Кадровый аудит. Понятие цели и задачи кадрового аудита

Введение

 Современный уровень  понимания менеджмента предполагает, что объектом управленческой  деятельности являются организации.  Термин "организация" в менеджменте  имеет два смысла:

- это система как хозяйствующий субъект (предприятие, общество, фирма, объединение, банк, компания и другие юридические лица);

- это процесс создания самой системы, функционирования отдельных  элементов (организация транспортного, складского, энергетического хозяйства, организация труда и т.д.).

В этом случае термин "организация" используется в расширенном толковании, особенно в не совсем концептуально удачном сочетании "организация управления предприятием".

 Каждая организация  стремится к разработке стратегий  позволяющих достигать планируемых  результатов развития компании  в конкретные сроки. При принятии важнейших управленческих решений сложно переоценить получение своевременной информации о состоянии кадрового ресурса компании. Поскольку успешная реализации планов, зачастую зависит от того, на сколько хорошо руководитель знает персонал, с которым работает. Каков уровень готовности управленческой команды к реализации стратегических целей развития компании. Каков уровень профессиональной компетентности специалистов и насколько они способны к более эффективной работе в рамках компании в ближайшее время. Правильно ли выстроена работа с персоналом организации и стоит ли рассчитывать на достижение поставленных целей в заданный период времени.

В зависимости от задач  компании-клиента кадровый аудит  может быть включен в программу  управленческого аудита (локальный аудит кадров), а также являться самостоятельной задачей, направленной на оценку системы управления персоналом и кадрового потенциала предприятия.

 

 

1. Кадровый аудит. Понятие цели и задачи кадрового аудита.

Аудит на рубеже веков имеет уже достаточно большую историю. Первые независимые аудиторы появились еще в XIX в. в акционерных компаниях Европы. Слово "аудит" в разных переводах означает "он слышит" или "слушающий".

Кадровый аудит —  комплекс мер, включающий в себя диагностику  юридической и делопроизводственной корректности оформления кадровых документов компании, рекомендации и выполнение работ по устранению допущенных компанией ошибок в кадровых документах.

Кадровый аудит состоит  из трёх основных этапов:

1.оценка соответствия  кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития;

2.диагностика причин  возникновения проблем по вине  персонала;

3.выработка конкретных  рекомендаций для руководства  и службы управления персоналом.

Предметом аудита персонала  являются все составляющие процесса управления персоналом.

Результаты кадрового  аудита:

- Минимизация кадровых  документов для сокращения материальных  и трудовых затрат компании;

- Успешное прохождение проверок Инспекции по Труду, судом;

- Оптимальное для компании  использование новых возможностей Трудового Кодекса рФ;

- Подтверждение и сохранение  трудового стажа сотрудников  (для начисления пенсии) ;

- Защита руководителей  компаний в случае возникновения  трудового спора (придание юридической  силы документам) ;

- Обеспечение законности кадровых решений с юридической точки зрения.

Кадровый аудит позволяет  проанализировать текущее состояние  персонала компании и грамотно сформировать стратегию и тактики развития персонала.

Сложно ожидать от сотрудника эффективного результата, если у него нет интереса к работе, или он не видит результатов своего труда. Известно, что даже эффективный сотрудник никогда не откажется от собственных интересов ради интересов любимой компании. Один человек может привести к краху отлично налаженный механизм функционирования бизнес-структуры. Конкретные личности принимают определяющие стратегию дальнейшего развития бизнеса решения, совершают экономические махинации и преступления - фирма выступает только техническим средством. Безопасность бизнеса зачастую зависит от знания характера, склонностей и привычек конкретных личностей, с которыми приходится работать.¹

Одним словом, он показывает целесообразность кадровой политики предприятия  в целом. Проведение эффективной  кадровой политики требует гибкости в определении приоритетов направлений деятельности, учета складывающейся ситуации.

Кадровый аудит (эффективность  использования человеческих ресурсов) направлен на определение качества кадровой системы компании, сравнительную  значимость реализации кадровых процедур для развития компании, а также последовательность развития системы управления человеческими ресурсами .

В основе лежит изучение основных функций управления персоналом с целью предоставления независимого профессионального мнения о степени  развития системы управления человеческими ресурсами и ее соответствия потребностям организации.

На этапе кадрового  аудита, включающего анализ системы  управления человеческими ресурсами, используются методы анализа документов, экспертного структурированного интервью, выделения и анализа основных и вспомогательных процедур системы управления персоналом (СУП).

