Место подписи в формуляре документа. Электронная подпись

РОСЖЕЛДОР

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Ростовский государственный университет путей сообщения»

(РГУПС) 
 

Кафедра: «Документоведение и информационное обеспечение управления» 
 

Р Е Ф  Е Р А Т

По дисциплине: «Документоведение»

на тему: «Место подписи в формуляре документа. Электронная подпись». 
 
 
 
 

Выполнила                                                                          студентка группы ДО - I - 010

                                                                                                                      Пушкарева Д.О. 

Научный руководитель                                                         доцент к.э.н. Ватолина М.В. 
 
 
 
 
 

г. Ростов – на - Дону

2009 г. 
 

Оглавление 

Введение………………………………………………………………………………….. 3

1. Реквизиты документов ОРД………………………………………………...………... 4

1.1 Подпись, как реквизит придающий юридическую силу…………………………...4

1.2 Особенности  оформления подписи в различных  документах……………….….. ..5

2. Электронная подпись…………………………………………………..……………. 11

2.1 Понятие электронная подпись и ее нормативная регламентация………..…….... 11

2.2 Проблемы электронно-цифровой подписи………………………………………...15

Заключение……………………………………………………………………………… 18

Список использованных источников…………………………………………………...20 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

        Актуальность темы реферата заключается в том, что документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов.

        Целью реферата является исследование требований стандарта к оформлению реквизитов "подпись" в структуре современного управленческого документа.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Реквизиты документов ОРД

1.1 Подпись как реквизит придающий документу юридическую силу.

        Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу - доказательство, свидетельство. Документ (от латинского documentum - свидетельство) - это материальный носитель данных с записанной на нём информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также её хранение [19].

              Понятие «документ» ввёл известный бельгийский учёный, основоположник документации - науки и практики Поль Отле (1868-1944). Он и его сподвижник и единомышленник Анри Лафонтен (1854-1943) разработали теорию документации.

        Основными источниками российского делопроизводства XVIII века были «формулярники» и «письмовники» (сборники образцов документов). В них регламентировались состав, форма и содержание документов. В 1720 г. Петром I был утвержден «Генеральный регламент», определяющий структуру и делопроизводство в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д. Им же были разработаны «Генеральные формуляры» документов.

        Существенный вклад в уточнение и развитие понятия документ как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли отечественные учёные Г.Г. Воробьев, Р.С. Гиляревский, О.П. Коршунов, А.И. Михайлов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров, А.И. Черный, Г.Н. Швецова-Водка и др.

        Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.

        Формой выражения законности документа и ответственности за его содержание является его освидетельствование. Главные способы освидетельствования документов - подпись, утверждение и приложение печати.

         Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица [19]. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа.

Соблюдение  правил записи информации придает юридическую  силу создаваемым документам. Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего еего органа и установленным порядком его оформления [19].

Юридическая сила документа обеспечивается установленным  для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа.

        Итак, подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа. 

1.2 Особенности оформления подписи в различных документах.

        Требования к оформлению управленческих документов закреплены в:

1. Государственном  стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536).

        Реквизит (лат. Requisitum - требуемое, необходимое) - совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление [10,341]. Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

- заголовочную  часть (в нее входят реквизиты,  расположенные до текста);

- основную  часть (реквизиты текст и приложения);

- оформляющую  часть (реквизиты, расположенные  ниже текста и приложения).

В оформляющей  части расположен один из важнейших  реквизитов – подпись.

        Формуляр-образец - единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты [19]. Деловые документы, как правило, имеют постоянно действующий бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведённом для переменной.

        Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы могут быть подписаны  руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных  подразделений.

        Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, распорядительные и важнейшие внутренние документы подписывает руководитель учреждения или, по его поручению, первый заместитель.

        Документы, направляемые подчинённым и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

        Докладные записки, справки, сообщения, сводки, списки, перечни и другие документы справочного или аналитического характера может подписывать исполнитель, если рассматриваемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.

        Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают два лица - председатель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиальных органов, издаваемые на основах единоначалия, имеют одну подпись, как правило, на первом экземпляре.

Если  ответственность за содержание документов несут несколько лиц (например, за денежные документы), проставляются две подписи и более.

В состав реквизита "подпись" входят:

· наименование должности лица, подписавшего документ;

· личная подпись;

· расшифровка  подписи (инициалы, фамилия).

