Классификация базовых понятий управления проектами. 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1 Классификация базовых понятий управления проектами

 

Проект функционирует в определенном окружении, включающем внутренние и внешние компоненты, учитывающие экономические, политические, социальные, технологические, нормативные, культурные и иные факторы.

Проект всегда нацелен на результат, на достижение определенных целей, на определенную предметную область. Реализация проекта осуществляется полномочным руководством проекта, менеджером проекта и командой проекта, работающей под этим руководством, другими участниками проекта, выполняющими отдельные специфические виды деятельности, процессы по проекту. В работах по проекту, как правило, на условиях частичной занятости, могут участвовать представители линейных и функциональных подразделений компаний, ответственных за выполнение возложенных на них заданий, видов деятельности, функций, включая планирование, руководство, контроль, организацию, администрирование и другие общесистемные функции.

Управление проектом представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта (говорят также проектного цикла), направленную на эффективное достижение его целей путем применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству.

Для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована. Суть структуризации сводится к разбивке проекта и системы его управления на подсистемы и компоненты, которыми можно управлять.

Основной структурной единицей участников проекта является команда проекта - специальная группа, которая становится самостоятельным участником проекта (или входит в состав одного из этих участников) и осуществляет управление инвестиционным процессом в рамках проекта.

Реализация проекта происходит в рамках организационной формы, структура которой в значительной степени влияет на сам проект.

Жизненный цикл проекта (промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения) является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений. Жизненный цикл проекта можно разделить на три основные смысловые фазы: прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную.

Дальнейшее разбиение существенно зависит от специфики проекта. Так, жизненный цикл может делиться на четыре фазы, в том числе:

- концептуальная фаза, включающая  формулирование целей, анализ инвестиционных  возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта;

- фаза разработки проекта, включающая определение структуры  работ и исполнителей, построение  календарных графиков работ, бюджета  проекта, разработку проектно-сметной  документации, переговоры и заключение  контрактов с подрядчиками и  поставщиками;

- фаза выполнения проекта, включающая работы по реализации  проекта, включая строительство, маркетинг, обучение персонала;

- фаза завершения проекта, включающая в общем случае  приемочные испытания, опытную эксплуатацию  и сдачу проекта в эксплуатацию.

- эксплуатационная фаза, включающая: приемку и запуск, замену  оборудования, расширение, модернизацию, инновацию.

Функции управления проектом включают: планирование, контроль, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и приемку, бухгалтерский учет, администрирование.

Подсистемы управления проектом включают: управление содержанием и объемами работ, управление временем, продолжительностью, управление стоимостью, управление качеством, управление закупками и поставками, управление распределением ресурсов, управление человеческими ресурсами, управление рисками, управление запасами ресурсов, интеграционное управление, управление информацией и коммуникациями.

 

1.2. Классификация типов проектов

В связи с тем, что методы управления проектами в значительной степени зависят от масштаба (размера) проекта, сроков реализации, качества, ограниченности ресурсов, места и условий реализации, рассмотрим основные виды т.н. специальных проектов, в которых один из перечисленных факторов играет доминирующую роль и требует к себе особого внимания, а влияние остальных факторов нейтрализуется с помощью стандартных процедур контроля. Ниже рассмотрены «классические» типы «нормальных» проектов, классифицированные по масштабам, срокам реализации, качеству исполнения, ограниченности ресурсов, конструктивному исполнению, участникам.

Малые проекты невелики по масштабу, просты и ограничены объемами. Так, в американской практике:

- капиталовложения: до 10-15 млн.долларов;

- трудозатраты: до 40-50 тыс.человеко-часов.

Примеры типичных малых проектов: опытно-промышленные установки, небольшие (часто - в блочно-модульном исполнении) промышленные предприятия, модернизация действующих производств.

Малые проекты допускают ряд упрощений в процедуре проектирования и реализации, формировании команды проекта (можно просто кратковременно перераспределить интеллектуальные, трудовые и материальные ресурсы). Вместе с тем затруднительность исправления допущенных ошибок в связи с дефицитом времени на их устранение требует весьма тщательного определения объемных характеристик проекта, участников проекта и методов их работы, графика проекта и форм отчета, а также условий контракта.

