Коммерческая тайна. 15

Содержание

Определение понятия  «Коммерческая тайна»……………………………………. 3

Законодательная база регулирования процесса деятельности с

 документами  под грифом «Коммерческая тайна»………………………………. 7

Инструкция  по организации и ведению делопроизводства документов

 с грифом "Коммерческая тайна"…………………………………………………. 8

Определение понятия «Коммерческая тайна»

Коммерческая  тайна — режим конфиденциальности информации, позволяющий её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду (из закона РФ «О коммерческой тайне»). Под режимом конфиденциальности информации понимается введение и поддержание особых мер по охране информации.

Также коммерческой тайной могут подразумевать саму информацию, которая составляет коммерческую тайну, то есть, научно-техническую, технологическую, производственную, финансово-экономическую  или иную информацию, в том числе  составляющую секреты производства (ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны.

Обладатель  информации имеет право отнести  её к коммерческой тайне, если эта  информация отвечает вышеуказанным  критериям и не входит в перечень информации, которая не может составлять коммерческую тайну (ст.5 закона «О коммерческой тайне»). Чтобы информация получила статус коммерческой тайны, её обладатель должен исполнить установленные процедуры (составление перечня, нанесение грифа и некоторые другие). После получения статуса коммерческой тайны информация начинает охраняться законом.

За разглашение (умышленное или неосторожное), а также за незаконное использование информации, составляющей коммерческую тайну, предусмотрена ответственность — дисциплинарная, гражданско-правовая, административная, уголовная и материальная. Материальная ответственность наступает независимо от других форм ответственности.

Каждый сотрудник  общается практически со всеми сотрудниками организации и в силу этого  бывает посвящен во множество вопросов, не имеющих прямого отношения  к выполнению своих должностных  обязанностей. Они, вольно или невольно, могут способствовать распространению сведений, составляющих "секрет фирмы". Очевидные способы борьбы – строгий контроль исполнения и хранения документов, ликвидация правовой безграмотности работников по вопросам коммерческой тайны, дифференциация доступа работников к некоторым сведениям об организации, а также строгая регламентация делопроизводства документов, содержащих сведения ограниченного доступа, и присвоение им грифа "Коммерческая тайна".

Коммерческая  тайна – режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства), –сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

В настоящее  время в области информационной безопасности существует понятие "инсайдерство", которое означает случайное или преднамеренное распространение работником организации конфиденциальной информации о ее деятельности, финансовых показателях, стратегии развития, клиентских взаимоотношениях и др.

Инсайдерами могут  стать не только злоумышленники-профессионалы, которые за распространение конфиденциальной информации получают вознаграждение от заинтересованных лиц, но и лояльные и преданные компании сотрудники, например, забывшие важный документ в общественном транспорте. Также к списку инсайдеров можно добавить недовольных, обиженных сотрудников, которые могут тем или иным способом повлиять на распространение, хищение, уничтожение или искажение конфиденциальной информации.

Важно отметить, что инсайдеры могут не только скопировать важную информацию с  помощью технических средств, но и просто запомнить ее.

Таким образом, одних технических средств  для борьбы с инсайдерством недостаточно, важно разделить открытую информацию и информацию ограниченного доступа, а также разработать инструкцию по работе с документами с грифом "Коммерческая тайна". Традиционно такой документ называют "Инструкция по организации и ведению делопроизводства документов с грифом "Коммерческая тайна" и оформляют на стандартных листах формата А4. Такая инструкция может выглядеть следующим образом:

- 1-й лист - титульный  лист или обложка инструкции, на которой указывают название  инструкции, дату вступления в действие, должностное лицо, утвердившее инструкцию, или распорядительный документ;

- 2-й лист - содержание  документа (разделы) с указанием  страниц;

- 3-й и последующие  листы - текст инструкции.

В содержательной части инструкции должны быть предусмотрены следующие разделы:

1. Учет документов  с грифом "Коммерческая тайна".

