Методы организационного проектирования

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Челябинский  государственный университет»

(ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)

 

Факультет управления

Государственное и муниципальное  управление

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

по дисциплине: Организационное проектирование

 

 МЕТОДЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

        Выполнил: Голубев П.А.

                                                                               Группа: УГ - 402

           Руководитель: Карпович А.П.,               конд.экон.наук, доцент

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Челябинск  2012

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..........3

1. ОСНОВНЫЕ МЕТОДЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ…...4

         1.1 Значение и задачи методов организационного проектирования……….4

         1.2 Метод аналогий……………………………………………...…………….6

         1.3 Экспертный метод…………………………………………………...…….8

         1.4 Метод структуризации целей………………………….……………...…..9

         1.5 Метод организационного моделирования………………………...…….10

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………….……….12

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………….…………14

 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 
Процесс проектирования организационных  систем основан на совместном применении взаимодополняющих методов. Одной  из важнейших задач управления на современном этапе является исследование и совершенствование методологии  проектирования организационных систем в соответствии с изменяющимися условиями.                                                    
 
Научно обоснованное проектирование организационных систем – актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации на основе системного подхода. 
 
Без развития методов проектирования организационных систем  будет затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства. В новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления. Создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ОСНОВНЫЕ МЕТОДЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРВОАНИЯ

 

1.1. Значение и задачи методов организационного проектирования.  

 Специфика проблемы проектирования  организационной структуры управления  состоит в том, что она не  может быть адекватно представлена  в виде задачи формального  выбора наилучшего варианта организационной  структуры по чётко сформулированному,  однозначному, математически выраженному критерию оптимальности. /7, с.3/  

  Без развития методов проектирования структур управления затрудняется совершенствование управления и повышение эффективности производства в силу ряда причин:

• в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;
• в сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления;
• создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;
• проектирование сложнейшего механизма - механизма управления – должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирование организационных систем.

 

   В основу всей  методологии проектирования структур  должно быть положено сначала  – цели, а затем – механизм  их достижения. При этом организация  рассматривается как многоцелевая  система, поскольку ориентация  на одну цель не отражает  ее многообразную роль в развитии экономики. /3, с.474-476/  

 При определении системности  самого подхода к формированию  организационной  структуры требуется тщательная разработанная поэтапная процедура проектирования структур, детального анализа и управление системы целей, продуманного выделения организационных подразделений и форм их координации:

Этап 1 — выявление и описание элементов внешней среды (вход, выход, технологии, знания);

Этап 2 - выявление основных взаимосвязей между элементами внешней среды, включая элементы прямого воздействия;

Этап 3 - определение степени разнообразия элементов внешней среды(изменения, определённость, обратная связь );

Этап 4 - проектирование каждого элемента организационной структуры с  учётом внешней среды, в которой  данный элемент будет функционировать;

Этап 5 - формирование механизма управления с учётом специфики элементов  организационной структуры и  её внешней среды.  

 Существуют некоторые требования  к организационному управлению:

1. Устойчивость – это свойство  процесса управления сохранять  и восстанавливать свое качество  в условиях внешних и внутренних  возмущений. Она есть результат  технической и функциональной  устойчивости.   

 Таким образом, при оценке устойчивости необходимо установить показатели свойств процесса управления, значения которых необходимо сохранить и определить степени влияния на эти показатели различных возмущений (воздействий окружающей среды, ошибок управленческого персонала и т.д.). /4, с.150/

2. Оперативность – это свойство  процесса управления обеспечивать  завершение цикла управления  в требуемые сроки.  

 Она обеспечивается с помощью:

а) ясности целевых ориентиров и  реальностью задач;

б) полного и своевременного информирования субъекта управления о состоянии системы, среды и ходе самого процесса;

в) четкого контроля за процессами со стороны субъекта управления и др.

3. Гибкость – это способность  изменять формы и методы управления  в зависимости от обстановки. Любой организационный процесс  в той или иной степени должен  обладать гибкостью.   

 Она обеспечивается с помощью:

а) повышения уровня управляемости, т.к. слабая управляемость затрудняет осуществление оперативных и  целесообразных изменений;

б) гибкости структуры системы, осуществляющей данный процесс;

в) формировании многовариантных структур реализации процесса и др.

4. Непрерывность - это свойство  процесса управления не допускать  перерыва между последовательно  выполняемыми этапами и другими  действиями, приводящими к снижению  качества управления.  

