Масштабы организации и бюрократия

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Комсомольский-на-Амуре  государственный

 технический  университет» 
 
 
 
 

Факультет социальный

Кафедра «Социальной работы» 
 
 
 
 

Реферат

По дисциплине «Теория управления»

Масштабы  организации и бюрократия 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Студент группы 7 ГУ-2                                                                          А.С.Сергеева 

Преподаватель                                                                                        Т.Г.Дегтярева  
 
 
 
 

2010 

      Содержание

Введение……………………………………………………………………………...3

1 Понятие  масштаба организации…………………………………………………..4

2 Бюрократия как общественное явление………………………………………….8

3 Взаимосвязь  масштаба организации и бюрократии……………………………12

Заключение………………………………………………………………………….18

Список  использованных источников……………………………………………...19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

      Тема  реферата изучает вопрос больших и малых организаций с точки зрения оптимизации организационных размеров. Здесь будет введено понятие бюрократии, показана взаимосвязь между бюрократией и масштабами организации, а также ее ростом, спадом производства и основными производственными показателями. Разбирается критика бюрократии, определяются характеристики организаций, которые не должны иметь бюрократический аппарат.

      Общая тенденция хозяйственного развития последних 20-ти лет – разукрупнение, минимизация размеров / масштабов и бюрократии для придания бизнесу гибкости и восприимчивости к быстроменяющимся требованиям современного рынка. Еще в 1970-е и частично в 1980-е гг. большим, крупным организациям отдавалось явное предпочтение, но с 1990-х гг. все больший интерес уделяется компаниям с небольшими размерами.

      Главным атрибутом крупной компании, безусловно, является бюрократия – со всеми  ее достижениями и недостатками (в  том числе низкой производительностью, жесткостью, унижающей рутинной работой), которые разъединяют организацию и ее потребителей. Здесь рассматривается, каким образом размеры организации связаны с ее структурными характеристиками. Размеры / масштабы организации относятся к контекстуальным переменным, которые оказывают воздействие на организационный дизайн и весь процесс функционирования.

      Задачи, поставленные при выполнении работы:

      - рассмотреть понятие масштаба  организации;

      - исследовать бюрократию как общественное  явление;

      - выявить взаимосвязь масштаба  организации и бюрократии.

      Структура работы: реферат содержит 2 таблицы. Общий объем работы 
 
 
 
 

      1 Понятие масштаба  организации

      Масштаб организации - важная характеристика внутренней среды организации. Это базовая ситуационная переменная, производная от численности персонала организации.

      Масштаб организации во многом предопределяет иерархическое строение организации, границы горизонтального и вертикального разделения труда в ней, степень формализации отношений и стандартизации деятельности, тип и способ распределения власти, формы организационного контроля, а также накладывает ограничение на способы коммуникаций.

      В организационной теории обычно выделяют малые, средние и крупные организации, различающиеся по способности к  адаптации к внешней среде, интеграции, степени гибкости реагирования на внешние изменения, открытости, уровню диверсификации и др.

      Связь масштаба организации с уровнем разделения труда и иерархическим строением была выявлена еще представителями классической школы. Так, А. Файоль, а позже Л. Урвик связывали формирование иерархической структуры организации с возрастанием численности персонала, занятого основной исполнительской деятельностью. Они считали, что руководитель, руководствуясь принципами единоначалия и разделения труда на программирующий и исполнительский, не может осуществлять эффективный внешний контроль за деятельностью подчиненных при возрастании их численности выше определенного предела. В этом случае требуются введение руководителей более низкого уровня и передача им части ответственности, властных полномочий, закрепление за ними определенной сферы контроля за деятельностью подчиненных.

      Попытки выявить влияние масштаба организации  на ее структурные характеристики и логику функционирования и развития предпринимались многими исследователями разных школ и ориентации. Так, Г. Саймон изучал влияние размера организации на процесс департаментализации (система функций исполнителей, которая образуется вследствие разделения труда).    Дж. Вудворд проанализировала зависимость размера организации от типа используемой технологии. Р. Дабин выявил обратную зависимость размера организации от ее устойчивости и способности к сохранению целостности.

