Материалы. 2

      Введение 

     Материалы  представляют  собой  одну  из  составных  частей  имущества  субъекта,  необходимую  для  нормального   осуществления   и хозяйствующего  расширения его деятельности.

     Материалы обслуживают сферу производства и являются  его  материальной основой. Они необходимы для  обеспечения  процесса  производства  продукции, образования стоимости.

     Данная  тема является актуальной, так как  эффективность  деятельности   предприятия во многом зависит от правильного определения потребности в    материалах. Оптимальная обеспеченность материалами ведет к минимизации затрат, улучшению  финансовых результатов, к  ритмичности  и  слаженности  работы  предприятия.  Завышение материалов  ведет  к  замораживанию  и  омертвлению  ресурсов. Кроме  всего прочего, это дорого обходится   предприятию,    поскольку    возникают дополнительные затраты на хранение и  складирование,  на  уплату  налога  на имущество. Занижение материалов может привести к перебоям в  производстве  и реализации  продукции,  к  несвоевременному  выполнению  предприятием  своих обязательств. И в том и в другом  случае  следствием  является  неустойчивое финансовое состояние,  нерациональное  использованием  ресурсов,  ведущее  к потере выгоды.

     Целью работы является раскрытие особенности  учёта материалов.

     Цель  исследования определяет постановку следующих  задач: рассмотрение понятия материалов, их классификации, задач учёта, оценку материалов, выявление документального  оформления движения материалов, раскрытие  учёта на складе и в бухгалтерии, синтетического и аналитического учёта материалов, изучить методы списания материалов при их выбытии, а также, необходимым является рассмотрение учета НДС по материальным ценностям.  

     1 Понятие и классификация  материалов 

       Понятие «материалы» является  собирательным, обозначающим разные элементы производства (как правило, материалы используются в качестве предметов труда). Главная задача контроля за движением материалов состоит в поддержании оптимального количественного уровня материалов на производстве, так как излишние запасы ведут к иммобилизации средств, дополнительным затратам на хранение.

     Основными нормативными документами, регулирующими  учет материалов, является ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» [10], Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов и Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды.

     В соответствии с ПБУ 5/01 к бухгалтерскому учету принимаются, как материально-производственные запасы (МПЗ), активы:

      - используемые в качестве сырья при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг);

      - предназначенные для продажи (товары и готовая продукция);

      - применяемые для управленческих нужд организации.

     Таким образом, материалы (производственные запасы) являются частью МПЗ. В состав материально-производственных запасов включаются: материалы, готовая продукция, товары. [12]

     В зависимости от той роли, которую  играют производственные запасы в процессе производства продукции, выполнения работ и оказания услуг, их подразделяют на следующие группы:

      - сырье и основные материалы - предметы труда, из которых изготовляют продукт и которые образуют материальную (вещественную) основу продукта. Сырьем называют продукцию сельскохозяйственного хозяйства и добывающей промышленности (зерно, хлопок, скот, молоко и др.), а материалами — продукцию обрабатывающей промышленности (мука, ткань, сахар и др.);

      - вспомогательные материалы - используют для воздействия на сырье и основные материалы, придания продукту определенных потребительских свойств или же для обслуживания и ухода за орудиями труда и облегчения процесса производства (специи в колбасном производстве, смазочные, обтирочные материалы и др.);

      - покупные полуфабрикаты - сырье и материалы, прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой продукцией. В изготовлении продукции они выполняют такую же роль, как и основные материалы, т.е. составляют их материальную основу;

      - возвратные материалы (отходы) - остатки сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую продукцию, полностью или частично утратившие потребительские свойства исходного сырья и материалов (опилки, стружка и др.);

      - топливо – вспомогательные материалы, которые подразделяют на технологическое (для технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (на отопление);

      - тара и тарные материалы - предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов и продукции (мешки, ящики, коробки);

      - запасные части - используют для ремонта и замены износившихся деталей машин и оборудования.

     Инвентарь и хозяйственные принадлежности — это часть материально-производственных запасов организации, используемая в качестве средств труда в  течение не более 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает  12 месяцев (инвентарь, инструменты и др.). 
          Кроме того материалы классифицируют по техническим свойствам и делятся на группы: черные и цветные металлы, прокат, трубы и др.