 Она нарушается в случае, если между двумя последовательно выполняемыми этапами возникает незапланированная пауза, приводящая к снижению качества выполнения следующих этапов. /4, с.152/  

 Заметим, что реальные результаты  процесса управления требуют  эффективности организационного  управления. Но чтобы процесс  управления стал достаточно эффективным,  он должен целесообразным. И только  требования эффективности организационных  систем управления является необходимым  условием эффективности.

 

1.2 Метод аналогий

     Метод аналогий предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях и предусматривает выработку типовых структур управления в различных видах организаций, определение различных рамок, условий и механизма применения. Типовые организационные структуры должны носить вариантный характер, предусматривающий возможность корректирования, отклонения в случае изменений условий, в которых действует организация.

Использование метода аналогий основано на двух взаимодополняющих  подходах:

- первый из них заключается  в выявлении для каждого типа  производственно-хозяйственных организаций  и для различных отраслей значений  и тенденций изменения главных  организационных характеристик  и соответствующих им организационных  форм и механизмов управления, которые исходя из конкретного опыта или научных обоснований доказывают свою эффективность для определенного набора исходных условий;

- второй подход представляет, по сути, типизацию наиболее общих  принципиальных решений о характере  и взаимоотношениях звеньев аппарата  управления и отдельных должностей  в четко определенных условиях  работы организаций данного типа  в конкретных отраслях, а также  разработку отдельных нормативных  характеристик аппарата управления  для этих организаций и отраслей.

Типизация решений является средством повышения общего уровня организации управления производством, направленным на стандартизацию и унификацию организационных форм управления, ускорение внедрения наиболее рациональных, прогрессивных форм. Типовые организационные решения должны быть:

- во-первых, вариантными,  а не однозначными;

- во-вторых, пересматриваемыми и корректируемыми с регулярной периодичностью и, наконец, допускающими отклонения в случаях, когда условия работы организации отличаются от четко сформулированных условий, для которых рекомендуется соответствующая типовая форма организационной структуры управления. /3, с.483-484/ 

 

1.3 Экспертный метод

     Экспертный метод базируется на изучении рекомендаций и предложений экспертов и опытных управленцев-практиков. Цель этого метода - выявить специфические особенности работы аппарата управления, возможные недостатки в деятельности различных звеньев организационных структур, обоснованные рекомендации по их совершенствованию. На основе опроса экспертов осуществляется диагностический .анализ организационных структур действующих организаций и их оценка. Формулируются основные научные принципы формирования организационных структур с учетом конкретных ситуаций и условий деятельности организации (примеры современных принципов формирования организационной структуры - «построение организационной структуры исходя из системы целей», «сочетание функционального и программно-целевого управления» и т. д.).

     Данный метод, являющийся наиболее гибким и всеохватывающим, применяется в тесном сочетании с другими (в особенности с методами аналогий и структуризации целей) и имеет многообразные формы реализации. В первую очередь к ним относится осуществление диагностического анализа особенностей, проблем, «узких мест» в системе управления действующей производственно-хозяйственной организации или в организациях, аналогичных вновь создаваемой, с тем, чтобы предусмотреть организационное решение выявленных проблем в разрабатываемой структуре управления. Сюда же относится и проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами (ранговой корреляции, факторного анализа, обработки списков и т. п.).

     К экспертным методам следует отнести также разработку и применение научных принципов формирования организационных структур управления. Под ними понимаются выведенные из передового опыта управления и научных обобщений руководящие правила, выполнение которых направляет деятельность специалистов при выработке рекомендаций по рациональному проектированию и совершенствованию организационных систем управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих принципов управления (например, единоначалия или коллективного руководства, специализации и т. п.). /3, с.489-450/

 

1.4 Метод структуризации целей

     Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации и ее последующее совмещение с разрабатываемой организационной структурой. Реализация этого метода предполагает также увязку всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов, независимо от распределения этих видов деятельности по различным подразделениям организации. Метод структуризации целей предусматривает экспертный анализ предлагаемых вариантов организационных структур, составление таблиц полномочий и ответственности за достижение целей, как по подразделениям, так и по комплексным многофункциональным видам деятельности, где конкретизируются границы ответственности (материальные ресурсы, производственные, информационные процессы), определение конкретных итогов, за достижение которых устанавливается ответственность, полномочий, которыми наделяются соответствующие органы управления.