        Представители астонской группы (Д. Паг (Пью), Д. Хиксон, Б. Хайнинг) установили, что размер организации является важнейшей характеристикой, предопределяющей тип социальной организации и организационной структуры в административных системах. От него зависит такой важный показатель, как структурность деятельности организации.

      Масштаб организации также обусловливает пределы интеграции в организации, степень автономии ее структурных подразделений, способы строения.

      Наконец, масштаб организации - это важный фактор, характеризующий механизм реагирования организации на динамику внешней среды.

      Сопоставление крупных и мелких организаций

      Для начала следует понять какая организация  лучше – крупная или мелкая.

      Подобная  постановка вопроса связана с  выявлением причин того, почему многие организации испытывают потребности  в росте / укрупнении.

      Причины, по которым организации должны расти  и укрупняться в размерах, следующие:

      1) Цели организации, в том числе мечта каждого бизнесмена попасть в первые 500 компаний рейтингового листа, реализация, которой требует расти быстро, превращаясь в крупную компанию.

      2) Возможности продвигать руководителей по службе абсолютно необходимы, чтобы привлекать и удерживать менеджеров экстра-класса.

      3) Здоровая экономика организации, как показал профессиональный опыт многих руководителей высшего звена, также обусловливает необходимость расти, расширяться, укрупняться. Прекратить рост, остаться на одном стабильном уровне для организации равносильно потере жизнеспособности, потому что другие копании обязательно этим воспользуются и обойдут ее, увеличив свою долю рынка за ее счет. Кроме того, при крупных размерах возможна экономия на издержках. Укрупнение способствует росту доходов компании, поскольку большие размеры обеспечивают организации большую власть над рынком.

      Вопрос  об оптимальных для глобальной внешней  среды размерах организации отражен в таблице 1.1 

Таблица 1.1 - Основные различия между крупными и мелкими организациями

      Крупные организации обладают огромными ресурсами и способны экономить на издержках, поэтому участвуют в глобальной конкуренции.

      Крупные компании, как правило, стандартизированы, принадлежат к механистическому типу управления. Имеют сложные структуры, т.е. в их рамках существуют сотни специальностей для реализации комплексных задач и производства сложной продукции. Именно крупные организации вносят стабильность в положение на рынках на многие годы. У них четкие стандарты относительно продвижения по службе, роста зарплаты, поощрения за выслугу лет.

      Мелкие  организации обладают важнейшими для эпохи конкуренции параметрами - гибкостью и восприимчивостью к переменам быстро изменяющихся рынков. Главная стратегия – поиск своей рыночной ниши. Как показали исследования 1990-х годов, в шестидесяти трех из шестидесяти семи отраслей промышленности крупнейшие компании оказались отнюдь не самыми прибыльными (и более того, у большей доли из них норма прибыли не доходила даже до средних по отрасли показателей). Мелкие организации обладают линейно-функциональной структурой, органическими системами управления, свободным стилем управления, что не может не стимулировать предпринимательскую жилку и дух новаторства. Мелкая компания может специализироваться на каком-то одном виде производства и добиться невиданных успехов. А чувство личной причастности к делам компании формирует у ее сотрудников высокую мотивацию поведения и ответственности за порученное дело.

      Гибридная или комбинированная  структура возникла на основе соединения крупной и мелкой форм. Парадокс заключается в том, что все преимущества мелкого бизнеса и его успехи приводят к неизбежному росту и превращению в крупную компанию, со всеми вытекающими из этого проблемами (в том числе ужесточением системы управления, вертикальной иерархией и т. д.). Решение же данного парадокса – в гибридной форме, которая соединяет ресурсы крупной компании с простотой структуры и гибкостью производства мелкой компании. И этот подход берется за основу все большим количеством компаний. Реализация данного подхода на практике требует крупномасштабной реорганизации, когда компания разбивается на группы мелких компаний со всеми их преимуществами и свойственным мелкому бизнесу образом мышления. Менеджеры при этом получают свободу действий. У каждой такой группы свои прибыли и убытки, планирование, вспомогательные службы. На возникающих в результате разделения новообразованиях – предприятиях и заводах трудится не более 300–400 человек. Организационная структура штаба корпорации становится немногоуровневой, всего по нескольку высших менеджеров на каждую 1000 человек, занятых в корпорации. 
 
