Контроль  и ревизия использования  бюджетных средств  в организациях

СОДЕРЖАНИЕ 

1.1 Проверка обоснованности сметы на содержание бюджетных учреждений

     Известно, что расходы каждого бюджетного учреждения определяются сметой, утверждаемой на год по отдельным статьям вышестоящей  организацией. Несмотря на это, необходимо проверить правильность и обоснованность каждой суммы, предусмотренной сметой. Ревизор, в частности, должен проверить, правильно ли определены показатели по контингентам, штатам, классам на начало планируемого года и в среднегодовом  исчислении, фонды заработной платы, соответствуют ли принятые расходы  по каждой статье сметы установленным  нормативам и положениям, не включены ли в смету расходы на содержание учреждений, которые еще не закончены  строительством, и т. д.

     Ревизиями в ряде случаев вскрываются факты: завышения ассигнований в сметах, что дает возможность получать излишние без учета действительной потребности  суммы, содержания сверхштатных работников за счет вакантных должностей: включения  в платежные ведомости вымышленных  лиц и присвоения выписанной на них  заработной платы; излишних выплат по совместительству за фактически не отработанное время; завышения расходов на отопление  зданий из-за неправильного определения  кубатуры зданий, количества имеющихся  печей и превышения норм снабжения  топливом; бесплатного отпуска топлива  сотрудникам и списания ее стоимости  за счет расходов учреждения.

     Анализируя  правильность составления сметы, следует  также проверить ее исполнение, установить, нет ли случаев расходования средств  без учета фактического выполнения производственных показателей, нет  ли излишеств в расходах, приобретения дорогостоящих и ненужных предметов, расходования средств не по прямому  назначению. Необходимо обратить внимание на своевременность финансирования предусмотренных мероприятий.

     При выявлении фактов неправильного  составления сметы или несвоевременного финансирования следует наряду с  отражением в акте ревизии сообщить об этом вышестоящей организации  и соответствующему финансовому  органу для принятия мер к устранению недостатков и внесения необходимых  исправлений в смету на оставшееся до конца года время. 
Необходимо проверить, соблюдают ли руководители ревизуемых бюджетных учреждений установленный порядок расчетов за товары и услуги. 
При проверке постановки учета в бюджетных учреждениях и организациях следует иметь в виду, что при правильной постановке учета объективно и достоверно отражаются все операции финансово-хозяйственной деятельности каждого учреждения или организации и обеспечивается систематический контроль: за расходованием денежных средств и материальных ценностей в соответствии с их целевым назначением и в меру выполнения мероприятий, предусмотренных планом и утвержденных сметой расходов; за строжайшим соблюдением режима экономии и сохранностью социалистической собственности.

     Синтетический учет в бюджетных учреждениях  должен осуществляться только в книге  журнал-главная ф. № 308. Ведение других регистров не разрешается. Для аналитического учета предусмотрены соответствующие  регистры: книги, карточки и ведомости.

     Для документирования движения материальных ценностей (приход, расход) инструкцией  предусматривается применение унифицированной  накладной (требования) ф. № 434-мех., а  также сохранены действующие  первичные документы (меню-требования, заборные карты и ведомости). 
В случае приобретения малоценных и быстроизнашивающихся предметов независимо от их стоимости за единицу (комплект) они обязательно отражаются в учете .

     Подробные указания даны по учету денежных документов. К ним относятся: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и  т. и., приобретенные путевки в  дома отдыха, санатории, турбазы (полученные безвозмездно учитываются за балансом), извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки госпошлины, облигации  государственных займов хранение), бланки трудовых книжек и др.

     Прием в кассу и выдача из кассы таких  документов должны оформляться кассовыми  ордерами, на которых ставится штамп  “Фондовый” или делается надпись  от руки красным карандашом. В кассовую книгу эти ордера не записываются.

     Начисление  заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности согласно инструкции производится один раз в  месяц в одном документе и  отражается в учете в последний  день месяца. Выписывать отдельные  ведомости на выплату пособий  по временной нетрудоспособности не разрешается.

