Методы приема и отбора персонала

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………….….3

1. Методы приема и отбора персонала…………………………………...…4

1.1.Этические нормы и  правила проведения интервью  с потенциальным сотрудником…………………………………………………………………...7

1.2. Перечень вопросов для беседы с кандидатом на работу ……………12

2. Кадровое делопроизводство……………………………………………..17

3. Заключение трудового договора………………………………………...25

Заключение…………………………………………………………………...32

 …………………..….33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

        Главный потенциал предприятия заключен в кадрах. Какие бы прекрасные идеи, новейшие технологии, самые благоприятные внешние условия не существовали, без хорошо подготовленного персонала высокой активности добиться невозможно. Именно люди делают работу, подают идеи и позволяют предприятию существовать. Без людей не может быть организации, без квалифицированных кадров ни одна организация не сможет достигнуть своих целей. Управление персоналом связано с людьми и их отношениями внутри предприятия (организации). Оно применимо не только к сферам материального производства, но и ко всем видам занятости.

Раньше порядок приема на работу основывался на рекомендациях, утвержденных постановлением Минтруда России от 14 июля 1993 г. № 135. Теперь порядок его заключения регулируется положениями раздела 3 Трудового кодекса РФ.

Тема данного реферата является актуальной, т.к. прием на работу с учетом трудового кодекса и правильное оформление документов является гарантией, как для работодателя, так и для работника.

 

 

 

 

 

 

1. Методы приема и отбора персонала

 

       Отбор персонала - это процесс изучения психологических и профессиональных качеств работника с целью установления его пригодности для выполнения обязанностей на определенном рабочем месте или должности и выбора из совокупности претендентов наиболее подходящего с учетом соответствия его квалификации, специальности, личных качеств и способностей характеру деятельности, интересам организации и его самого.

Отбор персонала необходимо отличать от подбора персонала. В процессе отбора происходит поиск людей на определенные должности с учетом установленных требований социального института, видов деятельности. При подборе - осуществляется поиск, идентификация требований различных должностей, видов деятельности под известные возможности человека, накопленный им профессиональный опыт, стаж и способности.

Процесс отбора является многоэтапным. Основные этапы - это: предварительный отбор, заполнение заявлений и анкеты, собеседование, тестирование, проверка рекомендаций и послужного списка, в некоторых случаях медицинский осмотр и т. д.

Основными критериями отбора считаются: образование, опыт, деловые качества, профессионализм, физические характеристики, тип личности кандидата, его потенциальные возможности.

Содержание этого этапа во многом зависит от традиции, культуры организации, а также характера должности, на которую подбирается кандидат.

В процессе отбора кандидатов происходит знакомство с претендентами, производится сбор и обработка информации о них, оценка качеств и составление достоверных «портретов», сопоставляются фактические качества с требованиями должности. В результате следует назначение и утверждение кандидатов на должности, заключение с ними трудовых договоров.

На предварительном этапе отбора происходит первичное выявление кандидатов, способных выполнить требуемые функции. Круг претендентов максимально сужается и формируется резерв, с которым и производится в дальнейшем более тщательная работа (анализ анкет, резюме, характеристик, рекомендаций).

Недостатком первичного этапа является то, что с помощью оценки документов можно получить ограниченное количество информации.

Основными правилами окончательного отбора претендентов являются:

· выбор наиболее подходящих для организации работников;

· обеспечение превышения ожидаемого эффекта над затратами;

· сохранение стабильности персонала и одновременно приток новых людей;

· улучшение морально-психологического климата коллектива;

· удовлетворение ожиданий привлеченных сотрудников.

В деле организации отбора претендентов часто допускаются следующие ошибки: недостаток системности в организации отбора, отсутствие надежного перечня требуемых от претендента качеств, ложная интерпретация внешности кандидата и его ответов на поставленные вопросы, умение красиво говорить, ориентация на формальные заслуги, суждение о человеке по одному из качеств, нетерпимость к негативным чертам, которые есть у всех, излишнее доверие к тестам, неточный учет отрицательной информации.

Методы первичного отбора зависят от бюджета, стратегии, культуры компании и относительной важности данной должности для организации. Наиболее распространенными в настоящее время методами являются: анкетные данные, тестирование, экспертиза почерка, самооценка кандидата и собеседование.