 
 
 

      2 Бюрократия как общественное явление

      Термин "бюрократия" в буквальном смысле означает господство канцелярии. Этот термин употребляется в нескольких значениях: 1) слой высших чиновников в государстве; 2) канцелярщина, волокита, пренебрежение к существу дела ради соблюдения формальностей. В этом втором значении термин "бюрократия" совпадает с термином "бюрократизм". Кроме того, существует и более общее определение бюрократии и бюрократизма как системы управления, которая характеризуется оторванностью центра, администрации от народа и защищает интересы господствующего класса, того или иного слоя, социальной группы.

      Бюрократия - явление историческое. Ее формы менялись на протяжении истории в связи со сменой типов и видов общественно-экономического устройства. Зачатки бюрократии возникли уже в государствах древнего Востока, что обусловлено было обособлением сферы государственного управления. Историки отмечают наиболее развитую бюрократию в этот период в Китае. Сложные бюрократические системы существовали в Римской империи и Византии. В средние века в странах Западной Европы мощным бюрократическим аппаратом были представлены королевская власть и церковь. Усиление бюрократии предопределялось усилением королевской власти и абсолютизма.

      Следует отметить, что в докапиталистических  формациях бюрократия существовала, прежде всего, как форма политической организации. Однако с возникновением и развитием капитализма она становится неотъемлемым свойством любой социальной организации, начиная с государства и кончая управленческими структурами предприятий, фирм, добровольных организаций и т. д. Особенно усиливается бюрократия и бюрократизация общества в XX в., что связано с организованностью всех сфер жизни, с объективным ходом социально-экономического развития. Все это обусловило необходимость выработки общих принципов работы социальных организаций, включающих в себя структуру управления, иерархию должностей и постов, строгое разделение функций, правила информирования руководства. Объективная основа бюрократии, ее всеобщий характер предопределяется социальным управлением как целенаправленным воздействием на социальные структуры и процессы, и деятельностью социальных организаций.

      Таким образом, бюрократия, будучи одной из форм осуществления властных функций, элементом механизма интеграции и социального регулирования в современном обществе, безусловно, может быть оценена как явление и необходимое, и неизбежное, и положительное. Но не только.

      Актуальными представляются и на сегодняшний день выделенные           М. Вебером основные признаки бюрократии. Их пять:

      1) руководство официальными делами  осуществляется неизменными методами;

      2) решение опирается на комплекс  норм и принципов, которые определяют обязанности каждого исполнителя в его управленческо-исполнительной деятельности;

      3) властные функции и ответственность каждого функционера, представляющие часть иерархической властной системы, определяются не его индивидуальными качествами, а занимаемым функционером местом в этой системе;

      4) средства, обеспечивающие властные  функции функционера, являются  собственностью властной системы,  а не функционера. Последний  несет ответственность лишь за использование этих средств при осуществлении функций;

      5) весь процесс функционирования бюрократической системы (и ее подсистем) представляет собой субпроизводство документов, выражающих властную волю вышестоящей властной системы (а в производстве собственных властных документов в пределах своих функций).

      Важно отметить, что при всех различиях социологов и других обществоведов в понимании бюрократии, они едины в одном: главным атрибутом бюрократии является власть, понимаемая как возможность распоряжаться, повелевать людьми, материальными и духовными благами, жестко регламентировать отношения между социальными институтами и группами, монополизировать информационные системы, насаждая тем самым определенные стереотипы сознания и поведения масс.

