Контракты (договоры) в работе кадровой службы

 

                                                Зарегистрировано «___»___________20___г.

                                                     ________________       Н.А. Савенкова

 

 

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

СТАРООСКОЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ

(СОФ НИУ «БелГУ»)

 

 

факультет ЭКОНОМИКИ  И УПРАВЛЕНИЯ

 

 

Кафедра МЕНЕДЖМЕНТА

 

 

 

 

 

 

 

«Контракты (договоры) в работе кадровой службы»

 

Реферат

студента дневного отделения 4 курса группы 420905

Стативка Артема Витальевича

 

 

 

 

 

 

 

Научный руководитель:

Казанбекова З. К.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СТАРЫЙ ОСКОЛ 2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение..................................................................................................................3 
Состав документации кадровой службы..............................................................4 
Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров.....................................9 
Приказы по личному составу – порядок их издания, оформления, регистрации…………………………………………………………………........10 
Подготовка, оформление и порядок утверждения должностных инструкций работников.............................................................................................................12 
Правовые аспекты приема и высвобождения работников. Задачи менеджера по персоналу при сокращении кадров.................................................................17

Список использованных источников..................................................................20 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно  документируется. Но особенно строго следует  подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления  и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую  силу, касается каждого гражданина лично.

Распорядительная деятельность органов управления включает, помимо прочих полномочий, решение вопросов подбора и расстановки кадров, приёма граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию. Это – приказы  по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а  также все документы, входящие в  личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются  сведения, необходимые для осуществления  гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они  участвуют в регулировании взаимоотношений  между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права  и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально  в современных условиях.

Для правильного ведения  кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться  законодательно-правовыми актами о  труде.

Прежде всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом  от 30 июня 2006 г. № 102-ФЗ. В Трудовом кодексе  отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и  порядок составления документов. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного  обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами в федеральных  органах исполнительной власти, но может использоваться как образец  правильного оформления документов и в других организациях.

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с  указанием сроков их хранения –  типовых или ведомственных. Ведомственные  перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли  и содержат документы, не типичные для  остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием  сроков хранения»[3]. Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно. 1.2 Состав документации кадровой службы

Состав  документации кадровой службы

В состав документации кадровой службы входят следующие виды документов:

- заявление

Заявление о приеме на работу, на увольнение составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его  рекомендуется на бумаге формата  А4 – это формат листов документов личного дела.

Для заявления характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место  проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление о приёме на работу после его рассмотрения, а также  ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для  издания приказа о приёме на работу. В случае принятия отрицательного решения  заявителю сообщают о нём устно  или письмом (по указанному в заявлении  адресу).

Такие виды заявлений, как  заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и  родам и т.п., должны содержать  в тексте указание на наличие необходимых  документов (больничного листа, справки  с места учёбы и т.п.), без  которых решение вопроса о  предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие  документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учётом графика  отпусков.

Приказы по личному составу  представляют собой документы, которыми оформляется приём на работу, увольнение, переводы сотрудников предприятия.

Оформляют приказы по личному  составу на общих бланках. В заголовке  к тексту такого приказа пишут: "О  приёме на работу", "О переводе на другую работу", "Об увольнении", "О предоставлении отпуска", "О  поощрении", "О нарушении", "О  наложении административного взыскания" и т.п.

Приказы по личному составу  хранятся 75 лет в архиве  предприятия  или организации.

Основной документ, подтверждающий общий, непрерывный и специальный  стаж работы.

Трудовые книжки на работников ведутся на предприятии независимо от формы собственности. В них  содержатся следующие сведения о  работнике:

- фамилия, имя, отчество  – полностью, без сокращений;

- дата рождения (число,  месяц, год);

- образование (указывается  на основании дипломов, справок,  сертификатов);

- профессия, специальность;

- сведения о работе: приеме, переводе, увольнении;

-сведения о награждении  и поощрении;

-сведения об открытиях  и изобретениях, на которые выданы  авторские свидетельства.

Взыскания в трудовую книжку не вносятся. На титульном листе  обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она впервые  была заполнена. Запись на последующих  страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа предприятия  или написания от руки его наименования. Все записи производятся в точном соответствии с приказами о приеме, переводе или увольнении. Если возникает  необходимость внести исправления, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

В записи об увольнении указывается соответствующая статья ТК РФ.

- личная карточка

Основной документ по учету  персонала предприятия, который  заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.

Личная карточка заполняется  в одном экземпляре рукописным или  машинописным способом секретарем-референтом или лицом, ответственным за работу с персоналом. Форма Т-2 может заполняться  с помощью компьютера, куда предварительно вводятся данные о сотрудниках. Основанием для записи в личной карточке служат паспорт, документы об образовании, военный билет и т.д. в обязательном порядке ставится дата заполнения карточки и личная подпись сотрудника.