2. Отправка документов  с грифом "Коммерческая тайна".

3. Размножение  документов с грифом "Коммерческая  тайна".

4. Уничтожение  документов с грифом "Коммерческая  тайна".

5. Проверки наличия документов с грифом "Коммерческая тайна".

6. Порядок хранения  и обращения с документами  с грифом "Коммерческая тайна".

Данная инструкция утверждается приказом руководителя, в котором оговариваются дополнительно  сроки вступления документа в  действие, порядок ознакомления с ним сотрудников и их ответственность за исполнение и неисполнение, другие вопросы.

Поскольку на предприятии  малого бизнеса, как правило, нет  специализированных режимно-секретных  подразделений, ведение делопроизводства документов с грифом "Коммерческая тайна" возлагается на секретаря, специалиста по делопроизводству (делопроизводителя) или других специально назначенных лиц.

Работнику, по роду своей служебной деятельности имеющему доступ к конфиденциальной информации, могут быть внесены дополнения в трудовой договор, например:

«Сотрудник обязуется сохранять в тайне все ставшие ему известными в рамках его служебной деятельности сведения, составляющие коммерческую тайну. Это обязательство о неразглашении действует и после увольнения. Сотрудник обязуется при увольнении сдать все находящиеся у него в связи с его служебной деятельностью документы и изделия, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну. Он не имеет права предъявлять какие-либо требования на оставление у себя подобной документации изделий».

Законодательная база, регулирующая процесс работы с документами под грифом «Коммерческая  тайна»

Законодательная база, содержащая нормативно-правовые требования к перечню и содержанию сведений, составляющих коммерческую тайну, порядку обработки, хранения, предоставления, передачи этих сведений, а также ответственность за действия или бездействия, повлекшие за собой разглашение таких сведений, включает:

- Федеральный  закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой  тайне" (ред. от 24.07.2007), который регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау);

- Федеральный  закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ "О защите  конкуренции" (ред. от 30.06.2008) в ст. ст. 25, 26 определяет обязанности предоставления информации, в том числе и составляющей коммерческую тайну, в антимонопольный орган, а также обязанность антимонопольного органа по соблюдению коммерческой тайны;

- Постановление  Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" (ред. от 03.10.2002), определяющее перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну предприятия, и обязывающее руководителей предприятий, а также лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью, предоставлять такие сведения по требованию органов власти, управления, контролирующих и правоохранительных органов, других юридических лиц, имеющих на это право в соответствии с законодательством, а также трудового коллектива предприятия;

- ст. 32 части  первой НК РФ, которая обязывает  налоговые органы соблюдать налоговую  тайну и обеспечивать ее сохранение;

- ст. 184 части  первой ГК РФ, в соответствии  с которой коммерческий представитель  обязан сохранять в тайне ставшие ему известными сведения о торговых сделках и после исполнения данного ему поручения;

- ст. 727 части  первой ГК РФ запрещает подрядчикам  передавать сведения, которые могут  рассматриваться как коммерческая  тайна, третьим лицам;

- ст. 1465 части четвертой ГК РФ определяет секрет производства (ноу-хау) и устанавливает необходимость введения режима коммерческой тайны, относительно сведений, составляющих секрет производства;

- ст. 24.3 КоАП  РФ, в соответствии с которой  дела об административных правонарушениях, содержащие сведения, отнесенные к коммерческой тайне, не подлежат открытому рассмотрению;

- ст. 183 УК РФ "Незаконные получение и разглашение  сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну".

Инструкция по организации и ведению делопроизводства документов с грифом "Коммерческая тайна"

1. Общие положения

1.1. Настоящая  Инструкция определяет порядок  работ по учету, размножению,  хранению и уничтожению документов  с грифом "Коммерческая тайна".

1.2. Организация  и ведение делопроизводства документов с грифом "Коммерческая тайна" возлагаются на секретаря, ответственного за работу с документами, имеющими гриф "Коммерческая тайна".