Использование этого метода предполагает:

а) разработку системы («дерева») целей, представляющую собой структурную  основу для увязки всех видов организационной  деятельности исходя из конечных результатов, независимо от распределения этих видов  деятельности по организационным подразделениям и программно-целевым подсистемам в организации;

б) экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры  с точки зрения организационной  обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому  подразделению, определения отношений  руководства, подчинения, кооперации подразделений  исходя из взаимосвязей целей и т. п.;

в) составление карт прав и ответственности за достижение целей, как для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности; конкретные результаты, достижение которых устанавливает ответственность; права, которыми наделяется подразделение для достижения результатов. /3, с.484-485/ 

 

1.5 Метод организационного моделирования

     Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Данный метод позволяет четко сформулировать критерий оценки степени рациональности организационных решений. С помощью аналоговой модели-схемы организационной структуры можно, например, более наглядно представить себе цели прохождения команд и формальную зависимость между субъектами управления и должностными лицами, увидеть дублирующие управленческие звенья. В организационном проектировании часто применяют имитационные модели. Разработчики в лабораторных условиях имитируют спланированные организационные перестройки, проводят управленческие игры с участием работников с целью отработки конкретных ситуаций, сходных с реальными организационными условиями. После проведения подобных экспериментов осуществляются корректировка организационной модели и ее внедрение.

     Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов. На стадиях композиции и структуризации наибольшее значение имеют метод структуризации целей, экспертный метод, а также выявление и анализ организационных прототипов. Более формализованные методы должны быть использованы для углубленной проработки организационных форм и механизмов отдельных подсистем на стадии регламентации. Для проектирования организационных структур новых организаций выше роль формально-аналитических методов и моделей, для совершенствования действующих - диагностического обследования и экспертного изучения организационной системы. Выбор метода той или иной организационной проблемы зависит от ее характера, а также от возможностей для проведения соответствующих исследований (наличия методики, необходимой информации, а также квалификации разработчиков системы и сроков представления рекомендаций). /3, 487-488/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Организационное проектирование как процесс - это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.

     Предметом организационного проектирования на предприятии, в учреждении является система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности.

     Целью организационного проектирования является разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем, а результатом - комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы. Проектирование рассматривается как процесс составления описания, необходимого для создания еще не существующего объекта; алгоритма его функционирования; предвидения последствий, к которым приведет появление объекта; определение мер по реализации проекта.

     Рассмотрев основные понятия организационного проектирования; основные подходы и методологические принципы построения организационных структур; изучив основные этапы и методы организационного проектирования можно сделать следующие вывод:

1. Перед тем, как выбрать методы, нужно  хорошо изучить основные концепции организационного проектирования;

2. Для того, чтобы начать проектирование, сначала выбираются цели, а затем механизм их достижения;

3. Важным элементом методологии  организационного проектирования  является обоснование основных  стадий данного процесса;

4. Существуют методы организационного проектирования, которые однозначно можно отнести к тому или иному виду организаций и, которые определим в зависимости от обстоятельств;

5. Оценка эффективности является  важным элементом разработки  проектных и плановых решений,  позволяющим определить уровень  прогрессивности действующей структуры,  разрабатываемых проектов плановых  мероприятий;

6. Правильность выбранных методов  организационного проектирования  говорит о рентабельности предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алексеев, Н. Организационное проектирование в новой экономике // Бизнес-Академия .- 2003. – 170с.
2. Коренченко, Р.А. Общая теория организации: Учебник для вузов / Р.А. Коренченко. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 315с.
3. Мильнер, Б.З. Теория организации: Учебник.-4-е изд. перераб. и доп. М.:Инфра-М.,2005. – 720 с.
4. Малин, А.С., Мухин В.И. Исследование систем управления: Учебник для вузов. - М.: ГУ ВШЭ, 2002. – 290 с.
5. Син, Ю.С. Развитие бизнес-корпораций методами организационного проектирования / Ю.С. Син. // Корпоратив. менеджмент. 2004. – 320с.
6. Смолкин, А.М. Менеджмент: основы организации. - М., 2001. – 264с.
7. Фатхутдинов, Р. А. Организация производства. М.: ИНФРА-М, 2001. – 228с.
8. Чернышев, М.А. Тяглов С.Г. Теория организации: электронный учебник http://management61.ru