Калькулятор штатной численности  сотрудников органов  социальной защиты населения

Что это такое?

     Калькулятор штатной численности предназначен для определения функциональной нагрузки профильных специалистов и  расчета примерной штатной численности  органов социальной защиты населения (далее – ОСЗН). Данный калькулятор представляет собой расчетную таблицу в формате MS Excel.

     В программу калькулятора заложены алгоритмы  расчета численности сотрудников  для следующих подразделений:

     1) отдел по предоставлению детских пособий,

     2) отдел по предоставлению жилищных субсидий.

__________________________________________________________________

Методика  расчета примерной  штатной численности  сотрудников органов  социальной защиты населения

     Для расчета функциональной нагрузки профильных специалистов и примерной штатной численности ОСЗН используются примерные нормы времени на выполнение операций по назначению и выплате государственных пособий гражданам, имеющим детей, субсидий на оплату жилья и коммунальных услуг (или жилищных субсидий), а также по учету льготных категорий граждан и содействию в получении ими соответствующих услуг, на работы по назначению государственной социальной помощи и адресной социальной поддержки и т.д.

      Примерные нормы времени разрабатывались сотрудниками фонда «Институт экономики города» (под руководством Л.Г. Рагозиной) совместно с органонами социальной защиты населения пилотных муниципальных образований Московской области (Красноармейск), Приморского края (Находка, Уссурийск), Нижегородской области (Арзамас), Магаданской области (Магадан). При определении примерных норм использовались различные методические приемы:

• анализ нормативно-правовых документов органов социальной защиты (положения об отделах, должностные обязанности специалистов);
• экспертный анализ годовой нагрузки на утвержденную штатную численность;
• хронометраж отдельных операций;
• анализ норм времени на работы по назначению и выплате пенсий, утвержденных постановлением Минтруда России от 23.05.2001 г. № 43, и межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях, утвержденных постановлением Минтруда России от 26.09.1995 г. № 56.
• консультации с профессиональными специалистами органов социальной защиты населения.

     В качестве основы расчета используются нормы времени на единицу операции. Перечень последних определяется работами, выполняемыми специалистами в рамках функциональных обязанностей по всем видам деятельности ОСЗН. Для измерения работ принята шкала измерения минимальной операции: одно дело, одно заявление, один документ, один бланк и т.п. Под «полным комплектом документов» подразумевается набор документов, подаваемых гражданином от своего имени или от имени своей семьи на получение того или иного вида помощи, при этом для каждого вида помощи существует свой «полный комплект документов», утвержденный соответствующим нормативным документом, регламентирующим предоставление данного вида помощи.

     Затраты времени на соответствующий  вид нормируемых  работ определяются по формуле:

где:

НВО ― нормы времени общие;

НВi ― нормы времени на одну единицу объема работ;

Оi ― объем выполненных работ по каждой операции за год.

     Штатная численность работников определяется по формуле:

где:

ШтЧ ― штатная численность работников;

Фп ― полезный фонд рабочего времени одного работника за год (условно принимается за 1910 часов, с учетом того что средний годовой фонд рабочего времени обычно равен 2000 часов, однако часть времени (4―5%) списывается на непроизводительные потери);

Кн ― коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.п.

     Примерная доля планируемых  невыходов (12%) рассчитывается следующим образом:

1) 20 рабочих дней отпуска + условно 10 дней по больничному листу = 30 дней * 8 часов = 240 часов;

2) 240 часов / 2000 часов (среднегодовой  фонд рабочего времени) * 100% = 12%.

     Коэффициент невыходов (Кн) рассчитывается по формуле:

     С учетом принятой доли планируемых невыходов, равной 12%, коэффициент невыходов составит: Кн = 1 + 12% / 100% = 1,12.

     Штатная численность работников рассчитывается по формуле:

     Таким образом, точный расчет требуемой штатной численности сотрудников ОСЗН можно осуществить с учетом предложенных формул. Однако этот расчет возможен лишь при наличии данных о реально выполняемом годовом объеме работ по каждому виду операций, осуществляемых специалистами органов социальной защиты населения. Источником такой информации может стать годовой отчет о работе ОСЗН, данные административной статистики, сведения из информационных баз данных и картотек о льготниках и получателях социальной помощи.

