Комплектование архивных фондов РФ

Введение

     Комплектование  – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

     Под профилем архива следует понимать установленный  для архива состав документов, который  определяется признаками классификации  документов Архивного фонда РФ.

     Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся  к профилю каждого архива.

     Целью  моей работы является – описать основные моменты комплектования архивных фондов РФ.

     Задачами  контрольной работы являются:

     1)      раскрыть понятие и содержание  комплектования архива;

     2)      раскрыть определение источников  комплектования;

     3)      описать организацию комплектования;

     Актуальность  работы состоит в том, что комплектование архива не существует изолированно и, решая свои задачи, тесно взаимодействуют  с гуманитарными и естественными  науками и научными дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и техники, историей литературы и  искусства, историей государственных  учреждений, источниковедением, вспомогательными историческими дисциплинами, документоведением, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физикой, химией, биологией  и др.

     Информационный  подход дает возможность обрабатывать информацию в целях введения ее в  механические и автоматические читающие устройства.

     Достижения  физики, химии, биологии и других наук помогают архивистам решать вопросы  сохранности документов.

     Таким образом, комплектование архивов, тесно  связанное с рядом наук и научных  дисциплин, широко использует их достижения, и само способствует развитию соответствующих  отраслей науки.

     1.      Понятие и содержание комплектования архива 

     Комплектование  архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим  законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

     Государственные архивы комплектуются архивными  документами, образующимися в деятельности  органов государственной власти, государственных учреждений, организаций  и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

     Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему  документов. До передачи документов в  госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных  архивах.

     Работа  по комплектованию архива документами  складывается:

• Из установления профиля архива;
• Определения источников комплектования;
• Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
• Организации комплектования.

     Источник  комплектования – юридическое или  физическое лицо, чьи документы поступают  или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь  создает в своей жизнедеятельности  весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому  понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

     Критериями  источников комплектования являются:

• Функционально-целевое назначение учреждения;
• Масштаб его деятельности;
• Вид организации;
• Полнота отражения в ее документах ценной информации.

       Для документов личного происхождения  учитываются:

• Значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя:
• Степень сохранности его фонда;
• Взаимосвязь его фонда с другими фондами

     Для ведомственных архивов источниками  комплектования являются:

• Структурные подразделения организации;
• Подведомственные организации;
• Физические лица.

     Ведомственные архивы комплектуются документами  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.

     Дела  временного (до 10 лет) хранения в архив  не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они  уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.

     В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.

     В ведомственном архиве хранятся также  документы организаций-предшественников и документы ликвидированных  подчиненных организаций.

     В основе комплектования ведомственных  архивов лежит преемственность  архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности  делопроизводственной номенклатуры дел  и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления  архивных описей и используется для  учета дел временного (до 10 лет) хранения. 

     2.      Определение источников комплектования 

     Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в  деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы  Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в  госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы  негосударственных организаций  и физических лиц могут быть приняты  на договорной основе на госхранение.

     Комплектование  госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

     Выделяются  следующие группы источников комплектования:

• Учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;
• Учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов особо ценными;
• Учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;
• Учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

     В реальной архивной практике создаются  два списка источников комплектования.

     В первый список входят учреждения и  организации, в деятельности которых  создаются документы, имеющие государственное  значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

     Второй  список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем  госархивов как возможные источники  комплектования.

     Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы  на бумажной основе, ведутся списки физических лиц – источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кинофотофоно- и видеодокументов  и электронных документов. Дополнительно  может вестись список негосударственных  источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими  своих документов в госархив.

     При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или  выборочно. При полном поступлении  документов учреждения и организации  передают в архив все свои архивные документы.

     При выборочном приеме в архив поступают  все ценные документы от отдельных  организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или  часть ценных документов из числа  неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочной прием).

     Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через  год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных  архивов поступают по мере истечения  их срока хранения в ведомственных  архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

     Передача  документов из ведомственных в государственные  архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого  дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним. [1]

     На  основе последней редакции примерных  списков каждый государственный  архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редакциях списков  источников комплектования архивов  вместо Верховного Совета СССР значится Федеральное Собрание, вместо Совета Министров СССР – Правительство  РФ,  вместо исполкомов – мэрии  и префектуры. Но принцип составления  списков остался прежним. Так, например, в 1992 г. Росархив направил на места новые  примерные отраслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Особое внимание было уделено изучению состава и  содержания документов вновь образованных органов: Администрация Президента РФ, аппарата глав исполнительной власти (президентов республик в составе  РФ), администраций краев, областей, автономных областей, автономных округов, местной администрации, представительств и представителей Президента РФ, мэрий, муниципалитетов, префектур, дум, департаментов  и др.

     Особого внимания требует отбор на государственное  хранение документов о подготовке и  проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усилилась роль учреждений и  организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и  творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками  комплектования.

