Контроль и ревизия материально-производственных запасов. 2

Глава 1. Контроль и ревизия материально-производственных запасов

1.1 Понятие контроля  и ревизии

Контроль – процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:

•  установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;

•  сопоставление достигнутых результатов с ожидаемыми;

•  корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль  является совершенно необходимым по следующим причинам:

1) исчезает неопределенность. Никакие тщательно разработанные планы и программы действий не могут учесть всевозможные осложнения и обстоятельства. Контроль нужен для того, чтобы, корректируя решение задачи, устранять или уменьшать неопределенность;

2) появляется возможность предвидеть кризисные ситуации. Ошибки и мелкие нерешенные вопросы, которые есть всегда, порой так многочисленны, что превышают критическую массу. Конечно, это происходит в том случае, если ошибки не исправлять и вопросы не решать. Контроль позволяет фиксировать и исправлять ошибки до того, как их последствия приведут к кризису;

3) выявляются не только (и не столько) ошибки, сколько успехи. Контроль позволяет определить направления деятельности, которые наиболее перспективны.

Во-первых, контроль как управленческое (или, шире –  как социальное) действие вызывает негативное отношение к себе со стороны  и контролируемых, и контролирующих, а общая «нелюбовь» психологически сближает людей, делая контроль проформой. Во-вторых, если контроль – это сравнение того, что есть, с тем, что должно быть, значит, контролировать может только человек, который знает, что должно быть.

Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных  действий по документальной и фактической  проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера) и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством РФ и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.

Цель ревизии – определение законности, полноты и своевременности взаимных платежей и расчетов проверяемого объекта и федерального бюджета, бюджетов государственных внебюджетных фондов, а также эффективности и целевого использования государственных средств. Объекты ревизии – все государственные органы (в том числе их аппараты) и учреждения в РФ, государственные внебюджетные фонды, а также органы местного самоуправления, предприятия, организации, банки, страховые компании и другие финансово-кредитные учреждения, союзы, ассоциации и иные объединения (независимо от видов и форм собственности), если они получают, перечисляют и используют средства из федерального бюджета или используют федеральную собственность либо управляют ею, а также имеют предоставленные федеральным законодательством или федеральными органами государственной власти налоговые, таможенные и иные льготы и преимущества.

Проверка представляет собой единичное контрольное действие или исследование состояния дел на определенном участке деятельности проверяемой организации.

Задачи, последовательность и источники  контроля и ревизии материально-производственных запасов

Основными задачами контроля и ревизии  материально-производственных запасов  в сельскохозяйственных организациях являются:

− выявление соблюдения установленного порядка их приобретения, оприходования, хранения и расходования в процессе финансово-хозяйственной деятельности;

− выявление фактов их растрат, недостач и хищений, излишних и не используемых в данном хозяйстве материально-производственных запасов, определение потерь, обусловленных  естественными факторами и зависящими от соответствующих условий их хранения и транспортировки;

− установление причин и должностных  лиц, виновных в допущенных недостачах и нецелесообразном использовании  товарно-материальных ценностей;

− определение путей улучшения  их формирования и использования  в целях повышения эффективности  сельскохозяйственного производства.

Последовательность проверки:

1) проверяют организацию складского  хозяйства, состояние хранения, учета  и сохранности материально-производственных  запасов;

2) выявляют полноту, своевременность  и правильность оприходования всех поступающих в хозяйство материально-технических средств и готовой продукции по отдельным каналам поступления и отраслям производства;

3) устанавливают полноту, своевременность  и правильность списания материально-производственных  запасов по отдельным направлениям  их выбытия;

4) выявляется соблюдение установленного  порядка нормирования материально-производственных  запасов, соответствия их фактических  остатков нормативному или плановому  наличию, излишних материальных  ценностей и соответствия данных бухгалтерского учета данным бухгалтерской, статистической и внутрихозяйственной отчетности об их наличии и движении.

Основными источниками контрольных  данных являются первичные документы  и учетные записи по счетам 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», а  также соответствующие договоры (купли-продажи, поставок, безвозмездной  передачи, учредительные договоры), переписка с поставщиками и другими  контрагентами, материалы инвентаризаций, контрольного осмотра складского хозяйства, плановые расчеты материально-технического обеспечения производственной программы  на проверяемый период.

