Методология экспертизы ценности электронных документов нуждается в развитии

Содержание:

1. Введение

2. Задачи экспертизы  ценности документов

3.Принципы отбора  документов и критерии их оценки

4. Система экспертных  органов

5. Комплекс нормативно-методических  пособий по экспертизе ценности  документов

6. Методика отбора  документов на государственное  хранение и оформление результатов  экспертизы в учреждениях

8. Методология экспертизы  ценности электронных документов  нуждается в развитии

9. Заключение 

10. Список литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Введение:

В результате деятельности организаций создается много  документов. Среди них есть малоценные, утрачивающие свое значение быстро. Есть документы, которые долго не утрачивают свою актуальность.

Экспертиза ценности документов - это определение их ценности в целях отбора на хранение и изменение сроков хранения. 

2. Задачи экспертизы  ценности документов 
 

Первая задача -- отбор  наиболее ценных документов из ведомственных  в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение  профильности документов тому или иному  государственному архиву. 

Вторая задача -- определение  сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных  сроков хранения такие документы  могут быть разделены на две группы: 

1. для долговременного  хранения (например, документы по  личному составу со сроками  хранения 75 лет на момент заведения  дела); 

2. для временного  хранения. 

Третья задача -- обеспечение  полноты состава архивного фонда  путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих  учреждений. 

Четвертая задача -- отбор на хранение наиболее информативно емких документов. 

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном  и государственном архивах. В  делопроизводстве решается проблема определения  сроков хранения документов уже при  составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось». 

В ведомственном  архиве происходит выделение из документального  фонда учреждения дел для постоянного  хранения и подготовка их к сдаче  в государственный архив. 

Если в учреждении имеются юридически самостоятельные  структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько  архивных фондов. 

Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК). 

В государственном  архиве, во-первых, проверяют решение  экспертных органов ведомственных  архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи  документов. 

Целевая комплексная  экспертиза -- это экспертиза, которая  проводится в целях выявления  дублетности сразу по нескольким фондам: 

вышестоящих и подчиненных  одному ведомству учреждений; 

однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района); 

лиц, связанных родственными или личными отношениями. 

Такой комплексный  подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают  сотни и тысячи фондов разных учреждений. 

В результате экспертизы ценности документов выделяются две  группы дел: 

дела для постоянного  и долговременного (75 лет) хранения; 

дела, предназначенные  для уничтожения. 

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для  постоянного и долговременного  хранения в дальнейшем заносятся  в описи. 

Акты и описи  представляются на рассмотрение соответствующей  экспертной комиссии, или экспертно-проверочной  комиссии, или центральной экспертно-проверочной  комиссии ЦЭПК. 

3. Принципы отбора  документов и критерии их оценки 
 

В Основных правилах работы ведомственных архивов это  понятие трактуется шире, раскрывает методологию, которой руководствуется  эксперт: "Экспертизой ценности документов называется изучение документа на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения". 

Экспертиза ценности документов проводится в несколько  этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства: 

а) при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании  перечней документов и опыта работы; 

б) при регистрации  поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса  определяется его принадлежность к  конкретному делу, с обозначенным на обложке сроком хранения); 

в) при направлении  документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в  документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь). 

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после  завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в  структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения). 

Третий этап -- на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение {производится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива). Среди них материалы, отражающие не только победы и достижения, но и те трудности, которые приходилось и приходится преодолевать. 

Важным принципом  отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует  рассматривать явления в их развитии дает ключ к раскрытию закономерностей  развития тех или иных явлений, отношений! 

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют  другие, третьи повторяют первые, а  четвертые полностью поглощены  вторыми. 

Для успешного проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ценности документов. Критериев  таких много. Одни из них -- главные, другие -- вспомогательные, но применяются  они в совокупности, В этом -- одно из проявлений принципа всесторонности и комплексности оценки. 

В Основных правилах работы ведомственных архивов критерии объединены в три группы: критерии происхождения (роль и место организации  или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ими функций; время и место образования  документов); критерии содержания (значимость события, отраженного в документе, значение содержащейся в нем информации, ее повторение в других документах); критерии внешних особенностей (юридическая  достоверность документа, т.е. наличие  подписей, дат, печати; наличие резолюций  и помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния  документов). 

Рассмотрим важнейшие  критерии. 

1; Значимость учреждения  или лица, которые создали документы.  В процессе развития государства  создаются учреждения, организации,  предприятия с разнообразными  функциями. Ценность комплекса  документов, созданных в них, определяется, прежде всего, значимостью учреждения  в системе государственного управления, в развитии науки, народного  хозяйства, культуры и других  отраслей жизни общества. 

Органы государственной  власти и управления создают документацию, отражающую деятельность государства, научные учреждения -- научно-технический  прогресс, производственные объединения -- развитие экономики и т.п. 

Отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества. 

Документы создаются  и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес  представляют документы крупных  партийных и государственных  деятелей, ученых, организаторов производства, военачальников, писателей, художников, Героев Советского Союза и Героев Социалистического Труда и других лиц. 

Фонды личного происхождения  хранятся в федеральных и местных  госархивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных  архивов. Архивные учреждения ведут  также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы  могут помочь изучению истории родного  края. Документы таких фондов делятся  обычно на несколько групп. Главные  из них: личные документы, документы, созданные  фондообразователем (научные, творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут быть документы, собранные  данным лицом (коллекции). Большой интерес  представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой  Отечественной войны и тех, кто  восстанавливал города и села. 

2. Значимость содержания  документов (критерий содержания). Этот  критерий применяется во всех  случаях. В общем массиве документов  создаются документы, отражающие  основную деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную  роль, нужные для текущей работы  учреждений. 

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относятся: уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть  директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполнению стоящих перед учреждением  задач, указания, направляемые подчиненным  организациям, материалы по проверкам  выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие материалы  по контролю, часть материалов по изобретательству и рационализации, некоторые материалы  по технике безопасности и ряд  других. 

Документы, относящиеся  ко второй группе, как правило, численно превосходят первую. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение {например, значительная часть  документов по личному составу), но подавляющее большинство документов теряют свое оперативное и справочное значение через один -- пять лет. Это  документы оперативной и бухгалтерской  отчетности и учета, табуляграммы, переписка  по снабжению, текущему ремонту и  многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения. 

3. Время и место  образования документов. Эти два  критерия, как правило, взаимосвязаны.  Они также являются основными  критериям экспертизы. В истории  нашей страны были периоды,  насыщенные событиями особой  важности, сыгравшими огромную роль  в жизни общества и государства.  Советское архивоведение к таким  периодам относит: периоды Отечественной  войны 1812 г., первой русской революции  1905 -- 1907 гг., февральской буржуазно-демократической  революции 1917 г., Великой Октябрьской  социалистической революции, гражданской  войны и иностранной интервенции,  коллективизации сельского хозяйства  и социалистической реконструкции  народного хозяйства, Великой  Отечественной войны 1941 -- 1945 гг. 

Необходимо было сохранить комплексы документов, полно и всесторонне освещающие эти периоды. Задача эта нелегкая, так как в периоды гражданской  и Великой Отечественной войн создавалось меньше документов, характерных  для мирного времени; во время  войн и революций создавалась  новая специфическая документация; в эти периоды были утеряны  и погибли массы документов. Поэтому  при отборе документов на государственное  хранение архивисты проявляли максимум внимания и осторожности, принимая в ряде случаев в государственные  архивы второстепенную документацию не только для возмещения утраченных основных документов, но и для освещения  отдельных событий. 

Критерий времени  применяется не только к документам прошлого. В деятельности каждого  учреждения, организации, предприятия  есть периоды, имеющие особое значение. Это периоды организации и  реорганизации (с изменением функций), выполнения особых заданий. Документы  за этот период также требуют особого  внимания при экспертизе ценности, и на государственное хранение отбирается большее количество документов, чем  в обычные годы. 

Критерий места  происхождения документов тесно  связан с критерием времени: при  оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания. Например, документы  хозяйственного характера, созданные  в период Великой Отечественной  войны в прифронтовых городах  и населенных пунктах, могут представлять значительный интерес. Большую ценность имеют все документы, созданные  на временно оккупированной территории страны, в партизанских отрядах. 

Критерий места  применяется и в тех случаях, когда значительные события происходят на территории какой-то области, края, республики. Так, строительство гидроэлектростанций, крупных промышленных комплексов, подготовка к эксплуатации новых месторождений  полезных ископаемых и строительство  городов и т.п. меняют экономическую, а иногда и административную структуру  данного района, области. Возникают  новые организации, рождаются новые  комплексы документов, которые представляют особый интерес в связи со значимостью  данного события. 

4. Подлинность и  копийность документов. При отборе  на хранение предпочтение всегда  отдается подлинникам (приказы,  протоколы, планы и др.). Однако  ряд категорий документов имеется  в учреждениях только в копиях, в том числе такие важные, как отчеты, докладные записки, различные справки по вопросам деятельности учреждения, подлинники которых направляются оформленными и подписанными в вышестоящие инстанции, органам ЦСУ и др. 

Согласно ЕГСД копии  писем, отправленных учреждением, должны быть заверены, иметь номер и дату. Это правило существует давно  и в большинстве учреждений выполняется. Но остающиеся экземпляры отчетов полностью  оформляются далеко не всегда. Во многих случаях это третьи экземпляры, иногда с неисправленными ошибками, опечатками, с неполным набором приложений. Нередко  встречаются отчеты, неподписанные  и недатированные, а если оказываются  две редакции неоформленного отчета, то решить, какая из них окончательная, бывает трудно. 

