Классификация бухгалтерских документов. 2

   Бухгалтерские  документы классифицируются по  ряду признаков: назначению, месту  составления, содержанию, объему  сведений, порядку использования.

 По их назначению  документы подразделяются на  распорядительные, исполнительные (оправдательные), документы бухгалтерского оформления и комбинированные, в которых объединяются распорядительные, исполнительные и документы бухгалтерского оформления или первые два вида документов.

 К распорядительным  относятся документы, дающие право  на совершение хозяйственной  операции – приказы и распоряжения руководителя предприятия или вышестоящей организации, наряды на работы, требования на выдачу материалов, чеки на получение наличных денег в банке, путевые листы на право выезда и т. д. Эти документы не отражают факта совершения хозяйственных операций, они лишь дают право на их совершение. Распорядительные документы составляются не к каждой хозяйственной операции, а лишь к некоторым.

 Исполнительные  документы удостоверяют факт  совершения хозяйственной операции. К ним относятся: счета-фактуры, отражающие факт купли-продажи товарно-материальных запасов; накладные, фиксирующие отпуск и прием материальных ценностей (запасов); документы о выполненных работах рабочими; кассовые ордера на получение и выдачу денег из кассы и многие другие.

 Исполнительные  документы составляются лицами, ответственными за совершение  хозяйственных операций и ими  подписываются. Например, документы,  фиксирующие прием материалов, составляются  заведующим складом или по  его поручению и им же подписываются.  Подписываются документы и лицами, которые принимают материальные ценности или являются материально ответственными за них.

 Исполнительные  документы служат основанием  для записей на счетах бухгалтерского  учета.

 Документами  бухгалтерского оформления являются  документы, которые составляются в самой бухгалтерии на основании распорядительных и исполнительных документов, необходимых для технической подготовки данных по счетам. К ним относятся накопительные и разработочные ведомости, расчеты, разные бухгалтерские справки и т. д. Этот вид документов способствует более рациональной организации бухгалтерского учета.

 Комбинированными  являются документы, которые одновременно  являются и распорядительными  и исполнительными. Например, расходный  кассовый ордер является комбинированным документом, в нем дается распоряжение о выдаче денег и производится оформление выдачи денег и расписка получателя.

 В практике  бухгалтерского учета возникает  необходимость использования документов  исполнительного характера: справочников, ценников, нормативов, тарифных ставок, договоров, трудовых соглашений и т. д. Они регламентируют правовую основу совершаемых операций.

 По месту  составления документы подразделяются  на внешние, поступившие со  стороны в данное предприятие  (счета-фактуры поставщиков, выписки банков из расчетного счета и др.) и внутренние, составляемые непосредственно на самих предприятиях. Большая часть документов являются внутренними.

 По объему  документы подразделяются на  первичные и сводные.

 Первичными  документами являются такие, которые оформляют хозяйственные операции в момент их совершения и составляют основу для всех последующих учетных записей. К ним относятся все документы, оформляющие хозяйственные операции, а именно: приходные и расходные кассовые ордера по движении наличности в кассе, приходные и расходные накладные по движению ценностей на местах их нахождения, счета-фактуры на поступившие товары и материалы и проданную готовую продукцию и многое другое.

 Если первичные  документы выписываются на каждую  хозяйственную операцию, они называются разовыми. При большом количестве разовых документов пользуются способом их накапливания по однородным группам. Документы объединяющие за определенный период (обычно месяц) разовые документы, называются накопительными. Наиболее типичным видом накопительных документов являются накопительные ведомости, заборные листы отпуска материалов, сырья со склада и т. д.

 Сводными  документами являются такие, которые  составляются на основании ранее  составленных первичных документов. Группировка первичных документов в сводные осуществляется по однородным группам. К сводным документам в первую очередь относятся все виды отчетов, составляемых материально-ответственными лицами, например, кассовые, материальные, товарные, авансовые и др. При получении сводных документов осуществляется систематизация первичных документов, совершенствование документооборота.

 Сводные документы  являются действительными только  тогда, когда к ним приложены  первичные документы и записи  соответствующие им.

