Методы планирования организационных систем. 2

  СОДЕРЖАНИЕ 

  Введение  ………………………………………………………………………..2 
 

  1.Методы планирования организационных систем………………………….3

  1.1. системный подход ………………………………………………………...3

  1.2. нормативный метод ……………………………………………………….4

  1.3. метод параметрического ( организационного ) моделирования ……….5

  1.4. метод функционального моделирования ( метод аналогий ) …………..5

  1.5 Программно-целевой  метод ………………………………………………6 
 

  2.Закономерности планирования и построения ОС …………………………8 
 

  3.Организация планирования ОС …………………………………………...12 
 

  Заключение …………………………………………………………………...16 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  ВВЕДЕНИЕ 

  На протяжении тысячелетий люди создавали организационные  системы , пользуясь интуицией , здравым  смыслом и опытом прошлого .

  С возникновением письменности практический опыт построения систем стал переноситься на бумагу в виде проектов и передаваться будущему поколению таким образом , для построения новых операционных систем конструктор получил возможность пользоваться готовыми проектами аналогичных систем , хорошо зарекомендовавших себя в прошлом . Такая практика широко используется и в настоящее время .

  Для создания системы , имеющей аналоги в прошлом , разработчик подыскивает подходящий аналогичный проект и принимает  его за основу будущей системы . Если же такого аналога найти не удаётся , на помощь приходят здравый смысл и интуиция , частично дополняемые известными методами планирования организационных структур управления , среди которых наибольшее распространение получили системный подход , нормативный метод , метод параметрического моделирования , метод функционального моделирования и программно-целевой метод . 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  1. МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ 

  1.1.Системный  подход . 

  Он основан  на представлении о системе как  о чём-то целостном , обладающем новыми свойствами ( качествами ) по сравнению со свойствами составляющих её элементов . Новые свойства при этом понимаются очень широко . Они могут выражаться , в частности , в способности решать новые проблемы или достигать новых целей .

  Для этого  требуется определить границы системы , выделив её из окружающего мира , и затем соответствующим образом изменить ( преобразовать ) , или , говоря математическим языком , перевести систему в желаемое состояние .

  В. М. Глушков¹ выделил в системном подходе следующие этапы :

  1. Постановка  задачи ( проблемы ) : определение объекта  исследования , постановка целей  , задание критериев для изучения  объекта и управления им .

  2. Очерчивание  границ изучаемой системы и её структуризация . На этом этапе вся совокупность объектов и процессов , имеющих отношение к поставленной цели , разбивается на 2 класса - собственно изучаемая система и внешняя среда .

  3. Составление  математической модели изучаемой  системы : параметризация системы , задание области определения параметров , установление зависимостей между введёнными параметрами .

  4. Исследование  построенной модели : прогноз развития  изучаемой системы на основе  её модели , анализ результатов  моделирования .

  5. Выбор  оптимального управления . 

  Выбор оптимального управления как раз и позволяет  перевести систему в желаемое ( целевое ) состояние и тем самым  решить поставленную проблему .

  Несмотря  на чёткую математическую трактовку  системного подхода , он не получил , однако , однозначной практической интерпретации . В связи с этим развиваются несколько направлений его практической реализации .

  Наибольшее  распространение получили АСУПовские и системотехнические направления , суть которых заключается в совершенствовании существующих систем управления . Для этого проводится их обследование ( диагностический анализ ) , выявляются недостатки и пути устранения последних , формируются мероприятия по совершенствованию систем , разрабатываются проекты АСУ , внедрение которых рассматривается как способ преобразования существующих систем управления . АСУПовское направление официально признано и закреплено в соответствующих руководящих методических материалах¹ .

  Системотехническое  направление является более наукоёмким и находится в настоящее время  в стадии развития .

  Планирование  сложной системы разбивается  на два этапа : внешнее ( или макро- ) и внутреннее ( или микро- ) планирование . Внешнее планирование отвечает за вопрос : с какой целью создаётся система ? Внутреннее - на вопрос : какими средствами реализуется система ? Другими словами : " При внешнем планировании формируется цель и критерий эффективности будущей системы , а затем корректируется её модель . Локализуется сама система , определяются её границы , фиксируются факторы внешней среды , влияющие на систему или находящиеся под её влиянием ; определяются входы , на которые система должна реагировать , и виды реакций , критерии эффективности её функционирования . Внутреннее планирование определяет содержание самой системы ."²

  Этап внешнего планирования складывается из подэтапов  анализа и синтеза . На первом подэтапе формируется цель разрабатываемой системы , проводится изучение существующей системы , составляется генеральная схема будущей системы . На втором - последовательно выполняется эскизное , техническое , рабочее планирование системы .

