Контроль за деятельностью предприятия. 2

 ВВЕДЕНИЕ

Использование товарно-денежных отношений предполагает осуществление контроля за правильным определением затрат живого и овеществленного труда и за мерой потребления. Без правильной организации учета и контроля за производством распределением продукции, за сохранностью собственности, нельзя обеспечить эффективное ведение хозяйства, повышения производительности труда, сложную работу всех отраслей народного хозяйства. В современной системе финансового контроля нашили воплощение принципы: единство содержания и постановка задачи, регулярность осуществления контроля как внутреннего, так и внешнего с целью предупреждения и своевременного устранения недостатков.

Применение таких категорий,  как цена, прибыль, финансы, кредит, приводит к необходимости применения особой формы финансового контроля, основанного на использовании стоимостных категорий. В современных условиях этот контроль приобретает все большее соответствие.

При помощи финансового контроля выверяется соответствие натуральных и стоимостных показателей, соответствие производственной деятельности законодательству, правильности взаиморасчетов с бюджетом.

Контроль внутри предприятия способствует эффективности производственно-хозяйственной деятельности, сохранности имущества  предприятия.  Контроль за наличием и эффективным использованием как основных, так и оборотных средств непосредственно влияет на рентабельность и экономическое стимулирование производства.  Эффективность использования основных фондов неразрывно связаны с усилением финансового контроля за проектной эффективностью централизованных и нецентрализованных капитальных вложений, окупаемостью капитальных вложений. Эффективность вводимых в действие основных фондов не должна быть ниже фактически достигнутой на предприятии, а окупаемость капитальных вложений обеспечивать их возврат в установленные расчетами сроки.

Не менее важное значение для повышения эффективности производства имеет  усиление финансового контроля за снижением себестоимости.  Основными элементами себестоимости выпускаемой продукции на большинстве предприятий являются затраты живого и овеществленного труда (сырье, материалы, заработная плата).

Система учета и контроля за расходованием сырья и материалов обусловлена существующим порядком нормирования и своевременного обеспечения производственного процесса. Основными документами, позволяющими осуществлять контроль за расходованием сырья и материалов, являются требования, лимитные карты и заборные книжки. Отпуск материалов производится по этим документам в строгом соответствии с производственной программой и нормами расходов на единицу продукции. Значительное место в общей системе контроля за расходованием сырья и материалов занимает инвентаризация.

 Основой  контроля за использованием средств по целевому назначению служит смена расходов, утвержденная руководителем предприятия, соблюдение установленных норм расходования наличных денежных средств. В центре внимания финансового контроля находится прибыль от реализации продукции.  Общая прибыль и рентабельность.  Одним из условий соблюдения договорной дисциплины является повседневный контроль за выпуском продукции,  соответствием ее заданной номенклатуре, ритмичностью производства, качеством продукции. Полная согласованность хозяйственных договоров с производственной программой способствует ритмичной работе предприятия, позволяет избежать непроизводительные расходы на уплату всевозможных штрафов, уменьшает сроки хранения готовой продукции , а также  сокращает норматив оборотных средств  по готовой продукции. На  общий объем прибыли оказывает влияние внереализационные потерь и доходов (штрафы, пеня, неустойки). Стоимостной контроль финансов пронизывает всю деятельности предприятия.

Завершающим этапом финансового контроля на предприятии является проверок выполнения финансового плана. Эффективной формой контроля за выполнением финансового плана считается составление отчета об его использовании.

2. СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

ЗА ФИНАНСОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

ПРЕДПРИЯТИЯ

Структура внутреннего контроля может быть подразделена на три составляющих: контрольная среда - набор характеристик, который определяет служебные взаимоотношения, благоприятные для контроля на предприятии;  система бухгалтерского учета предприятия - политика и процедуры, касающиеся соответствующей записи хозяйственных операций; процедуры контроля - специальные проверки, выполняемые персоналом предприятия. Эти три составляющие во взаимосвязи обеспечивают предотвращение, выявление и исправление существующих ошибок информации и ее искажения.

Состояние контрольной системы зависит от стиля работы руководителей, их философии  и эффективной системы разъяснений целей  контроля и надзора за деятельностью персонала.

Контрольная среда состоит из следующих элементов:

- политика  и методы управления:

- организация  структура предприятия:

- деятельность  исполнительного органа:

- методы  распределения функций управления:

- управленческие  методы контроля, в том числе  внутренний аудит:

- кадровая  политика:

- внешние  воздействия (например, проверка со  стороны банковских органов).

