Классификация изографического документа

Введение

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах.

В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации важно основание – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Цель данной работы – определить понятие документа, виды и функции  документов, а также рассмотреть классификации и системы документации. Для реализации цели необходимо решить следующие задачи:

     - анализ видов документов;

     - исследование развития документов;

     - классификация документов.

1. Понятие документа.

  В настоящее время в науке известны различные способы формализации знаний. Ведь совсем недостаточно передать разным людям одну и ту же информацию, потому что каждый из них по-разному ее интерпретирует.

"Существует два способа  преодоления такой неоднозначности. Во-первых, переход от обычных  повествовательных предложений  к суждениям, т.е. к предложениям  с жесткой и однозначной грамматической  формой и с фиксированным списком  терминов, из которых такие суждения  могут быть образованы. Во-вторых, переход от обычных текстов  к документам, т.е. к текстам, в  которых:

  -фиксированы только знания о фактах некоторого вполне определенного рода (или родов);

-эти знания организованы в виде записи вполне определенной жестко фиксированной структуры".

В этом определении "документа" делается акцент на структурированности информации, в нем содержащейся. Это существенно дополняет определения, данные специалистами социально-коммуникационных наук. Например, О.П. Коршунов определяет документ как "любой материальный носитель, на котором человеком зафиксирована (закреплена) социальная информация...".

Рассматривая проблему в историческом аспекте, Ю.Н. Столяров подчеркивает, что: "документом считается любая информация..., зафиксированная в пространстве и во времени в целях ее использования, передачи и хранения". Это определение тесно перекликается с другим, данным в широко известной монографии А.И. Михайлова, А.И. Черного и Р.С. Гиляревского "Основы информатики", где документом считается "материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени и используемый в общественной практике". В соответствии с Международным стандартом "ИСО 5127-83 «Документация и информация» под "документом" понимается "записанная информация, которая может быть использована как единица в документационном процессе". В ДСТУ 3017-95 "документ" определен как "материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве" .

Сюзанна Брие пишет, что документом становится "всякое свидетельство - конкретное или символичное, закрепленное или зарегистрированное, служащее для представления, воспроизведения или доказывания определенного физического или интеллектуального явления".

В англоязычной литературе О. Паттерсон понимал под документом "любой предмет, несущий отражение мысли с помощью букв, символов или других средств" .

Всемирно известный индийский библиотековед Ш. Ранганатан также определяет документ как "воплощенную мысль", как "запись произведения на бумаге или другом материале, для легкого физического обращения с ним, транспортировки его в пространстве и сохранения во времени".

Есть науки, где документ определяется даже более широко, чем текст. Так, в документалистике "под документом понимается семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью ее обращения в динамической системе".

"В культурологии, - пишет  Э.И. Ханпира, документом можно назвать всякий созданный человеком материальный объект, в котором овеществилась человеческая мысль (лист бумаги, колесо, ложка, парковый ландшафт, книга и др.), т.е. всякий материальный объект второй природы" .

В классификации, предложенной Г.Н. Швецовой-Водка, с позиций книговедения документы подразделяются на виды в зависимости от:

1.  материала носителя информации (бумажный, прозрачно-пленочный, магнитоленточный, пластиночный);

2.  формы носителя информации (ленточный, карточный, листовой, блочный, площадной);

3.     по способу записи (ручной, механический, автоматический);

4.     по предназначенности для восприятия (человековоспринимаемый, машиновоспринимаемый, машиночитаемый);

5.     по каналу восприятия человеком (визуальный, аудиальный, тактильный, аудиовизуальный, недоступный человеческому восприятию);

6.     по способу расшифровки информации человеком (читаемый, рассматриваемый, слушаемый, рассчитанный на комплексное восприятие);

7.     по характеру знаковых средств передачи информации (записанный отвлеченно-абстрактными (символическими) знаками, записанный знаками, подобными изображаемому, записанный путем изменения структуры носителя);

8.     по характеру языковой системы (вербальный, изобразительный, музыкальный, комплексный, матричный);

9.  по принадлежности знаков записи к определенным знаковым системам (письменный, изографический, картографический, нотный, технически кодированный).