Мегапроекты - это целевые программы, содержащие множество взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами и отпущенным на их выполнение временем. Такие программы могут быть международными, государственными, национальными, региональными (например: развитие свободных экономических зон, республик, малых народностей Севера и т.д.), межотраслевые (затрагивать интересы нескольких отраслей экономики), отраслевые и смешанные. Как правило программы формируются, поддерживаются и координируются на верхних уровнях управления: государственном (межгосударственном), республиканском, областном, муниципальном и т.д.

Мегапроекты обладают рядом отличительных черт:

- высокой стоимостью (порядка $ 1 млрд. и более);

- капиталоемкостью - потребность  в финансовых средствах в таких  проектах, как правило, требует нетрадиционных (акционерных, смешанных) форм финансирования, обычно силами консорциума фирм;

- трудоемкостью - 2 млн. чел. часов на проектирование, 15-20 млн. чел. часов на строительство;

- длительностью реализации: 5-7 и более лет;

- необходимостью участия  других стран;

- отдаленностью районов  реализации, а следовательно, дополнительными  затратами на инфраструктуру;

- влиянием на социальную  и экономическую среды региона  и страны в целом.

Наиболее характерные примеры отраслевых мегапроектов - проекты, выполняемые в топливно-энергетическом комплексе - и, в частности, нефтегазовой отрасли. Так, системы магистральных трубопроводов, связавших нефтегазоносные районы Крайнего Севера с центром страны, западными границами и крупными промышленными районами, сооружались очередями ("нитками") в течение 2-3 лет каждая. При этом продолжительность такого проекта составляла в среднем 5-7 лет, а стоимость     - более 10-15 млрд.

Сложные проекты подразумевают наличие технических, организационных или ресурсных задач, решение которых предполагает нетривиальные подходы и повышенные затраты на их решение. Естественно, на практике встречаются «скошенные» варианты сложных проектов с преобладающим влиянием какого-либо из перечисленных видов сложности – например, использование нетрадиционных технологий строительства, значительное число участников проекта, сложные схемы финансирования и др. – все это суть проявления сложности проектов.

Краткосрочные проекты обычно реализуются на предприятиях по производству новинок различного рода, опытных установках, восстановительных работах. На таких объектах заказчик обычно идет на увеличение окончательной (фактической) стоимости проекта, против первоначальной, поскольку более всего он заинтересован в скорейшем его завершении.

Бездефектные проекты в качестве доминирующего фактора используют повышенное качество.

Обычно стоимость бездефектных проектов весьма высока и измеряется сотнями миллионов и даже миллиардами долларов. Например - атомные электростанции.

Международные проекты обычно отличаются значительной сложностью и стоимостью. Их отличает также важная роль в экономике и политике тех стран, для которых они разрабатываются.

Такие проекты обычно основаны на взаимодополняющих отношениях и возможностях партнеров. Нередко для решения задач таких проектов создаются совместные предприятия, объединяющие двух или более участников для достижения некоторых коммерческих целей под определенным совместным контролем. При этом каждый партнер вносит свой вклад и определенным образом участвует в прибылях.

 

1.3. Окружение проекта и его участники

 

Любой проект реализуется, взаимодействуя с окружающей проект средой – государством, обществом, предприятием, командой проекта, его заказчиками, подрядчиками и т.п.

Окружающая проект среда называется окружением проекта. Окружение проекта можно разделить на несколько видов: внешнее и внутреннее, ближнее и дальнее.

Внешнее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует независимо от проекта.

Внутреннее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует только во время осуществления проекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Внешнее и внутреннее окружение проекта

Внешнее окружение проекта, которое не зависит от конкретного предприятия, называется дальним окружением проекта.

Внешнее окружение проекта, возникающее в рамках данного предприятия, называется ближним окружением проекта.

Рассмотрим подробно составляющие окружения проекта и их влияние на проект.

