Кофиденциалная информация

Содержание

Введение

I. Общие сведения о конфиденциальности………………………………4

1.1. Группы сведений конфиденциального характера……………………......4

1.2. Документирование конфиденциальной информации………………….7

1.3. Хранение дел с конфиденциальными документами……………………11

II. Подготовка и издание конфиденциальных документов………...….13

2.1. Оформление и учет носителей конфиденциальной информации……14

2.2. Защита конфиденциальной информации………………………………..19

2.3. Хранение конфиденциальной информации……………………………..23

Заключение

Список источников и литературы

Введение 

Типы материальных объектов как носителей информации различны. Ими могут быть магнитные и  оптические диски, фото-, кино-, видео - и аудиопленки, различные виды промышленной продукции, технологические процессы и др. Но наиболее массовым типом являются носители на бумажной основе. Информация в них фиксируется рукописным, машинописным, электронным, типографским способами в форме текста, чертежа, схемы, рисунка; формулы, графика, карты и т.п. В этих носителях информация отображается в виде символов и образов.

Организация и технология конфиденциального делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами.

 В "Положении о  порядке обращения со служебной  информацией ограниченного распространения  в федеральных органах исполнительной  власти", утвержденном Постановлением  Правительства РФ от 3 ноября 1994 г.  № 1233 (в дальнейшем - "Положение  о порядке обращения со служебной  информацией ограниченного распространения"), содержится несколько пунктов,  относящихся к учету и обработке  документов с пометкой "Для  служебного пользования". Однако  содержание этих пунктов сформулировано  слишком лаконично, носит фрагментарный  характер и, по мнению автора, не всегда является правильным.

Их должен определять обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия. Однако при этом ему необходимо руководствоваться  определенными нормами и правилами  работы с конфиденциальными документами, обеспечивающими нужный уровень  функционирования предприятия, сохранность  документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.

В последние годы активно  продолжалось формироваться информационное законодательство, были приняты новые  основополагающие законы. Правовым фундаментом, регулирующим отношения в области информации, в нынешнее время, является Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»¹. Также был принят унифицированный нормативно-правовой акт, создающий правовую основу обращения с персональными данными физических лиц – Федеральный закон «О персональных данных»².

Все эти факторы в совокупности обусловили возникновение научного интереса к правовым режимам оборота  информации конфиденциального характера  в сфере государственного управления.

Цель и задачи контрольной  работы:

- Исследовать сущность  понятий «информация», «информация  конфиденциального характера», «тайна»,  а также определить их соотношение.  Проанализировать природу информации  конфиденциального характера, ее  признаки, классификацию, и ее  оборот.

Объектом исследования в  контрольной работе является комплексный  подход к защите конфиденциальной информации

         Актуальность темы исследования  обусловлена теоретической и  практической значимостью вопросов, связанных с информационным регулированием  порядка оборота информации с  ограниченным доступом (конфиденциальной  информации) в Российской Федерации.

1. Общие сведения о конфиденциальности

1. Группы сведений конфиденциального характера

Конфиденциальный (от латинского confidentiale – доверие) документ – доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» определены следующие группы сведений:

1.            «О фактах, событиях и обстоятельствах  частной жизни гражданина, позволяющие  идентифицировать его личность (персональные  данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в  средствах массовой информации  в установленных федеральными законами случаях»;

2.           «Информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ которой ограничен Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.)»

3.            «Составляющие тайну следствия и судопроизводства»;

4.             «Информация, связанная с коммерческой  деятельностью, доступ к которой  ограничен в соответствии с  Гражданским Кодексом Российской  Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна)»;

5.      «Информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них».

6.             «Информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению)».

  В действующих нормативных актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют исходя из сложившейся практики организаций и предприятий независимо от формы собственности и организационно – правовой формы.

Содержание конфиденциальной информации документируется, зависит  от компетенции и функций предприятия, учреждения или организации, характера  их деятельности, взаимосвязей с другими  субъектами. В свою очередь это  содержание влияет на качество соответствующей  области деятельности, организацию  и надежность обработки и защиты документов.