1.1. Контрольная среда

Подход исполнительного органа к контролю оказывает наибольшее влияние на контрольную среду.  Благоприятная управленческая среда характеризуется системой управления, обеспечивающей высокий уровень внутренней системы коммуникаций, способствующей эффективной работе исполнительного органа, использующего систему бюджетов и отчетов об исполнении, обеспечивающую эффективность внутреннего контроля. Помимо того предприятия, разделением обязанностей, контролем доступа к активам, документам и осуществление периодических сравнений учетных данных.

Комплектность персонала, осуществляющие функции контроля, является важнейшей характеристикой системы внутреннего контроля. Кадровые проблемы предприятия отражаются на системе внутреннего контроля. Так, частая смена бухгалтеров ведет к тому, что функции учета и контроля выполняются людьми, не имеющими достаточного опыта и делающими в силу этого больше ошибок.  Новые руководители и должностные лица могут быть не в должной степени знакомы с системой учета предприятия и совершать технические и другие ошибки.  Иногда служащие бухгалтерии увольняются, так как не хотят следовать некоторым процедурам учета, которые предписываются нормативами. В целом, частая сменяемость бухгалтерского персонала может быть тревожным фактом.

Очень важной характеристикой эффективной системы внутреннего контроля является должностной разделение функциональной ответственности. соответствующее разделение обязанностей является обязательным условием эффективности процедуры контроля.

Перечисленные ниже четыре вида функций должны входить в обязанности различных подразделений или различных служащих бухгалтерии.

1.  Санкционированное  хозяйственных операций. Эту обязанность   выполняют служащие, которые имеют право санкционировать записи хозяйственных операций. Санкционированное бывает общее, касающееся определенного вида операций (например, всех продаж) или специальное (например санкционирование продажи важного актива).

2. Регистрация  хозяйственных операций. Учет и  запись операций (ведение отчетности), в настоящее время для регистрации  хозяйственных операций все чаще  используются компьютерные технологи.

3. Обеспечение  сохранности  активов в ходе  хозяйственных операций . Подразумевается фактическое расхождение принадлежащими предприятию активами или контроль за ними.

4.  Периодическое  сопоставление существующих активов  с суммами, записанными на счетах. Здесь предполагается регулярная  инвентаризация активов и принятие соответствующих мер в случае расхождения.

Несовместимость обязанностей - это такая комбинация, при которой  служащий, совершивший ошибку или исказивший информацию, может скрыть этот факт в ходе своей обычной деятельности. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы ни кто из служащих не выполнял две или более из вышеперечисленных функций. Первая и четвертая функции являются управленческими, вторая функция - учетная, а третья функция - функция хранения. Разделение этих функций между различными лицами и подразделениями имеет два преимущества: 1) труднее преднамеренно исказить информацию, так как потребовало бы сговора двух или более лиц; 2) за счет координации действий (рассмотрение различных аспектов одной и той же хозяйственной операции) легче обнаружить и исправить непреднамеренные ошибки.

Надзор является важным элементом контрольной среды. Персонал предприятия и компьютерные системы выполняют функции учета и процедуры контроля предприятия. Контролер, осуществляя надзор за работой работника по кредитованию, может, например периодически сравнивать сальдо на счетах дебиторов с итоговыми данными счета.

Контролер или должностные лица могут исправлять ошибки, найденные служащими, а также принимать и санкционировать решения, касающиеся системы учета предприятия. Надзор является важным средством управленческого контроля и условием функционирования системы внутреннего контроля в целом. 

Ряд работников предприятия несет ответственность за учет и регистрацию активов и обязательств. Они должны проводить периодическое сравнение записанных сумм с данными документов, подтверждающие их существование и оценку. Служащие бухгалтерии могут осуществлять периодическое сравнение. При этом лица, проводящие сравнения, не должны заниматься санкционированием соответствующих хозяйственных операции, учетом и регистрации операций или отвечать за хранение активов.