1.3. Во время  работы с посетителями, посторонними  лицами, лицами, не имеющими допуска  к информации, содержащей коммерческую тайну предприятия, запрещается работать с документами, имеющими гриф "Коммерческая тайна". Для работы с такими документами должно быть выделено специальное время.

2. Учет документов  с грифом "Коммерческая тайна"

2.1. Все документы с грифом "Коммерческая тайна", изданные или поступившие на предприятие, подлежат отдельному учету.

2.2. Учет документов с  грифом "Коммерческая тайна"  осуществляется отдельно от учета  секретных (государственные секреты)  и несекретных документов, а также документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП).

2.3. Для решения задач  сохранности документов, облегчения  справочной работы и обеспечения  контроля исполнения на предприятии  ведутся следующие виды такого  отдельного учета:

- учет подготовленных (внутренних) документов;

- учет входящих и исходящих  документов;

- учет компьютерных носителей  с охраняемой информацией;

- инвентарный учет;

- номенклатура дел, журналов;

- учет лиц, осведомленных  в вопросах, касающихся коммерческой  тайны.

2.3.1. Создание документов с грифом "Коммерческая тайна" производится сотрудником, имеющим соответствующий допуск.

По решению руководителя предприятия создание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии  исключения получения охраняемой информации посторонними лицами.

Обработка документированной  информации, относящейся к коммерческой тайне, на персональном компьютере должна осуществляться только на сменных носителях, сдаваемых в конце рабочего дня  секретарю под роспись в журнале.

На последнем листе каждого экземпляра созданного документа необходимо указать:

- количество отпечатанных  экземпляров;

- фамилии должностных  лиц, принимавших участие в  изготовлении документа;

- дату.

Отпечатанный документ с  грифом "Коммерческая тайна", а  также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении как дополнение к нему, регистрируются у секретаря в журналах, имеющих соответствующие графы.

Картотеки или журналы  учета подготовленных документов с  грифом "Коммерческая тайна" учитываются  в номенклатуре дел на общих основаниях. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетные номера проставляются  на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе – перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров.

Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы для уничтожения секретарю.

Гриф – надпись на документе или издании, определяющая особый порядок его использования.

Гриф ограничения  доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и/или в сопроводительной документации на него.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

2.3.2. Прием и регистрация  поступивших на предприятие документов  с грифом "Коммерческая тайна" осуществляются секретарем.

Главное требование к делопроизводству документов с грифом "Коммерческая тайна" – это однократность их регистрации.

Полученная  корреспонденция с грифом "Коммерческая тайна", в том числе полученная сотрудниками охраны предприятия в  нерабочее время, не вскрывается  и передается секретарю лично. Ошибочно поступившие документы с грифом "Коммерческая тайна" возвращаются отправителю.

В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с  грифом "Коммерческая тайна" составляется акт в 2-х экз., один из которых  высылается отправителю.

На первом листе  входящего документа с грифом "Коммерческая тайна" проставляется регистрационный штамп, в котором указываются:

- наименование  предприятия;

- входящий номер  документа;

- дата регистрации;

- количество  листов основного документа и  приложений.

На первом листе  каждого приложения к входящему  документу указываются:

- номер входящего  документа;

- количество  листов данного приложения.

2.3.3. Отдельному  поединичному (инвентарному) учету  подлежат разработанные на предприятии  и присланные из других организаций  научно-технические, чертежно-конструкторские  и другие документы, не подлежащие подшивке в дела.

Присланные  документы берутся на поединичный  учет после их регистрации по входящему  учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.

На инвентарный  учет не берутся документы, подшиваемые  в дела, а также документы, присланные на согласование и во временное пользование.

В зависимости  от специфики предприятия инвентарный  учет может вестись в отдельных  журналах по наименованиям и видам  документов, а также по видам производств.

На инвентарный  учет берутся подготовленные подлинники технических документов. Копии учитываются за номером оригинала. Если при изготовлении документа черновик уничтожается сразу после изготовления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в журнале инвентарного учета делается отметка об уничтожении черновиков.