      Бюрократическая организационная  структура

      Бюрократическая организационная структура характеризуется высокой степенью разделения труда, развитой иерархией управления, цепью команд, наличием многочисленных правил и норм поведения персонала, и подбором кадров по их деловым и профессиональным качествам. Вебер называл такую структуру «рациональной», поскольку предполагается, что решения, принятые бюрократией, имеют объективный характер. Вебер полагал, что личные прихоти собственников организации и ее сотрудников не должны входить в противоречие с целями организации.

      Бюрократию  часто называют также классической или традиционной организационной структурой. Большинство современных организаций представляют собой варианты бюрократии. Причина столь длительного и широкомасштабного использования бюрократической структуры состоит в том, что ее характеристики еще достаточно хорошо подходят для большинства промышленных фирм, организаций сферы услуг и всех видов государственных учреждений. Объективность принимаемых решений позволяет эффективно управляемой бюрократии адаптироваться к происходящим изменениям. Продвижение сотрудников на основе их компетентности позволяет обеспечивать постоянный приток в такую организацию высококвалифицированных и талантливых технических специалистов и административных работников.

      Концепция социального равенства, заложенная в бюрократической структуре, очень хорошо совпадает с системами ценностей как демократических, так и коммунистических стран. Государственная служба в США, например, является бюрократией, созданной первоначально для того, чтобы обуздать политический патронаж и преобразовать правительственные органы в соответствии с идеалами бюрократической системы. Как отметил видный специалист в теории управления Джон Чайлд: «Анализ бюрократических структур, проведенный Максом Вебером, продолжает оставаться уникальным и наиболее значительным описанием сущности современных организаций».  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      3 Взаимосвязь масштаба  организации и  бюрократии

      Концепция бюрократии как успешный путь реализации функции управления была разработана социологом Максом Вебером на основе изучения работы государственных учреждений Европы. Вебер разработал систему административно-управленческих параметров, которые давали бы возможность крупным организациям оставаться эффективными и рациональными. Вебер стремился разъяснить, как именно следует спроектировать организацию, чтобы она сыграла свою позитивную роль в развитии общества в целом.

      Сущность  бюрократии, по М. Веберу, заключается  в том, что она способна оказать реальную помощь в развитии организации. Вебер ввел систему организационных характеристик, обеспечивающих эффективность функционирования, причем как государственных, так и коммерческих организаций. Эти характеристики приведены в таблице 3.1. 

Таблица 3.1 - Характеристика бюрократии и основы организационной власти (по М. Веберу)

      Правила и стандартные процедуры способствуют тому, чтобы организационная деятельность протекала предсказуемо и рутинно, то есть была стабильной. Специализация производственных обязанностей означает, что у каждого сотрудника есть своя, четко сформулированная задача. Иерархия власти обеспечивает реальный механизм воздействия на персонал и управления им, а также контроля. Техническая компетентность представляет собой ту основу, на которой человека берут на работу (вместо дружеских отношений, семейных связей и/или личной симпатии). Отделение самой должности от личности человека, ее занимающего, означает, что должность не является личной собственностью, что ее нельзя получить или передать по наследству. Документализация и протоколизация организационных процессов и организационной деятельности способствует сохранению важных данных и обеспечению перманентности процессов. И хотя сегодня бюрократическая концепция все больше критикуется, система рационального контроля, предложенная М. Вебером, остается актуальной в свете рационализации организационной формы и структуры. Логически-рациональная модель организации М. Вебера позволяет ей быть эффективной с точки зрения руководства и служить интересам всего общества.

      Основы  власти

      Способность организации эффективно функционировать  зависит от структуры власти. Сообразная духу времени власть дает менеджеру рычаги контроля, необходимые для того, чтобы придать организационной работе рационально-бюрократическую форму.