На основании диагностики  состояния СУП выявляются основные недостатки и потенциал развития управления человеческими ресурсами  в компании, а также разрабатываются  предварительные рекомендации по его оптимизации в соответствии со стратегическими и тактическими целями организации.

При проведении кадрового  аудита решаются следующие задачи:

• во-первых, проводится оценка системы управления персоналом, включая анализ организационной и функциональной структуры СУП, схем выполнения основных процедур в рамках управления человеческими ресурсами, ведения кадровой документации в соответствии с существующими нормативами и т. д.;
• во-вторых, оценивается кадровый потенциал организации - менеджерский (готовность руководящего состава предприятия к реализации его стратегических и тактических целей) , квалификационный (соответствие уровня знаний и навыков выполняемым профессиональным задачам) , инновационный (готовность к изменениям) , личностный, творческий;
• в-третьих, диагностируется структура формальных и неформальных взаимодействий между сотрудниками, каналы информационного обмена, социально-психологический климат в подразделениях, источники возникновения проблемных, конфликтных ситуаций, альтернативные лидеры и группировки.

 

 

2. Основные параметры аудита персонала

 

 Аудит персонала  - это система консультационной  поддержки, аналитической оценки  и независимой экспертизы кадрового  потенциала организации, которая  позволяет выявить соответствие  кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе; эффективность кадровой работы по решению задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями; причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения их негативного воздействия. При этом главной, глобальной целью аудита персонала является оценка эффективности и производительности деятельности персонала как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность организации.

 В практике менеджмента  аудит персонала является, с одной  стороны, способом наблюдения  подобно финансовому или бухгалтерскому аудиту, а с другой - инструментом управления, который позволяет решить ту или иную проблему, возникающую в сфере трудовых отношений. ²

Фактически кадровый аудит является специальным анализом кадрового состояния организации, оценкой уровня ее кадровой обеспеченности — количества и качества специалистов, работающих на различных уровнях и направлениях, соответствия персонала стратегическим планам предприятия.

 Кадровый аудит  является способом изучения степени  готовности предприятия к изменениям  посредством определения типажей членов трудового коллектива и видов их мотивационных рядов, выявления существующей в организации корпоративной культуры путем оценки склонности сотрудников придерживаться определенных норм поведения.

 Кадровая оценка не должна  носить одноразовый характер. Это многоступенчатая и поэтапная система кадровой работы, охватывающая все стадии кадрового цикла.

 При приеме на работу нового  сотрудника необходимо оценить  способность соискателя влиться  в коллектив, адаптироваться к  социально-психологическим условиям, сформировавшимся в нем, приспособится к системе коммуникативных связей, устоявшихся в организации. Необходимо выяснить, каков реальный квалификационный уровень работника, насколько он соответствует выдвигаемым требованиям. Выяснить, насколько правильно специалист понимает задачи, поставленные перед ним руководством организации. Спрогнозировать то место, которое займет претендент в социальной структуре, и не станет ли его появление (в силу личных качеств потенциально нового члена трудового коллектива) дистабилизирующим фактором.

 При повышении, продвижении  или функциональном перемещении  необходимо оценить уровень подготовки  кандидата, его способность к  выполнению новых функциональных  обязанностей. При этом нельзя  забывать о заполнении освободившейся должности, чтобы не ставить под угрозу управляемость персонала организации.

Проводя обучение, подготовку и переподготовку, необходимо: оценить уровень профессиональной компетенции; составить перечень знаний и навыков, которыми необходимо овладеть; выявить стереотипы мышления, мешающие эффективно работать или управлять; определить направления, по которым должно проходить обучение и развитие.

 Кадровый аудит осуществляется  на основании общепризнанных  для любой аудиторской проверки  принципов: профессионализм, независимость, достоверность, честность и объективность, сопоставимость с международным правом.

 Такой принцип, как независимость  аудиторской проверки, в основном  присущ внешним аудиторам, не  зависящим от руководства организации. 

Объект аудита персонала - трудовой коллектив организации, различные стороны его производственной деятельности, принципы и методы управления персоналом в организации. Аудиторская проверка в области персонала должна осуществляться по следующим направлениям:

• оценка кадрового потенциала организации, качественных и
• количественных характеристик персонала;
• диагностика кадровых процессов и процедур управления, оценка их
• эффективности.

 К основным задачам  кадрового аудита относятся: 

• нахождение проблем в области управления персоналом;
• формирование эффективных методов управления персоналом;
• приведение системы управления персоналом в соответствии с
• законодательством;
• определение вклада службы персонала в эффективность организации в целом;
• сокращение затрат на управление персоналом.