На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется  штамп с указанием:

- инвентарного  номера;

- даты регистрации.

Штамп с инвентарным  номером проставляется:

- на сброшюрованных документах – в верхнем левом углу обложки и титульного (первого) листа документа;

- на графических  документах – над основной надписью.

2.3.4. Дела, журналы  с грифом "Коммерческая тайна"  учитываются по сводной (общей)  номенклатуре дел предприятия.  В графе 1 под индексом, присвоенным  данному делу, проставляется гриф "Коммерческая тайна".

Для секретаря  делается выписка из номенклатуры, в которую вносятся все дела и  журналы с таким грифом.

В экземпляре номенклатуры секретаря в графе "Примечания" может вводиться информация о  фамилиях исполнителей, которым предоставлено право пользования документами (делом).

Доступ  к информации, составляющей коммерческую тайну, – ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации.

При составлении  номенклатуры дел, включающей дела с  грифом "Коммерческая тайна", кроме  учета требований общего делопроизводства о порядке комплектования дел  в соответствии с различными признаками классификации (номинальный, структурный, предметно-тематический, по срокам хранения и т.д.) должен быть предусмотрен круг лиц, имеющих право пользоваться делом.

Документы с  грифом "Коммерческая тайна" подшиваются  в дела в соответствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с таким грифом независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела.

Листы дела нумеруются. После закрытия дела прошиваются  и опечатываются. В конце дела подшивается чистый лист, на котором сотрудником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "Коммерческая тайна" делается заверительная надпись, в которой указывается, сколько подшито документов в деле и на скольких листах.

2.3.5. Учет лиц, осведомленных в сведениях, составляющих коммерческую тайну предприятия, ведется секретарем в отдельном журнале, имеющем соответствующие графы:

- фамилия, имя,  отчество;

- должность;

- кто и когда  санкционировал допуск к коммерческой  тайне;

- и т.д.

3. Отправка документов с грифом "Коммерческая тайна"

3.1. Отправка  документов с грифом "Коммерческая  тайна" во внешние организации  осуществляется по разрешению  лиц, которым даны на это  соответствующие полномочия руководителем  предприятия.

3.2. Документы  отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. Возможна пересылка документов с помощью курьерской (фельдъегерской) службы.

При отправке документов заказными или ценными отправлениями  на конвертах (пакетах) гриф "Коммерческая тайна" не проставляется. В этом случае рекомендуется использовать двойной конверт. На внутреннем конверте указывается гриф "Коммерческая тайна" и номера документов, а на внешнем – адрес получателя.

3.3. Исходящим  номером документа с грифом "Коммерческая  тайна" является номер, за которым зарегистрирован документ.

3.4. После отправки  документа в карточке (журнале)  учета, где зарегистрирован отправляемый  документ, делается отметка об  отправке, заверяемая подписью лица, производившего отправку.

3.5. При необходимости  документы с грифом "Коммерческая тайна" могут доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.

Передача  информации, составляющей коммерческую тайну, – передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем контрагенту на основании договора в объеме и на условиях, которые предусмотрены договором, включая условие о принятии контрагентом установленных договором мер по охране ее конфиденциальности.

4. Размножение  документов с грифом "Коммерческая тайна"

4.1. Размножение  документов с грифом "Коммерческая  тайна" должно производиться  должностными лицами, имеющими соответствующий  допуск.

Необходимо  помнить, что использование электронной  копировальной техники без применения технических средств защиты может привести к утечке информации.

4.2. Размножение  документов и снятие копий  производится по письменному  разрешению лиц, определенных  руководителем подразделения.

Дополнительно размноженные экземпляры документов учитываются подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом "Коммерческая тайна" за номерами подлинников.

4.3. Выписки из  документов с грифом "Коммерческая  тайна" производятся по разрешению  соответствующих руководителей  за новым номером по журналам  учета подготовленных документов.