 По своему  экономическому содержанию документы подразделяются на группы: кассовые (кассовые отчеты), банковские, расчетные, материальные (отчеты материально ответственных лиц), по учету труда и заработной платы.

 В рационализации  документации большое значение  имеет ее унификация и стандартизация. Под унификацией документов понимается создание единых форм, используемых на предприятиях всех отраслей народного хозяйства. Унификация документов облегчает их составление, проверку и приводит к значительной экономии материальных средств и труда. Она сопровождается стандартизацией размеров бланков документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПО НАЗНАЧЕНИЮ: 

1. оправдательные (накладная, счет, кассовый ордер);

2. бухгалтерского  оформления (бухгалтерская справка,  расчеты);

3. распорядительные (платежные поручения, кассовый ордер, приказ о приеме на работу и зачисление в штат)

4. комбинированные  (расчетно-платежные ведомости). 

ПО ОБЪЕМУ СОДЕРЖАНИЯ: 

1. первичные  (кассовый ордер, требование, накладная,  чек)

2. сводные (авансовый  отчет, расчетно-платежная ведомость). 

ПО СПОСОБУ  СОСТАВЛЕНИЯ: 

1. разовые (требования, накладные);

2. накопительные  (лицевой счет, лимитно-заборная  карта). 

ПО МЕСТУ СОСТАВЛЕНИЯ: 

1. внутренние (накладные-требования);

2. внешние (платежные  требования или поручения, выписка  банка). 

Первичные документы  по назначению разделяют: 

Распорядительные - разрешают проведение хозяйственных  опера-ций, но не подтверждают их совершение (приказы, распоряжения, ука-зания, доверенности) не отражается в учетных регистрах. Эти докумен-ты подписывают сотрудники организация, имеющие право давать рас-поряжения, отраженные в данных документах; 

Исполнительные (оправдательные) - фиксируют факт совершения хозяйственной операции и свидетельствуют  о получении, выдаче, рас-ходовании  материальных и денежных ресурсов, что непосредственно отражается в учетных регистрах (накладные, требования, приходные ор-дера, акты приемки и др.); 

Документы бухгалтерского оформления - составляются в бухгал-терии  в случаях, когда для записи хозяйственных  операций других пер-вичных документов нет (отчеты, справки, расчеты и др.); 

Комбинированные документы - документы, имеющие разреши-тельно - оправдательный характер, оправдательный и бухгалтерского оформления (авансовый  отчет, расходный кассовый ордер, платежная  ведомость). 

По порядку составления документы разделяют на первичные, ко-торые составляются на каждую отдельную операцию в момент ее со-вершения и сводные - оформляются на основании первичных однородных документов. Они могут быть исполнительными, бухгалтер-ского оформления, комбинированными. 

По содержанию хозяйственных операций документы  делятся на материальные документы - отражают наличие и движение средств  и предметов труда. К ним относятся  основные акты (накладные) приема/передачи и списания основных средств, нематериальных активов, доку-менты на оприходование и списание материальных ценностей, счета-фактуры, накладные и др. Денежные - отражают движение денежных средств. Например: чеки, выписки банка, приходные и расходные кассо-вые ордера и др. Расчетные г отражают расчеты организация с юриди-ческими и физическими лицами. Например: платежные поручения, рас-четно-платежные ведомости. 

По способу  отражения операций документы бывают разовые - применяются один раз для  отражения одной или нескольких операций. После составления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете. Накопительные документы - со-ставляются за определенный период для отражения однородных повто-ряющихся операций. В конце периода подсчитываются итоги для пока-зателей, которые служат основанием для учетных записей. Например: лимитно-заборные карты, месячные наряды и др. 

По месту составления  документы бывают внутренними , которые  составляются для отражения внутренних операций организация. Напри-мер: кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости и др. Внешние документы г составляются за пре-делами данного организация и поступают к нему в оформленном виде. Например: счета-фактуры, выписка из банка, товарно-транспортные на-кладные и др. 

По порядку заполнения: документы, заполняемые вручную или на пишущей машинке и посредством средств вычислительной техники, т.е. автоматическое формирование первичного документа в момент отраже-ние хозяйственной операции в информационной системе организация. 