     Указанные   классификации   материалов   используют   для   построения синтетического и аналитического учета, а также составления  государственного статистического наблюдения  (отчета)  об  остатках,  поступлении  и  расходе сырья и материалов в  производственно-эксплуатационной деятельности (форма №1-сн). [13]

     Основные  задачи учета материалов:

      - правильное и своевременное документальное оформление всех операций по движению материальных ценностей;

      - контроль за поступлением и заготовлением материальных ценностей;

      - контроль за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки;

      - систематический контроль за выявлением излишних и неиспользуемых материалов, их продажей;

      - своевременное осуществление расчетов с поставщиками производственных запасов.

     Для правильной организации учета материально-производственных запасов на предприятиях разрабатывается  номенклатура - ценник. Номенклатура - систематизирован перечень наименований материалов, запасных частей, и других, используемых на данном предприятии. Каждому наименованию материалов присваивают числовое обозначение - номенклатурный номер.

     В номенклатуре-ценнике указывается  учетная цена и единица измерения  материалов.

     При использовании в учете ЭВМ  содержание номенклатуры-ценника можно существенно расширить, вводя в него показатели нормы запаса, номеров синтетических счетов и субсчетов и некоторые другие постоянные признаки. Кодирование номенклатуры-ценника обычно осуществляют по смешанной порядковосерийной системе, используя семи - восьмизначные коды. Первые два знака указывают синтетический счет, третий определяет субсчет, один или два следующих знака означают группу материалов, остальные — различные признаки, характеристики материала.

     Информация, содержащаяся в номенклатурах-ценниках, относится к условно-постоянной. Она записывается на машинные носители и многократно используется для получения необходимых выходных данных.

     В учете можно применять различные  способы оценки материалов. В текущем  учете материалы должны оцениваться по фактической себестоимости их приобретения и заготовления, по которым они показываются в балансе и включаются в издержки производства. Поэтому, в какой бы оценке они ни учитывались, их фактическую себестоимость приходится вычислять всегда.

     Фактическая себестоимость материалов включает все расходы на их приобретение и заготовление (стоимость по покупной цене, транспортно-заготовительные расходы). Фактическая себестоимость определяется по счетам поставщиков и расчетным документам. При этом материалы могут списывать в издержки по мере их поступления и отпуска в календарном порядке (метод ФИФО), в обратном порядке (метод ЛИФО) или по средней фактической себестоимости, сложившейся в течение месяца. Однако этот способ оценки имеет существенный недостаток - фактическая себестоимость поступивших материалов чаще всего можно вычислить только по окончании месяца, когда определяются все расходы, связанные с их приобретением. При обширной номенклатуре материалов и приобретении материалов у многих поставщиков это задерживает их оценку в текущей учетной работе.

     Другим  способом является оценка материалов в текущем учете по неизменным (постоянным) учетным ценам (планово-расчетным  ценам). В условиях рыночной экономики  покупная цена часто меняется. Рекомендуется  использовать в качестве твердой оценки материалов их планово-расчетную себестоимость. Она определяется предприятием на квартал или год и складывается из предполагаемой покупной стоимости материалов и предполагаемых расходов на их заготовление и доставку. По этой планово-расчетной цене предприятие и оценивает материалы в первичной документации по мере поступления. Поскольку фактические затраты на приобретение материалов могут оказаться больше или меньше планово-расчетной себестоимости, в учете отдельно учитываются отклонения фактической себестоимости материалов от их учетных цен (перерасход или экономия). При обособленном учете отклонений фактическая себестоимость материалов определяется путем суммирования их стоимости по учетным ценам плюс перерасход или минус экономия по материалам, поступившим в текущем месяце. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Документальное оформление  поступления и  выбытия материалов 

     Для учёта движения материалов используется типовая документация.

     Поступление материалов на склад оформляют следующими документами:

      - приходный ордер (форма М-4);

      - акт о приёмке материалов (форма М-7).

     При поступлении материалов от поставщиков  заведующий складом проверяет соответствие их фактического количества документальным данным поставщика и, если расхождений  нет, выписывает «приходный ордер» на всё количество поступившего груза в одном экземпляре в день поступления материалов.

     «Акт  о приёмке материалов» применяется  для оформления поступивших материальных ценностей без платёжных документов (неотфактурованные поставки) и в  случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов поставщика.

     Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации.

     Акт составляется в двух экземплярах; первый передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета суммы недостачи или излишков; второй — передается в отдел маркетинга для предъявления претензии поставщику.