Обязательность письменного  удостоверения информации закрепляется перечнем изданных конфиденциальных документов. Целями разработки такого перечня должны быть не только определение состава  выданных документов, необходимых и  достаточных для деятельности предприятия, учреждения или организации, но и  установление конкретных лиц, имеющих  право подписывать (утверждать) документы  и предотвращение необоснованной рассылки документов.

Перечень сведений, составляющих ограничения доступа, разрабатывается  для каждого предприятия самим  предприятием - владельцем информации. Таким образом, право предпринимателя  на содержание конфиденциальной информации является безусловным. Никто не может  диктовать ему, какие сведения относить к коммерческой тайне, за исключением  сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну в соответствии с государственными нормативными актами.

При определении задач  и функций подразделения конфиденциального  делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять документационное обеспечение конфиденциальной управленческой и производственной деятельности предприятия, но и участвовать во всех мероприятиях по предотвращению утраты конфиденциальных документов и утечки содержащейся в  них информации. Это участие не ограничивается разработкой и осуществлением соответствующих мероприятий только в рамках подразделения конфиденциального  делопроизводства. Утрата и утечка конфиденциальной информации в большинстве  случаев происходят по вине исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами. Поэтому значительная часть функций  подразделения конфиденциального  делопроизводства связана с обучением  исполнителей и пользователей правилам работы с конфиденциальными документами  и осуществлением контроля за их выполнением. Этим обусловлены и соответствующие права под­разделения конфиденциального делопроизводства, в том числе такие, как участие в подборе кадров для работы с конфиденциальной информацией, внесение предложений об отстранении от конфиденциальных работ, поощрении и привлечении к ответственности исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, участие в проведении расследований по фактам утраты и утечки конфиденциальной информации.

В случаях особой конфиденциальности документов назначение сотрудников  на соответствующие должности в  подразделение конфиденциального  делопроизводства целесообразно осуществлять после проведения в отношении  их полномочными органами проверочных  мероприятий при письменном согласии на это сотрудников.

Все сотрудники, принимаемые  на работу в подразделение конфиденциального  делопроизводства, а также при  отсутствии подразделения специально назначенные для ведения конфиденциального делопроизводства лица должны дать письменное обязательство по соблюдению режима конфиденциальности. Это обязательство фиксируется в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении. Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих на предприятии нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем.

Порядок изготовления конфиденциальных документов, режим обращения с  ними требуют определенных знаний, которые должны быть приобретены  до начала работы с информацией и  постоянно пополняться. С этой целью  необходимо организовывать различные  формы обучения сотрудников: техническую  учебу, семинары, самостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др. Для проведения занятий следует привлекать не только сотрудников подразделения конфиденциального  делопроизводства, но и руководителей  соответствующих подразделений  предприятия, а также специалистов по конфиденциальному делопроизводству, работающих в соответствующих научно-исследовательских  и учебных заведениях.

2. Документирование конфиденциальной информации

Документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной  частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность  управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая  сила документов, трудоемкость их обработки  и качество организации. Объем и  характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия.

Документирования конфиденциальной информации заключается в фиксации по установленным правилам на бумажных или магнитных носителях управленческих действий, т.е. в создании конфиденциальных документов. Основанием для создания конфиденциальных документов является необходимость подтверждения наличия  и содержания определенных действий, передачу, хранение и использование  информации в течение определенного  времени или постоянно. Все это  можно изложено в законе об информации³.

Содержание конфиденциальной информации документируется, зависит  от компетенции и функций предприятия, учреждения или организации, характера  их деятельности, взаимосвязей с другими  субъектами. В свою очередь это  содержание влияет на качество соответствующей  области деятельности, организацию  и надежность обработки и защиты документов.

Обязательность письменного  удостоверения информации закрепляется перечнем изданных конфиденциальных документов. Целями разработки такого перечня должны быть не только определение состава  выданных документов, необходимых и  достаточных для деятельности предприятия, учреждения или организации, но и  установление конкретных лиц, имеющих  право подписывать (утверждать) документы  и предотвращение необоснованной рассылки документов.