1.2 Контроль и ревизия организации складского хозяйства и хранения материально-производственных запасов

В обеспечении сохранности и  рационального использования материально-производственных запасов важное значение имеет правильная организация складского хозяйства, в понятие которого входит наличие необходимых помещений и емкостей для их хранения с набором соответствующих измерительных, учетных, противопожарных и охранных средств.

Особые контрольные функции  в этом отношении возложены на главного бухгалтера хозяйства, который  организует всю работу по подготовке как постоянных, так и временных  мест хранения материально-производственных запасов, обеспечению их необходимыми весоизмерительными и противопожарными средствами и тарой, зачислению отдельных лиц на должности материально ответственных работников, проводит их инструктаж о порядке хранения, учета, оприходования, расходования и отчетности о наличии и движении соответствующих ценностей.

На выявление всех вопросов организации  складского хозяйства, хранения и сохранности  товарно-материальных ценностей направлен  последующий контроль, основной формой которого являются документальные ревизии  и проверки, в ходе которых устанавливают наличие и состояние складских помещений и других емкостей, предназначенных для хранения соответствующих видов материально-производственных запасов, подъездных путей и околоскладских площадок, весоизмерительных приборов, противопожарных средств, охраны, хранения и складского учета.

При этом основными приемами контроля служат осмотр складского хозяйства  в натуре, ознакомление с документами, их проверка, контрольная инвентаризация товарно-материальных ценностей, встречная  сверка документов и записей, опрос  должностных лиц и их письменные объяснения. При необходимости контрольного определения качества отдельных  видов ценностей используются лабораторный анализ и экспертиза.

Проверку складских помещений  и емкостей для хранения материально-производственных запасов рекомендуется проводить путем их осмотра в натуре в начальный период ревизии или проверки. В ходе ее осуществления ревизоры устанавливают техническое состояние тех или иных помещений, необходимых весов, расчетных таблиц, мерной тары и других измерительных приборов, а также подъездных путей и околоскладских площадок. При этом обращается внимание на соблюдение действующего порядка клеймения весов и других измерительных приборов, обеспечение потребности в них проверяемого хозяйства.

Выявление состояния складирования  и хранения товарно-материальных ценностей  проводится путем их фактического осмотра, в процессе которого устанавливается  соблюдение действующих указаний и  рекомендаций о порядке закладки на хранение отдельных видов этих ценностей, поддержании определенного  режима влажности, температуры, освещенности и т.д.

Тщательной проверке подлежит состояние  работы на складах, в кладовых и других местах хранения материально-производственных запасов по их приемке и отпуску. При проверке отпуска отдельных видов продуктов и материалов выявляются наличие основания данной хозяйственной операции, правильность оформления затребованного и фактически отпущенного количества, своевременность отражения этой операции в регистрах складского учета.

Проверяют наличие в достаточном  количестве книг или инвентарных  карточек складского учета материалов, правильность их открытия и ведения  по хранимым ценностям, своевременность  осуществления в них учетных  записей и составления ежемесячных  отчетов о движении материальных ценностей, правильность и своевременность  проведения их инвентаризации, сличения ее результатов и принятия соответствующих мер по регулированию инвентаризационных разниц.

Необходимо проверить правильность применения норм естественной убыли, расчета  недостач в пределах указанных норм и соблюдения действующего порядка  списания недостач товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли. Причем необходимо удостовериться в обоснованности примененных норм естественной убыли, которые нередко  используются без законных оснований.

Наряду с проверкой соблюдения действующего порядка проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей необходимо шире практиковать контрольные инвентаризации, осуществляемые как штатными работниками  и контролерами хозяйства, так и  внешними контрольными органами. Итоговые результаты ее на основе промежуточного акта включаются в общий акт ревизии  или отчет о результатах проверки.

1.3 Контроль и ревизия поступления материально-производственных запасов со стороны

Важным звеном организации систематического контроля за обоснованностью приобретения, полнотой и своевременностью оприходования материально-производственных запасов является предварительный и текущий контроль за указанными операциями, осуществляемый прежде всего штатными службами и контролерами хозяйства.