__________________________________________________________________

Как работает калькулятор

     Калькулятор состоит из пяти таблиц-вкладок. Собственно расчетные таблицы находятся на первой вкладке «Калькулятор». Остальные две вкладки («Детск. пособия», «Жил. субс.») содержат перечень операций и алгоритм расчета, на основе которых (в соответствии с таблицами разработанных нормативов) производится расчет штатной численности специалистов перечисленных отделов. Вы можете ознакомиться с перечнем основных операций, но не вносите в них никаких изменений.

ВНИМАНИЕ!!! Любое изменение  на вкладках «Детск. пособия» и «Жил. субс.» может привести к нарушению правил расчета и получению неверного результата.

     Собственно  расчет производится на первой вкладке  «Калькулятор», для которого ниже дано описание последовательности действий (см. стр. 5).

     Калькулятор состоит из двух разделов:

1. расчет примерной штатной численности персонала отдела по предоставлению детских пособий,
2. расчет примерной штатной численности персонала отдела по предоставлению жилищных субсидий.

     Каждый  разделов включает две таблицы.

1. Таблица показателей для расчета численности персонала (по отделам)

     В первую таблицу вносятся данные по показателям, перечисленным в столбце (2), характеризующим ваш орган социальной защиты населения (самостоятельный отдел) или орган по предоставлению жилищных субсидий. Годовой объем указанных в столбце (2) таблицы показателей необходимо поместить в отмеченные желтым цветом ячейки столбца (4). В том случае, если вы не можете собрать сведения о реальном исполнении годового объема операций по вашему подразделению, вы можете воспользоваться (для некоторых показателей) рекомендуемыми примерными значениями, указанными в столбце (5).

     Ознакомится с результатами расчета штатной  численности, проведенного на основе указанных вами реальных сведений о годовом объеме работ, вы можете в таблице 2 (в калькуляторе она следует сразу за таблицей показателей для расчета численности персонала).

2. Таблица рассчитанного количества ставок сотрудников

     Если  при заполнении таблицы показателей для расчета численности персонала (1) вы вносите реальные данные, то в этом случае вы определяете реальное количество необходимых ставок штатных сотрудников органов социальной защиты населения. Эти таблицы вы можете использовать также для правильного планирования штатной численности сотрудников и прогнозирования изменений их загрузки при изменении числа получателей тех или иных видов помощи. В этом случае вы должны внести в таблицы прогнозные данные и таким образом оценить требуемое вам в будущем количество персонала.

__________________________________________________________________

Последовательность выполнения действий

     Для выполнения расчета Калькулятор предлагает вам совершить 11 последовательных шагов:

     Шаг 1.  В разделе РАСЧЕТ ПРИМЕРНОЙ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА ОТДЕЛА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ДЕТСКИХ ПОСОБИЙ заполните таблицу показателей для расчета численности персонала (таблица 1).

     Шаг 2.  После заполнения таблицы показателей для расчета численности персонала ознакомьтесь с полученными результатами в таблице рассчитанного количества ставок сотрудников для отдела по предоставлению детских пособий (таблица 2).

     Шаг 3.  Переходите к расчету количества ставок сотрудников отдела по предоставлению жилищных субсидий (для этого вам необходимо подняться вверх по странице и перейти вправо к следующему разделу ― РАСЧЕТ ПРИМЕРНОЙ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА ОТДЕЛА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ЖИЛИЩНЫХ СУБСИДИЙ).

     Шаг 4. В разделе РАСЧЕТ ПРИМЕРНОЙ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА ОТДЕЛА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ЖИЛИЩНЫХ СУБСИДИЙ заполните таблицу показателей для расчета численности персонала (таблица 3).

     Шаг 5.  После заполнения таблицы показателей для расчета численности персонала ознакомьтесь с полученными результатами в расположенной ниже таблице рассчитанного количества ставок сотрудников для отдела по предоставлению жилищных субсидий (таблица 4).

__________________________________________________________________

Пример  расчета

     Ниже  представлены примеры расчета штатной  численности профильных специалистов органов социальной защиты населения по каждому из четырех отделов, полученных с помощью Калькулятора.