1. Анкетирование - является  первым этапом процедуры оценки  и отбора претендентов. Одна из  задач анкетирования заключается  в том, чтобы определить личностные  качества и обстоятельства, которые  могут помочь в работе кандидата  в случае приема на работу.

2. Тестирование. С помощью  тестов можно оценить скорость  и точность выполнения работы, устойчивость внимания, аккуратность, умение быстро ориентироваться, усидчивость, исполнительность, личные  склонности, общие способности.

Различают следующие виды тестов:

· тесты на физическую способность;

· тесты на умственную способность (общие и специальные); имитационные тесты.

Преимущество данного метода отбора заключается в оценке состояния кандидата в настоящий период, а основной недостаток связан с высокими издержками и тем, что тесты слабо выявляют позитивные качества людей по сравнению с негативными.

3. Экспертиза почерка. Привлекательность  анализа как метода первичного  отбора кандидатов заключается  в низких издержках, однако он  отличается односторонним подходом  и содержит в себе высокую  степень риска неадекватной оценки  потенциала кандидатов. Поэтому  он может использоваться в  качестве одного из методов  первичного отбора, не имеющего  решающего значения.

4. Самооценка кандидата, часто принимающая форму письменного ответа на заранее поставленные вопросы или мотивационного письма, сопутствующего резюме, упрощает первичный отбор кандидатов и позволяет “отсев” тех из них, чьи навыки компетенции заранее завышены или, наоборот слишком низки для данной позиции.

5. Собеседование является  наиболее универсальным способом  оценки персонала. Собеседование  могут происходить один на  один или с группой претендентов, претендента или группу претендентов  могут интервьюировать одновременно  несколько человек.

 

1.1.Этические нормы и правила проведения интервью с потенциальным сотрудником

 

Цель

Оценка профессионально важных деловых и личных качеств кандидата:

• профессиональные знания и опыт работы;

• степень заинтересованности в работе;

• целеустремленность и готовность работать с максимальной отдачей;

• степень самостоятельности в принятии решений и ответственности за результаты работы;

• стремление к лидерству, способность руководить и готовность подчиняться;

 • активность или  пассивность жизненной позиции;

• уровень интеллектуальной активности, способность творчески подходить к решению проблем;

• готовность рисковать или склонность к излишней осторожности;

• самооценка и уровень притязаний; степень самокритичности и объективности оценок;

• умение говорить и слушать;

• внешность и манера поведения в беседе;

• честность и порядочность;

• семейные отношения, влияющие на работу;

• виды занятий, предпочитаемые на досуге;

• состояние здоровья;

• отношение к алкоголю и наркотикам.

Основные вопросы:

Расскажите немного о себе

При ответе обращается внимание на следующее:

• формально излагает биографию или сразу выкладывает "козыри", подчеркивая свое желание и возможность занять эту должность;

• излагает только главное, говорит о своей квалификации, опыте, ответственности, заинтересованности, трудолюбии и порядочности или приводит не относящиеся к делу факты;

• говорит кратко, ясно или долго мямлит и плохо выражает мысли;

• держится и говорит спокойно или не уверен в себе.

Как смотрите на жизнь, какие видите в ней сложности и как с ними справляетесь?

Кандидат может высказаться в том смысле, что жизнь трудна, в ней мало радостей, много проблем, некоторые из которых неразрешимы, всем повелевает судьба, случай или другие люди, но не он сам. Вывод: перед вами пассивный и не уверенный в себе человек, не доверяющий другим, пессимистически настроенный неудачник.

Более приемлем позитивный подход: жизни без проблем не бывает, трудности преодолимы, судьба и карьера человека в его руках, люди доброжелательны и готовы к сотрудничеству. Вывод: кандидат занимает активную жизненную позицию, нацелен на успех, готов брать на себя ответственность, успешно взаимодействует с людьми.

Чем вас привлекает работа у нас (в данной должности)?

Позитивно оцениваются серьезные и конкретные доводы: желание применить квалификацию и опыт там, где они могут дать наибольшую отдачу и будут по достоинству оценены, привлекательность работы в сильной команде профессионалов.