Личная карточка заполняется  после подписания приказа о приеме на работу.

Образец личной карточки формы  Т-2 см.

- характеристика

Официальный документ кадровой документации, который выдаёт администрация, учреждения, организации, предприятия  своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв  о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и  моральных качеств.

Характеристика может  быть оформлена на общем бланке формата  А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдаётся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст подписи; печать. Подписывает характеристику, как правило, руководитель предприятия. Образец характеристики представлен в

- автобиография

Автобиография (греч. autos – сам, bios – жизнь, grapho – пишу), форма биографии, где главным героем является автор.

Цель автобиографии –  представить жизнь (или какую-то ее часть) как некое целое, когда  описываемые события отделены от настоящего неким временным промежутком  и автор может отнестись к  ним более или менее беспристрастно, а сами события успели приобрести в его глазах большую или меньшую  осмысленность (Приложение Е).

- трудовой контракт –  документ, фиксирующий соглашения  между работником и организацией, в соответствии с которым он  обязуется выполнять работу по  определенной специальности с  подчинением трудовому распорядку, а организация обязуется обеспечить  условия труда, предусмотренные  законодательством, и выплачивать  заработную плату.

В трудовом договоре указываются:

- место работы (с указанием  структурного подразделения);

-дата начала работы;

-наименование должности,  специальности, профессии с указанием  квалификации в соответствии  со штатным расписанием организации  или конкретная трудовая функция;

-права и обязанности  работника;

- права и обязанности  работодателя;

-характеристика условий  труда, компенсаций и льготы  работникам за работу в тяжелых,  вредных и(или) опасных условиях;

- режим труда и отдыха (если он в отношении данного  работника отличается от общих  правил, установленных в организации);

- условия оплаты труда  (в том числе размер тарифной  ставки или должностного оклада  работника, доплаты, надбавки  и поощрительные выплаты);

- виды и условия социального  страхования, непосредственно связанные  с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут  предусматриваться условия об исполнении; о неразглашении охраняемой законом  тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной); об обязанности работника отработать после обучения, а также иные условия.

Контракт составляется в  двух экземплярах, подписывается руководителем  и работником, заверяется печатью  организации. Один экземпляр контракта  храниться на предприятии, другой –  у работника. Условия договора могут  быть изменены только по соглашению сторон в письменной форме.

Содержание и  порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров

К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести  его утвержденную структуру и  штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные  инструкции квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.

Структура и штатная численность  персонала оформляются документом за подписью заместителя руководителя организации или руководителя

структурного подразделения, необходимыми визами, утверждаются первым лицом и содержат перечень наименований структурных подразделений и  должностей. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.

Правила трудового распорядка утверждаются руководителем и содержат общие положения, порядок приема, перевода и увольнения служащих, перечень основных обязанностей служащих и администрации; нормативы рабочего времени и  его использования, основания для  поощрения за успехи в работе и  взыскания нарушителям трудовой дисциплины; требования к внутреннему  режиму и организации работ. Документ подписывается руководителем кадровой службы, содержит необходимые визы и согласовывается с решением общего собрания (номер протокола).

Изменения в положение  о структурном подразделении  вносятся приказом руководителя организации.

Каждая должность, предусмотренная  штатным расписанием, должна быть снабжена должностной инструкцией, которая  составляется на основе Положения о  структурном подразделении и  квалификационной характеристики и  определяет права, обязанности и  ответственность сотрудников, начиная  с заместителей руководителей подразделений. Деятельность первых лиц организации  и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений  — положениями о них.

Должностная инструкция может  быть индивидуальной (ориентированной  на определенную должность и конкретное лицо) или типовой, разрабатываемой  применительно к группе должностей одного уровня.

Должностная инструкция и  изменения в ней утверждаются приказом руководителя организации.

Приказы по личному  составу – порядок их издания, оформления, регистрации.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Процедура издания приказа  по личному составу включает следующие  стадии:

-     инициирование  решения (обоснование необходимости  издания приказа);

-     сбор и анализ  информации по вопросу;

-     подготовка  проекта документа;

-     согласование  проекта документа;

-     доработка  проекта приказа по замечаниям;

-     принятие решения  (подписание документа);

-     доведение  (ознакомление) до исполнителей.

Оформление приказа: приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется  на основании заключенного трудового  договора. Условия, отраженные в заключенном  трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. В соответствии со ст. 68 Трудового  кодекса «Прием на работу оформляется  приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать  условиям заключенного трудового договора».