На самом  документе, из которого производилась  выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившего выписку.

5. Уничтожение  документов с грифом "Коммерческая  тайна"

5.1. Уничтожение  документов с грифом "Коммерческая тайна", в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, производится под контролем секретаря с обязательной простановкой отметок об уничтожении в учетных документах.

5.2. Выделенные  к уничтожению документы с  грифом "Коммерческая тайна", черновики, испорченные листы, варианты и неподписанные проекты документов надрываются (зачеркиваются) и помещаются секретарем в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель и т.д.).

В учетных данных документов (журнале) делается отметка  об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника подразделения по ведению делопроизводства с грифом "Коммерческая тайна" и даты.

По мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля и т.д.) изымается и уничтожается. Периодичность изъятия может устанавливаться руководителем предприятия или самостоятельно секретарем в зависимости от количества документов и условий уничтожения.

5.3. Уничтожение  документов с грифом "Коммерческая  тайна" производится в соответствии  со сроками и в порядке, определяемом руководителем предприятия.

Разрешение  на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится  документ, путем проставления в учетной  карточке (журнале) резолюции "Уничтожить", своей подписи и даты.

5.4. При проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное хранение отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия на общих основаниях.

5.5. Отобранные  для уничтожения документы и  дела с грифом "Коммерческая  тайна" вносятся в отдельный  акт уничтожения и уничтожаются комиссией, состоящей из сотрудников предприятия, имеющих отношение к работе с документами с грифом "Коммерческая тайна".

5.6. Уничтожение  документов и дел с грифом "Коммерческая  тайна" должно производиться  путем их сожжения или измельчения или другим путем, исключающим восстановление текста документов.

В акте об уничтожении  делается запись о способе уничтожения. Акт об уничтожении подписывается  членами комиссии и секретарем. После  уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения.

6. Проверки  наличия документов с грифом "Коммерческая  тайна"

6.1. Проверка  наличия документов с грифом "Коммерческая  тайна" проводится не реже  одного раза в квартал.

В ходе проверок:

- устанавливается  соответствие наличия документов учетным данным;

- контролируется  правильность ведения учетов;

- проверяется  порядок обращения с документами;

- рассматриваются  вопросы снятия грифа "Коммерческая  тайна".

6.2. Проверки  проводятся комиссией из сотрудников,  имеющих допуск к документам с грифом "Коммерческая тайна".

Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Отдельно хранящиеся документы  проверяются полистно.

В ходе проверок устанавливается:

- соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов;

- наличие отметок  об отправке, возврате, размножении  и уничтожении документов.

6.3. Квартальная  проверка наличия проводится  в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем  проверяемого квартала.

В квартальную  проверку проверяются документы, находящиеся  на исполнении, не подшитые в дела и  не взятые на инвентарный учет, а  также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.

6.4. Годовая проверка  наличия проводится в январе следующего за проверяемым года. В ходе годовой проверки выявляется наличие всех зарегистрированных документов с грифом "Коммерческая тайна", а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.

6.5. Проверки  наличия документов проводятся  также при смене руководителя  подразделения по ведению делопроизводства  документов с грифом "Коммерческая  тайна" или сотрудников этих  подразделений, ответственных за  учет и хранение документов.

6.6. Результаты  проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

7. Порядок  хранения и обращения с документами  с грифом "Коммерческая тайна"

7.1. Документы  с грифом "Коммерческая тайна"  в нерабочее время должны храниться в металлических шкафах или сейфах, ответственное лицо - секретарь.

Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается по решению  руководителя предприятия при наличии  условий, обеспечивающих их сохранность.

7.2. Выдача документов  с грифом "Коммерческая тайна"  сотрудникам предприятия, а также  сотрудникам других организаций  и учреждений производится только  по разрешению должностных лиц  в соответствии с действующей  на предприятии разрешительной  системой под роспись в карточке учета выдачи документа или дела.