      По  мнению М. Вебера, именно легитимная/правовая и рациональная власть обладает приоритетом  над другими видами контроля (например, взятками или фаворитизмом) как основа внутриорганизационной деятельности и принятия решений. Применительно к обществу в целом Вебер выделил 3 типа власти, которые объясняют само создание и контроль крупных организаций:

      - рационально-правовая /легальная основа власти – власть основана на вере сотрудников в легальность правил, в право власть придержащих отдавать команды. Данный тип власти – основа создания и контроля большинства государственных учреждений, а также наиболее распространенная повсеместно основа власти;

      - традиционная власть основана на вере в традиции и правовой статус стоящих у руля власти и применяющих власть (на основе этих традиций). Этот тип власти – основа контроля в монархиях, религиозных институтах, а также – в некоторых организациях стран Латинской Америки и Персидского Залива;

      - харизматическая власть основана на верности избранному индивидууму, обладающему исключительными личными характеристиками и/или героизмом, и на его приказах и распоряжениях. На таких харизматических лидерах держится большинство революционных военизированных организаций, равно как и гражданских.

      В современных организациях могут  сосуществовать все 3 типа власти, но их основой остается 1-й тип –  рационально-правовая модель, определяющая внутриорганизационные процессы и процесс принятия решений.

      Размеры и структурные  характеристики организации

      Теория  организация характеризует масштабы/размеры  организаций как важнейшую переменную, которая оказывает свое влияние  на структурный дизайн. Обязательно ли организации становиться более бюрократической по мере своего роста и укрупнения? При каком именно размере организации бюрократические характеристики подходят ей лучше всего? Большинство исследований утверждает, что крупные организации отличаются от мелких по 4-м характеристикам бюрократических структур:

      - формализация – то есть правила, процедуры, письменная документация (например, руководство по организационной политике, спецификация рабочих мест и др.). Практика свидетельствует, что более крупные организации являются и более формализованными (причина этого – в необходимости стандартизации и контроля над большим количеством персонала, подразделений, высшее же руководство способно лично контролировать лишь небольшие организации);

      - децентрализация – относится к уровню иерархии, наделенному правом принятия решений. В централизованных организационных системах все важные решения принимаются высшим руководством, в децентрализованных – на более низком уровне иерархической лестницы. Отраженная во всех исследованиях тенденция такова: чем крупнее организация, тем больше она нуждается в децентрализации, поскольку появляются новые подразделения, и высший управленческий персонал перегружается работой, в том числе в связи с принятием решений;

      - сложность относится как к количеству уровней организационной иерархии («вертикальная сложность»), так и к числу подразделений или рабочих мест («горизонтальная сложность»). По мере роста размеров организации растет и данный параметр, что очевидно – это и потребность в дополнительных специальностях, типа администраторов и плановиков, и возникающая из-за разделения разросшихся подразделений на несколько групп потребность в дополнительных управленцах, и необходимость наращивать количество уровней иерархии, чтобы размах контроля не стал чересчур широким и неуправляемым (из-за роста числа сотрудников).

      Многие  крупные организации стараются  бороться с эффектом чрезмерного укрупнения через упрощение организационной структуры, сокращения количества правил и передачу полномочий по принятию решений на более низкие уровни иерархической структуры. Однако и параметры веберовской бюрократии способны оказать позитивное влияние на крупные компании.

        Коэффициенты по персоналу показывают отношение административного или канцелярского или вспомогательного состава ко всему персоналу организации. Чаще всего за основу берется коэффициент соотношения административного персонала. В 1957-м году С. Норткот Паркинсон вывел «Закон Паркинсона», по которому работа расширяется для того, чтобы заполнить время, имеющееся в наличии для ее завершения. Паркинсон предположил, что административный персонал глубоко заинтересован в своем расширении по многим причинам, включая возможность повышения собственного статуса в иерархии власти. На основе своего вывода Паркинсон выставил в дурном свете британское адмиралтейство – он показал, что с 1914 по 1928 год офицерский корпус увеличился на 78%, в то время как общий состав Военно-морских сил уменьшился на 32%, а количество зон военных действий сократилось на 68%.