При использовании  должностного бланка наименование должности не указывается.

Например:

Директор  технического лицея подпись Н.И. Петров

Если  документ составлен на фирменном  бланке, тогда дается сокращенное  название должности.

Например:

Директор  подпись Н.И. Петров

Для войсковых  частей и учреждений, органов внутренних дел и т.п., возглавляемых военнослужащими, после наименования должности указывается воинское (специальное) звание.

Например:

Начальник Медицинского

управления  МВД России

генерал-майор  милиции подпись Д.С. Иванов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Исполнительный 

директор  ЗАО «Партнер» подпись Н.А. Федоров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор  подпись Н.И. Петров

Главный бухгалтер подпись Е.В. Розова

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Если  документ составлен комиссией, то при подписании указывают не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Например:

Председатель  комиссии: подпись Л.П. Ложкина

Члены комиссии: подпись С.С. Бурцев

подпись А.П. Соколова

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Директор  АО "Союз" Директор АО "Вымпел"

подпись                        подпись

Е.П. Куликов                С.Н. Матвеев

        Документ может быть подписан работником, исполняющим обязанности должностного лица (с указанием его фактической должности и фамилии). Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

        Подпись на протоколе совещания (заседании) состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на заседании или совещании, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).

        Реквизит "подпись" проставляется ниже реквизитов "текст" и "приложение". Наименование должности печатают под реквизитом Отметка о наличии приложения или Текст, с 0-го знака (от границы левого поля) а расшифровка подписи на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см (48 печатных знаков) от границы левого поля без пробела между инициалами и фамилией.

        Итак, реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его действия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Электронная подпись

2.1 Понятие «электронная подпись» и ее нормативная регламентация.

        Формой выражения законности документа и ответственности за его содержание является его освидетельствование. Главные способы освидетельствования документов - подпись, утверждение и приложение печати.

        Иногда на документах можно увидеть факсимиле. Это очень удобный заменитель, точно копирующий рисунок собственноручной подписи. Но юридическая сила факсимиле и подписная разная.

        Безусловно, факсимиле может служить дополнительным признаком, подтверждающим подлинность документа, но никак не основным. По нашему законодательству факсимиле может быть признано в качестве реквизита, придающего юридическую силу документу, только при наличии письменного договора о таком признании между сторонами.

        Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов нефинансового характера: приглашений, справок, извещений и др.

        Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций.

        Содержание документа на бумажном носителе, заверенного печатью и преобразованного в электронный документ, в соответствии с нормативными правовыми актами или соглашением сторон может заверяться электронной цифровой подписью уполномоченного лица.

        В случаях, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением сторон, электронная цифровая подпись в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью.

        Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе [2]. Электронная цифровая подпись представляет собой последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования электронных данных. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься от подделки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи.

        Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

- сертификат  ключа подписи, относящийся к  этой электронной цифровой подписи,  не утратил силу (действует) на  момент проверки или на момент  подписания электронного документа  при наличии доказательств, определяющих  момент подписания. Сертификат ключа подписи - это документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи [16,256];

- подтверждена  подлинность электронной цифровой  подписи в электронном документе.  Подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе - положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе;

- электронная  цифровая подпись используется  в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

        ЭЦП, как и другие реквизиты документа, выполняющие удостоверительную функцию (собственноручная подпись, печать и др.), является средством, обеспечивающим конфиденциальность информации.

        Механизм выполнения собственноручной (физической) подписи непосредственно обусловлен психофизиологическими характеристиками организма человека, в силу чего эта подпись неразрывно связана с биологической личностью подписывающего. Собственноручная подпись позволяет установить (идентифицировать) конкретного человека по признакам почерка.

ЭЦП, являясь  криптографическим средством, не может  рассматриваться в качестве свойства, присущего непосредственно владельцу  ЭЦП как биологической личности. Между ЭЦП и человеком, ее поставившим  существует взаимосвязь не биологического, а социального характера. Возникновение, существование и прекращение данной связи обусловлено совокупностью различных правовых, организационных и технических факторов.

        Отождествление человека по собственноручной подписи и подтверждение на этой основе подлинности документа, которой он заверен, достигается путем проведения судебно-почерковедческой экспертизы, решающей данную идентификационную задачу.

