Если  на начальном этапе заполнения личной карточки используются перечисленные  выше документы, то в дальнейшем основанием для внесения записей в нее  являются приказы по личному составу, решения аттестационной комиссии и  т.д.

Лицевой счет (форма № Т-54) применяется  для отражения всех видов начислений заработной платы работника.

Он заполняется  на основании первичных документов по учету выработки и выполненных  работ (нарядов, заказов-нарядов, книги  учета выработки и т.п.), отработанного  времени. Отражается информация из приказов о поощрении работников, записок-расчетов о предоставлении отпуска работнику  и при прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником, акта о приемке работ, выполненных  по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы, листков и справок на доплату, больничных листов и др. документов.

Одновременно  производится расчет всех удержаний  из заработной платы с учетом полагающихся данному работнику налоговых  вычетов, льгот и определяется сумма  к выплате на руки.

Крупные предприятия открывают лицевой  счет на каждого работника, малые  предприятия предпочитают использовать расчетно-платежную ведомость, сочетающую в себе функции расчетной, платежной  ведомости и лицевого счета работника. Лицевой счет заполняется работником бухгалтерии.

Лицевой счет открывается с приемом работника  на работу или с 1 января нового отчетного  года на уже работающего сотрудника организации. При приеме работника  на работу сведения из личной карточки работника переносятся в его  лицевой счет.

Дата  составления лицевого счета отсутствует, т.к. практически начало расчетного периода и определяет дату заполнения формы.

В верхней  части карточки указывается наименование организации и ее код по ОКПО. Если организация небольшая и  не имеет деления на структурные  подразделения, то в этой строке ставится прочерк.

В графе  «Категория персонала» указывается  категория, к которой относится  работник. Графа заполняется в  тех организациях, где предусмотрено  такое деление работников по категориям в штатном расписании.

Далее указывается  ИНН, присвоенный работнику налоговыми органами (данные берутся из свидетельства), рядом указывается номер страхового свидетельства государственного пенсионного  страхования и код места жительства. Данные сведения облегчают дальнейшее заполнения сведений, представляемых в Пенсионный фонд и заполнение формы 1 и 2-НДФЛ.

В графе  «Состояние в браке» указывается  семейное положение сотрудника: женат (замужем), холост (не замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова). Графа необходима для расчета стандартных налоговых  вычетов, предоставляемых на ребенка  сотрудника.

В графе  «Количество детей» указывается  количество несовершеннолетних детей, а также детей, учащихся в дневных  учебных заведениях, на которых работнику  предоставляются стандартные налоговые  вычеты.

Производятся  отметки о приеме на работу и переводах  работника внутри организации. Графы 1-9 заполняются на основании приказа  о приеме и переводе работника.

В графе 5 «Условия труда» указывается характер условий труда (опасные, вредные  с номером списка, тяжелые, нормальные).

Данный  раздел дополнен графами 8 и 9 «сумма надбавок и доплат», которые обычно также  устанавливаются приказом.

В разделе  «Удержания и взносы» отражаются сведения об удержании сумм из заработной платы работника на основании  исполнительных листов, приказов руководителя (например, при недостачах), или по заявлению работника (например, возврат  заемных средств, материальная выгода по займам, ежемесячные перечисления по заявлению работника и т.п.).

Раздел  «Начисления» сокращен. В графах 29-34 указываются суммы начислений из фонда оплаты труда или прибыли  предприятия за текущий месяц  по видам оплат (сдельно, повременно, премии, за работу сверхурочно, в выходные и праздничные дни, ночное и вечернее время и т.п.). Здесь же указывается  сумма полученных доходов в виде натуральной оплаты труда, выплат по договорам гражданско-правового  характера, авторским договорам  и т.п. Если работнику выплачиваются  дивиденды, они также будут отражены в данных графах.

Лицевой счет подписывается работником бухгалтерии, ведущим расчет заработной платы  данного работника.

На основании  лицевых счетов работников заполняются  расчетно-платежная ведомость, расчетная  ведомость, платежная ведомость.

Заключение трудового  договора

В соответствии со ст. 16 Трудового кодекса трудовые отношения возникают на основании  трудового договора, заключаемого между  работником и работодателем.

Понятие трудового договора приведено в  ст. 56 Трудового кодекса, согласно которой  трудовым договором является: соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику  работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные  трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определённую этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Иногда  в практике встречается словосочетание «трудовое соглашение», однако действующее  законодательство такового термина  не использует, в связи с чем  необходимо при оформлении трудовых отношений заключать именно «трудовой  договор».

Требования  к содержанию трудового договора перечислены в ст. 57 Трудового  кодекса РФ. Согласно указанной статье, обязательным является указание:

- фамилии,  имени, отчества работника и  наименования работодателя (фамилии,  имени, отчества работодателя - физического  лица), заключивших трудовой договор;

- сведений  о документах, удостоверяющих личность  работника и работодателя - физического  лица;

- идентификационного  номера налогоплательщика (для  работодателей, за исключением  работодателей - физических лиц,  не являющихся индивидуальными  предпринимателями);

- сведений  о представителе работодателя, подписавшем  трудовой договор, и основание,  в силу которого он наделён  соответствующими полномочиями;

- места  и даты заключения трудового  договора.