Периодически проверяется наличие денежных средств в кассе, ценных бумаг, подтверждаются суммы на счетах к получению и на счетах к оплате, а также другие операции. Цель этих операций - определить, отражает ли бухгалтерская документация активы и пассивы предприятия. При частых сопоставлениях легко обнаружить ошибки в бухгалтерских документах.  Очевидно, что частота проведения сопоставлений должна определятся соотношением затрат и прибыли. Очень частые (например, раз в неделю) подсчет, сопоставление и подтверждение активов обычно не делаются, кроме исключительных случаев (очень большая ценность активов, большая вероятность потерь или ошибок).

1.2. Направления и процедуры контроля 

На предприятиях применяются процедуры контроля. Процедуры контроля направлены на предотвращение, выявление и исправление ошибок и искажений, которые могут возникнуть в процессе учета хозяйственных операций. Существует много различных процедур контроля, каждая из которых должна предотвращать ошибки определенного вида (или нескольких видов) и искажений информации, представленной в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Основные категории ошибок и исправлений

Продолжение табл.1.1

Вместо длинных перечислений процедур контроля на данном этапе рекомендуется исследовать направления, для достижения которых применяются процедуры контроля.  Хозяйственные операции всех видов должны контролироваться по семи основным направлениям, обозначенным в таблице 1.2. Каждому направлению соответствует тип основных ошибок и искажений перечисленных в таблице 1.1.

таблица 1.2.

Направления внутреннего контроля

Продолжение табл. 1.2.

Реальность хозяйственных операций заключается в том, что зарегистрированные операции действительно должны быть зарегистрированы. Процедура контроля может состоять в сверке документов об отгрузке со счетами-фактурами до того, как  продажа зафиксирована. Предполагается, что эта процедура предотвратит запись, неподтвержденную документами (возможно, фиктивной) продажи.

Полнота. Посредствам процедур контроля проверятся не пропущены ли при регистрации фактически совершенные операции. если товары отгружены, то каждый документ об отгрузки должен сверяться со счетом-фактурой. Документы, подтверждающие операцию (в данном случае документы об отгрузке), часто нумеруются. Учет последовательности номеров документов об отгрузке - соответствующая процедура контроля.

Разрешение. При помощи процедур контроля проверяется, санкционировались ли хозяйственные операции до того, как они были учтены. Примером может служить, санкционировалась ли продажа в кредит. В некоторых случаях санкционирование операций не так очевидно, например, какая “санкция” нужна для регистрации полученного предприятием платежа? Обычно ни какой. Однако, для предоставления скидки какому-либо заказчику поле того, как сроки предоставления формально истекли, нужна санкция, ответственного за продажу.

Точность. Применятся процедуры, направленные на проверку правильности исчисления записанных сумм. Проверка правильности отраженного в накладной отгруженной продукции, цены единице продукции и итоговых данных является примером такого рода процедуры. 

           Классификация. Реализуются процедуры контроля того, что операции отнесены на определенные субсчета соответствующих заказчиков. Классификацию иногда сравнивают с точностью записей, однако отличие состоит в том, что точность относится исключительно к правильности записанных сумм.

Учет включает в себя контрольные процедуры проверки того, что полностью ли завершен учет данных операций и соответствует ли учет общепринятым бухгалтерским стандартам. Примером может служить сличение итоговых данных индивидуальных счетов к получению с данными бухгалтерского счета с целью определить, все ли записи на бухгалтерском счете были отнесены на соответствующие субсчета заказчиков. Классификация подразумевает проверку правильности отнесения сумм на соответствующие счета и субсчета, а точность - проверка правильности сумм на этих счетах. Если конкретное  направление контроля е может быть отнесено на одно из вышеперечисленных видов, то скорее всего оно относится к контролю системы учета предприятия.

Периодизация предполагает контроль того, чтобы операции записывались в том периоде, в котором были совершены. Это направление контроля тесно связано с проблемой реальности и полноты отражения операций после балансовой даты. Эта проблема очень важна и имеет отношение ко всем видам хозяйственных операций - продажам, покупкам, учету материалов и запасов, начислению расходов, доходов и т.д.

1.3. Система бухгалтерского учета, политика  и процедура контроля.

В системе бухгалтерского учета обрабатывается информация и хозяйственных операциях, регистрируются операции в бухгалтерских регистрах и составляется финансовая отчетность.

Система бухгалтерского учета предприятия должна соответствовать принятому законодательству. Бухгалтерский учет в Российской Федерации регулируется Законом Российской Федерации N 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года “О бухгалтерском учете” . Процедура соответствия бухгалтерского учета основывается на задачах и целях бухгалтерского учета.

