Класифікація систем документації

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І  НАУКИ 

КИЇВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРИ

Кафедра  менеджменту

 

 

 

Реферат на тему:

«Класифікація систем документації»

 

 

 

 

З дисципліни:

Документаційне 

забезпечення

 управління

Виконала:

студентка ІІ курсу

групи ДМ – 12

Даниленко Я.О.

 

Перевірила:

Бобрецька Л.В.

 

 

 

Черкаси 2013

ЗМІСТ

ВСТУП

1. Призначення документів.
2. Класифікація документів
3. Функції документів
4. Поняття і призначення системи документації і уніфікованої системи документації
5. Документ - матеріальний носій інформації

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

Одні документи призначені для реалізації зовнішніх економічних  зв’язків, інші відбивають суто внутрішню  діяльність установи у всіх її різноманітних  аспектах. У процесі розвитку документаційного забезпечення поступово встановилися певні документні комплекси –  системи документації: системи розпорядницької  документації, системи документації по бухгалтерському обліку і звітності, система документації з особового  складу, система звітної документації та інші.

Працюючи з документами  дуже важливо знати, якої системи  документації належить той чи інший  документ – це багато чому визначає вимоги до структури та змісту документів, до їх оформлення

У будь-якій класифікації важлива  підстава – ознака, чи ознаки відповідно до яких об’єкти класифікації розбиваються на класи.

У російську мову слово  документ прийшло у період Петра  І і спочатку мав державне значення письмового свідоцтва. Потім виникають  терміни «службовий документ», «акт»  і підкреслюється значення документа  під управлінням. Виділяються «лічильні  документи», «історичні документи».

Поняття «документ» використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже кожна галузь знань дає  своє тлумачення цього терміна. На жаль, до нашого часу серед спеціалістів у галузі документознавства, бібліотекознавства, інформатики і ін… сфер немає  єдності у сенсі поняття «документ», не дивлячись на наявність низки  законодавчих й офіційних визначень. Останім часом відбувається перенесення значеннєвих навантажень у визначенні «документа» з матеріальної складової на інформаційну.

 

 

 

 

 

1. Призначення документів

Управлінська діяльність знаходить  своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.

Документ – це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред’явника; це письмові свідчення про що-небудь.

З наукової точки зору документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему  документації.

Нині діють уніфіковані  системи. Однією з найпоширеніших є  організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.

Документи широко використовуються  у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого  підприємства чи установи, служать  підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають  велике правове значення.

Багато документів повинні  відповідати таким вимогам, як придатність  до тривалого зберігання, максимальна  наочність.

Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно  складеним як за формою, так і  за змістом.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення»).

 

2. Класифікація  документів 

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікують за такими ознаками: - спосіб фіксації інформації; - зміст; - назва; - вид; - складність; - місце  складання; - термін виконання; - походження; - гласність; - юридична сила; - стадія виготовлення; - термін зберігання; - рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

• фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

• фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи  поділяють на: • організаційно-розпорядчі; • фінансово-розрахункові; • постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання  процесів управління.

Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографи, розписки, доручення тощо).

За   назвою   розрізняють:

• накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; • інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи; • заяви тощо.

За видами   документи  поділяють на:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації запишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

•  індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:

• прості, що містять інформацію з одного питання;

• складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють  такі документи:

• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;

• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За   терміном   виконання   документи бувають:

• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи  поділяють на:

• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи  бувають:

• звичайні,

• для службового користування (ДСК);

• таємні;

• конфіденційні та ін.

За юридичною силою  документи поділяють на такі:

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: • чинні, • нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

• фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

• оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;

• копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: • відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); • витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); • дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

• документи постійного зберігання;

• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

• документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють  системи документації, які класифікують таким чином:

• організаційно-розпорядча;
• стандартів та технічних умов;
• планова;
• звітно-статистична;
• конструкторська;
• технологічна;
• розрахунково-грошова;
• з ціноутворення та ін.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Функції документів