     Учет  фактических расходов ведется по подразделениям бюджетной классификации - разделам, главам, параграфам и статьям  в разрезе каждого учреждения, имеющего утвержденную смету.

     Организация бухгалтерского учета, осуществление  контроля за его постановкой и  состоянием отчетности в подведомственных бюджетных учреждениях и организациях возлагаются на главных распорядителей кредитов и главных (старших) бухгалтеров.

     Счетный работник несет полную ответственность  наряду с руководителем бюджетного учреждения за соблюдение финансово-бюджетной  дисциплины, за правильное ведение  бухгалтерского учета, за своевременное  представление бухгалтерской отчетности и достоверность ее данных.

     Основанием  дли отражения записей в учете  служат надлежащее оформленные бухгалтерские  документы: счета организаций и  учреждений, авансовые отчеты подотчетных  лиц, ведомости на выдачу заработной платы рабочим и служащим, требования на отпуск материалов и продуктов  питания и др.

     Бухгалтерские документы должны быть тщательно  проверены как со стороны их полноты  и правильности составления, так  и по существу произведенных операций, т.е. их законности и соответствия расходов утвержденной смете. После проверки документы скрепляются подписью счетного работника и руководителя учреждения.

     Бухгалтерские документы должны составляться своевременно и содержать следующие обязательные реквизиты: название документа (приходный  ордер, расходный ордер, накладная, счет-фактура, ведомость на выплату  заработной платы, акт и др.); название и адрес учреждения, организации  или предприятия, составивших документы: указание сторон, участвовавших в  совершении хозяйственной операции, оформленном данным документом; дату составления документа: содержание хозяйственной операции и ее основание; измерители операции (в количественном и ценностном выражении); подписи  лиц, ответственных за операцию.

     Остальные реквизиты определяются характером документируемых операций. Так, например, при выплатах гражданам за выполненную  работу в составляемых ими счетах указываются: фамилия, имя отчество и адрес лица, выполнившего работу; номер паспорта, кем и когда  паспорт выдан: год, месяц и число  составления счета; подробное перечисление выполненных работ; причитающаяся  по счету сумма (цифрами и прописью); подпись.

     В счете за приобретенные материалы  и инвентарь должна быть расписка материально ответственного лица в  получении этих ценностей, а в  счете за выполненные работы - подтверждения  принятия работ. На счетах, оплаченных через подотчетных лиц, обязательна  расписка получателя с указанием  полученной им суммы наличных денег  прописью и даты их получения.

     Все документы, служащие основанием для  бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в порядке и  в сроки, установленные главным (старшим) бухгалтером учреждения или организации. 
Поступающие в бухгалтерию документы после тщательной проверки принимаются к учету. Все денежные документы (ведомости на выплату заработной платы, авансовые отчеты, счета и т. д.) и приложения к ним независимо от формы оплаты (наличными из кассы, перечислением через банк и др.) после проверки и оплаты гасятся штампом. На штампе кроме надписи “Оплачено” должна быть дата (год, месяц, число) оплаты и подпись. При отсутствии штампа денежные документы погашаются надписью от руки аналогичного содержания.

     Принятые  к учету документы оформляются  бухгалтерскими проводками, которые  могут составляться как на отдельные  первичные документы, так и на группы документов, систематизированных  по признаку однородности операций,

     Записи  в бухгалтерском учете ведутся  путем хронологической и систематической  регистрации операций. Хронологическая  регистрация операций производится в порядке последовательности их оформления мемориальными ордерами, систематическая - с группировкой операций на синтетических и аналитических  счетах в соответствии с утвержденными  планом счетами.

     Записи  в книгах должны быть сделаны не позднее следующего дня после  совершения операции. В тех случаях, когда применяются накопительные  ведомости, записи в книгах делаются один раз в месяц.

     Если  в течение отчетного периода  на смету министерства или центрального учреждения автономной республики или  отдела исполкома Совета народных депутатов  было передано финансирование учреждений, организаций и мероприятий, ранее  проходивших по другим сметам или  бюджетам, расходы по этим учреждениям, организациям и мероприятиям должны быть отражены в сводном отчете министерства, центрального учреждения или отдела исполкома по новой подчиненности  с начала года.