 Целью аудита кадрового  потенциала является выявление  того, обладает ли организация  человеческими ресурсами, необходимым  и достаточными для ее функционирования  и развития; способен ли персонал  работать эффективно и в соответствии  с выбранной стратегией. Для этого необходимо оценить фактический состав работающих, а также особенности самого персонала, наличие у работников профессионально важных качеств и характеристик.³

Оценка кадрового потенциала должна включать:

• анализ списочного состава работников по возрастному,
• образовательному половому и другим признакам, естественной убыли и его соответствие организации;
• оценку укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням
• управления включая оценку обеспеченности персона лом технологического процесса;
• оценку соответствия образовательного и профессионально
• квалификационного уровня персонала, степени его подготовленности требованиям производственной деятельности;
• анализ структуры кадрового состава на соответствие требования
• технологии и классификатору должностей;
• проверку и анализ данных об использовании рабочего времени;
• оценку текучести кадров и абсентеизма, изучение форм, динамики
• причин движения рабочей силы, анализ потоков перемещений внутри организации, состояния дисциплины труда;
• определение в динамике количества работников, занятых
• неквалифицированным и малоквалифицированным трудом, тяжелым ручным трудом;
• исследование социальных аспектов трудовой деятельности (мотивации
• труда, профессионально-квалификационного роста, семейного положения, обеспеченности жильем и др.);
• сбор и анализ данных об уровне санитарно-гигиенических
• производственных и бытовых условий (состояние рабочих мест, бытовок, мест общественного питания);
• диагностику управленческого, инновационного потенциала персонала
• организации, его способности к обучению.

Основные параметры  аудита по функциям управления персоналом.

Содержание аудита:

• Формирование кадровой политики организации 

Оценка текущего состояния  кадровой политики, степени ее согласования с целями организации, стратегией ее развития; оценка степени связи кадровой политики со спецификой организации и внешними условиями.

• Планирование персонала 

Оценка наличных ресурсов, целей и перспектив развития организации, будущих потребностей в персонале; анализ штатного расписания, степени его обоснованности; анализ изменений кадрового потенциала организации.

• Использование персонала 

Анализ уровня занятости  персонала; анализ обеспечения стабильности состава работников; изучение занятости  женщин, лиц пожилого возраста и  других уязвимых слоев населения.

• Наем и отбор персонала 

Оценка используемых методов найма персонала, источников и путей покрытия потребностей в  персонале, стоимости найма; оценка результативности найма, обеспеченности вакансий кандидатами, перспективного списка кандидатов; оценка результативности оценочных процедур; оценка взаимодействия организации со службами трудоустройства, учебными заведениями, местными органами власти, конкурирующими организациями.

• Деловая оценка персонала 

Анализ используемых форм деловой оценки персонала, периодичности ее проведения, представляемых результатов и решений, принимаемых по ее результатам.

• Профориентация и адаптация персонала 

Анализ используемых методов профориентации и адаптации, оценка их эффективности (количество увольняемых работников среди вновь нанятых, конфликты в подразделениях новичков); выявление и диагностика проблем, возникающих в период адаптации.

• Обучение персонала 

Анализ целей и используемых форм обучения, их соответствия целям  организации; изучение содержания и продолжительности обучения; оценка персонала, прошедшего обучение; оценка эффективности обучения, фактических результатов.

• Работа с кадровым резервом 

Анализ и проектирование управленческой деятельности в организации;

оценка управленческого  потенциала и определение потребности в подготовке кадрового резерва; оценка методов работы с кадровым резервом.

• Служебно-профессиональное продвижение, деловая карьера персонала

Анализ системы продвижения  персонала в организации; анализ схем замещения должностей; анализ реализации плана кадрового роста; оценка результативности методов планирования карьеры.

• Организация трудовой деятельности персонала 

Анализ условий труда, техники безопасности и охраны труда; анализ состояния нормирования труда  в организации; оценка эффективности организации рабочих мест, распределения работ; анализ вложений финансовых средств в эту сферу и оценка полученных результатов.

• Мотивация и стимулирование труда 

Анализ используемых форм и систем стимулирования, их связи  с мотивацией персонала; анализ уровня и структуры оплаты труда; оценка соответствия разработанных принципов, структуры оплаты труда целям организации.

• Трудовые отношения в коллективе 

Диагностика социально-психологического климата, оценка уровня социальной напряженности  в организации, сопротивления переменам;

диагностика организационной  культуры, типа управленческой команды, оценка уровня соответствия целям и  специфики организации.