     Если  перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют «товарно-транспортную накладную», которую выписывает грузоотправитель в четырех экземплярах:

      - первый – служит основанием для списания материалов у грузоотправителя;

      - второй – для оприходования материала получателем;

      - третий – для расчётов с автотранспортной организацией;

      - четвёртый – для учёта транспортной работы и прилагается к путевому листу.

     Поступление на склад отходов производства, а  также внутреннее перемещение оформляют  требованием-накладной (форма М-11), которую выписывают в двух экземплярах цехи-сдатчики.

     Материалы, полученные от разборки и демонтажа  зданий и сооружений, приходуют на основании акта об оприходовании  материальных ценностей.

     Подотчётные лица приобретают материалы на предприятиях торговли, у других предприятий и кооперативов, у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретённых материалов, является товарный счёт или акт (справка), составляемый подотчётным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования, количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца.

     Акт (справку) прилагают к авансовому отчёту подотчётного лица.

     Расход  материала со склада на производственные и хозяйственные нужды оформляют следующими документами:

      - лимитно-заборная карта (форма М-8);

      - требование-накладная на отпуск материалов (форма М-11);

      - накладная на отпуск материалов на сторону (форма М-15).

     Лимитно-заборная карта выписывается отделом маркетинга на один или несколько видов материалов, относящихся к определённому производственному заказу, в двух экземплярах. Один экземпляр передают на склад, другой – получателю, в цех. Кладовщик записывает количество отпущенного материала в обеих картах и сразу определяется остаток лимита. Расчёт потребности необходимого вида материалов для выполнения программы осуществляет планово- производственный отдел. Лимитно-заборные карты используют при постоянном, систематическом отпуске материалов.

     Для оформления однократного отпуска материалов на хозяйственные нужды используют требования- накладные на отпуск материалов. Их выписывают в двух экземплярах, один передаётся цеху-получателю, другой - складу.

     Отпуск  материалов сторонним организациям оформляют накладной на отпуск материалов на сторону. Её выписывает отдел сбыта в двух экземплярах на основании договоров. Один экземпляр остаётся на складе, другой передаётся получателю. При перевозке материалов автотранспортом выписывается товарно-транспортная накладная (форма № 1–Т). [13] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3 Аналитический учет  материалов на  складе и в бухгалтерии 

     Для обеспечения производственной программы  соответствующими материальными ресурсами  на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных заводских складов в различных структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами  и мерной тарой. На складах (кладовых) материальные ценности размещают по секциям, а внутри них — по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

     Учет  материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально  ответственным лицом, которого принимают  на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером предприятия. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной индивидуальной материальной ответственности.

     Если  в штатном расписании организации  отсутствует должность заведующего  складом, то его обязанности могут  быть возложены на любого работника  организации с его согласия и с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем предприятия.

     Учет  движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают  отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов.

     Ведение учета материалов допускается также  в книге учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов.

     В условиях функционирования автоматизированного  учета вместо карточек учета применяют  систематически составляемые машинограммы - ведомости движения и остатков материалов.

     Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию, сюда же передают лимитно-заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

     В цехах, имеющих кладовые, а также  в подотчетных подразделениях (пунктах, отделениях,) материально ответственные  лица (заведующие пунктами и отделениями) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию.

     При использовании материальных отчетов  отпадает необходимость в составлении  других документов на расход материалов и упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров  аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

     Учет  материалов в бухгалтерии. Все первичные  документы по движению материалов со складов и подразделений предприятия  поступают в бухгалтерию, где  они после соответствующего контроля формируются в пачки и передаются затем на вычислительную установку (ВУ). Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену). Первичные документы по движению материалов могут передаваться сразу на ВУ, минуя бухгалтерию, – в этом случае контроль первичных документов осуществляется работниками ВУ.

     Существует  несколько способов аналитического учёта материалов в бухгалтерии: на основе использования оборотных ведомостей (сортовой способ и способ учёта по номенклатурным номерам) и оперативно-бухгалтерский (сальдовый).

     Сортовой  способ. На каждый вид и сорт материалов бухгалтерия открывает карточки количественно-суммового учета, в которых на основании первичных документов фиксируются операции поступления и расхода материалов по количеству и сумме. Аналитический учёт в бухгалтерии дублирует складской учёт на карточках учёта материалов. По окончании месяца и на дату инвентаризации в карточках подсчитывают итоги по приходу и расходу за месяц и определяют остатки материалов. По этим данным составляют оборотные ведомости аналитического учёта, открываемые по материально-ответственным лицам. Итоговые данные по всем оборотным ведомостям аналитического учёта должны совпадать с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах.