     Главные распорядители кредитов рассматривают  бухгалтерские отчеты подведомственных им учреждений и организаций с  точки зрения как правильности их составления, так и использования  средств в соответствии с утвержденной сметой и принимают необходимые  меры по улучшению деятельности учреждении и организаций.

     Сводные отчеты и балансы представляются главными распорядителями кредитов по принадлежности министерству финансов автономной республики, краевому, областному, окружному, городскому и районному  финансовому отделу исполкома Советов  народных депутатов. Сроки представления  сводных отчетов устанавливаются  соответствующими финансовыми органами. Сводные отчеты и балансы подписываются  главным распорядителем кредитов и  главным (старшим) бухгалтером.

     Прежде  чем приступить к проверке правильности планирования. ревизующие должны тщательно  изучить действующие по этому  вопросу инструктивные материалы.

     Основным  плановым документом, определяющим объем, целевое направление и поквартальное  распределение средств, отпускаемых  из бюджета на содержание бюджетных  учреждений, является смета, которая  составляется на основе показателей  плана экономического и социального  развития и действующих нормативов по типовой форме, установленной  Министерством финансов Украины. На лицевой стороне бланка сметы  указываются полное наименование учреждения, бюджет, на котором оно состоит, и  год, на который составлена смета.

     В смету могут включаться только расходы, необходимость которых обусловлена  характером деятельности данного учреждения. Общая сумма расходов на год распределяется в смете по статьям бюджетной  классификации, утвержденной Министерством  финансов Украины, с поквартальной  разбивкой.

     Сумма расходов и ее распределение по статьям  приводятся в смете в сопоставлении  с уточненным планом и исполнением  по отчету за предшествующий период за 6 или 9 месяцев в зависимости от того, когда она составляется.

     Расходы, предусмотренные по смете, должны быть обоснованы необходимыми расчетами  по каждой статье. Расчеты составляются исходя из производственных показателей  и в соответствии с действующим  законодательством в части расходования средств на выплату заработной платы, а также с соблюдением действующих  норм расходов по отдельным видам  затрат.

     В смете приводятся общие сведения о наружной кубатуре строений, внутренней площади зданий, системе отопления, наличии водопровода и канализации, которые используются при планировании объема затрат на хозяйственные расходы  и капитальный ремонт.

     Смета подписывается руководителем учреждения и бухгалтером; утверждается вышестоящей  организацией по учреждениям, в сроки, установленные Правительством Украины .

     Утверждение сметы оформляется специальной  надписью главного распорядителя кредитов на лицевой стороне с указанием  общей суммы расходов, в том  числе фонда заработной платы  работников и даты утверждения сметы. Подпись главного распорядителя  кредитов удостоверяется печатью организации, утвердившей смету.

     Смета составляется в двух или трех экземплярах, один из которых направляется в бюджетное  учреждение, а второй остается в  вышестоящей организации, утвердившей смету. При наличии централизованной бухгалтерии один экземпляр остается в централизованной бухгалтерии. К смете бюджетного учреждения должен быть приложен тарификационный список педагогического, медицинского и другого персонала.

     Изменения в смету может вносить главный  распорядитель кредита, утвердивший  смету, поскольку правом изменения  годовых назначений по сметам отдельных  учреждений пользуется та организация, которая утвердила годовую смету.

     Руководителю  организации предоставлено право  использовать предусмотренные сметами  средства по каждому назначению в  пределах годовых ассигнований независимо от поквартального распределения, за исключением  ассигнований на заработную плату и  капитальные вложения.