Дальнее окружение проекта

• Политические характеристики и факторы: -Политическая стабильность.
• Поддержка проекта правительством.
• Националистические проявления.
• Уровень преступности.
• Торговый баланс со странами- участниками.
• Участие в военных союзах.
• Экономические факторы:

 

Структура национального хозяйства

• Виды ответственности и имущественные права, в т. ч. на землю.
• Тарифы и налоги.
• Страховые гарантии.
• Уровень инфляции и стабильность валюты.
• Развитость банковской системы.
• Источники инвестиций и капитальных вложений.
• Степень свободы предпринимательства и хозяйственной самостоятельности.
• Развитость рыночной инфраструктуры.
• Уровень цен.

Состояние рынков: сбыта, инвестиций, средств производства, сырья и продуктов, рабочей силы и др.

Общество - его характеристики и факторы:

• Условия и уровень жизни.
• Уровень образования.
• Свобода перемещения, "въезд-выезд".
• Трудовое законодательство, запрещение забастовок.
• Здравоохранение и медицина, условия отдыха.
• Общественные организации, пресса, телевидение.
• Отношение местного населения к проекту.

 

Законы и право:

• Права человека.
• Права предпринимательства.
• Права собственности.
• Законы и нормативные акты о предоставлении гарантий и льгот.

 

Наука и техника:

• Уровень развития фундаментальных и прикладных наук.
• Уровень информационных технологий и компьютеризации.
• Уровень промышленных и производственных технологий.
• Энергетические системы.
• Транспортные системы
• Связь, коммуникации

 

Культура:

• Уровень грамотности.
• История, культурные традиции, религия.
• Культурные потребности: жизнеобеспечение, работа, отдых, спорт и др.
• Уровень требований к качеству результатов и условий труда.
• Природные и экологические факторы:

 

Естественно-климатические условия: температура, осадки, влажность, ветры, высота над уровнем моря, сейсмичность, ландшафт и топография и др.

Природные ресурсы.

• Расположение и связь с транспортными сетями.
• Стандарты по качеству: воздушного пространства, водных источников и почвенному покрову.
• Санитарные требования к окружающей среде.
• Законодательство по защите окружающей среды.
• Характеристика тенденций и состояния экологических систем: воздуха, воды, почвы.

 

 

Характеристики и факторы инфраструктуры:

• Средства транспорта, связи и коммуникации.
• Перевозка грузов.
• Сети ЭВМ и информационные системы.
• Энергоснабжение.
• Коммунальные службы.
• Сырье и услуги.
• Сбытовая сеть.
• Логистика и материально-техническое снабжение.
• Промышленная инфраструктура.
• Обслуживающие системы и прочие.

 

Ближнее окружение проекта:

• Руководство предприятия определяет цели и основные требования проекта, а также порядок их корректировки.
• Сфера финансов определяет бюджет проекта, его смету и источники финансирования.
• Сфера сбыта определяется решениями покупателей и действиями конкурентов.
• Сфера изготовления требует согласования требований к проекту с возможностями рынка средств производства.
• Сфера материального обеспечения формирует требования к проекту, исходя из возможности обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам.
• Сфера инфраструктуры формирует требования к рекламе, транспорту, связи, телекоммуникациям, информационному обеспечению, инженерному обеспечению.
• Сфера очистки и утилизации формирует требования к охране окружающей среды и утилизации отходов производства.

 

Внутреннее окружение проекта:

• Стиль руководства определяет психологический климат и атмосферу, влияет на творческую активность и работоспособность в команде проекта.
• Специфическая организация проекта определяет взаимоотношения между основными участниками проекта, распределение прав, ответственности и обязанностей и влияет на успех осуществления проекта.
• Участники проекта реализуют различные интересы в процессе осуществления проекта, формируют свои требования и оказывают влияние на проект в соответствии со своими интересами, компетенцией и степенью участия в проекте.
• Основной интерес участников проекта связан с получением прибыли от реализации проекта.
• Основной интерес команды проекта связан с получением дохода от своей деятельности во время реализации проекта и претендует на получении своей части из резервного фонда.
• Методы и средства коммуникации определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между участниками проекта.
• Экономические условия проекта определяют его основные стоимостные характеристики.
• Социальные условия проекта характеризуют: условия жизни; уровень заработной платы; коммунальные услуги; условия труда и техники безопасности; страхование; социальное обеспечение.