Почему вы считаете себя достойным занять эту должность?

В чем ваше преимущество перед другими кандидатами?

Вопросы, позволяющие кандидату без ложной скромности назвать свои главные преимущества перед другими кандидатами. Он должен продемонстрировать свое умение убеждать.

Каковы ваши сильные стороны?

Кандидат должен в первую очередь подчеркнуть качества, которые требуются для данной работы, и привести убедительные подтверждения на конкретных фактах, но можно услышать и штампы: "Я общительный, аккуратный, исполнительный" и т. д. В таких случаях следует уточнить, в чем проявляются его общительность, аккуратность и исполнительность, чего он достиг благодаря своим сильным качествам.

А слабые?

От умного кандидата вы вряд ли услышите длинный перечень его недостатков. Он постарается повернуть ответ так, чтобы еще больше повысить свои шансы. Например, скажет: "Многие считают меня трудоголиком", или "Не умею отдыхать, хорошо чувствую себя только тогда, когда работаю", или "Слишком требователен к себе и другим".

Почему вы ушли с предыдущей работы?

Хороший кандидат подчеркивает то позитивное, что было в его предыдущей работе и взаимоотношениях с людьми, и назовет следующие возможные причины ухода с прежней работы: желание более интересной (высокооплачиваемой, дающей возможности профессионального роста) работы и стремление более полно реализовать свои возможности.

Получали ли вы другие предложения работы?

Авторитет кандидата повысится, если он расскажет о других приглашениях на работу, но отметит особую заинтересованность именно в этой.

Проходили ли вы собеседования в других местах? Насколько успешно?

Важно узнать, по каким причинам не прошел собеседование в одних местах и прошел в других. Если он убедит вас, что заинтересовал ваших конкурентов, постарайтесь его удержать.

Не помешает ли ваша личная жизнь данной работе, связанной с дополнительными нагрузками (ненормированный рабочий день, разъезды, дальние или длительные командировки)?

Вопрос чаще задают в местах, где кандидатам ставят жесткие условия. Иногда его ставят женщинам, поскольку для них благополучие семейной жизни значит больше, чем для мужчин. (Приносим извинения феминисткам!)

Как вы представляете свое положение через 3—5 (10) лет и как собираетесь его добиться?

Многие безынициативные люди не планируют свою карьеру и жизнь. На этот вопрос они отвечают, что не представляют себе таких дальних перспектив. Человек, нацеленный на личный успех, с готовностью расскажет о своем планируемом профессиональном росте, а возможно, и о жизненных целях.

На какую зарплату вы рассчитываете?

Хороший специалист всегда знает себе цену и рассчитывает на высокую зарплату. Пусть лучше кандидат завысит ожидаемую оплату труда, чем занизит ее.

К кому можно обратиться за отзывом о вашей работе?

Он должен с готовностью предоставить телефоны или адреса бывших сослуживцев и руководителей. Утаивание подобной информации сразу обнаружит отсутствие положительных рекомендаций или неопытность соискателя.

Какие изменения вы произвели бы на новой работе?

Хорошо, если кандидат проявит инициативу, знакомство с ситуацией нововведений и реорганизации. Однако это допустимо только при глубоком знании проблем фирмы. Поэтому вопрос может быть задан человеку, который уже принят и вошел в курс дела. Плохо, если состояние дел он знает не слишком хорошо, но стремится все переделать по-своему.

 

1.2. Перечень вопросов  для беседы с кандидатом на  работу

          Предлагаемые вопросы предназначены для руководителей фирм и предприятий, проводящих беседы с кандидатами, принимаемыми на работу на ответственные должности.

Вопросы могут использоваться со следующими целями:

• создание предварительного представления о профессиональной пригодности кандидата;

• подробное ознакомление с его личностью, биографией взглядами на жизнь и предстоящую работу, манерой общаться;

• ознакомление кандидата со стандартами, являющимися обязательными для сотрудников фирмы или предприятия;

• определение необходимости дополнительного изучения, проверки кандидата (если его ответы на некоторые существенные вопросы кажутся неубедительными или неискренними). Для этого могут быть использована последующая беседа психолога и испытание кандидата на полиграфе.