Форма документа определяется совокупностью показателей и их распо-ложением в документе. Наименование показателей и их состав зависят от типа отражаемой хозяйственной операции. Первичные документы для придания им юридической силы имеют ряд обязательных показателей: 

- наименование  документа (формы), код формы; 

- дата составления; 

- наименование  организации; 

- содержание  хозяйственной операции 

- измерители  хозяйственной операции 

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяй-ственной операции и правильность ее оформления; 

- личные подписи  указанных лиц. 
 
 
 
 
 
 

Лекции по бухгалтерскому учёту 

1. Документы,  учётные регистры, их классификация.  Формы бухгалтерского учёта. 

Документы –  это письменные свидетельства об осуществлении хозяйственной операции, дающие юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит для первичного наблюдения за хозяйственными операциями и является обязательным условием для  отражения их в учете. При помощи документов осуществляется первичная регистрация совершаемых хозяйственных операций. При составлении документов используют типовые бланки. От своевременности составления и качества документов в значительной мере зависит качество самого учета и составляемой на его основе отчетности.  

Документы классифицируются по следующим признакам:  

По назначению:  

1. Распорядительные  – содержат приказ, распоряжение  или задание руководителя предприятия  о совершении определенной операции, эти документы служат основанием для приема-выдачи денег и материальных ценностей. К таким документам относят: распоряжения о проведении инвентаризации; приказ об учетной политике; приказ о предоставлении отпуска. Распорядительные документы сами по себе не подтверждают того факта, что операция совершена, и, следовательно, не являются основанием для отражения в бухгалтерском учете.  

2. Оправдательные (исполнительные) – удостоверяют  факт совершения операции. Они  составляются в момент совершения  операции и свидетельствуют о ее выполнении. К ним относятся: письменные акты; акты ликвидации объектов основных средств; приходные и расходные кассовые ордера. Эти документы служат основанием для последующей бухгалтерской регистрации совершившихся операций.  

3. Документы  бухгалтерского оформления – составляются работниками бухгалтерии по данным распорядительных и оправдательных документов. На практике часто пользуются документами, сочетающими в себе признаки трех вышеперечисленных видов. Такие документы называются комбинированными.  

По порядку  отражения в них операций. Все  документы, кроме чисто распорядительных делятся на:  

1. Первичные  – составляются в момент совершения  операции или сразу после нее:  накладные, акты приемы и выбытия.  

2. Вторичные  (сводные) – отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Они обобщают первичные документы: отчеты материально ответственных лиц, авансовые отчеты.  

По способу  составления первичные и сводные  документы делятся на:  

1. Разовые –  составляются единовременно в  один прием для отражения одной или нескольких операций. К их числу относятся большинство первичных документов.  

2. Накопительные  – их составляют постепенно  для отражения систематически  повторяющихся операций.  

Эти документы  окончательно формируются лишь по истечении установленного срока и только после этого они служат основанием для бухгалтерских записей. К ним относятся: наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты.  

По месту составления:  

1. Внутренние  – документы, составляющиеся  на данном предприятии.  

2. Внешние –  составляются на другом предприятии  и поступают на данное. 

Все бухгалтерские  операции после их проверки и подсчета должны быть зарегистрированы в определенной последовательности на основании первичных  документов. Совокупность специально разграфленных листов бумаги, приспособленных для регистрации бухгалтерских проводок и записей по счетам, называется учетным регистром. В учетном регистре производится группировка данных первичных документов по однородным признакам, которые используются ля ведения бухгалтерского учета и управления хозяйственной деятельностью предприятия.  

Существует несколько  признаков группировки учетных  регистров:  

По характеру  бухгалтерских записей: хронологические (на них отражаются хозяйственные  операции по мере их совершения; если в первичных документах отражена корреспонденция счетов, то она находит отражение в регистрах хронологического учета), систематические (в них группируются однородные по экономическому содержанию операции; такая систематическая группировка осуществляется на счетах синтетического и аналитического учета.  