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, специальность  или должность, по которым будут  исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, если работнику  устанавливается испытание при  приеме на работу, а также условия  приема на работу и характер предстоящей  работы (по совместительству, в порядке  перевода из другой организации, для  замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другие). Эти данные берутся из трудового договора. В приказе обязательно должна быть указана дата, с которой работник приступает к работе.

Табельный номер, проставляемый  в приказе, присваивается работнику  до оформления приема на работу и не меняется при любых его перемещениях внутри организации вплоть до его  увольнения.

При заключении трудового  договора на должности, связанные с  материальной ответственностью, приказ обязательно визируется в бухгалтерии, а также начальником юридического отдела (юристом).

Регистрация приказа: подписанный  руководителем организации приказ регистрируют и объявляют работнику(ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Обычно приказ изготавливается  в одном экземпляре, который остается на хранении в кадровой службе. Но в  тех случаях, когда локальными нормативными актами организации установлено, что  бухгалтерия принимает к учету  только подлинники приказов, приказы  по личному составу изготавливают  и подписывают в двух экземплярах. Для всех других подразделений изготавливаются  копии.

Подготовка, оформление и порядок утверждения должностных  инструкций работников

Должностная инструкция это  организационно-правовой документ, в  котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность  сотрудника организации при осуществлении  им деятельности в определенной должности.

Она составляется по каждой штатной должности организации, несет обезличенный характер и объявляется  сотруднику под расписку при заключении трудового контракта (в том числе  при перемещении на другую должность  и при временном исполнении обязанностей по должности).

Порядок разработки должностных  инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура  текста унифицированы.

Оформление должностной  инструкции: Для оформления должностной  инструкции используют реквизиты, которые  являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать  наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже-с наименованием  документа (как и в других управленческих документах)

Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.

Так же формулируют заголовок  и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая  для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных  подразделений, делопроизводителей и  др.).

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией  под расписку, которую располагают  на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова С инструкцией ознакомлен (на), личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

Структура текста должностной  инструкции включает следующие разделы:

1. Общая часть (общие  положения)

Содержит наименование должности  в соответствии со штатным расписанием  и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность  данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок  замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и  квалификации.

Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной  должности. Источником для их установления служат разделы Должен знать и Должен уметь Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.

В этом же разделе отдельным  пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться  работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение  о структурном подразделении, правила  внутреннего трудового распорядка и др.).

2. Функции

Формулируется основная задача работника данной должности, предмет  его ведения, участок работы. Далее  перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.

В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки  и передачи документов, методы и  сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных  поручений.

Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа

3. Должностные обязанности

В этом разделе устанавливается  порядок исполнения функций, видов  работ, отдельных поручений, а также  этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.

4. Права

Закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также  порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение  данных, необходимых в работе, право  визирования определенных видов  документов, а также контроля (за оформлением документов, работой  подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела Права напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

5. Ответственность

Раздел "Ответственность" раскрывает содержание и формы ответственности  должностного лица за результаты и  последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных  мер или действий, относящихся  к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются  в соответствии с действующим  законодательством и с учетом специфики работы организации. При  подготовке этого раздела за основу следует брать разд. "Функции" и "Должностные обязанности", в  соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.

6. Взаимоотношения (связи  по должности)

В разделе "Взаимоотношения (связи по должности)" регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных  подразделений организации, устанавливается  круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.

Для повышения качества должностной  инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и  периодичность предоставления (а  также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.

Основные требования к  тексту должностной инструкции - это  полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности  сформулированы в общем виде, неконкретно  и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет  своего назначения.

При составлении должностных  инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных  категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно  облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная  инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в  конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной  штатным расписанием.

Несмотря на то, что должностная  инструкция - документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы.

Порядок утверждения должностной  инструкции: Должностная инструкция утверждается руководителем учреждения или другим уполномоченным на это  должностным лицом. Согласованную  и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью  учреждения и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным  порядком ведения делопроизводства. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения учреждения.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения  руководителем учреждения или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в  соответствии с настоящими методическими  рекомендациями.

Требования должностной  инструкции являются обязательными  для работника с момента его  ознакомления с инструкцией под  расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем  делается запись в соответствующей  графе листа ознакомления.

Правовые аспекты  приема и высвобождения работников. Задачи менеджера по персоналу при  сокращении кадров

Прием на работу оформляется  приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать  условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику  под роспись в трехдневный  срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

(в ред. Федерального  закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись  с правилами внутреннего трудового  распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

(часть третья в ред.  Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Высвобождение персонала  — вид деятельности, предусматривающий  комплекс мероприятий по соблюдению правовых норм и организационно-психологической  поддержке со стороны администрации при увольнении сотрудников.