 
Для розуміння еволюції документа важливо вивчати питання про його функції. Функція документа є його цільове призначення, властиве йому незалежно від того усвідомлена ця функція автором чи ні. Будь-який документ має певними функціями, з'ясування яке важливе для визначення мети створення документа, для його класифікації та вивчення ролі у даній соціальній структурі та економічній системі. Автор документа, фіксуючи інформацію, не завжди програмує якусь функцію. Документ поліфункціонален (багатофункціональний), тобто містить в собі різні функції, які з плином часу міняють своє домінуюче значення. Виділяються функції загальні та спеціальні. Загальні - це інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна; спеціальні - управлінська, правова, функція історичного джерела, функція обліку. Інформаційна функція визначається потребою в зафіксуванні інформації з метою збереження та передачі і притаманна всім без винятку документів. Причина появи будь-якого документа - необхідність фіксувати інформацію про факти, події, явища, практичної та розумової діяльності.

Інформацію, що міститься в документах можна підрозділити на:  
ретроспективну (що відноситься до минулого); оперативну (поточну); перспективну (що відноситься до майбутнього). Існують і інші класифікації інформації. Наприклад, поділ на первинну і вторинну; за жанрами; видами; носіям та ін. Кожен документ має інформаційну ємність (або інформаційний потенціал), тобто кількість і якість інформації. Інформаційна ємність характеризується такими показниками: повнота, об'єктивність, достовірність, оптимальність, актуальність інформації, її корисність і новизна. Чим вище ці показники, тим цінніший документ. Соціальна функція теж притаманна багатьом документам, тому що створюються вони для задоволення різних потреб як суспільства в цілому, так і окремих його членів. Документ також сам може впливати на соціальні відносини залежно від призначення, ролі в даному суспільстві, причому може не тільки стимулювати їх розвиток соціальних процесів, але і гальмувати. Комунікативна функція виконує завдання передачі інформації у часі і просторі, інформаційного зв'язку між членами суспільства. Без обміну відомостями, думками, ідеями соціальні зв'язки не можуть підтримуватися. Можна виділити дві категорії документів, в яких яскраво виражена комунікативна функція:

1) документи, орієнтовані  в одному напрямку (закони, укази,  розпорядження, накази, інструкції, скарги, доповідні записки тощо);

2) документи двосторонньої  дії (ділова та особисте листування, договірні документи і т.д.).

Культурна функція - здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві (кінофільм, малюнок, науково-технічний документ та ін.)

Управлінська функція  виконується офіційними документами, які спеціально створені для цілей і в процесі управління (закони, положення, статути, протоколи, рішення, зведення, звіти та ін.) Ці документи відіграють велику роль в інформаційному забезпеченні управління, вони різноманітні, відбивають різні рівні прийняття рішень.

Правова функція властива документам, в яких закріплюються  зміни правових норм і правопорушень. Можна виділити дві категорії  документів, наділених правової функцією: спочатку володіють нею і купують її на якийсь час.

У першу групу входять  всі документи, що встановлюють, закріплюють, що змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, що тягнуть за собою юридичні наслідки. Сюди відносяться всі правові акти органів державної влади (закони, укази, постанови тощо), судові, прокурорські, нотаріальні та арбітражні акти, всі договірні, посвідчувальні документи (паспорти, пропуски, посвідчення і т.д.) і оправдательно-фінансові документи (накладні, прибуткові ордери, лічильно-платіжні вимоги тощо)

До другої категорії відносяться  документи, які на час набувають  цю функцію, будучи доказом будь-яких фактів у суді, органах слідства та прокуратури, нотаріаті, арбітражі. У принципі будь-який документ може бути доказом і тим самим тимчасово буде наділений правової функцією.  
Функція історичного джерела вивчається історичною наукою. Існує дві точки зору: перша - документ стає історичним джерелом з моменту передачі його на архівне зберігання; друга - документ наділяється цією функцією з моменту його виникнення, але усвідомлюється ця функція людиною лише коли документ надходить до архіву. Таким чином, ця функція починає домінувати в документі, якщо він виступає як джерело інформації для історика, що досліджує ту чи іншу проблему.

