Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения  кадровой документации

ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

Общие вопросы  организации хранения документов.

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также  хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Основным нормативным  актом в этой сфере является Федеральный  закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об  архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также  отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации  в интересах граждан, общества и  государства.

Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает  общую обязанность по обеспечению  сохранности документов, в том  числе документов по личному составу, для любого субъекта хозяйственной  деятельности: государственных органов, органов местного самоуправления, организаций  и граждан, занимающиеся предпринимательской  деятельностью без образования  юридического лица, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.

В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

«Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся  и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих  историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного  наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению».

Под архивным документом понимается:

«материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие  его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных  носителя и информации для граждан, общества и государства».

В свою очередь, под документом Архивного фонда Российской Федерации  понимается:

«архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению».

Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Важным отличительным  признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и  муниципальных архивов архивными  документами (часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об  архивном деле в Российской Федерации»). Включение коммерческих организаций  в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим  государственным или муниципальным  архивом. В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с  уполномоченным органом государственной  власти субъекта Российской Федерации  в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

После признания архивных документов коммерческих организаций (источников комплектования) документами  Архивного фонда Российской Федерации  их уничтожение не допускается, а  их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они  могут быть переданы по договору на хранение в государственный или  муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Те архивные документы, которые  не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документы, хранящиеся у  организаций, не являющихся источниками  комплектования, по истечении срока  их хранения, установленного в нормативных  правовых актах, подлежат экспертизе и  могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с  ее внутренними правилами.

По вопросам, связанным  с порядком организации комплектования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации  на постоянное хранение, порядком организации  работы архива, коммерческие организации  могут руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством Российской Федерации  федеральным органом исполнительной власти (часть 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В  соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 года №314 «О системе и структуре федеральных  органов исполнительной власти»  на настоящий момент таким федеральным  органом является Росархив.

Основным нормативным  актом, определяющим перечень и сроки  хранения управленческих, в том числе  кадровых документов, образующихся в  деятельности организаций, является «Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.

В пункте 1.4 «Перечня типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года предусмотрено, что он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения документов, данные в пункте 2.4 «Перечня типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные  в данном документе сроки хранения документов по-разному. Временные сроки  хранения (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет) применяются  всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы  которых поступают на хранение в  соответствующие архивы в установленном  порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие  соглашения (договоры), то есть источниками  комплектования архивов.

Организации, документы которых  не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержден Росархивом 6 октября 2000 года). Например, Устав организации, Учредительный договор, Положение о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, описи дел постоянного и временного хранения; личные дела, списки (штатно-списочный состав) работников, необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и (или) длительным практическим значением указанных документов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы  постоянного срока по Перечню  типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация  в соответствии с действующим  законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.

Таким образом, негосударственные  организации, документы которых  не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы  они должны хранить самостоятельно не менее 10 лет (пункт 2.4.2 «Перечня типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года).

Отметка «ЭПК», поставленная в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года к конкретным видам документов, предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, и означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают экспертные комиссии архивных органов, учреждений. Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов к документам с отметкой «ЭПК»  относятся, например, личные дела работников, трудовые договоры, личные карточки работников, характеристики работников и другое.

С учетом пункта 2.9 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2006 году, начинается с 1 января 2007 года.

Отметка «до минования  надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой  организацией, но не может быть менее 1 года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых  управленческих документов, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем типовых  управленческих документов, может иметь  место в тех случаях, когда  это вызвано специфическими особенностями  работы организаций.

При организации хранения документов в конкретной организации  и регламентировании этого процесса в качестве справочных, методических документов могут использоваться также:

·   Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

·   ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411);

·   Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

·   ГОСТ Р 51141-98.

Особенности хранения кадровых документов. виды и сроки хранения.

Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Помимо этого, кадровые документы  обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для  статистических обобщений и историко-социальных исследований.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены  задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и  эффективного поиска нужной информации.

В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Хранение и использование  документов с момента их создания и до передачи дела, в котором  они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

- хранение документов  в процессе их исполнения;

- хранение исполненных  документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который  хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись  «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон  исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в  делах в соответствии с номенклатурой  дел. Сразу отметим, что текущее  хранение документов предполагает процедуру  их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций  все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно  помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

Ø  личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

Ø  обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

Ø  текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

Ø  личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и  другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы  специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные  на шкафах, а на корешках обложек  дел - номера дел в соответствии с  номенклатурой облегчат поиск документов.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности  выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня  работники кадровой службы должны поместить  все массивы документов, находящихся  в процессе их исполнения, в металлический  шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем  журнале.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может  применяться специальная бумагорезальная  машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются  от сети.

Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок  из них.

Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее  следует: оформление дел, составлении  описей, составление актов о выделении  к уничтожению документов и сдача  дел в архив организации.

Для своевременного приема архивных документов от структурных  подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования  и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

В архивный фонд организации  попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с  кратким сроком хранения (до 10 лет  включительно). Архивный фонд организации  состоит из документов долговременного  хранения (свыше 10 лет) и постоянного  хранения, включая документы по личному  составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем  организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.

При этом необходимо помнить, что документы должны храниться  в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий  окружающей среды и исключающих  утрату документов. Как правило, для  этого в помещении архива устанавливают  металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается  размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие  документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании  распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа  и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности  документов по личному составу увольняемых  работников в результате реорганизации  или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций  можно рекомендовать включать в  свои учредительные документы правила  учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной  передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Напомним, что правовое регулирование  порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года. Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулирует специальный нормативный акт - Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца данное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за организацию  работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет  работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Далее целесообразно привести выписку из «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока  хранения», утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 года, касающуюся некоторых кадровых документов:

Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года (графа №3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Все документы по личному  составу должны обязательно сдаваться  в архив организации.

Таким образом, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным  унитарным предприятием, по обеспечению  хранения документов, в том числе  кадровых документов является следующем:

- проверка требований  нормативных правовых актов, установивших  сроки хранения конкретных видов  документов;

- хранение документов;

- для организаций - источников  комплектования - по истечении сроков  хранения проведение совместно  с уполномоченным органом государственной  власти субъекта Российской Федерации  в области архивного дела, Госархивом экспертизы ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- хранение документов  Архивного фонда Российской Федерации  либо передача их на хранение  в государственный или муниципальный  архив, библиотеку, музей или в  организацию Российской академии  наук;

- архивные документы,  которые не были включены в  состав документов Архивного  фонда Российской Федерации, по  истечении сроков хранения подлежат  уничтожению либо хранению в  архиве организации в соответствии  с требованиями корпоративного  законодательства (например, для акционерных  обществ хранение документов  регламентировано Постановлением  Федеральной комиссии по рынку  ценных бумаг от 16 июля 2003 года  №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов» и Федеральным законом от 26 декабря 1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах») или локальными нормативными актами;

- для организаций, которые  не являются источниками комплектования, по истечении временных сроков  хранения архивные документы  подлежат экспертизе и могут  быть уничтожены либо хранится  в архиве организации.

Номенклатура дел и формирование дел для текущего хранения кадровых документов.

Эффективность организации  текущего хранения кадровых документов во многом определяется номенклатурой  дел. Согласно пункту 75 ГОСТ Р 51141-98:

«Номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с  указанием сроков их хранения, оформленный  в установленном порядке».

В соответствии с пунктом 71 ГОСТ Р 51141-98:

«Дело: Совокупность документов или документ, относящиеся  к одному вопросу или участку  деятельности, помещенные в отдельную  обложку».

Основными задачами составления  номенклатуры дел являются:

- оптимальные группировка  документов и формирование дел;

- определение сроков хранения  документов;

- основа для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также  для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- обеспечение быстрого  и эффективного поиска документов  в процессе работы с ними.

В соответствии с пунктом 3.4. «Основных правил работы архивов  организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года можно выделить следующие разновидности номенклатуры дел:

- типовые номенклатуры  дел;

- примерные номенклатуры  дел;

- индивидуальная номенклатура  дел конкретной организации;

- сводная номенклатура  дел организации;

- номенклатура дел структурного  подразделения.

О значении типовой, примерной  и индивидуальной номенклатурах  дел говорится в «Основных  правилах работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года:

«Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный  состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит  рекомендательный характер» (пункт 3.4.4.).

«Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел» (пункт 3.4.5.).

Сводная номенклатура дел  организации составляется на основании  номенклатур дел структурных  подразделений, разработанных по аналогичной  форме.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником  подразделения, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом или  с экспертной комиссией организации, подписывается руководителем подразделения  и утверждается руководителем организации.

Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться  учредительными документами, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.