Перечень сведений, составляющих ограничения доступа, разрабатывается  для каждого предприятия самим  предприятием - владельцем информации. Таким образом, право предпринимателя  на содержание конфиденциальной информации является безусловным. Никто не может  диктовать ему, какие сведения относить к коммерческой тайне, за исключением  сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну в соответствии с государственными нормативными актами.

В сфере коммерческой деятельности ценность информации обусловлена прежде рыночной потребностью в информации как источнике получения прибыли, поэтому отнесение информации к  коммерческой тайне позволяет получить прибыль и предотвратить убыткам. Конфиденциальность такой информации создает для ее владельца преимущества в конкурентной борьбе и выступает  как средство защиты от недобросовестной конкуренции.

Подготовка конфиденциальных документов должна начинаться с учета, оформления и выдачи исполнителям бумажных носителей информации, на которых  будут состоять черновики или  сразу проекты конфиденциальных документов. При этом следует иметь  в виду, что визирования не требуют  лишь некоторые внутренние документы (докладные и объяснительные записки, справки по определенным вопросам и  т.д.).

Сотрудники, допущенные к  конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с  инструкцией по работе с конфиденциальными  документами. Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

- назначение должностного  лица, ответственного за их учет, хранение и использование;

- порядок подготовки и  размножения документов;

- отдельную регистрацию  документов;

- формирование дел;

- организацию выдачи и  хранения документов;

- проверку наличия документов;

- архивное хранение и  порядок уничтожения.

Отпечатанные и подписанные  документы передаются для регистрации  должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа.

Размножение конфиденциальных документов производится:

- с разрешения руководства  предприятия;

- с ограниченным количеством  копий;

- в специально выделенном  помещении;

- в присутствии должностного  лица, ответственного за документ;

- с немедленным уничтожением  бракованных копий.

Конфиденциальные документы  должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов⁴».

Листы журналов регистрации  нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе. Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу. Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело, которое должно иметь:

- гриф ограничения доступа;

- список сотрудников,  имеющих право пользоваться этим  делом; 

- нумерацию листов; внутреннюю  опись документов;

- заверительный лист.

Перечни издаваемых конфиденциальных документов составляются раздельно  по каждому виду тайны и могут  иметь следующую форму     (Таблица 1):

3. Хранение дел с конфиденциальными документами

Хранение дел с конфиденциальными  документами производится в опечатываемом  сейфе, в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны.

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов».

При выдаче документа сверяется  номер документа с номером  в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата.

При возврате документа сверяется  номер документа с номером  в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа  и дата возврата.

Запрещается:

- изъятие конфиденциальных  документов из дел;

- перемещение их одного  дела в другое без разрешения  руководства и отметок в «Журнале  учета выдачи конфиденциальных  документов»;

- несанкционированный вынос  конфиденциальных документов из  офиса.

Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью обеспечения  их сохранности; предотвращения утечки конфиденциальной информации.

При установлении факта утраты конфиденциального  документа:

- ставится в известность  руководитель предприятия:

- служба безопасности;

- принимаются меры к  розыску документа.

На утерянный документ составляется акт, вносится соответствующая отметка об утрате в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

Экспертная комиссия предприятия  ежегодно отбирает конфиденциальные документы  для архивного хранения или уничтожения.

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных  коробках, в помещениях, исключающих  несанкционированный доступ.

2. Подготовка и издание конфиденциальных документов

1. Оформление и учет носителей конфиденциальной информации

Самыми распространенными  носителями документированной конфиденциальной информации являются бумажные и машинные носители.

Бумажными носителями могут  быть:

- для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;

- для чертежно-графических  документов - ватман, калька, миллиметровка  (координатная бумага).

Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листом, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографическая тетрадь используется для стенограмм, рабочая тетрадь (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) - как правило, для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов. При этом типовые формы документов - бланки с трафаретным текстом - должны содержать только открытую информацию и иметь в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной информации, как правило, количественного характера.

Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим  образом.

На обложках спецблокнотов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства пишет или проставляет штампом (если не проставлено типографским способом) слово "Спецблокнот" и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографским способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.