  Данный  подход активно разрабатывается , однако не решён пока принципиальный вопрос : как на основе анализа существующей системы перейти к модели будущей системы ? 

  1.2.Нормативный  метод . 

  Второе  название этого метода - экспортно-аналитический . Он основан на выявлении статистических зависимостей между параметрами характеристик структуры ОС и факторами , влияющими на эти характеристики . Статистические зависимости устанавливаются в результате исследования однородной группы лучших ( в определённом смысле ) ОС : собираются данные о численных значениях структурных параметров и факторов ; с помощью корреляционного анализа определяется степень влияния каждого фактора на структурные параметры и отбираются наиболее существенные факторы ; выводятся нормативные формулы для расчёта параметров структуры . Разработанные нормативы определяют состав и содержание функций , перечень решаемых основных задач , тип организационной структуры и т. д. Полученные нормативы используют при планировании определённого класса ОС . Например , планирование организационной структуры управления машиностроительными предприятиями осуществляется на основе типовой схемы структуры управления , утверждённой для определённой группы предприятий , и схемы должностных окладов инжинерно-технических работников , служащих и младшего обслуживающего персонала .¹ 
 
 
 
 

  1.3.Метод параметрического ( организационного ) моделирования . 

  Этот метод  заключается в установлении функциональных зависимостей между характеристиками ОУ ( объекта управления ) и СУ ( субъекта управления ) для выявления степени их соответствия . Для этого применяется аппарат математической статистики и логического анализа . В частности , с помощью корреляционного анализа изучаются зависимости между количеством работников аппарата управления и объёмом производства , на основе чего рассчитываются нормативы численности управленческого звена .

  " Логика  и механизм зависимости системы  управления от объекта управления  состоят в следующем . Во-первых , эта зависимость является объективной и реальной . Во-вторых , характер этой зависимости и теснота связи между элементами управляющей системы , с одной стороны , и объекта управления , с другой - неоднородные . Так , если система функций , а система информации преимущественно зависят непосредственно от особенностей объекта управления , то аппарат и техника управления зависят от объекта управления не непосредственно , а через функции управления и систему информации "¹. Метод помогает производить синтез ОС на основе изучения сложившихся соотношений ( пропорций ) между характеристиками ОУ и СУ . 

  1.4.Метод функционального моделирования

  ( метод аналогий ) . 

  Он заключается в том , что в основу формирования аппарата управления кладётся стандартный набор функций , осуществление которых необходимо на каждом объекте для его нормальной работы . К ним относятся такие функции , как оперативное управление производством , материально-техническое снабжение , расчёт труда и заработной платы , технико-экономическое планирование и др. Основной характеристикой организационной структуры управления считается численность административно-управленческого персонала , которая рассчитывается по функциям управления с учётом масштабов производства , отраслевой принадлежности предприятия и других факторов . Исходя из численности для каждого уровня управления принимается определённое организационное решение : формирование отдела , управления или бюро для выполнения работ по каждой функции , установление определённых должностей и т. п. 
 
 
 
 
 
 
 

  1.5.Программно-целевой метод . 

  Этот метод  основан на формировании " древа  целей " , в соответствии с которым  определяется система мероприятий  по реализации целей , называемая целевой комплексной программой ( ЦКП ) . Для выполнения ЦКП строится специальная система управления ( СУ ЦКП ) , которая доводит задания ЦКП до конкретных исполнителей и контролирует выполнение программы . Организационная структура СУ ЦКП определяется , таким образом , " древом целей " , составом исполнителей и содержанием ЦКП .

  Множество исполнителей программы и СУ ЦКП  образуют в совокупности программно-целевую  ОС , действующую в течение всего  периода решения проблемы .

  Такие системы  предлагается планировать в три стадии :

  1. Формирование  общей структурной схемы системы  и её главных характеристик  ( стадия композиции ) .

  2. Разработка  состава подразделений и основных  связей между ними ( стадия структуризации ) .