Приводимые ниже вопросы в беседе с кандидатом можно использовать в двух вариантах:

1. Вопросы ставятся группами, в соответствии с приведенной  классификацией.

2. Вопросы ставятся выборочно, из разных групп, в зависимости  от тех требований, которые предъявляются  к работе на конкретном месте.

Некоторые вопросы повторяются. Это сделано специально, чтобы уточнить содержание ответов кандидата.

Примечание 1: каждая группа вопросов может быть дополнена руководителем по собственному усмотрению, исходя из конкретных целей беседы и личности кандидата.

Примечание 2: беседу с кандидатом целесообразно записать на диктофон.

В беседе следует обращать внимание на следующие моменты в поведении и высказываниях кандидата:

• степень владения собой (высокая, средняя, низкая);

• общительность — не многословие;

• естественность — напряженность поведения;

• степень критичности по отношению к себе;

• инициативность в беседе — пассивность.

Характер ответов:

• уходит от вопросов;

• отвечает по существу

• степень полноты;

• краткость — развернутость;

• противоречивость — логичность;

• откровенность — фальшь, лицемерие.

Общие сведения:

1. Перечень анкетных данных: фамилия, имя, отчество, возраст, национальность, образование, семейное положение, место  жительства.

2. Особенности внешнего  облика, одежды, манеры поведения  в общении.

3. Биография: родители, братья  и сестры, место рождения, учебные  заведения, в которых обучался, служба  в армии, места работы в прошлом  и по настоящее время.

4. Подробные сведения  о предыдущем месте работы (особое  внимание уделяется характеру  выполняемой работы, взаимоотношениям  с руководством, коллегами и подчиненными, оплате его работы, причинам, по  которым ушел с этого места).

5. Сведения о семье.

6. Общественно-политическая  и религиозная принадлежность.

7. Сфера досуга (личные  интересы, хобби).

8. Финансовое положение  и материальные условия жизни (общая сумма оплаты труда, получаемая  на прежнем месте работы, наличие  долгов, данные о квартире, даче, машине и т. п. Сумма заработной  платы, которая устроила бы его  на новом месте работы).

9. Состояние его здоровья  и здоровья близких ему людей.

10. Планы на будущее.

Сведения о профессиональной подготовке, опыте, квалификации:

1. Где и когда вы  проходили профессиональную подготовку (профиль полученного образования)?

2. Как учились (легко ли  шла учеба, какие оценки были по профилирующим предметам)?

3. Какие предметы нравились  больше?

4. Повышали ли квалификацию  по профилю работы (где и когда)?

5. Сколько лет работали по данному профилю и где?

6. Обычно вы быстро  входите в работу?

7. Читаете специальную  литературу по профилю работы? Что именно?

8. Что нового из разработанного  в этой области можно было  бы применить на практике?

9. Какие функции выполняли  на прежних местах работы? Какие  задачи приходилось решать? Успешно  решали?

10. С какими трудностями  приходилось встречаться? Как их  преодолевали?

Сведения об отношении к работе, степени ответственности:

1. Вы согласитесь выйти  на работу, если за нее не  будет выплачиваться дополнительное  вознаграждение?

2. Если работа будет  мешать вашей личной жизни, вы  уволитесь?

3. Вы готовы выполнять  сверхурочную работу?

4. Есть люди, которые не  успокаиваются, пока не становятся  лучшими в своей работе. Вы  не такой?

5. Приведите примеры вашей  инициативы на прежнем месте  работы.

6. Вас не путает, когда  приходится нести ответственность  за что-либо?

7. О некоторых людях  складывается мнение, что они  много и упорно работают. Вы  относитесь к их числу?

8. Вы готовы выполнять  рутинную работу?

9. Вы не будете возражать, если возникнет необходимость  выезда в командировки по стране?

10. Что вы предпримете, если работа покажется вам  трудной?

Сведения о степени самоорганизации:

1. Вас считают практичным  человеком?

2. Вы составляете планы  на каждый день?

3. Можно ли назвать  вас человеком, живущим сегодняшним  днем?

4. А что вы думаете  о своем будущем? Пытаетесь как-то  его планировать?

5. Вас никогда не ругали  за опоздание на работу?