     Способ  учёта по номенклатурным номерам. Первичные документы по приходу и расходу материалов поступают в бухгалтерию, здесь их группируют по номенклатурным номерам, а в конце месяца подсчитывают итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материала и записывают в оборотные ведомости в натуральном и денежном выражении по каждому складу в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов.

     Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов. При этом методе не реже одного раза в неделю работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках.

     Работник  бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на карточках.

     В конце месяца заведующий складом  переносит количественные данные об остатках на первое число по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в «Ведомости учета остатков материалов» (Сальдовые ведомости).

     В бухгалтерии остатки материалов таксируют по твердым учетным  ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

     На  основании указанных сальдовых  ведомостей составляют сводную сальдовую  ведомость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетом, складам, подразделениям.

     Сальдовые ведомости и сводные сальдовые  ведомости ежемесячно сверяются  с данными синтетического учета  материалов.

     Для обобщения и группировки информации о движении материалов используют ведомости  движения материалов (накопительные  ведомости). Они составляются по каждому  складу (подразделению) отдельно по приходу  и расходу материалов, и учет в  них может осуществляться по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. По окончании месяца в ведомостях подсчитывают итоги оборотов за месяц в разрезе групп материалов по субсчетам и синтетическим счетам по каждому складу или подразделению.

     Итоговые  данные ведомостей движения материалов ежемесячно переносят в сводную ведомость движения материалов, в которой приводятся также сведения об остатках материалов на начало и конец месяца в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам. Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с показателями аналитического учета, т.е. с оборотными и сальдовыми ведомостями.

     Организации также могут составлять ведомость  распределения материалов, в которой  указывают корреспондирующие счета и субсчета по каждому направлению расхода материалов (в стоимостной оценке). В ведомости указывают транспортно-заготовительные расходы или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учетной ценой.

     При автоматизированном учете все учетные регистры составляются при помощи вычислительной техники. Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование основных учетных регистров, таких как:

     - оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;

     - ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;

     - оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;

     - оборотная ведомость движения материалов по неотфактурованным поставкам. 
 
 
 
 
 
 

      4 Синтетический учет материалов: по плановой и фактической

      себестоимости 

     Синтетический учет производственных запасов ведут, как уже отмечалось, на синтетических счетах 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме», 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материалов».

     Перечень  субсчетов, которые могут быть открыты к счету 10 «Материалы», приведен в п.7.1. Сельскохозяйственные организации могут открывать к счету 10 «Материалы» отдельные субсчета для учета семян, посадочного материала и кормов (покупных и собственного производства); минеральных удобрений; ядохимикатов, используемых в борьбе с вредителями и болезнями сельскохозяйственных культур; биопрепаратов, медикаментов и др.

     На  синтетических счетах учет материальных ценностей ведут по фактической  себестоимости или по учетным  ценам.

     При учете материалов по фактической  себестоимости в дебет материальных счетов относят все расходы по их приобретению.

     При поступлении материалов дебетуют материальный счет 10 «Материалы» и кредитуют следующие счета:

     - 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами;

     - 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным (железнодорожным и водным) организациям;

     - 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

     - 23 «Вспомогательные производства» - на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;

     - 20 «Основное производство» - на стоимость возвратных отходов, и другие счета.

     Материальные  ценности, полученные от разборки списанных  основных средств, и излишки материалов, выявленные при инвентаризации, оценивают  по рыночной стоимости и приходуют  по дебету счета 10 с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы».

     Материалы, полученные по договору дарения и  безвозмездно, принимаются на учет по рыночной стоимости по дебету счета 10 с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере списания безвозмездно полученных материалов на счета учета затрат и по другим причинам выбытия (на счета 20, 23, 25, 26, 97 и др. с кредита счета 10) их стоимость списывается со счета 98 в кредит счета 91.

     Сельскохозяйственные  организации продукцию собственного производства текущего года отражают на счете 10 «Материалы» в течение года по плановой себестоимости (дебет счета 10, кредит счета 20 «Основное производство»). После составления годовой отчетной калькуляции плановую себестоимость материалов корректируют до фактической себестоимости способом «красное сторно» (если фактическая себестоимость оказалась ниже плановой) или способом дополнительных проводок (если фактическая себестоимость выше плановой).