Функція обліку дає не якісну, а кількісну характеристику інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами  з метою їх аналізу і контролю. Основні види обліку - статистичний, бухгалтерський, оперативний відображаються в статистичних і фінансово-економічних документах, планової, звітної, документації.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.Поняття і призначення «системи документації» і «уніфікованої системи документації»  

 Система документації  – сукупність документів взаємозв'язаних  по ознаках походження, призначення  виду сфери діяльності єдиних  вимог до оформлення. Документ  – зафіксоване на матеріальному  носії інформації з реквізитами,  що дозволяють її ідентифікувати (розрізнити). Створення документів  може здійснюватися на природній  або штучній мовах з використанням  нових носіїв інформації. При  документуванні на природній  мові створюються текстові документи.  При документуванні на штучних  мовах створюються документи  на машинних носіях.

Управлінські документи  складають ядро управлінської документації.

Саме вони забезпечують керованість  об'єктів, як в рамках всього держави, так і в окремій організації. Управлінські документи складають об'єкт діловодства. Організація роботи з документами – припускає організацію документообігу установи, зберігання документа і їх використовування в поточній діяльності установи. Документообіг установи – це сукупність взаємозв'язаних процедур забезпечуючі рух документів до установи з моменту їх створіння виконання або відправки. В меті раціональні організації документа обороту всі документи діляться на документальні потоки (не реєстровані і реєстровані; що входять, витікаючі і внутрішні). Документопоток – сукупність документів виконуючих певне цільове призначення в процесі документообігу.

Система зберігання документів – це сукупність засобів, способів і прийому обліку і систематизації документа з метою їх пошуку і використовування в поточній діяльності установи.

На будь-якому підприємстві у зв'язку з величезним об'ємів інформації, виникають наступні проблеми:

·   прагнення привести до одноманітності носіїв інформації і порядок розміщення на них інформації;

·    прискорення процесів обробки і передачі інформації;

·    мінімізація витрат на пошук і зберігання даних.

Перша проблема реалізується шляхом стандартизації і уніфікації носіїв інформації і їх елементів, а  друга і третя – шляхом вдосконалення процесів і розвитку засобів обробки і передачі інформації. Звичайно ж, уніфікація і стандартизація носіїв інформації і процедур їх обробки також сприяють прискоренню їх обробки, пошуку, забезпеченню збереження.

Уніфікація документів полягає  у встановленні одноманітності складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій і задач. Стандартизація документів – форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обов'язковості.

Встановлені наступні категорії стандартів:

·   державні стандарти (ГОСТ).

·        галузеві стандарти (ОСТ);

·        республіканські стандарти (РСТ).

Уніфікація документів проводиться  в цілях скорочення кількості  вживаних документів, типізації їх форм, підвищення якості зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних і суміжним функціям управління, більш ефективного використовування обчислювальної техніки.

Робота по уніфікації включає:

·   розробку УСД, яка здійснюється міністерствами і відомствами, відповідальними за відповідні системи документація;

·   упровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в республіканських і галузевих УСД:

·   упровадження розроблених ОКТЕІ;

·    ведення УСД і ОКТЕІ з метою підтримки достовірності інформації і їх подальший розвиток;

·   розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі і що не ввійшли в УСД, а також їх державну реєстрацію;

·   розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відображають специфіку галузі.

Організаційне і методичне  керівництво уніфікацією і стандартизацією документів, координацію робіт і контроль здійснює головна організація по координації упровадження і ведення УСД і ОКТЕІ в республіці. На галузевому рівні цю роботу веде головна організація по упровадженню і веденню УСД і ОКТЕІ в галузі.

Уніфікацію і стандартизацію управлінських документів слідує розглядати як один з чинників підвищення продуктивності управлінської праці. Уніфікація документів – це вибір раціональних структур їх побудови, приведення документів одноманітності на основі встановлення раціональної кількості їх форм і типізація їх побудови.

Вона застосовується не тільки до управлінських документів, але  і до нових системам. Наприклад, уніфіковані  проїзні, авіаційні і залізничні квитки.