Мы видим, что такая классификация во многих своих частях практически подменяет классификацию видов информации, что представляется нам неправомерным .

2. Функции документов

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. (Рис.1)

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

-ретроспективную (относящуюся к прошлому);

-оперативную (текущую);

-перспективную (относящуюся к будущему)

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные  в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего  действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

3.Типы документов

Документ– это любая информация, запечатленная на носителе информации и созданная или отправленная в ходе работы предприятия или лица,  содержание, форма и структура которой являются достаточными для удостоверения фактов или мероприятий. Документы – это один из ресурсов, в котором предприятие нуждается для успешного функционирования. В ходе работы предприятия создаются и пересылаются документы, в которых содержится различная информация, связанная с предприятием.

В ходе организации деятельности предприятия используются различные организационные, информационные документы, а также документы для передачи данных.

Официальное письмо – это документ, который составляется с целью обмена информацией и отправляется адресату по почте, электронной почте или по факсу. Официальными письмами являются, письмо-заказ, доверенность, гарантийное письмо, заявление, меморандум.

Приказ – это документ распорядительного содержания, который издается руководителем предприятия для организации внутренних вопросов.

Согласно содержанию приказа, распоряжение может быть однократным (например, приказ о командировке) или иметь силу до издания нового приказа по аналогичному вопросу (например, утверждение порядка делопроизводства). Приказ вступает в силу с момента его подписания.

Протокол – это документ, в котором фиксируется ход собрания или совещания, а также принятые решения. Протокол оформляется в одном экземпляре, при необходимости подготавливаются выписки из документа с целью оповещения сторон.

Акт – это документ, свидетельствующий о проведении на предприятии каких-либо сделок и процедур (например, инвентаризации, приема-передачи товара). Для составления акта руководитель предприятия может назначить комиссию (например, комиссия по проведению инвентаризации склада).

4.Классификация изографического документа.

  Изографический документ содержит информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта (одного или нескольких).

Изографические документы содержат информацию, отражающую действительность в наглядных, зрительно воспринимаемых образах и, как правило, точно воспроизводящую реальность. Благодаря методам обобщения, типизации, воображению художника, изодокументы способны эстетически раскрывать временное развитие событий, духовный облик, переживания, мысли, взаимоотношения людей, воплощать общественные идеи.

Изодокументы выделяют по характеру знаковых средств фиксирования и передачи информации. По этому признаку их относят к классу иконических (иконографических) – документов, содержащих преимущественно изображение произведений изобразительного искусства, специальной или художественной фотографии. В изодокументах информация фиксируется с помощью знаков-подобий отображаемому объекту. Это – визуальные документы.

Основную часть изографических документов составляют изоиздания .

Общепринятой классификации изданий пока не существует. Это связано с определенными трудностями:

1.   наличие принципиально различных разновидностей изоизданий внутри вида;

2.  различные уровни сложности в технике исполнения;

3.   широкий спектр особенностей, присущих изоизданиям в целом и их разновидностям.

По способу изображения различают альбомы и атласы чертежей (научно-технические, архитектурные) и издания художественно-образного характера.

По материальной конструкции различают книжные, листовые и карточные изоиздания .

К книжным изоизданиям относятся:

·    альбомы по искусству, содержащие репродукции произведений живописи, графики, скульптуры, архитектуры, прикладного и народного искусства или оригинальные авторские формы (гравюры, офорты, литографии, монотипы и т.п.).

·    фотоальбомы: документальные, исторические, портретно-биографические, памятные, по кино- и театральному искусству и оригинальные видовые, репортажные, публицистические;

·    научно-технические альбомы: медицинские, естественнонаучные, рабочих чертежей и др.