     Увеличение  в указанном порядке квартальных  расходов по одной статье допускается  за счет соответствующего сокращения расходов по другим статьям, кроме расходов на заработную плату, капитальные вложения и питание (а для учреждений, состоящих  на государственном бюджете, и расходов на приобретение оборудования и инвентаря”, без превышения общей суммы квартальных  ассигнований по всем статьям сметы  в целом. 
Бюджетное учреждение может иметь в своем распоряжении помимо средств, получаемых из бюджета, специальные средства, на что составляется отдельная смета доходов и расходов. Специальными являются средства, образующиеся из тех доходов учреждений, состоящих на бюджете, которые могут расходоваться на специальные цели без проведения по доходной и расходной части бюджета.

     Образование и упразднение специальных средств  учреждений, состоящих на республиканских  и местных бюджетах, осуществляются в установленном порядке.

     При проверке правильности планирования расходов на содержание бюджетных учреждении следует учитывать имеющиеся  особенности отдельных видов  учреждений.

1.2 Ревизия кассовых и расчетных операций

     Работники (финансовых органов, включая контрольно-ревизионный  аппарат, проводят большую работу по проверке правильности расходования и  сохранности государственных средств, отпускаемых на содержание бюджетных  учреждений.

     Ревизиями и проверками в бюджетных учреждениях  еще нередко выявляются случаи неэкономного, незаконного расходования отпускаемых  средств, а также не обеспечения  их сохранности. Это вызывает необходимость  усиления борьбы с нарушениями финансовой дисциплины и бесхозяйственностью, а также улучшения качества проводимых ревизий и проверок в бюджетных  учреждениях.

     Для ревизий и проверок бюджетных  учреждений рекомендуется следующий  порядок их проведения.

     По  прибытии на место ревизующие после  предъявления своих документов приступают к ревизии кассы и организуют проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей. Проверка проводится в присутствии  кассира, счетного работника учреждения и желательно представителя общественности. От кассира необходимо получить письменное подтверждение о том, что он предъявил  все имеющиеся в кассе ценности. Все деньги и другие ценности тщательно  подсчитываются и об этом немедленно, не дожидаясь конца ревизии, составляется акт в трех экземплярах, в котором указывается сумма предъявленных наличных денег и других ценностей. В этом же акте указывается номер последнего чека, по которому получены деньги из банка, а также номер и содержание последней записи, проведенной по приходу и расходу кассовой книги. Если в кассе установлена недостача, необходимо предложить кассиру внести недостающую сумму, а излишки оприходовать. Имеющиеся в кассе частные записки не могут служить основанием для оправдания расходов, так как кассир без оформления в бухгалтерии документа не имеет права выдавать деньги из кассы кому бы то ни было.

     В каждом бюджетном учреждении обычно отдельные должностные лица получают под отчет деньги для выплаты  заработной платы, для производства хозяйственных и других расходов. Ревизующий должен получить список лиц, которые в процессе ревизии должны отчитаться в числящейся за каждым из них сумме.

     Ревизующий  тщательно проверяет полноту  оприходования денежных сумм, полученных по каждому чеку из банка. В этих целях в банке получают выписку  из текущего счета и по ней сверяют  записи в бухгалтерии ревизуемого  учреждения с копиями выписок  из банка, имеющихся в делах бухгалтерии, так как бывают случаи, когда после  получения выписки из банка в  нее вносятся исправления, что искажает фактическое положение дел.

     Следует тщательно проверить перечисление в конце года сумм с текущего счета  бюджетного учреждения на счета торговых, заготовительных, снабженческих организаций, колхозов и других хозорганов. Нередко  бюджетные учреждения перечисляют  хозорганам средства и списывают  эти суммы прямо на расходы, вместо того, чтобы отразить их как дебиторскую  задолженность. В начале будущего года за счет этих сумм они получают материальные ценности сверх предусмотренных  ассигнований по утвержденным сметам. В таких случаях необходимо проводить  встречные проверки в соответствующих  организациях.