6. Часто ли бывают случаи, когда вы забываете возвратить  вещь, которую брали, на свое место?

7. Вы ведете учет ваших  расходов?

8. Вы обычно тратите  много времени, чтобы привести  в порядок свои вещи?

9. У вас есть постоянные  обязанности в семье?

10. Можно ли считать  вас человеком, работающим над  собой (если это так, то как именно вы это делаете)?

 

 

 

 

 

 

 

 

2 .Кадровое делопроизводство

         Прием сотрудника на работу оформляется приказом или распоряжением. Приказ о приёме работника на работу - это документ на основании, которого согласно трудовому договору отдел кадров заводит учетную карточку сотрудника, делает запись в его трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет и присваивает табельный номер. Для оформления приказа о приеме на работу (приказа о назначении на должность) применяется форма № Т-1 - на одного работника, форма № Т-1а - на группу работников. Такие приказы составляются лицом, ответственным за прием, на всех граждан, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

При оформлении приказа о приеме работника на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) графа «по» не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляется работнику под расписку. На основании приказа работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу, и заполняются соответствующие сведения в личной карточке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Трудовая книжка - один из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность и трудовой стаж работника. Согласно существующему законодательству, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации более пяти дней, если для сотрудника работа в этой организации является основной.

Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

При трудоустройстве работник обязан предъявить трудовую книжку работодателю. Исключение составляет случай, когда работник только начинает свою трудовую деятельность и устраивается на работу в первый раз или собирается работать на условиях совместительства. В случае если сотрудник до устройства на работу в организацию нигде не работал, то согласно статье 65 ТК РФ, работодатель должен оформить ему трудовую книжку.

Постановлением Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», сориентированному на новый Трудовой кодекс, который пришел на смену КЗоТу, правила заполнения трудовой книжки были изменены. (Кирсанова М.В. Трудовая книжка. Новые правила ведения и хранения, М.: Омега, 2008, с.64.)

После принятия нового Трудового кодекса обновилась не только инструкция по заполнению трудовых книжек, но так же и форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. (Там же с. 64.)

Записи должны вестись очень подробно. И за этим должен следить не только работник отдела кадров, но и хозяин трудовой книжки. Например, нельзя писать в трудовой книжке «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.д.

Есть так же изменения в заполнении сведений об увольнении и увольнении с переводом. Теперь при прекращении трудового договора на основании статьи 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращение трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. Например: «Уволен в связи переводом работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переходом на выборную работу (должность), пункт 5 статьи 77 ТК РФ» (Костян И.А. Прием на работы: Документальное оформление. Практика применения законодательства. - 2-е изд., перераб и доп. - М.: МЦФЭР, 2007. - с. 144.) или «Уволен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора, пункт 7 статьи 77 ТК РФ».

Если же расторжение трудового договора происходит по инициативе работодателя, то в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ или другие основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

В том случае, если прекращение трудового договора происходит по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, то в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ.

Если же трудовой договор расторгается по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление различных льгот и преимуществ, то запись об увольнении вносится в трудовую книжку с подробным указанием этих причин.

При оформлении трудовой книжки в нее необходимо внести следующие сведения о работнике (Кирсанова М.В. Трудовая книжка. Новые правила ведения и хранения, М.: Омега, 2008, с.82):

- фамилия, имя, отчество;

- дата рождения (число, месяц, год);

- образование;

- профессия, специальность.

После того как будут заполнены данные работника на титульном листе, на нем следует поставить печать организации и подписи сотрудника кадровой службы оформляющего трудовую книжку и ее владельца. ( Никанов А.А. Новая трудовая книжка по-старому или старая трудовая книжка по-новому?// Кадры предприятия, №7 , 2005. - с. 20 .)

Личная карточка работника - это документ установленной формы, который составляется на каждого работника организации и содержит краткие сведения о работнике: образовании, стаже, семейном положении, сведения о трудовой деятельности и др. (Делопроизводство в кадровой службе/сост. А.В. Верховцев. 6-е изд. М., 2004. с. 75. )

Ведение и учет личных карточек являются обязательными для всех видов организаций.

Заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа о приеме на работу; паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.