В ходе предварительного контроля выявляют обоснованность и правильность заключения соответствующих договоров по указанным  сделкам, соблюдение действующего порядка  выдачи доверенностей на получение  материально-производственных запасов, сроков и условий доставки их в  хозяйство, формы расчетов.

Текущий контроль осуществляется непосредственно  в процесс поступления и оприходования указанных материальных ресурсов путем проверки товарно-транспортных накладных, счетов-фактур и других сопроводительных документов, их встречной сверки с внутренними документами по оприходованию этих ценностей или фактическим осмотром и инвентаризацией их в натуре.

Особое внимание необходимо обратить на каналы поступления материально-производственных запасов, правовые основания и условия  осуществления таких сделок, для  чего контрольному изучению подвергают соответствующие договоры (купли-продажи, мены, займа, учредительные договоры и т.д.), первичные документы по оприходованию тех или иных материалов и записи в учетных регистрах по счетам 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 75 «Расчеты с учредителями» и др.

Полнота и своевременность оприходования отдельных видов покупных товарно-материальных ценностей определяются путем встречной сверки внутренних и внешних документов по этим операциям, а также сопоставлением записей по движению материалов за смежные периоды. По всем выявленным фактам злоупотреблений составляют отдельные промежуточные акты и указанные недостачи относят на счета виновных лиц исходя из количества недостающих ценностей и их стоимости по рыночным ценам.

Усилению контроля за своевременностью и полнотой оприходования покупных материалов способствует строгое соблюдение в каждом хозяйстве установленного статьями 185-189 Гражданского кодекса РФ порядка оформления и действующих правил выдачи доверенностей.

Тщательно проверяется также соблюдение порядка хранения книжек доверенностей  и текущего контроля за этими операциями со стороны главного бухгалтера хозяйства, который обязан обеспечить соблюдение правил оформления, регистрации и  выдачи доверенностей, инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке  отчетности, о выполнении поручений  по доверенности, контроль за их использованием и своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности и возврата доверенности при ее использовании.

Рекомендуется выявленные случаи недооприходования покупных товарно-материальных ценностей выписать в отдельные ведомости по видам этих ценностей с указанием даты их поступления, номеров приходных документов, недооприходованного количества, его стоимости, мест хранения и виновных лиц. Эти сведения затем включаются в общий акт ревизии или отчет о результатах проверки, на основании чего принимаются меры к возмещению причиненного хозяйству материального ущерба.

1.4 Контроль и ревизия выбытия материально-производственных запасов

В организации контроля за движением материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях особое место занимает осуществление систематического наблюдения за их выбытием.

При проведении текущего контроля за выбытием сельскохозяйственной продукции и других материальных ценностей представляется возможным значительно шире использовать приемы документального и фактического контроля.

Наряду с предварительной и  текущей проверкой соответствующих  документов (товарно-транспортных накладных, ведомостей, актов, лимитно-заборных карт, накладных внутрихозяйственного назначения), могут применяться контрольные инвентаризации, фактические осмотры, лабораторные анализы отдельных партий продукции, использование которых при последующем контроле крайне ограничено.

Ревизию или проверку выбытия продукции  рекомендуется осуществлять по ее отдельным  видам, широко используя при этом приемы встречной сверки и балансовые расчеты ее движения на основании  данных по счету 43 «Готовая продукция». Проверяя записи по реализации продукции, необходимо сопоставить данные по отдельным  аналитическим счетам к счетам 90 «Продажи», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 45 «Товары отгруженные» и 43 «Готовая продукция». Особое внимание при этом обращается на расхождение  в весе и качестве отправленной и  принятой заготовительными организациями  и другими покупателями товарной продукции.

Тщательно изучаются операции по так  называемой прочей реализации продукции. Не кроются ли за этими операциями случаи недостач и потерь продукции  по вине отдельных лиц. Необходимо проверить  все случаи списания продукции как  потери в пути при ее доставке на заготовительные пункты, рынки и  другие места сбыта, за которыми могут  скрываться факты ее хищений, для  чего привлекаются как учетные данные, так и письменные объяснения отдельных  работников.

