Классификация деловых писем

Содержание:

 

Введение…………………………………………………………………………..….3

1.Классификация деловых писем…………………………………………………...4

2.Структура и состав реквизитов делового письма…………………………….....6

3.Правила оформления делового письма…………………………………………11

Заключение …………………………………………………………………………17

Список литературы…………………………………………………………………18

 

Введение

 

Существенной вехой в развитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV-XVII века.

Появление письма было вызвано практической потребностью расширения связей между  людьми при их общении на больших  расстояниях и необходимостью хранения и передачи знаний будущим поколениям.

Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю. Деловая переписка - неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями. Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом. Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

 

1. Классификация деловых писем

 

Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Многообразие их всё увеличивается: от расписки до развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.

По тематическому признаку проводится условное разделение корреспонденции на деловую и коммерческую.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма - запросы, предложения (оферта), письма - рекламации и ответы на эти виды писем.

Деловые письма решают организационные  вопросы, правовые проблемы, а также  вопросы экономических отношений  корреспондентов. Многообразие форм и  тематических разновидностей деловых  писем отражает многообразие рассматриваемых  в них вопросов - от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.

Правовой статус деловой корреспонденции  объясняется тем обстоятельством, что деловое письмо - это всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По функциональному признаку деловые  письма делятся на инициативные письма и письма - ответы:

1.письма, требующие письма - ответа;

2.письма, не требующие письма - ответа.

Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо - запрос, письмо - предложение, письмо рекламация). Кроме этого обязательного ответа требуют просьбы, письма - обращения. Письма - подтверждения, письма - напоминания, письма - предупреждения, письма - извещения, письма - заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию квитанции, ярлыка, прикладываемого к отправляемым документам.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчинённых инстанций (организаций).

По форме отправления можно  выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную деловую корреспонденцию и факсовые отправления. При этом электронная почта и телефакс используются для решения оперативных вопросов. Письма, имеющие большое юридическое значение - договоры, предложения (оферта), рекламации и т.п., высылаются обычными отправлениями.

По структурным признакам деловые  письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определённому образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализируется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Нерегламентированное деловое  письмо представляет собой авторский  текст, реализирующийся в виде формально - логического повествования или этикетного текста. Стандартизация, пронизывающая все уровни деловых бумаг, документов носит в нерегламентированных письмах менее выраженный характер, что связано, прежде всего, с отсутствием жесткой текстовой структуры письма.

По композиционным особенностям деловые  письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное -несколько.

Многоаспектное письмо может содержать  предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты- просьбы, сообщения, предложения.

Каждый аспект формируется речевым  действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п.

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:

- письмо-просьба;

- сопроводительное письмо;

- письмо-сообщение;

- письмо-подтверждение;

- письмо-напоминание;

- письмо-приглашение;

- письмо-благодарность;

- гарантийное письмо;

- письмо-предложение;

- письмо-запрос;

- письмо-претензия;

- информационное письмо;

- электронное письмо

- международное письмо

 

2.  Структура и состав реквизитов делового письма

 

Само письмо начинается с точного  повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте. С правой стороны пишут дату отправления письма - день, месяц и год полностью. Ещё ниже - обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без инициалов.

Следующие несколько строк посвящают  обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведётся каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне Ваш». В случае рассылки рекламной корреспонденции и др. писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют название отдела, в который адресовано письмо. Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но проставлять в адресе оборот: « Генеральному директору», без указания его фамилии и инициалов.

Завершить письмо нужно также вежливой формулировкой. В зависимости от цели письма формулировку изменяют. При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».

После окончания письма ставят подпись  и фамилию, ниже указывают должность  и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия и подпись  необязательны. Общее правило для любой корреспонденции - письмо должно свободно помещаться в конверт.

На любой корреспонденции проставляют  обратный адрес.

Корреспонденции, как поздравление человека, кого Вы хорошо знаете, выражение  соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки.

Перед отправкой письма проверьте  орфографию.

Не стоит начинать письмо с местоимения  «Я».

Постскриптум (P.S.) выносят вниз, после  подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы.

Почтовые открытки не используют в  деловой переписке. Можно послать  телеграмму.

Любое письмо, доверенное Вам, требует  немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить просьбу, изложенную в  письме, то уведомите об это сразу  же.