Основними принципами уніфікації документів є:

·   уніфікація від загального до приватного. Полягає в побудові формуляра-зразка документів для конкретної системи документації і встановленні на його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т. д.;

·   одноманітність форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації і трафаретизаціі документів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення технологій і умовних скорочень;

·   комплексність уніфікації. При її проведенні повинні передбачатися всі вимоги до документа на всіх стадіях його створіння, заповнення, обробки і зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливості людини і параметри технічних засобів;

·   інформативність. Означає включення в документи тільки тих реквізитів які потрібні для вирішення конкретних задач, для пошуку і підтвердження юридичної сили документа;

·   скорочення числа видів документів. Досягається за рахунок вдосконалення методів управління, наприклад, у напрямі повсюдного застосування торгтехніки;

·   стабільність вимог до документів (встановлені державними і

галузевими стандартами);

·   сполучення з діючими системами класифікації і кодування техніко-економічної інформації;

·    економічність. Досягається за рахунок обгрунтованого включення документів в систему документації, широкого застосування бланків, раціональної компоновки форм документів, встановлення оптимального об'єму реквізитів і т. д.

Існує 3 способи уніфікації текстів: трафарет, анкета і таблиця.

Трафарет – це спосіб фіксації постійної інформації у  вигляді зв'язаного тексту з пропусками для змінної інформації. У формі  трафарету створюються ряд наказів, заяв. Анкета – спосіб представлення  уніфікованого тексту, при якому  постійна інформація розташовується в лівій частині листа, а змінна вноситься в документ в процесі його складання в праву частину листа. В уніфікованій системі документації на організаціонно – розпорядливі документи анкетним методом змодельовані накази по прийому, перекладу, звільненню; кадрові доповідні і пояснювальні записки. Достоїнства анкет: спрощується підготовка документа, полегшуються машинописні роботи; створюються передумови для копіювання інформації. Таблиця – розірваний текст, розташований за певним принципом: постійна інформація розташована в заголовках граф і боковике, а змінна – на перетині відповідних граф і рядків. Володіє великою інформаційною місткістю, дозволяє строго класифікувати, кодувати інформацію, легко підсумовувати дані. Проте він більш складений в машинописі.

Ефект від уніфікації і  стандартизації управлінських документів буває непрямим (підвищення якості управління, ефективності використовування оргтехніки, прискоренні оборотності  фінансових коштів) і прямим ( зниження витрат праці (а отже і витрат на заробітну платню) при роботі з  документами, витрати матеріалів на їх виготовлення, питомих капвкладень на оргтехніку, витрат на амортизацію і ремонт оргтехніки).

З 1 липня 2003 року введений ГОСТ Р 6.30–2003 – «Уніфіковані системи  документації Уніфікована система  організаційно-розпорядливої документації. Вимоги до оформлення документів». Вихід стандарту має велике значення, перш за все для уніфікації оформлення документів, що повинне полегшити автоматизований обмін інформацією і документацією. Застосування стандарту не тільки підвищить загальну культуру оформлення документів, але і забезпечить їх юридичну силу, оскільки стандарт називає обов'язкові реквізити і визначає порядок їх написання. В новому стандарті уніфікована система організаційно-розпорядливої документації (УСОРД) є системою документації, вживаною в будь-якій організації, установі, підприємстві. Застосування УСОРД регламентується ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організационно – розпорядливої документації. Вимоги до оформлення документів». ГОСТ розповсюджується на організаційно-розпорядливі документи, передбачені УСОРД (далі – документи), – ухвали, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності: Федеральних органів державної влади суб'єкта Російської Федерації, включаючи суб'єкти Російської Федерації, що мають разом з російською мовою як державна національну мову, органів місцевого самоврядування; підприємств, організацій і їх об'єднань незалежно від організаційно-правової форми виду діяльності.

Справжній стандарт встановлює: склад реквізитів; вимоги до оформлення реквізитів; вимоги до виготовлення, обліку, використовування і зберігання бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації, гербів суб'єктів Російської Федерації. В додатках до вказаного Госту приведені схеми розташування реквізитів організаційно-розпорядливого документа, тобто формуляр-зразок ОРД з різними варіантами розташування реквізитів, зразки бланків документів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Документ - матеріальний носій інформації

У всіх установах утворюються  документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий  порядок їх здійснення. Частина документів складається за генеральними формулярами. Найбільш важливі документи складалися секретарем. III етап. Виконавче діловодство. Характерні ознаки діловодства:

1. Сперанський Г. С.  запропонував «Общее учреждение  министерств» де була розроблена  система ведення діловодства  та звітності.