        Определение подлинности ЭЦП свидетельствует только о знании лицом, ее поставившим, закрытого ключа ЭЦП. Для того чтобы установить, действительно ли владелец сертификата ключа заверил документ ЭЦП, надо выяснить помимо подлинности ЭЦП и указанные выше факторы.

        Задача установления факта удостоверения электронного документа ЭЦП владельцем сертификата ключа подписи решается в результате процессуальной деятельности по доказыванию в ходе судебного разбирательства.

        Таким образом, электронная цифровая подпись (ЭЦП) - вид аналога собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

        Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме[2].

        Электронно-цифровая форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронной вычислительной техники.

        Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

- создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

- содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

- быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия [13,193].

        Установка подлинности электронного документа осуществляется с использованием средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки электронной цифровой подписи, устанавливается неизменность всех реквизитов.

        Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - вид аналога собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

        При соблюдении определённых правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

2.2 Проблемы электронно-цифровой подписи

        Ведение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными, но в то же время и накладывает некоторые ограничения и предъявляет определенные требования к организации рабочих мест документоведов.

Преимущества  использования электронных документов:

- выполнение  компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется;

- ускоряется  и упрощается сбор, обработка,  систематизация и поиск любой информации;

- при  рассылке документов по электронной  почте они оперативно (практически  мгновенно) передаются на любые  расстояния;

- хранение  электронных документов не требует  больших площадей для архивов;

- повышается  эффективность работы с документами;

- создание  электронных архивов документов предоставляет возможность использования полученной информации для подготовки новых;

- наличие  базы заготовок документов сокращает  время на подготовку новых;

- снижение  расхода бумаги при возможности  работы с электронным проектом документа и внесении изменений без вывода на бумагу;

- одновременная  рассылка проекта документа сразу  нескольким визирующим;

- одновременная  рассылка документа по электронной почте сразу нескольким адресатам.

К недостаткам  электронных документов можно отнести:

- необходимость  наличия технических средств  для создания, прочтения и дальнейшего  хранения документов;

- необходимость  защиты информации от внесения несанкционированных изменений [13,195].

        Собственно электронный документ соответствует смысловой части обычного документа. Только читать его надо не на обычном языке, а на языке чисел. Это, однако, не означает, что информация представлена в недоступном виде. Все алгоритмы и процедуры записи электронного документа придуманы и реализованы человеком. Они написаны на языке, удобном для компьютеров, но этот язык - плод человеческого творения и, если человек знает этот язык, то прочитать его не представляет труда. При этом смысловая часть может содержать и гриф утверждения самого документа.

        Таким образом, мы получаем полное соответствие реквизитов электронного документа реквизитам обычного, необходимым для признания его юридически значимым.

        Одна из проблем связанная с особенностью представления сведений в электронном виде - это проблема копирования электронной информации. Одной из важнейших особенностей сведений, представленных в электронной форме, является легкость их копирования. Поэтому, во избежание инцидентов, при передаче электронного документа по каналам связи он должен быть защищен от несанкционированного копирования. В этом случае есть уверенность, что где-нибудь не выплывет неучтенная электронная копия документа.

        Но на передающем конце, как правило, также остается контрольная копия. Ее можно рассматривать как просто заверенную исполнителем копию документа. Но если последнюю заверить электронно-цифровой подписью и снабдить всеми необходимыми атрибутами, то можно говорить об изготовлении одного документа в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

Таким образом, проводя аналогию, можно  приравнять:

- электронный  документ в случае передачи  его по каналам связи со  всеми необходимыми атрибутами - к юридически значимому документу; 
- электронную копию документа, оставшуюся у респондента, к рабочей копии документа;

- электронную  копию документа, заверенную электронно-цифровой  печатью, но оставшуюся у респондента,  к заверенной копии юридически  значимого документа или ко  второму экземпляру юридически  значимого документа, имеющего  равную силу с первым экземпляром;

- его  распечатку, прошедшую заверение  установленным законом порядком, к заверенной копии документа.  
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

        Цель реферата достигнута путём реализации поставленных задач.

        В результате проведённого исследования по теме "Место подписи в формуляре документа. Электронная подпись" можно сделать ряд выводов:

        Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа.

        Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его действия.