     Ревизующий  должен проверить правильность оприходования  сумм, получаемых не по чекам из банка. Это главным образом касается сумм по так называемым специальным  средствам: плата родителей за содержание детей в детских учреждениях, доходы от подсобных производств  и др. Необходимо, в частности, проверить, полностью ли оприходованы суммы, указанные  в корешках (копиях) квитанций, приходных  ордеров и других документов, составляемых при поступлении в кассу денежных сумм. Ревизиями выявлялись случаи, когда в корешках квитанций о  приеме денег от родителей за содержание детей в детских учреждениях  записывались суммы в меньшем  размере, чем фактически получено. По этим корешкам приходовались деньги по кассе. В квитанции, выдаваемой на руки, а также в лицевом счете  получаемая сумма указывалась полностью.

     Кроме того, следует установить, какие  доходы поступают в бюджетные  учреждения, правильность исчисления и полноту оприходования сумм по каждому доходному источнику.

     Кассовые  операция проверяются по оправдательным документам за период с момента предыдущей ревизии. Каждый документ необходимо проверить  с точки зрения законности операции, соответствия расходов по смете и  выделенным ассигнованиям, экономного и целесообразного использования  средств, правильности оформления документов и отражения операции по бухгалтерскому учету, обеспечения сохранности денежных средств и материальных ценностей.

     При проверке правильности тарификации  заработной платы учителей и других работников просвещения необходимо иметь в виду следующее.

     Директора школ и руководители других учреждений просвещения проверяют документы  об образовании и стаже педагогической работы учителей, преподавателей, воспитателей и других педагогических работников, составляют на них тарификационные  списки и вместе с заверенными  ими копиями этих документов представляют списки в вышестоящие организации.

     Отделы  народного образования ежегодно по состоянию на 1 сентября составляют сводные ведомости тарификации  учителей, преподавателей, воспитателей и других педагогических работников на основании утвержденных тарификационных  списков. Сводные ведомости представляются ежегодно вышестоящему отделу народного  образования или министерству просвещения: районными, городскими отделами народного  образования -- не позднее 15 сентября, а  областными, краевыми отделами народного  образования и министерством  просвещения автономной республики -- не позднее 1 октября. Копии сводных  ведомостей направляются соответствующим  финансовым органам.

     Определение и утверждение размеров ставок заработной платы и должностных окладов  учителям, преподавателям и другим работникам просвещения производятся:

     1. по учреждениям, состоящим на  сельском, поселковом, районном или  городском (городов, не имеющих  районного деления) бюджете,--соответственно  заведующим районным, городским  отделом народного образования;

     2. по учреждениям, состоящим на  краевом, областном, городском  бюджетах или республиканском  бюджете автономных республик, - соответственно заведующим краевым,  областным, городским отделом  народного образования, министром  просвещения автономной республики.

     При проверке правильности установления заработной платы работникам здравоохранения  следует иметь в виду, что: должностные  оклады (ставки), размеры их повышения, а также размеры надбавок, доплат, коэффициентов к должностным  окладам (ставкам) работников определяются руководителями учреждений здравоохранения, а руководителей учреждения - вышестоящими органами здравоохранения; руководители учреждений должны лично проверять  представленные работниками документы  об образовании, стаже работы по специальности, присвоении квалификационной категории, разряда, наличии ученой степени, присвоении почетного звания “заслуженный врач республики”; учреждения здравоохранения  ежегодно должны составлять тарификационные  списки по форме, приложенной к смете  расходов учреждения.

     При ревизии правильности начисления заработной платы учителям контролер ревизор  должен проверить по платежным ведомостям, соответствуют ли ставки заработной платы ставкам, установленным по тарификации с учетом последующих  изменений, число оплаченных уроков - установленному учебному плану, правильно  ли начислены суммы за кружковую  работу, классное руководство, проверку письменных работ учащихся и др.

     При ревизии правильности начисления заработной платы работникам здравоохранения  ревизующий обязан проверить по платежным  ведомостям, соответствуют ли ставки заработной платы тарификационным  спискам с учетом изменений, штатным расписаниям, графикам и табелям учета фактически отработанного времени.