 

 

3. Основные элементы кадрового аудита

Первый блок - аудит  субъектов управления персоналом - предполагает оценку управленческой компетентности руководителей, а также профессиональных навыков специалистов кадровой службы. Существует несколько причин для того, чтобы компания сделала запрос на подобную форму аудита. Среди основных - неудовлетворенность квалификацией руководителей, смена команды управленцев или назначение нового топ-менеджера, возникновение новых направлений работы компании.

Второй блок связан с  аудитом объектов управления, т. е. с  оценкой исполнителей и корпоративной  среды компании. В рамках данного этапа проводится оценка персонала, исследуется эффективность корпоративной культуры и традиций, сложившихся в организации, а также особенности социально-психологического климата в коллективе. Изучаются, например, такие аспекты, как лояльность и степень удовлетворенности сотрудников уровнем заработной платы, системой материального стимулирования, условиями труда и т. д. Необходимость аудита объектов управления возникает в ситуации, когда в компании велика текучесть персонала, растет количество конфликтов, предстоят существенные организационные изменения.

Третий блок предполагает аудит системы управления персоналом (СУП). Здесь детальному анализу подвергаются технологии управления персоналом: как  они представлены, насколько удовлетворяют  стратегическим, тактическим, оперативным целям и задачам компании. В ходе аудита СУП, в частности, оценивается, корректно ли ведется кадровое делопроизводство; как обновляется качественный состав персонала и адекватно ли изменяются требования к нему; организована ли работа с молодежью и новыми сотрудниками; оптимальны ли процедуры отбора, приема на работу и адаптации; насколько эффективны системы оценки и обучения персонала, если компания использует таковые.

Аудит СУП необходим  в следующих случаях:

• если появляются признаки того, что кадровые технологии компании устарели. Например, имели место нарекания со стороны инспекции по труду и занятости, а также прецеденты судебных разбирательств с уволенными или уволившимися специалистами;
• если компания расширяет свой бизнес, совершенствует технологии и приобретает новое оборудование, наращивает объемы производства. Для того чтобы обеспечить выход предприятия на качественно новый уровень, необходимо оценить бизнес-процессы в сфере управления персоналом и сформулировать предложения по их модернизации.

 Кадровый аудит  состоит из:⁴

1. Анализ системы управления  человеческими ресурсами (система УЧР) аудит целей системы УЧР – выявление требуемых характеристик человеческих ресурсов, оценка их соответствия целям бизнеса.

• стратегии УЧР – оценка выбранной стратегии (в случае ее наличия и
• единого понимания), ее согласования со стратегией компании, условиями внешней и внутренней среды, а также наличие плана реализации и анализ затрат.
• политики УЧР - выявление принципов (принятых ограничений)
• работы с ЧР и оценка их соответствия стратегии УЧР и потребностям компании.
• функции/технологии/процедуры УЧР – выявление действий и
• способов, осуществляемых для преобразования ЧР в соответствии с поставленными целями, стратегией и политикой УЧР, их регламентированность. Выявление конкретных алгоритмов (операций), осуществляемых для реализации функций и выполнения технологий УЧР, оценка их соответствия. Также определяются стандарты выполнения и показатели эффективности.
• субъекты УЧР – определение подразделений/должностей, которые занимаются реализацией процессов системы УЧР

2. Анализ наличествующих  человеческих ресурсов.

• анализ структуры персонала – выявление категорий, групп
• человеческих ресурсов и определение соотношений между ними (в том числе оценка норм управляемости и численности): абсолютные и относительные показатели
• анализ квалификационной структуры по выявленным категориям и
• группам – выявление профессиональной, образовательной структуры персонала и уровня знаний сотрудников
• анализ уровня удовлетворенности персонала – определение уровня
• удовлетворения сотрудников организацией и условиями работ, системой управления, оценкой их заслуг и уровнем вознаграждения.
• анализ затрат на персонал, трудовых показателей и показателей
• производительности с целью сравнительного анализа по отрасли и внутри компании, а также определение внутрифирменных норм и оценки влияния всех этих показателей на эффективность работы компании
• проведение оценки персонала – на предмет знания функций, порядка выполнения процедур, соблюдения норм и правил, выполнение стандартов, а также соответствия квалификации и навыков сложности выполняемых работ, оценка потенциала развития.

3. Анализ распределения  функций системы УЧР, ответственности  за достижение целей и соблюдения  стандартов системы УЧР.