Участники проекта - основной элемент его структуры, так как именно они обеспечивают реализацию его замысла.

В зависимости от типа проекта (см. п. 2) в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда - сотен) организаций. У каждой из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его судьбу.

Все эти организации, в зависимости от выполняемых ими функций, принято объединять в совершенно конкретные группы (категории) участников проекта.

Главный участник - Заказчик - будущий владелец и пользователь результатов проекта. В качестве заказчика может выступать как физическое, так и юридическое лицо. При этом заказчиком может быть как одна единственная организация, так и несколько организаций, объединивших свои усилия, интересы и капиталы для реализации проекта и использования его результатов.

Заказчиками (застройщиками) могут быть инвесторы (см. ниже), а также иные физические и юридические лица, уполномоченные инвесторами осуществлять реализацию инвестиционных проектов.

Не менее важная роль принадлежит Инвестору - стороне, вкладывающей средства в проект. В некоторых случаях это - одно лицо с Заказчиком. Если Инвестор и Заказчик - не одно и то же лицо, инвестор заключает договор с заказчиком, контролирует выполнение контрактов и осуществляет расчеты с другими участниками проекта.

Проектно-сметную документацию разрабатывают специализированные проектные организации, обобщенно называемые Проектировщиком. При этом ответственной за выполнение всего комплекса этих работ обычно является одна организация, называемая Генеральным Проектировщиком.

Материально-техническое обеспечение проекта (закупки и поставки) обеспечивают организации - поставщики, которые можно объединить под названием Поставщик (или Генеральный Поставщик).

Подрядчик (Генеральный Подрядчик, Субподрядчик) - юридическое лицо, несущее ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактом.

В последние годы реалии рыночной экономики и методы Управления Проектами заставили дополнить состав участников проекта новыми лицами.

В первую очередь, это фирмы и специалисты, привлекаемые на контрактных условиях для оказания консультационных услуг другим участникам проекта по всем вопросам его реализации. Их обобщенно называют Консультантом.

Следует упомянуть еще о Лицензиаре - юридическом или физическом лице - обладателе лицензий и "ноу-хау", используемых в проекте. Лицензиар предоставляет право использования в проекте необходимых научно-технических достижений.

Особое место в осуществлении проекта занимает Руководитель Проекта. Это - юридическое лицо, которому заказчик делегируют полномочия по руководству работами по проекту: планированию, контролю и координации работ участников проекта. Под руководством Руководителя (менеджера) Проекта работает Команда Проекта - специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей.

Завершая рассмотрение функций основных участников проекта, отметим важнейшую роль Банка - одного из основных инвесторов, обеспечивающих финансирование проекта. В обязанности банка входит непрерывное обеспечение проекта денежными средствами, а также кредитование генподрядчика для расчетов с субподрядчиками, если у заказчика нет необходимых средств.

 

1.4.     Цель и стратегия проекта

Различают генеральную цель (говорят также – миссию) проекта от целей первого (и, возможно, последующих) уровней, а также подцелей/задач, действий и результатов.

Миссия – это генеральная цель проекта, четко выраженная причина его существования. Она детализирует статус проекта, обеспечивает ориентиры для определения целей следующих уровней, а также стратегий на различных организационных уровнях. Говорят также, что миссия – это главная задача проекта с точки зрения его будущих основных услуг или изделий, его важнейших рынков и преимущественных технологий.

Стратегия проекта — центральное звено в выработке направлений действий с целью получения обозначенных миссией и системой целей результатов проекта. Подготовку стратегии проекта можно условно разделить на три последовательных процедуры:

- Стратегический анализ 

- Разработка и выбор  стратегии 

- Реализация стратегии 

Стратегический анализ начинается с анализа внешней и внутренней среды. Со стороны внешней среды можно ожидать либо угрозы, либо возможности для реализации проекта (т.н. SWOT-анализ).

К числу факторов внешней среды относят:

- Технологические (уровень существующих, наличие новых технологий)

- Ресурсообеспеченность (наличие, доступ.)

