Моделирование бизнес-процессов

 

Министерство образования  и науки РФ

Белгородский государственный  технологический университет 

им. В.Г. Шухова

 

 

Кафедра экономики и организации  производства

 

 

 

 

Реферат

по дисциплине «Реинжиниринг»

на тему: «Моделирование бизнес-процессов»»

 

 

 

 

Выполнила:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Белгород

2012г.

Содержание.

Введение

1. Моделирование бизнес-процессов

2. Классификация бизнес-процессов

3. Основные принципы моделирования  бизнес-процессов

4.  Методика проведения моделирования бизнес-процессов

Заключение

Библиографический список

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Современная экономическая действительность заставляет руководителей организаций постоянно  принимать решения в условиях неопределенности. В условиях финансовой и политической нестабильности коммерческая деятельность чревата различными кризисными ситуациями, результатом которых  может стать несостоятельность  или банкротство.

Поэтому управление современной организацией является сложным комплексным заданием, которое  требует организации взаимодействия ресурсов разного рода. К таким  ресурсам относятся, в частности, информационные системы, которые обеспечивают автоматизацию  бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процесса - процесс отражения субъективного видения потока работ в виде формальной модели, состоящей из взаимосвязанных операций.

Целью моделирования  является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной  графической форме более удобной  для аналитической обработки  полученной информации.

В настоящее  время на рынке компьютерных технологий представлены несколько специальных  программ, позволяющих обследовать  предприятие и построить модель. Выбор методологии и инструментов, с помощью которых проводится моделирование бизнес-процессов, основополагающего  значения не имеет. Существуют стандартизированные, опробованные временем методологии  и инструментальные средства, с помощью  которых можно обследовать предприятие  и построить его модель. Ключевое их преимущество - простота и доступность  к овладению.

Основу  многих современных методологий  моделирования бизнес-процессов  составила методология SADT. В настоящее  время наиболее широко используемая методология описания бизнес-процессов  – стандарт США IDEF.

Главное достоинство идеи анализа бизнес-процессов  предприятия посредством создания его модели - ее универсальность. Во-первых, моделирование бизнес-процессов  это ответ практически на все  вопросы, касающиеся совершенствования  деятельности предприятия и повышения  его конкурентоспособности. Во-вторых, руководитель или руководство предприятия, внедрившие у себя конкретную методологию, будет иметь информацию, которая  позволит самостоятельно совершенствовать свое предприятие и прогнозировать его будущее.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Моделирование бизнес-процессов

 

Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только, как работает предприятие  в целом, как оно взаимодействует  с внешними организациями, заказчиками  и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте.

Существует  несколько подходов к определению  понятия «моделирование бизнес-процессов»:

моделирование бизнес-процессов - это описание бизнес-процессов предприятия позволяющее руководителю знать, как работают рядовые сотрудники, а рядовым сотрудникам - как работают их коллеги и на какой конечный результат направлена вся их деятельность;

моделирование бизнес-процессов - это эффективное средство поиска возможностей улучшения деятельности предприятия;

моделирование бизнес-процессов - это средство позволяющее предвидеть и минимизировать риски, возникающие на различных этапах реорганизации деятельности предприятия;

моделирование бизнес-процессов - это метод, позволяющий дать стоимостную оценку каждому процессу, взятому в отдельности, и всем бизнес-процессам на предприятии, взятым в совокупности [1].

Современные предприятия вынуждены постоянно  заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых  технологий и приемов ведения  бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных  методов управления и организации  деятельности предприятий.

Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю. Среди основных причин, побуждающих организацию оптимизировать бизнес-процессы, можно выделить необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования, предъявляемые потребителями и государством, внедрение программ управления качеством, слияние компаний, внутриорганизационные противоречия и др.

Моделирование бизнес-процессов – это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации предприятия. Этот метод позволяет дать стоимостную оценку каждому отдельному процессу и всем бизнес-процессам организации в совокупности.

Решения по моделированию бизнес-процессов  обычно принимается по причинам, представленным на рисунке 1.

 

Рисунок 1 - Причины, по которым принимается решение по моделированию бизнес-процессов

 

Моделирование бизнес-процессов затрагивает многие аспекты деятельности компании:

изменение организационной  структуры;

оптимизацию функций подразделений  и сотрудников;

перераспределение прав и  обязанностей руководителей;

изменение внутренних нормативных  документов и технологии проведения операций.

Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения и последовательность документооборота [4].