  3. Разработка  количественных характеристик аппарата управления , установление порядка его деятельности ( стадия регламентации ) .

  При этом первая стадия имеет принципиальное значение , поскольку она определяет структуру организации . На ней определяются система целей и задач организации , её тип и правовой статус , степень самостоятельности , границы деятельности , состав функций .

  К недостаткам  программно-целевого подхода следует  отнести методическую незавершённость . Достаточно сказать , что в настоящее  время " нет чётких , устоявшихся определений по широкому кругу концептуальных положений разработки и реализации комплексных программ , отсутствует единая точка зрения исследователей на основополагающие понятия программно-целевого планирования и управления , соотношение плана ( в его традиционной форме ) и целевой комплексной программы ".¹

  В результате происходит адаптация ( приспособление ) программных методов к существующим методам планирования и управления . Всё это существенно ограничивает рамки применения программно-целевого подхода , который наиболее эффективен для решения хорошо структуризованных ( изученных ) проблем , для которых сравнительно нетрудно провести исследование по схеме " цель - система мероприятий - ОУ - СУ " .

  В целом  указанные выше подходы и методы применяются главным образом  для совершенствования существующих ( действующих ) ОС . Что же касается создания новых ОС , то здесь пока ещё царят стихийность и субъективный подход . В самом деле , вопрос о том , быть или не быть той или иной организации , предприятию , объединению часто решается волевым путём сверху вниз без научного обоснования . Такой путь формирования ОС , к сожалению , прочно укоренившийся в нашей практике , даёт большой процент " брака " - нежизнеспособных и неэффективных систем .

  Отсутствием научной основы разработки ОС объясняется  во многом и " забывчивость " создаваемых  систем . Не потому ли на каком-то этапе  своего развития они начинают утрачивать связь с проблемами , для решения которых создавались , что эта связь не была учтена в полной мере при самом создании системы , определении её границ , структуры , функций и т. д. ?

  Как уже  отмечалось , при создании новых  ОС приходится отбирать ресурсы ( в  основном трудовые ) у существующих . Понятно , что выделение ресурсов под каждую ОС должно быть строго дозировано в зависимости от важности решаемых ими проблем . К сожалению , и вопросы ранжирования проблем по их общественной значимости , и оценки эффективности использования тех или иных ресурсов в различных ОС остаются почти без внимания .

  Это приводит к тому , что решение многих важных проблем ( и соответственно их ОС ) не имеет достаточного ресурсного обеспечения . Преобладание отраслевого принципа распределения ресурсов не способствует улучшению положения .

  Кроме того , у нас нет и адекватных методик  расчёта экономической эффективности  ОС , что делает невозможным обоснование  необходимости их создания .

  Недостатком существующей практики планирования и  создания ОС является также недостаточная оперативность . Иногда с момента появления проблемы и до момента построения ОС проходят многие годы , в течение которых обществу наносится невосполнимый ущерб от игнорирования проблем . Например , десятилетиями замалчивалась проблема охраны окружающей среды , пока наконец не была создана специальная ОС . Лишь сравнительно недавно стали предметом обсуждения проблемы наркомании , проституции , борьбы с организованной преступностью . Рано или поздно эти проблемы всё равно бы " всплыли на поверхность " , однако очевидно , что чем раньше та или иная проблема будет обнаружена и решена , тем больший ущерб удастся предотвратить .

  Вряд ли можно признать такое положение  удовлетворительным , и без разработки теории планирования и построения ОС его не улучшить . 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  2.ЗАКОНОМЕРНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ И ПОСТРОЕНИЯ ОС . 

  Всякая  теория должна исходить из практики , чтобы  потом служить ей же опорой . В  этом смысле и теория планирования и построения ОС не исключение , она  должна основываться на анализе практики создания и функционирования ОС . Основная сложность состоит в том , чтобы среди множества единичных фактов и наблюдений различных специалистов выявить какие-то ключевые положения , закономерности , общие для планирования и построения всех ОС . Среди них можно выделить следующие :

  1. Формирование  ОС - это многоэтапный процесс  .

  2. Необходимым  условием для начала планирования , а затем и создания ОС , является  наличие определённой общественной  потребности . Однако одной потребности  недостаточно , нужны ещё определённые экономические , юридические , социальные , технические условия и другие гарантии , обеспечивающие им самостоятельность и относительную устойчивость .