     Такова  система критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х  гг. и вполне может быть использована при комплектовании архивов документами, созданными до 1991 г. Однако изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, экономическом развитии привели к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых проблем.

     Во-первых, после распада СССР бывшие союзные  республики, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное  хранение. Однако в соответствии с  основным научным принципом архивоведения  – «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» – было принято  нелегкое решение – не перемещать материалы.

     Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности  и собственности субъектов Федерации, муниципалитетов) уточняется профиль  комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы. Архивисты  предлагают способ решения этой проблемы на основе «принципа территориальности  комплектования», т.е. где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).

       В-третьих, в связи с распадом  централизованной ведомственной  системы во всех отраслях управления  пересматриваются критерии определения  источников комплектования. Так,  например, особое внимание архивистов  обращено на критерий места  учреждения в отраслевой системе,  поскольку уровень подчиненности  учреждений уже не отражает  реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных  учреждений приводит к тому, что  все меньше их документации  поступает на хранение в фонды  вышестоящих органов. В связи  с этим растет число государственных  учреждений – самостоятельных  источников комплектования.

     В условиях реформирования экономики  архивисты столкнулись также  с неотложной проблемой приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые  не имеют правопреемников. Это создает  для архивов «девятый вал» внепланового приема документов, вследствие чего они  «тонут», не успевая обрабатывать поступающие  документы временного и постоянного  хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы  по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в  государственный архив в составе  фондов ликвидированных учреждений – это один путь решения проблемы, другой – создание специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли  бы освободить Федеральную архивную службу РФ от большого количества социально-правовых запросов.

     В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных  структур постоянно сокращается  в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Федеральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных  структур, значительная часть ценных источников по истории современности  будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит  двуединая задача:

     Выявить негосударственные структуры, фонды  которых относятся к профилю  комплектования данного архива, и  установить, какие из них являются источниками комплектования;

     Установить  «договорные отношения» с представителями  этих структур.

     В результате выявления негосударственных  структур составляются списки потенциальных  источников комплектования госархивов.

     Источниками комплектования негосударственных  архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации  с государственной или муниципальной  формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).

     Списки  источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно  обсуждается в современном архивоведении (табл.1).                                                    

     Таблица 1

     Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации  – партии, союзы, движения, студии, клубы  и др. Критерии определения источников комплектования отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хранения современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.

     Политические  организации в свою очередь по ориентации подразделяются на национал-патриотические, марксистские, социал-демократические, либерально-демократические и др.

     В каждой из этих групп выделяются, в  свою очередь, лидирующие организации, в документах которых наиболее полно  должна отразиться история того или  иного общественно-политического  направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в архиве организации  документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также  деятельность самой партии и ее лидеров  и различных движений, структуру  региональных отделений движения. 

     3. Организация комплектования 

     Рассмотрим  процесс принятия документов на хранение в ведомственном и государственном  архивах.

     Передача  дел на хранение в ведомственный  архив. После оперативной работы с документами дела структурных  подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются  дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел  в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном  подразделении.

     В процессе передачи дел необходимо проверить:

• Правильность формирования и оформления дел;
• Соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

     Проверка  формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

     Дела, передаваемы в ведомственный  архив, должны подвергаться в структурном  подразделении полному оформлению. Это означает, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы  дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена  заверительной надписью в конце  дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно  оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок  дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме  того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номер листов дела, на которых находится документ.

     Сопоставление количества дел в номенклатуре и  в описи – очень ответственная  задача. Если в описи дел постоянного  и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует  составить справку и предпринять  все меры к розыску недостающих дел.

     Материалы долговременного хранения по личному  составу (до 75 лет), по которым исполняется  множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в  объединенные межведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным соглашением между  ведомством и Росархивом.

     Ниже  приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения (табл.2).                                                                                                      Таблица 2

     Передача  дел на хранение в государственный  архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного  хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.

     В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный  архив (табл.3).                                                             Таблица 3

     Передач дел из каждого учреждения – источника  комплектования в государственный  архив осуществляется ежегодно или  раз в 3 – 5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при  составлении графика приема документов из учреждений. комплектование государственного архива документами данного фондообразователя  осуществляется в несколько этапов:

     Сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

     Затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и  т.д.;

     Наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо  ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи  больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив  составляет справку о причинах отсутствия дел.

     Основным  документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается  учреждение, передающее документы, и  архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо  ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается  представителями государственного и ведомственных архивов.

     Вместе  с документами передаются еще  два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК  государственного архива). Один экземпляр  описи остается в ведомственном  архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи

     Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного  фонда РФ имеет свою специфику. Как  показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет  желать лучшего, поэтому рекомендуется  принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность  государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности  на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.