Основными задачами бухгалтерского учета является:

- формирование  полной и достоверной информации  о деятельности  организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

- обеспечение  информацией, необходимой внутренним  и внешним пользователям бухгалтерской  отчетности за соблюдением законодательства  Российской  Федерации при осуществлении хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием движения имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с установленными нормами, нормативами и сметами;

- предотвращение  отрицательных результатов хозяйственной  деятельности организации и выявление  внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Основными целями законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете являются:

- обеспечения  единообразного ведения учета  имущества, обязательств и хозяйственных  операций, осуществляющих организациями;

- составление  и представление сопоставимой  и достоверной информации об  имущественном положении организаций  и их доходов и расходах  необходимой пользователям бухгалтерской  отчетности.

Процедуры соответствия бухгалтерского учета рассматриваются через:

1)Ответственность  за организацию бухгалтерского  учета в организациях, соблюдения законодательства при выполнении хозяйственных операций. Руководители организаций могут в зависимости от учетной работы:

- учредить  бухгалтерскую службу как структурное  подразделение, возглавляемое главным  бухгалтером;

- ввести  в штат должность бухгалтера;

- передать  на договорных началах ведение  бухгалтерского учета централизованной  бухгалтерии, специализированной организации  или бухгалтеру - специалисту;

- вести бухгалтерский  учет лично.

2) Принятие  организацией учетной политики, которая утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

Под учетной политикой предприятия понимается выбранная им совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной (уставной и иной) деятельности.

К способам ведения бухгалтерского учета относятся методы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашение стоимости активов, способы организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета системы учетных регистров, обработки информации и иные соответствующие способы, методы, приемы.

При формировании учетной политике предполагается допущение имущественной обособленности, допущение непрерывности деятельности предприятия, допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности.

Допущение имущественной обособленности предприятия, предполагает, что имущество и обязательства предприятия существуют обособленно от имущества и обязательств собственников этого предприятия и других предприятий.

Допущение непрерывности деятельности предприятия, следует понимать так, что предприятие будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у него отсутствует намерения и необходимость ликвидации или существенного сокращения деятельности, следовательно, обязательства будут погашаться в установленном порядке.

Допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности предполагает, что факты хозяйственной деятельности предприятия относятся к тому отчетному периоду (и, следовательно, отражаются в бухгалтерском учете), в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами.

При этом учетная политика предприятия должна обеспечить выполнение следующих требований: требование полноты, требование осмотрительности, требование приоритета содержания перед формой, требование непротиворечивости, требование рациональности.

Требования полноты - это полнота отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности.

Требование осмотрительности - это большая готовность к бухгалтерскому учету потерь (расходов) и пассивов, чем возможность доходов и активов (не допуская создания скрытых резервов).

Требование приоритета содержания перед формой - это отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования.

Требование непротиворечивости - это тождество данных аналитического учета оборотам и остатка по счетам синтетического учета на первое число, каждого месяца, а также показателей бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета.

Требование рациональности - это рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия.

Предприятие должно раскрыть избранные при формировании учетной политики способы ведения бухгалтерского учета, существенно  влияющие на оценку и принятие решения пользователей бухгалтерской отчетности. Существенными признаются способы ведения бухгалтерского учета, без знания о применении которых пользователями бухгалтерской отчетности невозможна достоверная оценка имущественного и финансового состояния, денежного оборота ими результатов деятельности предприятия.

Инвентаризацией имущества называется, проверка фактического наличия и состояния имущества с целью контроля за его сохранностью. Инвентаризация имущества проводится путем сопоставления остатков имущества по данным бухгалтерского учета с фактическим их наличием на момент инвентаризации. Кроме проверки обеспечения сохранности ценностей инвентаризация решает задачи проверки правильности учетных данных по имуществу, правильности хранения т.д.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передачи  имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании  государственного или муниципального  унитарного предприятия;

- перед составлением  годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене  материально-ответственных лиц;

- при выявлении  фактов хищения, злоупотребления  или порчи имущества;

- в случае  стихийного бедствия. Пожара или  других чрезвычайных ситуаций, вызванных  экстремальными условиями;

- при реорганизации  или ликвидации предприятия;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение)  регистрируется книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты, это могут быть инженеры, экономисты, техники и другие специалисты. В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации служит основание признать инвентаризацию недействительной.