Проверяя выбытие сельскохозяйственной продукции по другим направлениям использования (переработка, расход на кормление животных, внесение семян и посадочного  материала в почву, отпуск натуры в оплату труда работников хозяйства  и т.д.), определяется реальность операции путем встречной сверки соответствующих  первичных документов (актов на переработку, ведомостей расхода кормов, актов  расхода семян и посадочного  материала, ведомостей и накладных  на разовые выдачи отдельных видов  продукции) с взаимосвязанными данными (актами и накладными на оприходование продукции переработки, количеством фуражных голов скота и рационами его кормления, нормами расхода семян и посевными площадями, численностью работников и установленными нормами выдачи натуры в оплату их труда и т.д.), а также изучения самих документов.

Наряду с определением обоснованности и целесообразности списания зерна, картофеля, овощей и других сельскохозяйственных продуктов по всем направлениям их выбытия необходимо в обязательном порядке выявить возможности  увеличения их товарных ресурсов за счет устранения нерациональных затрат и  непроизводительных потерь каждого  вида этой продукции.

Производственное потребление  семян и посадочного материала  изучается на основании данных, отраженных по соответствующим аналитическим  счетам к синтетическим счетам 10 «Материалы» и 20 «Основное производство» (субсчет «Растениеводство») с обязательным привлечением оправдательных первичных  документов (актов расхода семян  и посадочного материала, накладных  внутрихозяйственного назначения) и  норм расхода каждого вида семян, действующих в данной зоне.

Важное внимание в контрольно-ревизионной  работе должно уделяться изучению эффективности  использования минеральных и  органических удобрений, ядохимикатов и гербицидов. Для этого проверяют  своевременность и полноту вывоза получаемых хозяйством химикатов, доставки их в места постоянного или временного хранения и внесения в почву. Выявленные нереальные объемы списания удобрений под те или иные культуры следует выписать в отдельную ведомость, на основании которой затем вносятся соответствующие изменения в отчетные данные хозяйства и принимаются меры к виновным лицам.

В ходе контроля и ревизии расходования нефтепродуктов основное внимание обращают на соблюдение установленных норм материальной заинтересованности в экономии и  материальной ответственности за перерасход горючего и смазочных материалов.

При определении законности и реальности списания биопрепаратов и ветеринарных медикаментов следует в первую очередь  подвергать проверке широко используемые материальные ценности (спирт, премиксы и т.п.), для чего проводят контрольные  инвентаризации, ветеринарную экспертизу, а также сверку фактического расхода  с нормативным.

Методика проверки обоснованности, целесообразности и реальности расходования строительных и ремонтных материалов сводится к изучению соответствующих первичных документов на выполнение каждого вида строительных или ремонтных работ, а также к проведению в необходимых случаях их контрольных обмеров. Сопоставляя фактический расход соответствующих материалов со сметами или данными контрольного обмера, контролеры могут установить реальность учетных данных.

Особое внимание надо обращать на разовый отпуск строительных и ремонтных материалов, за которым могут скрываться факты их присвоения отдельными работниками. Выявлению таких фактов могут способствовать встречная сверка записей по кредиту счетов 07 «Оборудование к установке», 10 «Материалы» и дебету счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства» и т.д., а также опрос соответствующих должностных и материально ответственных лиц.

При списании инвентаря и хозяйственных  принадлежностей обращается внимание на соблюдение сроков их эксплуатации, а также контингента лиц, которым  разрешена бесплатная выдача специальной  одежды и специальной обуви. Аналогично устанавливают обоснованность и  реальность расходования производственных запасов на производственные цели и  по иным направлениям выбытия.

Особому контролю следует подвергать каждый случай недостач и хищений  материально-производственных запасов, их списание вследствие порчи и гибели. В качестве основных приемов контроля используются изучение записей и данных первичных документов и учетных регистров по счетам 10 «Материалы», 94 «Недостачи и потери от прочих ценностей», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 26 «Общехозяйственные расходы» и 91 «Прочие доходы и расходы», а также контрольная инвентаризация, опрос отдельных лиц и их письменные объяснения.