  3. Решение  вновь возникающих проблем не  обязательно требует создания  новых ОС . Многие проблемы могут успешно решаться в рамках " старых " ОС . Обычно для этого разрабатывается специальный комплекс мероприятий ( или ЦКП ) и готовятся постановления ( или приказы ) , обязывающие соответствующие ОС выполнять предписанные им работы . Контроль за реализацией комплекса мероприятий ( или ЦКП ) осуществляется организацией , назначаемой головной по данной проблеме . Необходимость в планировании и построении новых ОС возникает обычно , когда становится очевидным , что существующие организационные структуры управления не справляются с решением проблемы и требуется создать новые .

  4. Для  выбора способа решения проблем  предварительно проводится их  исследование . Наибольшее распространение  при этом получили методы системного  анализа , в основном программно-целевые методы , наиболее естественным путём связывающие проблему со средствами её решения . Решение сложной проблемы обычно начинают с построения " дерева целей " , которых требуется достичь путём организации и проведения определённого комплекса мероприятий . Задача заключается в том , чтобы найти этот комплекс , указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий . Для этого " дерево " как бы " накладывается " на реальную среду , в результате чего находится необходимая информация и составляется конкретная программа работ .

  Для решения  сложных проблем иногда используются методы аналитического и имитационного  моделирования .

  5. После  исследования проблемы наибольшую  трудность вызывает обычно выбор  исполнителей ( или организаций-исполнителей ) , деятельность которых в рамках будущих ОС способна удовлетворить общественную потребность ( или решить проблему ) полностью или частично . Сложность задачи заключается не столько в том , чтобы найти таких исполнителей ( или организаций-исполнителей ) , которые способны решить проблему , сколько в том , чтобы их можно было организовать в систему . При этом должна учитываться возможность перехода исполнителей из одной ОС в другую ( из старой в новую ) . Последнее обстоятельство требует учёта ущерба , который может быть нанесён обществу вследствие ухода исполнителя из " старой " ОС и соизмерение этого ущерба с ожидаемой полезностью вследствие перехода его в новую ОС . Конечно , необходимость соизмерять ожидаемую полезность с ущербом возникает далеко не всегда , однако когда в качестве исполнителей рассматриваются крупные ОС , то она становится очевидной .

  Оптимальный выбор исполнителей , т. е. состава  ОУ , - задача достаточно сложная . С  ростом числа потенциально возможных  исполнителей ( n ) количество их сочетаний  растёт , как 2ⁿ , поэтому объективно оценить все альтернативные варианты состава ОУ и выбрать из них один оптимальный в качестве основы для будущей ОС , как правило , не представляется возможным . В связи с этим данная задача решается обычно экспертным путём . При этом часто допускаются ошибки , снижающие эффективность создаваемой ОС .

  Некоторые из этих ошибок исправляет практика , другие же сопровождают всю " жизнь " созданной  ОС .

  Выбор состава  ОУ - длительный процесс , условно разбиваемый  на два этапа . На первом этапе определяются потенциально возможные исполнители , т. е. те , кто своей деятельностью способен ( судя по имеющейся информации ) оказать заметное влияние на решение проблемы . На втором этапе из всех кандидатур на включение в состав отбираются те , которые удовлетворяют определённым требованиям . Для первого и второго этапов нужна информация , которую получают как на основе исследования самой проблемы , так и путём изучения конкретных условий её решения . Одним из наиболее распространённых способов определения состава потенциально возможных исполнителей ( кандидатов на включение в состав ОУ ) является построение " дерева целей " , нижний уровень которого ( уровень мероприятий ) определяет конкретные мероприятия и позволяет установить предполагаемый состав исполнителей . Множество потенциально возможных исполнителей обычно называют проблемным объектом . Понятие " проблемный объект " используется и другими авторами¹ , правда , в несколько ином смысле .

  6. Планирование  СУ производится после того , как выбраны границы ( состав ) ОУ . Этот вывод является очень важным для понимания всей технологии построения ОС .