Кроме того, в трудовой договор должны быть включены следующие пункты, описывающие:

- место  работы, а в случае, когда работник  принимается для работы в филиале,  представительстве или ином обособленном  структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

- трудовую  функцию (работа по должности  в соответствии со штатным  расписанием, профессии, специальности  с указанием квалификации; конкретный  вид поручаемой работнику работы). При этом, если в соответствии  с законодательством с выполнением  работ по определённым должностям, профессиям, специальностям связано  предоставление компенсаций и  льгот либо наличие ограничений,  то наименование этих должностей, профессий или специальностей  и квалификационные требования  к ним должны соответствовать  наименованиям и требованиям,  указанным в соответствующих  квалификационных справочниках;

- дату  начала работы, а в случае, когда  заключается срочный трудовой  договор, - также срок его действия  и обстоятельства (причины), послужившие  основанием для заключения срочного  трудового договора;

- оплату  труда (в том числе размер  тарифной ставки или оклада (должностного  оклада) работника, доплаты, надбавки  и поощрительные выплаты);

- режим  рабочего времени и времени  отдыха (если для данного работника  он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

- компенсации  за тяжёлую работу и работу  с вредными и (или) опасными  условиями труда, если работник  принимается на работу в соответствующих  условиях, с указанием характеристик  условий труда на рабочем месте;

- условия,  определяющие в необходимых случаях  характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

- условие  об обязательном социальном страховании  работника в соответствии с  законодательством;

- другие  условия в случаях, предусмотренных  трудовым законодательством и  иными нормативными правовыми  актами, содержащими нормы трудового  права. К таковым относится,  например, требование ст. 282 ТК РФ  указывать является ли работа  по данному трудовому договору  основным местом работы или  совместительством, или же, скажем, требование ст. 136 ТК РФ, касающееся  обязательного указания сроков  выплаты заработной платы.

Все остальные  условия трудового договора могут  включаться дополнительно, при этом они не должны ухудшать положение  работника по сравнению с действующим  законодательством РФ. В частности, могут быть включены в трудовой договор  условия:

- об  уточнении места работы (с указанием  структурного подразделения и  его местонахождения) и (или)  о рабочем месте;

- об испытании;

-  о  неразглашении охраняемой законом  тайны (государственной, служебной,  коммерческой и иной);

-  об  обязанности работника отработать  после обучения не менее установленного  договором срока, если обучение  проводилось за счёт средств  работодателя;

-  и  другие.

В том  случае, если при заключении трудового  договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа  обязательных, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового  договора, а недостающие условия  определяются приложением к трудовому  договору либо отдельным соглашением  сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.

Что касается вступления в силу трудового договора, то он вступает в силу со дня его  подписания работником и работодателем, если иное не установлено законодательством  или самим трудовым договором. В  том случае, если трудовой договор  оформлен не был либо были допущены какие-либо пороки его формы, однако работодатель фактически допустил работника  к работе, трудовые отношения всё  равно возникают. При этом дата фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя (или его представителя) считается  датой возникновения трудовых отношений.

Обязанность приступить к исполнению трудовых обязанностей возникает у работника со дня, определённого трудовым договором. В том случае, если в трудовом договоре не определён день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий  день после вступления договора в  силу.

Если  работник не приступил к работе в  день начала работы, установленный  в соответствии с частью второй или  третьей настоящей статьи, то работодатель имеет право аннулировать трудовой договор. Аннулированный трудовой договор  считается незаключенным. Аннулирование  трудового договора не лишает работника  права на получение обеспечения  по обязательному социальному страхованию  при наступлении страхового случая в период со дня заключения трудового  договора до дня его аннулирования. Что касается срока и испытания, то он, в соответствии со ст. 70 Трудового  кодекса РФ, не может превышать  трёх месяцев, а для руководителей  организаций и их заместителей, главных  бухгалтеров и их заместителей, руководителей  филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений  организаций — шести месяцев, если иное не установлено федеральным  законом. В том же случае, если трудовой договор заключается на срок от двух до шести месяцев, то испытание не может превышать двух недель.

При исчислении испытательного срока учитывается  только то время, когда он находился  на работе, таким образом, период временной  нетрудоспособности работника и  другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе, в срок испытания  не засчитываются.

Чтобы такого не происходило, работодателю рекомендуется  составлять график работ (план заданий) на испытательный срок, ознакамливать  с ним работника под роспись  и строго контролировать результативность порученных заданий. В этом случае, при возникновении необходимости  подтвердить в суде обоснованность своей позиции, работодатель сможет чётко обозначить, что именно было поручено работнику, в какой срок и каков был результат. Что  касается работников, то для них  можно порекомендовать вести  в виде рабочего дневника учёт выданных заданий, сроков и результатов их выполнения. В случае судебного разбирательства  подобный дневник поможет обосновать ошибочность позиции работодателя и доказать неправомерность решения  о неудовлетворительном результате испытания.

В том  же случае, если результат испытания  действительно носит неудовлетворительный характер, работодатель, в соответствии со ст. 71 Трудового кодекса РФ, имеет  право до истечения срока испытания  расторгнуть трудовой договор с  работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее, чем  за три дня, указав причины, послужившие  основанием для признания этого  работника не выдержавшим испытание. Расторжение трудового договора в этом случае производится без учёта  мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного  пособия.