Работникам делопроизводства необходимо строго соблюдать требования своевременного оформления копий отправляемых документов, в первую очередь документов постоянного срока хранения. Это  необходимо для будущего использования  документов, так как и в публикациях, и в ссылках на основание при  выдаче справок отметка "незаверенная копия" снижает ценность источника. 

5. Юридическая сила  документа. Этот критерий примыкает  к предыдущему, поскольку юридическую  силу имеют главным образом  правильно оформленные подлинники. Имеются, правда, некоторые категории  документов, у которых юридической  силой обладают и вторые, и  третьи экземпляры (например, разного  рода договоры, акты), и даже копии  (удостоверения об образовании,  акты гражданского состояния), и  выписки (например, из приказов, решений), но при условии наличия всех  реквизитов документа. Поэтому  важно в процессе делопроизводства  правильно оформлять документы,  особенно постоянного хранения. 

6. Дублетность документов. Этот критерий играет большую  роль при отборе документов  на государственное хранение  в связи с широким распространением  дублетных документов во всех  учреждениях, организациях и на  предприятиях. Дублетный документ -- это один из экземпляров документа,  размноженного с оригинала. Цель  такого размножения -- рассылка  учреждениям или структурным  подразделениям документа для  повышения оперативности работы  либо для информации. 

Размноженные документы  бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные с помощью другой множительной аппаратуры и даже изготовленные  типографским способом (преимущественно  для рассылки подведомственным учреждениям). В последние годы в связи с  широким распространением в учреждениях  множительной техники практикуется размножение многих получаемых документов, исполнение которых поручается нескольким структурным подразделениям или  сотрудникам. Это облегчает работу исполнителей. 

Если при отборе на государственное хранение преимущество отдается подлинникам или заменяющим их копиям, то для повседневной работы в канцелярии и в архиве учреждения целесообразно использовать дублеты. Речь идет главным образом о документах, которыми постоянно пользуются: планы, отчеты, приказы, особенно по личному  составу. Для того чтобы сохранить  основные экземпляры этих документов в хорошем состоянии, следует  иметь дублеты, которые можно  будет уничтожить за минованием надобности. 

Перечень документов, подлежащих приему в государственные  архивы, предусматривает в ряде случаев  прием отчетов в составе фонда  учреждения-автора и в составе  фонда вышестоящего учреждения с  дальнейшей экспертизой в стенах госархива. Если материалы этих учреждений передают в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится  в РГАЭ, а подведомственного -- в  областном архиве), то такая дублетность  в масштабе АФ в настоящее время  представляется целесообразной. 

7. Поглощенность  содержания. Этот критерий применяется  особенно широко при экспертизе  текущей плановой и отчетной  документации: содержание месячных  отчетов поглощается квартальными  отчетами, содержание квартальных  отчетов поглощается годовым  отчетом; содержание оперативных  сводок поглощается за большой  отрезок времени; планы квартальные  и месячные составляются на  основе годового и практически  поглощены им. 

Поглощение содержания происходит и по другой линии: отчеты структурных подразделений поглощаются  отчетом учреждения, отчеты подведомственных организаций частично поглощаются  сводным отчетом по отрасли {или  по учреждениям одной отрасли  в масштабе района, области). 

На государственное  хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных, что легко сделать в рамках одного учреждения. Значительно сложнее  это выполнить при решении  вопроса о хранении отчетов подведомственных организаций, так как поглощение происходит не полное. 

8. Физическое состояние  документа. Этот критерий -- вспомогательный  и применяется в отдельных  случаях. Один из случаев применения  этого критерия -- наличие сильно  поврежденных документов, например, были залиты водой и слиплись, повреждены плесенью так, что  часть текста почти или совсем  нечитабельна. В этих случаях,  как правило, устанавливается,  относятся ли эти документы  к основным в конкретном учреждении  или к вспомогательным. Те дела  и документы, утрата которых  обеднит комплексы документов  за определенный период, не даст  возможности в будущем историкам  всесторонне изучать какую-то  серьезную проблему, передаются  на реставрацию. Те же документы,  которые хоть и содержат полезную  информацию, но не являются основными,  могут быть выделены для уничтожения  согласно критерию физического  состояния. 

Перечень документов, подлежащих приему в государственные  архивы СССР. М.: Главархив СССР, 1975. 

Техника реставрации  развивается, документы, казавшиеся безнадежно испорченными в 30-х годах, теперь восстанавливаются. Уже в начале 50-х годов в  Центральной научно-исследовательской  лаборатории Главархива СССР фотографировали  в инфракрасных лучах архивные документы  с полностью выцветшим текстом, и на фотографии текст был ясно виден. Можно предположить, что документы, не читаемые сегодня, могут быть прочтены в будущем. 