• анализ организационной структуры службы УЧР
• определение и анализ функций службы УЧР
• выявление и анализ функций УЧР, которые реализуют
• линейные подразделения
• анализ технологий и оценка эффективности реализации (в том числе
• затрат) функций и процедур УЧР.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 Кадровый аудит — комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления кадровых документов компании, рекомендации и выполнение работ по устранению допущенных компанией ошибок в кадровых документах.

Основная цель аудита — оценка деятельности экономического субъекта в сфере труда и трудовых отношений, установление соответствия применяемых экономическим субъектом  форм и методов организации трудовой деятельности и трудовых отношений законодательным и правовым актам, а также выработка на основании результатов проверок предложений по оптимизации организации трудовой деятельности и трудовых отношений, осуществляемых экономическим субъектом.

Достижению этой цели должны способствовать особенности (требования) ведения аудиторской деятельности: независимость и объективность при проведении проверок; конфиденциальность; профессионализм; компетентность и добросовестность аудитора; использование методов анализа трудовых показателей; применение новых информационных технологий; умение принимать рациональные решения по данным аудиторской проверки; доброжелательность и лояльность по отношению к клиентам; ответственность аудитора за последствия его рекомендаций и заключений по результатам аудиторских проверок.

Объектом аудита персонала  является состояние трудовой сферы  экономического субъекта, а предметом  — трудовой коллектив, его деятельность; организация, нормирование, условия  и охрана труда персонала; соблюдение прав и обязанностей работников всех уровней, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Следует особо отметить, что в странах с рыночной экономикой придается огромное значение состоянию  работающих, так как они являются важнейшим фактором, обеспечивающим прибыльность деятельности фирмы, и это уже давно подтверждено существованием на предприятиях специальных служб персонала, в функции которых включаются организация трудовой деятельности персонала предприятия во всех ее проявлениях, а также анализ эффективности этой деятельности. Кадровый аудит позволяет проанализировать текущее состояние персонала компании и грамотно сформировать стратегию и тактики развития персонала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Э.А. Аренс. Аудит / Дж. К. Лоббек. – Финансы и статистика. – 2011. – 550 с.
2. Базаров Т.Ю., Еремина Б.Л. Управление персоналом. 2-е издание. Издательство: "ЮНИТИ".2009. -365с.
3. Балдин К. В. Антикризисное управление: макро- и микроуровень: Учебное пособие/К.В. Балдин. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2011. – 316 с.
4. Булыга Н.Н. Аудит кадрового делопроизводства //,"Отдел кадров бюджетного учреждения", N 6, декабрь 2010 г.
5. Бычкова С.М. Аудиторская деятельность. Теория и практика. СПб: изд-во «Лань», 2010 год.-67с.
6. Ю.А. Данилевский. Аудит (Учебное пособие – 2-е изд.) / С.М. Шапигузов, Жарковская Е.П. Антикризисное управление.- М.: Омега – Л,2011.- 358 с.
7. Ерофеева В.А. Аудит: Конспект лекций. – М.: Высшее образование, 2009.
8. Казакова Л.Я. Кадровый менеджмент. Учебно-практическое пособие. – М.: МГУТУ, 2009. - 100 с.
9. Ларионов И.К., рук. авт. колл. Антикризисное управление. "Издательский дом Дашков и К" – 2011;
10. Т. В. Никонова. Управленческий аудит: персонал / С. А. Сухарев. – Экзамен. – 2011.-245с.
11. Ю.Г. Одегов. Управление персоналом. Оценка эффективности / Ю.Г. Одегов, Л.В. Карташова. - М. - 2010. – 256 с.
12. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М,2010.-254с.
13. Парушина Н.В., Суворова С.П., Галкина Е.В. Аудит: практикум. – М.: ИНФРА-М; Форум, 2010.
14. Н.А. Ремизов, Е.В. Старовойтова. Управление организацией: Учебник / Под ред. – М.: ИД ФБК – Пресс. – 2010. – 544с.
15. Родионова Н.В. Антикризисный менеджмент / Н.В. Родионова.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. – 680 с.
16. Селина А., Романцова Т. Кадровый аудит // "Кадровик. Кадровый менеджмент", N 5, май 2009 г.
17. Софиенко А. Помощь кадрового аудита // "Кадровик. Кадровый менеджмент", N 7, июль 2011 г.
18. Терехов А.А. Аудит: перспективы развития. – М.: Финансы и статистика, 2011.-78с.
19. А.Д. Шеремет. Аудит / А.Д. Шеремет, В.П. Суйц. – М.: ИНФРА-М. - 2009.-178с.
20. Филина Ф.Н. Серьезная задача для современной компании - "аудит людей" // "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 2, февраль 2010 г.