На поздравления отвечают коротко.

Если возникла необходимость принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно.

Соболезнования пишут от руки. Если такой возможности нет, лучше  послать телеграмму.

Общее правило для любой корреспонденции - с левого края бумаги донизу оставляют свободное поле одинаковой ширины.

Обычно служебное письмо состоит  из нескольких типовых структурных  элементов:

1. Область заголовка.

В этой части письма слева размещается  угловой штамп организации с  указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а  также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка размещаются  реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается  заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

- предлог о + сущ. В предложном  падеже: «О поставке автомобилей»;

- по вопросу о сущ. В предложном  падеже: «По вопросу о поставке  запчастей»;

- касательно сущ. В родительном  падеже: «Касательно заказа на  поставку» и т. п.

2. Текст письма.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит  из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Письма печатаются на стандартных  листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст  излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Если к тексту письма предусмотрено  приложение, то оно указывается, ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. В 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

3. Область подписи.

Эта область оформляется обычным  образом: указывается должность  и фамилия лица, подписавшего документ.

Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны.

Деловое письмо должно быть безукоризненным  во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.

Письма следует писать таким  образом, чтобы получателю было легко  сделать то, что от него требуют. По мнению отдельных экспертов, быстрее  получить ответ в том случае, когда отправитель пришлет готовые конверты с адресом и адресату нужно будет просто пометить соответствующие варианты, чем, если бы ему пришлось писать письмо самому.

В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное  решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма.

Формулируя отказ, нужно быть максимально  корректным, чтобы не потерять партнера.

Деловые письма оформляют на бланках  по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланк представляет собой лист бумаги с воспроизведёнными типографским способом обязательными элементами (реквизитами), расположенными в определённом порядке:

1 реквизит - логотип или эмблема  товарного знака юридического  лица;

2 реквизит - полное или сокращённое  наименование организации-отправителя;

3 реквизит - её почтовый и телеграфный  адрес;

4 реквизит - номер телефона, факса;

5 реквизит - телекс;

Остальные реквизиты впечатываются  машинописным способом:

6 реквизит - адресат;

7 реквизит - индекс документа;

8 реквизит - дата;

9 реквизит - ссылка на дату и  индекс входящего документа;

10 реквизит - заголовок к тексту;

11 реквизит - текст;

12 реквизит - подпись;

13 реквизит - отметка о наличии  приложения;

14 реквизит - отметка о направлении  копии в другие адреса;

Сегодня в адрес включается номер  электронной почты: e-mail:[email protected], Internet: http://www. Surbis.ru.

Порядок размещения реквизитов факсового  отправления несколько иной. Совокупность реквизитов официального письма называют формуляром.

Наименование организации-адресанта (отправителя) в документах на иностранные  языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом, если письмо адресовано зарубежным партнёрам.

Адресат - наименование и адрес  получателя письма (наименование организации, структурной части организации, фирмы, должности, фамилии лица - в дательном падеже). Перед фамилией проставляется индекс вежливости: «Г-ну», «Г.».

При отсутствии данных о фамилии, имени  и отчестве должностного лица, указывается  только должность:

• Коммерческому директору
• Руководителю организации

 

3. Правила оформления делового письма

 

Официальные письма пишутся на специальных  бланках соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в  определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее  принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его  содержания. Например, учитывая, что  человеческому глазу легче фиксировать  верхнюю часть любого объекта, при  оформлении документа следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают  форматы и полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

- организовать централизованное изготовление бланков для писем;

- уменьшить стоимость машинописных работ;

- сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

- уменьшить визуальный поиск необходимой информации;

- расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой  для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы могут содержать до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1) Государственный герб РФ;

2) код организации по ОКПО, если  он есть (для внутрироссийской  переписки);

3) наименование организации (полное  или сокращенное);

4) справочные данные об организации;

5) дата документа;

6) регистрационный номер документа;

7) ссылка на регистрационный  номер и дату входящего документа  (при письмах ответах);

8) адресат;

9) заголовок к тексту;

10) текст;

11) подпись;

12) фамилия (или фамилия, имя,  отчество) и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они  не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор  электронной почты (при необходимости).