Моделирование бизнес-процессов организации включает два этапа структурное и детальное.

Структурное моделирование бизнес-процессов организации может выполняться в нотации IDEF0 с использованием инструментария BPwin или на языке UML с использованием инструментария Rational Rose. Детальное моделирование выполняется на языке UML.

На этапе  структурного моделирования в модели должны быть отражены:

существующая  организационная структура;

документы и иные сущности, используемые при  исполнении моделируемых бизнес-процессов  и необходимые для моделирования  документооборота, с описаниями их основного смысла;

структуру бизнес-процессов, отражающую их иерархию от более общих групп к частным  бизнес-процессам;

диаграммы взаимодействия для конечных бизнес-процессов, отражающие последовательность создания и перемещения документов (данных, материалов, ресурсов и т.п.) между  действующими лицами.

Детальное моделирование бизнес-процессов выполняется в той же модели и должно отражать требуемую детализацию и должна обеспечить однозначное представление о деятельности организации.

Детальная модель бизнес-процесса должна включать:

набор прецедентов  отражающих возможные варианты выполнения бизнес-процессов «как есть»;

диаграммы действий, детально описывающие последовательность выполнения бизнес-процессов;

диаграммы взаимодействия, отражающие схемы документооборота.

Бизнес-операция - совокупность действий, процедур, составляющих содержание одного акта бизнес-деятельности.

Бизнес-операция обычно начинается с производства или  закупки партии товара по заранее  намеченному плану действий и  завершается продажей товара и получением прибыли. Бизнес-операции называют также сделками.

Бизнес-функция – это задача, которую решает компания для собственного выживания и для достижения поставленных целей. Функция отвечает на вопрос что делать. Разумеется, в рамках компании можно выделить множество функций. Так любая бизнес-система должна обладать такими функциями, как управление финансами, производство, продажи.

Бизнес-стратегия есть теория, бизнес-модель - гипотеза (Николас Карр)

Бизнес-модель - это представление набора связанных модельных элементов, определяющих внутреннюю и внешнюю среду компании в рамках единой системы [2].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Классификация бизнес-процессов

 

Выделяют следующую классификацию  [5]:

В зависимости от места бизнес-процессов  в организационной структуре  компании выделяют следующие бизнес-процессы:

горизонтальные  процессы – процессы, отражающие взаимодействие по горизонтали;

индивидуальные  горизонтальные процессы – процессы, выполняемые отдельными работниками (организационными единицами);

межфункциональные горизонтальные процессы – процессы, выполняемые многими работниками (организационными единицами);

вертикальные  процессы – процессы, отражающие взаимодействие работников (организационных единиц) по вертикали;

интегрированные процессы – процессы, отображающие взаимодействие участников процессов  по вертикали и по горизонтали.

В зависимости  от степени их сложности выделяют:

монопроцессы  – односложные процессы;

вложенные процессы - монопроцессы, входящие в  состав более сложного процесса (макропроцесса);

связанные процессы – выделенные и последовательно  реализуемые по определенному алгоритму  монопроцессы.

В зависимости  от их предназначения:

основные  бизнес-процессы – горизонтальные бизнес-процессы, обеспечивающие выполнение реальных операционных задач, связанных  с созданием продукта и реализацию его клиенту; - это процессы, операции которых имеют прямое отношение  к продукту предприятия и тем  самым влияют на создание добавленной  стоимости;

поддерживающие  бизнес–процессы – горизонтальные бизнес-процессы, обеспечивающие исполнение основных процессов, они не имеют  непосредственного отношения к  производимым товарам и услугам, однако, без них невозможно выполнение операций по созданию добавленной стоимости;

бизнес-процессы управления – вертикальные бизнес-процессы, обеспечивающие управление деятельностью  компании, основными и поддерживающими  бизнес-процессами. Это процессы формирования стратегии, планирования бизнеса и  контроля.

В зависимости  от их места в иерархии целей организации:

бизнес-процессы верхнего уровня – процессы, направленные на реализацию стратегических целей  компании, наиболее значимые для компании;

бизнес-процессы среднего уровня – бизнес-процессы, направленные на реализацию тактических  целей;

бизнес-процессы нижнего уровня бизнес-процессы, направленные на реализацию оперативных целей.