Другой случай применения этого критерия: сильно испорчен важный документ (годовой отчет или обзор  деятельности, протоколы и т.п.), а  кроме того, имеются второй и третий экземпляры. В этом случае не уничтожают официально оформленный подлинник, а к нему присоединяют копию, которой  пользуются при необходимости. 

Существует еще  ряд критериев. Например, языковые или  художественные особенности документа (документ отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения  и принадлежности), степень сохранности  фонда и некоторые другие, но рассматривать  их здесь нет необходимости, так  как к документам функционирующего учреждения они, как правило, не применяются. 

Разработка критериев  ведется давно, вырабатывались они  постепенно, менялось понимание сущности некоторых критериев, менялись формулировки и представления о ценности наиболее важных критериев. Процесс этот продолжается, возможно, появятся новые критерии, а ныне существующие будут переосмыслены. 

4. Система экспертных  органов 
 

Экспертная служба представляет собой систему экспертных комиссий (ЭК) и экспертно-проверочных  комиссий (ЭПК), на которые возлагается  проведение работ по экспертизе ценности документов. ЭК и ЭПК -- постоянно  действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем  учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение  ЭПК соответствующего учреждения государственной  архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость  постоянного контакта в их работе. 

Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных  организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах  и их филиалах. 

В министерствах  и центральных учреждениях ведомств Российской Федерации организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). 

Экспертно-проверочные  комиссии (ЭПК) функционируют при  архивных управлениях -- отделах автономных республик, краев, областей, а также  в федеральных государственных  архивах, комплектующихся современными документами. При других госархивах и центрах документации действуют  экспертно-методические комиссии (ЭМК). 

При Росархиве действует  Центральная экспертно-проверочная  комиссия (ЦЭПК). 

Таким образом, система  экспертной службы состоит из следующих  звеньев: 1) архивные учреждения (ЦЭПК -- ЭПК -- ЭМК); 2) прочие учреждения и организации <ЦЭК -- ЭК). 

В 1977 г. Главархив  СССР разработал и опубликовал типовые  положения о постоянно действующей  центральной экспертной комиссии {ЦЭК) министерства (ведомства) и о постоянно  действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, эти положения действуют  и сейчас. В них указаны правовые положения и функции комиссий, а также порядок их работы и  взаимоотношения с ЦЭПК -- ЭПК. Основное назначение этих комиссий -- проведение практической и методической работы по экспертизе ценности документов и  осуществление руководства и  координации деятельности ЭК структурных  подразделений и подведомственных организаций. 

ЦЭК назначается  приказом по министерству (ведомству) из числа квалифицированных специалистов основных структурных подразделений  и возглавляется одним из руководящих  работников. В состав ЦЭК обязательно  входит заведующий центральным архивом  министерства и представитель центрального государственного архива. 

ЭК назначается  приказом руководителя учреждения, организации, предприятия, а возглавляется руководителем  структурного подразделения. В состав комиссии включаются квалифицированные  специалисты основного профиля  деятельности учреждения (не менее  трех -- пяти человек). Обычно членом ЭК бывает также экономист или работник бухгалтерии, так как учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе дел. Согласно типовому положению в состав ЭК входят работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения (если нет штатной единицы заведующего  архивом, то ответственное за архив  лицо). Обязательное включение в  состав ЭК этих лиц объясняется тем, что они в силу своих служебных  обязанностей должны знать всю документацию в совокупности. Кроме того, непосредственная работа по составлению номенклатур, отбору дел на государственное хранение, и т.п. проводится ими или под их руководством. В состав ЭК ведущих организаций ведомства входит представитель архивного учреждения: это одна из форм контроля и методической помощи. Для консультаций могут привлекаться специалисты из других организаций. 

В каждом учреждении целесообразно иметь индивидуальное положение об экспертной комиссии. 

Большинство функций  ЦЭК и ЭК, связанных с практической работой, совпадают. 

1. ЭК и ЦЭК рассматривают  и одобряют проекты номенклатур  дел структурных подразделений  и сводной по учреждению. 

2. ЭК и ЦЭК рассматривают  график передачи документов из  структурных подразделений в  архив учреждения и график  передачи документов в государственный  архив (составленный архивом учреждения  и согласованный с государственным  архивом). 

3. ЭК ежегодно  совместно с работниками делопроизводства  структурных подразделений и  архивом проводит отбор документов  постоянного и длительного сроков  хранения для передачи в архив  учреждения. Это важнейший этап  в работе по экспертизе ценности, так как при этом происходит  отбор дел для передачи в  дальнейшем на государственное  хранение.