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации - адресанта  документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ИНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать  названия организаций произвольно  нельзя. Сокращенные наименования организаций  образуйся тремя способами:

- по первым буквам слов, входящих в наименования, например МНД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

- по начальным слогам слов, входящих в наименования, например Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

- смешанным способом, когда сложносокращенные наименовании образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй - строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

К справочным данным об организации  относятся, во-первых, почтовый и телеграфный  адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в  левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она  служит поисковым признаком и  используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться  цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами  в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год  записываются тремя двузначными  цифрами. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число  или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).

Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его  условное обозначение - обычно состоит  из нескольких частей. Сначала может  быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на регистрационный номер  и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и  располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова  «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма  этого реквизита:

На № _______ от________

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.2000».

Адресат - наименование и адрес  получателя письма (наименование и  адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации получателя пишется в именительном падеже. Например: ЗАО «Оксид»

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения  исполнения письма, если известна фамилия  лица которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия -в дательном. Например: Кемеровское ОАО «Гранит» Главному специалисту А.Н. Смирнову.

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации  должно входить в состав наименования должности адресата. Например: Ректору  Новосибирской государственной  академии экономики и управления проф. Ю.В. Гусеву

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.

В состав реквизита «адресат» может  входить почтовый адрес. Почтовый адрес  не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, - в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Деловые тексты, в том числе и  письма, часто содержат различные  перечни, которые раздвигают, усложняют структуру предложения, иногда - словосочетания. Четкость в членении рубрицированного (разделенного на часть графически) текстов достигается при соблюдении следующих правил:

1) римскими цифрами обычно нумеруется  аспекты письма, графически часто  совпадающие с абзацами;

2) арабские цифры без скобок  представляют средний уровень  членения, в конце рубрик среднего  уровня ставится точка, даже  если они представляют части одного предложения.

3) арабские цифры со скобками  и строчные буквы со скобками  используются в качестве низшего уровня членения. При рубрицировании со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точкой с запятой. Точка ставится после заключительной рубрики.

В рекламных письмах, выполненных  типографическим способом или при  помощи компьютера, рубрики выделяются тире, звёздочками и другими графическими значками. Знаки препинания в этом случае могут быть опущены в конце рубрики и после рубриционного знака. Однако деловые письма и официальные бумаги оформляются строго в соответствии с правилами нормативной грамматики.

 

Заключение

 

Можно сделать ряд выводов по порядку подготовки и редактирования делового письма:

1. Чётко обозначить цель своего  письма.

2. Собрать информацию о получателях  данного письма.

3. Продумать и записать основные  идеи письма.

4. Собрать необходимый фактический  материал.

5. Перепроверить все основные  факты.

6. Разделить содержание письма  на вступление, основную часть  и заключение.

7. Написать черновик письма.

8. Убедиться, что каждая тема  была освещена в отдельном  абзаце.

9. Проверить связность предложений  в каждом абзаце.

10. Выполнить редакторскую правку  письма.

11. Подготовить окончательный вариант  письма.

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Bce это требует oт современного специалиста сегодня большей речевой подготовки, чeм, cкaжeм, дecять лет нaзaд, в эпoxy цapcтвoвaния типoвыx и тpaфapeтныx тeкcтoв. Умeниe caмocтoятeльнo мыслить и фopмyлиpoвaть cвoи мысли, кoмпeтeнтнo вecти пиcьмeнный диaлoг цeнитcя в дeлoвыx кpyгax вce бoльшe.

Список литературы:

 

1. Анодина Н.Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления практ. пособие / Н. Н. Анодина. - 4-е изд., испр. и доп. - М.: Омега-Л, 2009. - 93 с.

2. Демин Ю.М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. - М. : Бератор, 2010. - 217 с. - Библиогр.: с. 216-217. - ISBN 5-9531-0048-5.

3. Кирсанова М.В. Деловая переписка: учеб.-пособие / М.В. Кирсанова, Н.Н. Адонина, Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА-М, 2011.

4. Корнеев И.К. Деловая переписка и образцы документов : учеб.-практ. пособие / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко. -- М. : Проспект, 2009.

5. Шатров В. Современное деловое письмо. - М., 2012.

6. Истрин В.А. Возникновение и развитие письма. М.: Наука, 2009. 599 с.

8. Колтунова М.В. Деловое письмо изд.; «Дело» 2011.