     При проверке правильности выплаты заработной платы следует проверить правильность составления платежных ведомостей, наличие подписей, а также правильность итогов па каждой странице ведомости. В ревизионной практике имеются  случаи, когда частные суммы не соответствуют общим итогам по ведомости, а полученные в связи с этим из банка излишние суммы присваивались. Необходимо проверить правильность удержания подоходного налога с  каждого работающего и своевременность  перечисления этих сумм в бюджет, а  также сумм по социальному страхованию. Распоряжения о перечислении этих сумм должны даваться одновременно с получением по чеку средств на выплату заработной платы.

     При ревизии бюджетных учреждений необходимо также тщательно проверить:

     1) не включены ли в платежные  ведомости лица, фактически не  работающие в организации, с.  целью присвоения денежных средств,  начисленных этим лицам. Ревизиями  такие случаи устанавливались;

     2) состояние расчетов с рабочими  и служащими по не выплаченным  по каким-либо причинам заработной  плате, пенсиям, пособиям по  временной нетрудоспособности, т.  е. по депонентским счетам.

     Ревизиями выявлялись факты, когда кассир бюджетного учреждения выписывал на имя депонента  подложный расходный кассовый ордер, в котором подделывал подпись  депонента, а полученные по чеку в  банке деньги присваивал.

     Следует обратить особое внимание на своевременность  выплаты заработной платы. Каждый случаи задержки выплаты заработной платы  работникам бюджетного учреждения должен быть зафиксирован в акте с указанием  причин и виновных должностных лиц. Одновременно в ходе ревизии необходимо принять меры, чтобы имеющаяся  задолженность была погашена.

1.3 Проверка использования основных средств и материальных ценностей

     Ревизуя хозяйственную деятельность бюджетного учреждения, необходимо тщательно проверить  сохранность и правильность использования  не только денежных, но и материальных ценностей: инвентаря, оборудования, производственных и строительных материалов, продуктов  питания и др. Для этого необходимо выяснить, проводится ли инвентаризация материальных ценностей в установленные  сроки, когда была проведена последняя  инвентаризация, выделены ли должностные  лица, ответственные за сохранность  этих ценностей, правильно ли эти  ценности списываются в расход, обеспечивают ли складские помещения и кладовые сохранность материальных ценностей.

     С целью организации проверки фактического наличия ценностей, имеющихся в  бюджетном учреждении, ревизор договаривается с руководителем учреждения о  назначении комиссии, в состав которой  должны быть включены наряду с материально  ответственными лицами счетный работник и желательно представитель общественности. Ревизору лично не рекомендуется  подсчитывать, взвешивать ценности, но он должен внимательно следить за правильностью и полнотой проведения этой работы и фиксировать результаты. Данные инвентаризации по каждому виду ценностей записываются в инвентаризационную ведомость с указанием количества, веса или объема каждого вида ценностей. Инвентаризационные ведомости подписываются всеми членами комиссии, проводившими инвентаризацию. Одни экземпляр ведомости передается в бухгалтерию. Проверяющему следует тщательно рассмотреть каждое отклонение, выяснить причины, предложить оприходовать выявленные излишки и записать на материально ответственных лиц всю сумму недостач и после получения объяснения поставить вопрос о взыскании их с виновных лиц. Наряду с этим он проверяет правильность записей, внесенных в сличительную ведомость бухгалтером учреждения, и их соответствие бухгалтерским данным. При выявлении крупных недостач или хищений необходимо составить промежуточный акт и, не дожидаясь конца ревизии передать материалы следственным органам.

     В больницах, детских учреждениях, где  имеются продукты питания, необходимо наряду со снятием остатков в кладовой проверить также правильность и  полноту отпуска продуктов на кухню. Поэтому в процессе ревизии  следует 1--2 раза внезапно, до начала работы кухни, проверить, соответствует ли фактическое количество продуктов, переданных на кухню, количеству, указанному в накладной, с учетом количества довольствующихся, и проследить за тем, чтобы все выписанные продукты были фактически использованы по назначению. Целесообразно также проверить  на выдержку готовые блюда для  выяснения, содержится ли в них то количество продуктов, которое указано  в меню, используя для этого  в необходимых случаях лабораторный анализ для определения качества продуктов и калорийности питания.