- Экономические (инфляция, процентные  ставки, курсы валют, налоги)

- Ограничения государственного  сектора (лицензирование, законотворчество)

- Социальные (уровень безработицы, традиции, вкусы, пол, возраст)

- Политические (внешняя, внутренняя, экономическая)

- Экологические (уровень  загрязнения, мероприятия)

- Конкуренты (количество, размеры, сила)

Внутренняя среда включает:

- Целевые рынки (ниша, в  которой работает фирма, круг  ее потребителей)

- Маркетинговые исследования (наличие специалистов, бюджет маркетинга)

- Сбыт (объема продаж, скидки)

- Каналы распределения (как, через кого продается)

- Производство (оборудование, технология, площади)

- Персонал (квалификация, мотивация, корпоративная культура)

- Снабжение (поставщики, условия  и системы поставки)

- Исследование и разработка  НИОКР (уровень, бюджет)

- Финансы (структура капитала, оборачиваемость, ликвидность, финансовое  состояние)

- Номенклатура продукции (степень диверсификации)

- Исходя из миссии, целей  организации, на основе результатов SWOT-анализа разрабатывается стратегия.

Разработка и выбор стратегии осуществляются на трех различных организационных уровнях:

- корпоративная стратегия (общее направление развития, т.е. стратегия роста, сохранения или сокращения).

- функциональная стратегия (разрабатывается для каждого функционального подразделения, с целью конкретизации выбранной стратегии проекта).

- деловая стратегия (стратегия  конкуренции конкретного товара  на конкретном рынке). Стратегия  проекта разрабатывается в рамках  деловой стратегии, т.е. отвечает  на вопрос, каким образом продукция  проекта будет конкурировать  на рынке. Очевидно, что выбор  стратегии проекта должен существовать  в рамках уже выбранного общего  направления развития организации.

При разработке деловой стратегии используют три основных подхода:

1.                 Стратегия лидерства в издержках 

2.                 Стратегия дифференциации (уникальности  по какому-либо направлению)

3.                 Стратегия концентрации на определенных  направлениях (группе покупателей, номенклатуре изделий и географии  их сбыта)

Таким образом, при определении стратегии проекта необходимо обратить внимание на основные аспекты:

- географическое местоположение, в котором будет действовать  проект;

- выбор корпоративной  стратегии;

- выбор позиции на рынке (доли рынка) и расчет времени, требуемого для достижения данной  цели;

- установка основного  соотношения "продукт — рынок" для разработки концепции маркетинга;

- функциональное назначение  и область применения планируемой  к выпуску продукции;

- выбор оптимальной группы  клиентов;

- основные качества продукции, способствующие успеху, с учетом  фактических или потенциальных  конкурентов;

- использование исключительно  собственных средств для обеспечения усиления положения на рынке либо объединение усилий с другими компаниями.

Реализация стратегии подразумевает, в первую очередь, необходимость определенных изменений, необходимых в организационной структуре и организационной культуре. Поэтому часто необходимо создать специальные координационные механизмы в дополнение к организационной структуре управления: проектные, межпроектные (программные), венчурные (для проектов с высокими уровнями рисков) группы.

Существенным элементом стратегии является фактор т.н. организационной культуры, включающий:

- Видение (философия) организации 

- Господствующие ценности 

- Нормы и правила поведения 

- Ожидания предстоящих  изменений 

- Процедуры и поведенческие  ритуалы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1. Проектный цикл и структуризация проектов

Промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации называется проектным циклом (говорят также - "жизненным циклом проекта").

Жизненный цикл проекта является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений.

Каждый проект независимо от его сложности и объема работ, необходимых для его выполнения, проходит в своем развитии определенные состояния: от состояния, когда "проекта еще нет", до состояния, когда "проекта уже нет".

Для деловых людей начало проекта связано с началом его реализации и началом вложения денежных средств в его выполнение.

Окончанием существования проекта может быть:

- ввод в действие объектов, начало их эксплуатации и использования  результатов выполнения проекта;

- перевод персонала, выполнявшего  проект, на другую работу;

- достижение проектом  заданных результатов;

- прекращение финансирования  проекта;

- начало работ по внесению  в проект серьезных изменений, не предусмотренных первоначальным  замыслом (модернизация);

- вывод объектов проекта  из эксплуатации.