  В многоэтапном формировании ОС можно выделить три  стадии :

  1. На этой  стадии , в связи с некоторой  проблемой происходит умозрительное выделение ( одним или несколькими исследованиями ) ОУ из среды . При этом объект пока не получил широкого научного признания ( и названия ) и не имеет собственного СУ . Например , в связи с необходимостью решения проблемы укрепления здоровья населения некоторые исследователи выделяют объект , включающий ряд отраслей ( здравоохранение , медицинская промышленность , физкультура и спорт , туризм и т. д. ) , состав которого , однако , требует уточнения . Этот объект пока не получил научного названия и не имеет собственного СУ .

  2. На второй  стадии объект получает научное  признание , однако собственного  СУ всё ещё не имеет . Например , топливно-производственный комплекс .

  3. На третьей  стадии объект получает юридическое  признание и собственный СУ . 

  Таким образом , важно иметь ввиду , что ОУ длительное время может не иметь своего СУ . Вместе с тем формирование ОУ можно рассматривать как подготовительный этап создания СУ и ОС в целом .

  Построение  СУ осуществляется на основе анализа  особенностей ОУ ( количества исполнителей , их профессионального состава , сложности выполняемых работ ) и информации , полученной при исследовании проблемы и условий её решения .

  Зависимость характеристик СУ от особенностей ОУ определяет необходимость предварительного изучения производственной деятельности ОУ для разработки соответствующего СУ . Этот тезис получил своё подтверждение и дальнейшее развитие в работах наших учёных ( С. Е. Каменицера , В. В. Соломатина , А. А. Модина и др. ) . Так , по мнению А. А. Модина , " создание и развитие современных систем управления определяется требованиями научного управления , свойствами управляемых объектов , а так же условиями использования технических средств "¹ .

  Подобным  образом высказываются и другие авторы . " Характеристики управляющей  системы полностью определяются целями управления и степенью соответствия этим целям характеристик объекта , т. е. всей совокупности представляющих его параметров ( структура объекта , состав и взаимосвязи входящих в него элементов , параметры отдельных элементов и т. д. ) . Следовательно , ведущая роль в формировании параметров замкнутой системы , включающей объект управления , управляющую систему и обратную связь , принадлежит объекту управления . Поэтому при разработке организационной структуры органов управления первичным является объект как элемент базиса , а вторичным - управляющая система как фактор надстройки "² .

  На изучении и использовании зависимости  между характеристиками СУ и ОУ основан  метод параметрического моделирования , имеющий широкое применение при  планировании организационных структур управления . Указанные выше наблюдения и объективные закономерности создания ОС позволяют сформулировать следующие положения , составляющие основу проблемного подхода к планированию и последующему построению ОС .

  1. В основе  разработки любой ОС должно  лежать изучение конкретной общественной  потребности ( проблемы ) .

  2. Планирование  и последующее построение ОС  должно осуществляться в последовательности " проблема - ОУ - СУ " , что означает  последовательное выполнение этапов : исследование проблемы , выбор границ ( состава ) ОУ , построение ( синтез ) СУ .

  3. Выбор  границ ( состава ) ОУ целесообразно  осуществлять в две стадии . На  первой - определить состав проблемного  объекта , т. е. множество потенциальных  исполнителей , кто своей деятельностью  способен оказать влияние на  решение проблемы . На второй - выбрать из них тех , кто удовлетворяет определённым требованиям и ресурсным ограничениям на создание ОС . При этом исполнителями могут быть организации ( их подразделения ) , предприятия , объединения , отрасли и другие ОС .

  4. Решение  вопроса о целесообразности создания ОС должно приниматься на основе исследования проблемы , проблемного объекта , а также оценки ожидаемой эффективности системы .

  5. Синтез  СУ должен осуществляться исходя  из особенностей ОУ .

  6. Планирование  ОС следует выполнять с учётом  этапов , принятых для разработки сложных систем управления . 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ОС 

  Разработка  ОС - сложный многоплановый процесс , требующий участия различных  специалистов :

  - специалистов  по решаемой проблеме - для постановки  и исследования проблемы , а так  же выбора границ проблемного  объекта и объекта управления ;

  - системотехников  - для проектирования и внедрения  системы ;

  - экономистов  - для оценки экономической эффективности  проектируемой системы и выбора  наилучшего варианта её построения ;

  - программистов  и электронщиков - для оснащения  ОС необходимыми программными и техническими средствами ;

  - специалистов  по базам данных и базам  знаний - для создания информационной  основы системы ;

  - юристов  - для разработки документов , определяющих  юридический статус системы и  регламентирующих порядок работы её подразделений .