В зависимости  от степени их детализации [4]:

макропроцессы – укрупненные бизнес-процессы имеющие  степень детализации необходимую  чтобы описать бизнес-процессы верхнего уровня;

субпроцессы – бизнес-процессы имеющие степень  детализации необходимую для  описания бизнес-процессов среднего уровня;

микропроцессы – бизнес-процессы, имеющие предельно  максимальную степень детализации, используются для описания бизнес-процессов  нижнего уровня.

В рамках основных составляющих сбалансированной системы показателей:

финансовые  бизнес-процессы;

клиентские  бизнес-процессы;

бизнес  – процессы производства;

бизнес-процессы развития, обучения и роста.

 

 

 

 

3. Основные принципы моделирования бизнес-процессов

 

Давайте теперь разберемся, что означает моделирование  бизнес-процессов  на  практике.

Моделирование бизнес-процессов в компании может  быть направлено на решение большого числа различных задач:

• Точно определить результат бизнес-процесса и оценить его значение для бизнеса.
• Определить набор действий, составляющих бизнес-процесс. Ясное определение набора задач и действий, которые необходимо выполнить, чрезвычайно важно для детального понимания процесса.
• Определить порядок выполнения действий. Действия в рамках одного бизнес-процесса могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Очевидно, что параллельное исполнение, если оно допустимо, позволяет сократить общее время выполнения процесса и, следовательно, повысить его эффективность.
• Произвести разделение зон ответственности: определить, а затем отслеживать, какой сотрудник или подразделение компании несет ответственность за выполнение того или иного действия или процесса в целом.
• Определить ресурсы, потребляемые бизнес-процессом. Точно зная, кто какие ресурсы использует и для каких операций, можно повысить эффективность использования ресурсов посредством планирования и оптимизации.
• Понять суть взаимодействий между участвующими в процессе сотрудниками и подразделениями компании и оценить, а затем повысить эффективность коммуникации между ними.
• Увидеть движение документов в ходе процесса. Бизнес-процессы производят и потребляют различные документы (в бумажной или электронной форме). Важно разобраться, откуда и куда идут документы или информационные потоки, и определить, оптимально ли их движение и действительно ли все они необходимы.
• Определить потенциальные узкие места и возможности для улучшения процесса, которые будут использованы позже для его оптимизации.
• Более эффективно внедрить стандарты качества, например ИСО 9000, и успешно пройти сертификацию.
• Использовать модели бизнес-процессов в качестве руководства для новых сотрудников.
• Эффективно произвести автоматизацию бизнес-процессов в целом или отдельных их шагов, включая автоматизацию взаимодействия с внешней средой — клиентами, поставщиками, партнерами.
• Разобравшись в совокупности бизнес-процессов компании, понять и описать деятельность предприятия в целом.

В свою очередь, основной задачей при моделировании  бизнес-процессов компании является описание существующих в ней процессов  с целью построения их моделей  «как есть». Для этого необходимо собрать всю доступную информацию о процессе, которой в полной мере, как правило, владеют только сотрудники компании, непосредственно задействованные  в выполнении процесса. Таким образом, мы приходим к необходимости подробного опроса (интервьюирования) всех задействованных  в бизнес-процессе сотрудников. Следует  подчеркнуть, что нельзя ограничиваться сведениями о процессе, предоставляемыми руководителем подразделения и  менеджерами. Обычно только беседа с  сотрудником, непосредственно осуществляющим действия в рамках описываемого бизнес-процесса, дает адекватное представление о  том, как функционирует процесс  в реальности.

Первый  вопрос при построении модели «как есть» касается результата рассматриваемого бизнес-процесса. Случается, что получить четкую формулировку результата бизнес-

процесса  нелегко, несмотря на всю важность этого  понятия для эффективности работы компании.

После определения  результата следует разобраться  с последовательностью действий, составляющих процесс. Последовательность действий моделируется на разных уровнях абстракции. На самом верхнем уровне показывают только наиболее важные шаги процесса (обычно не более десяти). Затем производится декомпозиция каждого из высокоуровневых

шагов (подпроцессов). Глубина декомпозиции определяется сложностью процесса и требуемой  степенью детализации. Для того чтобы  получить действительно полное представление  о бизнес-процессе, надо произвести декомпозицию до атомарных бизнес-функций  — хорошо понятных элементарных действий (отдельных операций в ПО или выполняемых  человеком), которые нет смысла раскладывать на составляющие.

На основе собранной информации строится  модель  обычного,  или  оптимального,  выполнения процесса и определяются возможные сценарии его  выполнения со сбоями. Различные сбои (исключительные ситуации —  исключения)  могут  нарушать  оптимальный  ход  процесса,  поэтому 

следует указать, каким образом исключения будут  «обработаны»,  то есть какие  действия предпринимаются в случае возникновения исключительной ситуации.