·    издания неальбомного типа по изобразительному искусству, содержащие незначительный объем иллюстраций. Сюда же можно отнести и картографические атласы.

К листовым изданиям относятся плакаты, афиши, буклеты, репродукции, эстампы. Карточную форму имеют открытки, календарики, календарные стенки.

По особенностям изготовления печатной формы различают эстампы, форма для печати которых изготовляется самим художником (станковая печатная форма) и репродуцированные изоиздания, форма для которых изготовляется полиграфическим методом.

К изоизданиям относят все виды печатной прикладной графики (этикетки, колерьетки, табель-календари, марки и т.п.).

По функциональному назначению изоиздания делятся на нормативно-инструктивные, научные, производственно-практические, учебные, массово-политические, научно-популярные и рекламные.

Нормативно-инструктивные изоиздания знакомят с нормативно-правовыми документами, действующими в различных сферах человеческой деятельности. К ним относят плакаты и наглядные пособия, содержащие сведения о нормах, стандартах, правилах, регламентирующих практическую деятельность.

Научные изоиздания – это альбомные издания по искусству, комплектные издания оригинальной графики, атласы для научно-исследовательских целей. Они содержат обобщающие материалы, характеризующие уровень развития науки об искусстве.

Производственные (практические) изоиздания составляют плакаты и наглядные пособия. Их функциональное назначение – информация о наиболее рациональных формах работы в различных областях человеческой деятельности, пропаганда техники безопасности и охраны труда.

Учебные изоиздания выполняют образовательную и воспитательную функции в различных системах и на различных уровнях обучения. Сюда относятся плакаты и наглядные пособия для дошкольного, начального, среднего специальго, профессионально-технического и высшего образования.

Массово-политические изоиздания составляют плакаты, наглядные пособия, изобразительные открытки, художественные репродукции массово-политического характера.

Научно-популярные изоиздания – это основная масса художественных репродукций, эстампов, изобразительных открыток и альбомов.

Рекламные изоиздания – это плакаты, буклеты, альбомы, афиши, назначение которых – привлечь внимание потребителя (покупателя, зрителя) к новым видам товаров и услуг, к проведению различных зрелищных и культурно-массовых мероприятий.

Различно читательское назначение изоизданий. Они рассчитаны на:

·  массового потребителя, располагающего элементарной начальной подготовкой в восприятии изображений;

·  относительно подготовленного потребителя, обладающего определенным набором сведений, необходимых для восприятия изоизданий, более сложных по функциональному и читательскому назначению;

·  потребителя-специалиста, профессионально связанного с производством и распространением (хранением) изоизданий.

4.1 Плакат.

Плакат (лат. placatum – объявление, афиша) – листовое изоиздание, содержащее рисунок, фотографию, монтаж или какое-нибудь специальное изображение с небольшим пояснительным текстом. Выпускается в виде одного или нескольких листов печатного материала установленного формата, отпечатано с одной или обеих сторон листа, предназначено для экспонирования.

Плакат в современных формах сложился в XIX в. как вид театральной и торговой рекламы. До второй половины XIX в. его называли агитационным. Рекламный плакат возник в западной Европе во второй половине XIX в., а в начале XX в. появились рекламные плакаты. Зачатки политических плакатов прослеживаются в графике времен революции 1905-1907 годов («Шершень» и др.). В годы гражданской войны появились первые печатные политические плакаты, рисованные от руки и размножаемые при помощи трафаретов: «Окна УкРоста» в Харькове, «Окна ЮгРоста» в Одессе и др.

В 1920-1930 годах плакат был популярным средством пропаганды техники безопасности в промышленности и строительстве. В 1960-1970-е годы широкое распространение получил плакат кинорекламный, театральный, выставочный, санитарно-просветительский, плакаты по охране труда, 1980-1990-е годы – торговые плакаты, по охране окружающей среды и т.п.