1. ОТДЕЛ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ДЕТСКИХ ПОСОБИЙ

   Для расчета условно взяты следующие  годовые показатели:

• количество получателей ежемесячных детских пособий, которым пособие было назначено впервые за год, – 100 детей;
• количество получателей ежемесячных детских пособий, для которых назначение производится ежемесячно (за исключением впервые обратившихся), – 1000 детей;
• количество получателей пособий по рождению ребенка – 500 детей;
• количество получателей пособий на детей в возрасте до полутора лет, которым пособие было назначено впервые, – 25 детей;
• количество получателей пособий на детей в возрасте до трех лет, которым пособие было назначено впервые, – 25 детей;
• количество получателей пособий на детей в возрасте до полутора лет (за исключением впервые обратившихся) – 250 детей;
• количество получателей пособий на детей в возрасте до трех лет (за исключением впервые обратившихся) – 250 детей.

     Величины  всех прочих показателей, условно принятых для данного примера расчета штатной численности, вы можете увидеть в приложении 1 к данной инструкции.

     Ниже  в таблице представлены итоги расчета примерной штатной численности отдела по предоставлению детских пособий в разрезе выделенных блоков функциональных обязанностей. Более подробно с операциями, входящими в указанные блоки, вы можете ознакомиться, просмотрев вкладку «Детск. пособия» самого Калькулятора.

Таблица рассчитанного количества ставок сотрудников  отдела по предоставлению детских пособий

   Как видно из данного расчета вышеуказанной  условной годовой нагрузки, примерная  штатная численность специалистов по предоставлению детских пособий  должна составить:

• на выполнение операций по приему и назначению государственных пособий гражданам, имеющим детей (пункты I―II таблицы), ― (0,92 + 0,34) = 1,26 ставки;
• на выполнение вспомогательных операций (работа с гражданами (пункт III), архивацию и инвентаризацию дел (пункт IV)) ― (0,19 + 0,10) = 0,29 ставки;
• на проведение организационных мероприятий (пункт V), включая руководство отделом, ― 0,65 ставки.

2 ОТДЕЛ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ  ЖИЛИЩНЫХ СУБСИДИЙ 

   Для примера расчета взяты следующие условные показатели:

• количество получателей жилищных субсидий за текущий месяц – 1000 домохозяйств;
• количество плановых переаттестаций для подтверждения права на получение жилищных субсидий в год ― 2 раза в год.

     Величины  всех прочих показателей, условно принятых для данного примера расчета штатной численности, вы можете увидеть в приложении 2 к данной инструкции.

     В таблице ниже представлены итоги  расчета примерной штатной численности  отдела по предоставлению жилищных субсидий в разрезе выделенных блоков функциональных обязанностей. Более подробно с операциями, входящими в указанные блоки, можно ознакомиться, просмотрев вкладку «Жил. субс.» самого Калькулятора.

Таблица рассчитанного количества ставок сотрудников отдела по предоставлению жилищных субсидий

     Как видно из данного расчета условной годовой нагрузки, примерная штатная численность специалистов по предоставлению жилищных субсидий должна составить:

• на выполнение операций по приему и назначению жилищных субсидий с учетом полугодовой переаттестации (пункты I―II таблицы) ― (0,72 + 0,32) = 1,04 ставки;
• на выполнение операций по консультированию и работе с обращениями граждан (пункт III таблицы) ― 0,31 ставки;
• на проведение организационных мероприятий (пункт IV), включая руководство отделом, ― 1,04 ставки.

     Таким образом, примерная штатная численность сотрудников отдела жилищных субсидий может быть рассчитана по следующему нормативу: на 1000 получателей жилищных субсидий с учетом полугодовой переаттестации приходится 1 ставка специалиста и 1,3 ставки ведущего специалиста с учетом объемов приведенных в таблице дополнительных операций в год.

   ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Данные  показателей, использованных в качестве примера  для расчета штатной  численности персонала  ОТДЕЛА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ДЕТСКИХ ПОСОБИЙ

   ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Данные  показателей, использованных в качестве примера  для расчета штатной  численности персонала  ОТДЕЛА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ЖИЛИЩНЫХ СУБСИДИЙ