На рис. 1.2 показаны основные шаги при построении модели бизнес-процесса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3.1. Шаги построения модели бизнес-процесса.

 

Важной  частью построения модели бизнес-процесса является исследование аспектов его  эффективности. Сюда входят использование  ресурсов,  время  выполнения  работ  сотрудниками, возможные задержки и простои.  Необходимо  разработать  систему  показателей,  или  метрик,  для 

оценки  эффективности процесса. Частично в качестве метрик могут быть взяты  используемые  в компании  KPI  (Key  Performance  Indicator),  однако могут потребоваться и дополнительные характеризующие рассматриваемый процесс показатели.

При моделировании  определяются бизнес-цели, в достижение которых вносит свой вклад моделируемый процесс. Следует различать понятия  бизнес-цели и результата процесса.

Каждый  бизнес-процесс должен иметь как  минимум один результат и быть направлен на достижение хотя бы одной  бизнес-цели. Например, результат процесса «Исполнение заказа на подключение  абонента» можно определить как  «Получение подтверждения подключения  от клиента», тогда как бизнес-цели, которые преследуются при выполнении данного процесса, могут включать «Обеспечение минимального времени  исполнения заказа» и «Обеспечение минимального процента рекламаций». Для  определения целей 

следует обратиться к бизнес-стратегии компании.

Необходимо  выявить события, которые могут  прервать ход процесса. В случае прерывания может потребоваться  корректно «откатить» (компенсировать) те шаги процесса, которые уже были выполнены. Для этого следует  определить логику компенсирующих действий для каждого прерывающего события.

Наконец, следует рассмотреть имеющиеся  программные средства, осуществляющие поддержку бизнес-процесса. Это важно, так как программное обеспечение  может скрывать некоторые особенности  поведения процесса, не в полной мере известные исполняющим отдельные  шаги сотрудникам. Собранная на этом этапе информация будет полезна  при 

дальнейшей  автоматизации процесса.

Собрав  все указанные сведения, можно  получить хорошее представление  о ходе бизнес-процесса. На этапе  моделирования должны быть получены следующие результаты:

• Процессная карта, показывающая связь между различными бизнес-процессами и их взаимодействия. На процессной карте, как правило, каждый бизнес-процесс компании изображен в виде прямоугольника, стрелками показаны связи между ними (например, зависимость одного процесса от другого, или замена одного процесса другим при выполнении некоторого условия), а также представлены различные документы, которые передаются из процесса в процесс или регламентируют их ход (стандарты, инструкции и т.п.).
• Диаграмма ролей, показывающая роли при выполнении процесса и связи между ними. Диаграмма ролей не является иерархической. Она представляет такие связи, как участие в группе, руководство, коммуникацию, замещение одной роли другой и т. д.
• Модель «как есть» каждого рассмотренного бизнес-процесса, детально описывающая процесс и отражающая ход процесса, действия, роли, движение документов, а также точки возможной оптимизации. Такая модель включает в себя:
• диаграмму окружения процесса, представляющую бизнес-процесс в виде одного действия (то есть не раскрывающую ход процесса), для которого могут быть показаны запускающее процесс событие, необходимые входные данные, результат, роли, показатели эффективности, прерывающие события и компенсирующие процессы, регламентирующие документы, связанные бизнес-цели;
• высокоуровневую диаграмму процесса, показывающую его крупные шаги (обычно не более десяти) и связанные с ними роли;
• подробные диаграммы для каждого шага высокоуровневой модели (в зависимости от сложности процесса здесь может использоваться несколько иерархически организованных диаграмм), в деталях показывающие ход процесса, прерывающие события, бизнес-правила, роли и документы;
• диаграмму обработки исключений, показывающую, какие действия выполняются в случае данной исключительной ситуации и кем,  а также куда передается управление после окончания обработки исключения.

На практике хорошо зарекомендовал себя следующий  состав группы, осуществляющей моделирование  бизнес-процесса:

• владелец бизнес-процесса и один-два  сотрудника  того  же  подразделения  компании, помогающих ему;
• специалист по управлению качеством;
• бизнес-аналитик(и);
• представитель ИТ-подразделения.