Кроме рисунка, плакат использует приемы фотомонтажа, применяемые также в книге и журнале. Плакат – разновидность графики, произведение искусства, лаконичное, броское (цветное) изображение с кратким текстом, на большом листе бумаги. Современный плакат является обычно полиграфическим или компьютерным воспроизведением созданного художником оригинала.

По функциональному назначению плакаты делятся на следующие разновидности: массово-политические (агитплакаты, освещающие важнейшие события политической, экономической, культурной жизни страны); нормативно-инструктивные, к которым относятся:

- плакаты, содержащие разъяснения стандартов, технических условий, нормативов;

-плакаты по охране труда и технике безопасности; производственно-практические (пропагандирующие прогрессивные методы труда в различных отраслях промышленности, сельского хозяйства, здравоохранения, образования, культуры); научно-популярные (посвящены истории, экономике, предназначены для лекционной работы, в помощь пропагандистам, библиотечным, музейным работникам и т.д.); учебные (выполняют функции учебно-наглядных пособий на всех ступенях обучения);

-рекламные (плакаты, торговые и рекламирующие различные виды услуг, плакаты по искусству: объявления о выставках, посвященных мастерам изобразительного искусства, архитектуры, декоративно-прикладного и народного искусства, плакаты по музыке, цирку, театральному и киноискусству). Разновидностью рекламного издания является афиша – рекламное или справочное листовое издание, оповещающее о каком-либо культурном мероприятии и предназначенное для расклейки.

По знаковой природе информации плакаты делятся на изобразительные – состоящие из надписи и изображения – и текстовые – представляющие собой один художественно выполненный текст.

Особый вид плаката – фотоплакат, созданный фотографическим способом. Он включает в себя фотомонтаж, который строится исключительно на фотографическом материале. Комбинированный плакат использует фотографию, рисунок, печатные издания и весь подручный иллюстративный материал.

По технике воспроизведения фотоплакаты бывают: печатные – издающиеся массовым тиражом при помощи литографических или офсетных машин; трафаретно-шелкографические – тиражируемые ручным способом при помощи трафаретов из картона или матриц на шелковой или нейлоновой сетке; рисованные от руки – в одном или нескольких экземплярах; световые – статичные или динамичные, сочетающиеся с изображением, или чисто шрифтовые с широким использованием цветного тона и аргона либо обычных электрических ламп; объемные – сложные по конструкции сооружения, широко распространенные в торговой рекламе.

По средствам исполнения оригинала художником (графическим или живописным) плакаты бывают плоскостными, объемно-пространственными или комбинированными, одноцветными или многоцветными.

Плакаты выполняются различными материалами: углем, карандашом, гуашью, акварелью, темперой, маслом – на бумаге, картоне, фанере, холсте и т.п.

Конструкция плакатов отличается многообразием. Все перечисленные разновидности плакатов выпускаются различными форматами. Наиболее распространен формат 60х90 и производные от него.

Основная масса плакатов состоит из однолистных изданий, однако часть массово-политических и рекламных плакатов печатается на трех листах со склейкой и без склейки, реже – на пяти и шести листах со склейкой.

Плакаты выпускаются: в виде отдельных изданий; как выпуск серийного издания с указанием принадлежности к той или иной серии в каждом отдельном издании, входящем в нее; в виде комплектного издания – подборки плакатов, объединенных общей темой и заключенных в одну издательскую обложку (манжетку) или папку с общими выходными сведениями. Серийные издания наиболее характерны для производственных (практических) изоплакатов; комплектами выпускаются практически все их разновидности.

Оформляется плакат по установленным правилам. Имя художника, автора текста или составителя приводят на левой стороне нижнего поля;

4.2 Художественная репродукция

По технике исполнения изоиздания делятся на репродукции и эстампы.

Художественная репродукция – листовое издание, воспроизводящее произведение изобразительного искусства (картину, рисунок и т.п.) или художественную фотографию.

Функциональное назначение художественной репродукции – популяризация лучших произведений отечественного и зарубежного искусства среди широких кругов потребителей, развитие эстетического вкуса.