На обложках рабочих и  стенографических тетрадей указываются  вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя. Листы тетрадей нумеруются, на обороте  последнего листа составляется подписываемая  сотрудником подразделения конфиденциального  делопроизводства заверительная надпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности.

На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответствующих  графах основных надписей штампов или  других установленных местах исполнителем проставляются:

- на всех носителях  - гриф конфиденциальности, номера  листов;

- дополнительно на носителях,  предназначенных для чертежно-графических  документов, - количество листов, подразделение  и фамилия исполнителя.

На любом носителе, предназначенном  для составления одного конкретного  документа, указывается наименование этого документа.

Бумажные носители учитываются в журналах или карточках, имеющих следующие графы:

1. Учетный номер и гриф конфиденциальности носителя 
2. Дата регистрации 
3. Вид носителя 
4. Наименование или назначение носителя 
5. Количество листов 
6. ФИО лица, получившего носитель 
7. Подпись за получение и дата 
8. Подпись за возврат  и дата 
9. Отметка об уничтожении носителя

При взятии носителей  на учет заполняются графы 1-5.

В графе 1 рядом с номером  носителя начальными буквами (аббревиатурой) проставляется его гриф конфиденциальности:

1 КТ (коммерческая тайна), 1ДСП (для служебного пользования). Если издаваемые документы имеют  только один гриф конфиденциальности, то в наименовании графы 1 слова  "и гриф конфиденциальности" опускаются, рядом с номерами  носителей гриф не проставляется.

В графе 2 дата проставляется  арабскими цифрами: в карточке - с  указанием числа, месяца и года, в  журнале - числа и месяца (год про­ставляется перед началом регистрации носителей за этот год).

В графе 3 пишется: спецблокнот, листы, типовая форма, рабочая тетрадь и др.

В графе 4 указывается наименование документа, который будет составляться на носителе, если носитель предназначен для составления конкретного  документа, или назначение носителя, если в него будет вноситься различная  информация, например, по спецблокноту - "для черновиков", по рабочей тетради - "для рабочих записей".

Одновременно на самих  носителях проставляется:

- на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп

Уч. № ____

 Кол-во  

Листов____

   С указанием учетного номера и количества листов, на каждом листе в верхнем левом углу

- учетный номер;

- на рабочих и стенографических  тетрадях: в верхнем левом углу  лицевой стороны обложки (а  при невозможности - в верхнем  левом углу форзаца) такой же  штамп с указанием учетного  номера и количества листов;

- на отдельных листах  бумаги, типовой формы документа,  ватмана, кальки, миллиметровки:  в верхней части левого поля  первого листа такой же штамп  с указанием учетного номера  и количества листов (на носителях  чертежно-графической информации - только учетного номера); на левом  поле остальных листов штамп  "К Уч. №_ с указанием номера.

После взятия на учет носитель передается исполнителю с заполнением  граф 6, 7 журнала учета бумажных носителей.

Машинные носители информации необходимы при изготовлении проектов документов при помощи печатающих устройств  ЭВМ (независимо от того, с черновика  печатаются проекты или без его  использования), поскольку распечатка документа производится с машинного  носителя.

К машинным носителям документированной  информации относятся:

- жесткие (твердые) магнитные  диски;

- гибкие магнитные диски (дискеты);

-  магнитные ленты;

-  магнитооптические диски;

-  оптические диски;

- флешнакопители.

ЭВМ, используемые для изготовления конфиденциальных документов, учитываются  службой безопасности предприятия. Магнитные и оптические носители, предназначенные для отображения (фиксирования) конфиденциальной информации, должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводства до нанесения на них информации в  журналах (карточках) учета машинных носителей конфиденциальной информации, в которые целесообразно включать следующие графы      (Таблица 2):

Журнал учета машинных носителей, на которые заносится  информация, составляющая коммерческую тайну, ведется отдельно от журнала  учета машинных носителей, предназначенных  для занесения информации, составляющей служебную тайну.

Заполнение граф 1, 2 производится таким же образом, как и в журнале  учета бумажных носителей.

В графе 3 проставляется: магнитный  диск, дискета, оптический диск и др.