 

 

 

 

 

 

 

4. Методика проведения моделирования бизнес-процессов

 

Под методологией (нотацией) создания модели (описания) бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели. Любая методология (методика) включает три основные составляющие:

– теоретическая  база;

–описание шагов, необходимых для получения  заданного результата;  
–рекомендации по использованию как отдельно, так и в составе группы методик [2].

Моделирование бизнес-процессов можно  выполнять с применением различных  подходов, методологий, нотаций и  инструментальных средств — в  зависимости от требований к модели в каждом конкретном случае. Чем  определяются эти требования? Во многом — процессом создания системы  автоматизации в целом, в рамках которого проводится моделирование  предметной области. Этот процесс определяет, каким образом будет строиться, уточняться и использоваться модель.

Как правило, система создается  коллективом людей. Эти люди имеют  различные специальности, опыт, привычки, образование, предпочтения и личные качества. Модель бизнес-процессов  строится для того, чтобы эти люди могли эффективно обмениваться знаниями и совместно принимать решения  по ходу создания системы. Модель является языком общения между сторонами, участвующими в создании системы  автоматизации, — заказчиками, экспертами, архитекторами и т. д. Она должна быть организована таким образом, чтобы  каждая сторона, воспринимающая моделируемую систему с собственной точки  зрения, могла эффективно вносить  свой вклад в общее понимание  предметной области.

Процесс создания автоматизированной системы часто оказывается итеративным, поэтому модель должна допускать  последовательные уточнения. В идеале модель должна строиться таким образом, чтобы при ее детализации не изменялись ранее построенные более общие элементы модели, а только добавлялись бы новые [2].

Модель должна быть устойчива к  изменениям предметной области. Это  значит, что она должна быть организована таким образом, чтобы при изменениях предметной области изменялся только некоторый минимально необходимый  набор элементов модели. Более  того, модель сама должна быть инструментом реорганизации бизнес-процессов  в рамках создания системы автоматизации.

Необходимо учитывать важные характеристики моделирования бизнес-процессов. В частности, к преимуществам моделирования бизнес-процессов относят: повышение качества и скорости производства продукции с одновременным снижением издержек; рост профессионализма сотрудников; повышение конкурентоспособности компании. Недостатки, в свою очередь: усиление эксплуатации сотрудников и связанные с этим проблемы социально-психологического характера; необходимость проведения целенаправленной работы по изменению корпоративной культуры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только, как работает предприятие  в целом, как оно взаимодействует  с внешними организациями, заказчиками  и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте.

Моделирование бизнес-процессов организации включает два этапа структурное и детальное.

Под методологией (нотацией) создания модели (описания) бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели.

Основу  многих современных методологий  моделирования бизнес-процессов  составила методология SADT (Structured Analysis and Design Technique – метод структурного анализа и проектирования) и алгоритмические  языки, применяемые для разработки программного обеспечения. С помощью  методологии семейства IDEF можно  эффективно отображать и анализировать  модели деятельности широкого спектра  сложных систем в различных разрезах. Система ARIS представляет собой комплекс средств анализа и моделирования  деятельности предприятия. Ее методическую основу составляет совокупность различных  методов моделирования, отражающих разные взгляды на исследуемую систему.

Необходимо учитывать важные характеристики моделирования бизнес-процессов. В частности, к преимуществам моделирования бизнес-процессов относят: повышение качества и скорости производства продукции с одновременным снижением издержек; рост профессионализма сотрудников; повышение конкурентоспособности компании. Недостатки, в свою очередь: усиление эксплуатации сотрудников и связанные с этим проблемы социально-психологического характера; необходимость проведения целенаправленной работы по изменению корпоративной культуры.

 

Библиографический список

 

1. Войнов И. В., Пудовкина С. Г., Телегин А. И. Моделирование экономических систем и процессов. Опыт построения ARIS-моделей: Монография. – Челябинск: Изд. ЮУрГУ, 2002. – 392 с.
2. Волков О. Стандарты и методологии моделирования бизнес-процессов. Режим доступа: http://www.connect.ru/article.asp?id=5710. - Загл. с экрана.
3. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов // М.: Финансы и статистика, 2006. 
4. Менеджмент процессов / Под ред. Й. Беккера, Л. Вилкова, В. Таратухина, М. Кугелера, М. Роземанна; [пер. с нем.]. — М.: Эксмо, 2007. — 384 с. — (Качественный менеджмент).
5. Пинаев Д., Веретенников Д. Моделирование бизнес-процессов: доступно о сложном / Д. Пинаев // 2003.