По внешнему виду: книги (скрепленные листы бумаги одного формата, на переплете книги  пишут ее наименование и название предприятия; бухгалтерские книги  используются как для ведения  синтетического, так и аналитического учета; страницы книги должны быть пронумерованы, книга должна быть прошнурована, на последней странице указывается общее количество страниц и ставится роспись главного бухгалтера и печать), карточки (таблицы на бланках стандартных размеров, применяемые для отражения аналитических данных по каждой номенклатуре учета), свободные листы (таблицы специального формата со специальным графлением; на них ведутся различные ведомости и журналы; они используются также для ведения синтетического и аналитического учета).  

По объемам  содержания: регистры синтетического учета, регистры аналитического учета, комбинированные. Порядок записи хозяйственных  операций в учетные регистры регламентируется Положением о документальном обеспечении  записей в бухгалтерском учете. В соответствии с этим Положением хозяйственные операции в учетные регистры записывают только на основании надлежаще оформленных и обработанных документов темного цвета чернилами (иди пастой шариковых ручек, средствами механизации вши иными средствами, обеспечивающими сохранение в течение длительного времени и предупреждающими внесение несанкционированных и незаметных исправлений.  

Под формой бухгалтерского учета подразумевают технологию и организацию учетного процесса соответствующими способами, техникой документирования и учетной регистрации. Основными признаками форм бухгалтерского учета являются: количество применяемых учетных регистров, их назначение, содержание, форма, внешний вид, последовательность записей, взаимосвязь синтетического и аналитического учета.  

Применяются следующие  формы бухгалтерского учета.  

При мемориально-ордерной форме учета на основании первичных  документов, сгруппированных по отдельному признаку, составляются мемориальные ордера, в которых проставляется  корреспонденция счетов. По мере составления мемориальные ордера записываются в регистрационный журнал. Данные мемориальных ордеров используются для записей на синтетических счетах в Главной книге. Мемориально-ордерная форма учета используется в бюджетных учреждениях. Недостатки мемориально-ордерной формы учета: дублирование записей, большой объем мемориальных ордеров, слабая приспособленность регистров к составлению отчетности.  

При журнально-ордерной форме учета основными видами учетной регистрации являются журналы-ордера. Все ЖО построены так, что в них постепенно накапливаются подсчитываются данные для перенесения в отчетные формы. Все ЖО построены по кредитовому признаку, по отдельным синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов. Дебетовые обороты по синтетическому счету учитываются в нескольких ЖО. Ежемесячно ЖО закрываются, их итоги переносятся в Главную книгу, открываемую на год.  

Упрощенная форма  применяется для малых предприятий  и субъектов малого предпринимательства, т.к. они имеют простой хозяйственный процесс, незначительное количество хозяйственных операций и т.д. Упрощенная форма бухгалтерского учета делится на: простая форма бухгалтерского учета, предприятия используют следующие регистры (книга учета хозяйственных операций (К1), ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений (В1), ведомость учета производственных запасов, готовой продукции и товаров (В2), ведомость учета заработной платы (В8)); производственная форма с учетом регистров учета имущества предприятия, предприятия используют следующие регистры (книга учета хозяйственных операций (К1), ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений (В1), ведомость учета производственных запасов, готовой продукции и товаров (В2), ведомость учета расходов на производство (В3), ведомость учета денежных средств и фондов (В4), ведомость учета расчетов и других операций (В5), ведомость учета реализации (В6), ведомость учета расчетов с поставщиками (В7), ведомость учета заработной платы (В8), шахматная ведомость (В9)).  

Автоматизированная  – позволяет одновременно вести  взаимосвязанные участки учета, а руководство фирмы имеет  возможность оперативного доступа  к информации для принятия управленческих решений. Классификация бухгалтерских  программ по функциональным возможностям: Мини-бухгалтерии – системы типа «проводка – главная книга – баланс». К этому классу относятся программы, предназначенные для малого бизнеса с ограниченным, но самым необходимым набором решаемых учетных задач: 1С – бухгалтерия, инфо-бухгалтер и т.д. Интегрированная бухгалтерская система, используемая для среднего и малого бизнеса: парус. Комплексная система бухгалтерского учета.