Министерство образования и науки  Российской Федерации 

                                                                       ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ  И ПРАВА

      Негосударственное образовательное учреждение

                                                                            Высшего профессионального образования    ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

      Специальность: Государственное и муниципальное  управление

      Кафедра «Управления» 

      РЕФЕРАТ

      По  дисциплине:      ИНФОРМАТИКА

      ТЕМА: Назначение электронных таблиц MS Excel и основные функции, выполняемые этими таблицами. 
 
 

      Работу  выполнила: Нагибина Наталья Викторов

        Работу проверил: __________________________     

Нижний  Новгород

2008г

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1.ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ

Маркирование  ячеек

Отмена  операций

Копирование данных

Удаление  данных

Форматирование  чисел

Выравнивание  данных

Установка шрифтов

2.ТАБЛИЧНЫЕ  ВЫЧИСЛЕНИЯ

Ввод  формул

Сложные формулы

Редактирование  формул

Информационные  связи

3.ПОСТРОЕНИЕ  И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ

Построение  диаграмм

4.ФУНКЦИИ

Конструктор функций

Редактирование  функций

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

        История развития программ обработки  электронных таблиц насчитывает  немногим более десяти лет,  но налицо значительный прогресс в области разработки такого программного обеспечения. Программный продукт, претендующий на звание самой мощной и производительной программы обработки электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, действительно намного превзошел прежний уровень возможностей.

       Рассмотрим основные компоненты  Excel 97. Как и раньше, основной программой является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется обработка текстовых и числовых данных. В данной версии программы у этого модуля появилось много интересных функций: контроль допустимости вводимых значений, обнаружение и исправление наиболее распространенных ошибок, вычисление полей в свободных таблицах. Новая панель формул и возможность уменьшить диалоговое окно до раздела поля ввода существенно упрощают ввод и редактирование формул.

      Для создания презентационной  графики используется модуль  диаграмм, который позволяет на  основе числовых значений, обработанных  с помощью вычислительного модуля, строить диаграммы различных  типов. Появились новые типы диаграмм. Теперь рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с исходными данными. Немаловажным является то, что стал возможным предварительный просмотр диаграммы на любом этапе ее создания.

       В Excel 97, как и в предыдущей версии программы, можно создавать макросы и предложения с помощью Visual Basic for Applications ( VBA ). Язык Visual Basic for Applications теперь доступен во всех программах пакета, что позволяет на его основе более гибкие приложения. Одно из главных достоинств этого языка заключается в том, что созданные средствами Excel 97 VBA – макросы можно без особых проблем использовать в других программах фирмы Microsoft.

     Excel 97 располагает мощными средствами коллективной работы, которые ориентированы в первую очередь на совместную работу нескольких приложений пакета в сетевой среде. Высокая степень совместимости приложений, включенных в пакет Microsoft Office 97, обусловлена поддержкой технологии связывания  и внедрения OLE 2.0 . Примером применения этой технологии может служить внедрение Excel – таблиц или PowerPoint – презентаций в документ, созданный средствами Word 97. При использовании этой технологии между объектами устанавливается динамическая связь. Двойной щелчок на объекте, вставленном в документ, приводит к запуску приложения, в котором он был создан.

1. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ

     Все данные таблицы записываются в так  называемые  ячейки, которые находятся  на пересечении строк и столбцов таблицы.  По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel 97  в стандартном   формате,  который  устанавливается  при  запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

     В программе  Excel 97 имеются  контекстные  меню,   которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы.  Эти меню содержат много директив обработки и форматирования  таблиц.  Директивы  форматирования можно также вызвать    на    панели    форматирования    (вторая    строка пиктографического  меню),  щелкнув  мышью  по  соответствующей      пиктограмме.

Маркирование  ячеек.

     Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с  помощью  указателя  ячеек.  Чтобы  перевести указатель  в заданную  ячейку,  нужно  щелкнуть  по  ней  левой кнопкой  мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки  нескольких   ячеек   нужно   щелкнуть   в   начале маркируемой  области (левый верхний угол) и,  удерживая кнопку мыши нажатой,  перемещать манипулятор в конец области  (правый нижний угол).  Чтобы отменить маркировку области, можно просто щелкнуть по   немаркированной   ячейке.   Для   маркирования нескольких  ячеек  с  помощью клавиатуры необходимо установить указатель ячеек в начальную ячейку области, а затем, удерживая клавишу  [Shift]  нажатой,  распространить  маркировку  на всю       область с помощью клавиш управления курсором.

     Одна  строка  или  столбец  таблицы  маркируются щелчком по номеру (адресу),  который расположен в  заголовке  строки  или столбца.  Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно  щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.

. Отмена операций.

     Действие, которое  выполнено  последним,  можно  отменить директивой Undo из меню Edit или комбинацией клавиш [Ctrl-Z].      Операцию отмены  можно также выполнить,  щелкнув мышью по 11-й пиктограмме на панели управления.

Директива отмены    после   выполнения   превращается   в директиву   подтверждения   изменения   Redo.   Выполнив   эту директиву,  можно  снова  ввести в таблицу измененные данные и т.д. Это можно сделать также с помощью клавиатурной комбинации [Ctrl-Z] или щелчка по 11-й пиктограмме.

Предыдущее действие можно повторить -  для  этого  служит директива  Repeat  из  меню  Edit.  Для  повторения последнего действия можно также нажать клавишу [F4] или щелкнуть по  12-й пиктограмме на панели управления.

  Копирование данных.

     Прежде  всего    нужно    промаркировать   группу   ячеек, содержимое которых  должно быть скопировано,  а  затем  вызвать директиву Copy из меню Edit. После этого маркированная область будет заключена в рамку.  Теперь следует установить  указатель мыши в позицию,  куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода [Enter].  Содержимое   маркированной   области      появится   в новом  месте.  Если  область,  в  которую  нужно поместить копию,  тоже маркирована,  то  размеры  обеих  групп должны  быть  одинаковыми,  в  противном  случае  будет выдано сообщение об ошибке.

     В контекстном   меню   правой   кнопки  мыши  также  есть директива   копирования.   Для   копирования    можно    также использовать комбинацию клавиш [Ctrl-C] или 8-ю пиктограмму на панели управления.

Если нужно  удалить  содержимое  группы ячеек  и поместить его  на  новое  место  в  таблице,  то  следует   использовать директиву   Cut  из  меню  Edit.  На  панели  управления  этой директиве  соответствует  7-я  пиктограмма  (ножницы),  а   на       клавиатуре - комбинация клавиш [Ctrl-X].

Удаление  данных.

     Прежде  всего    нужно    промаркировать   группу   ячеек, содержимое  которых   должно   быть   удалено.   Затем   можно воспользоваться одним из способов удаления данных. Для этого в меню Edit  есть  подменю  Clear,  которое  содержит  следующие четыре директивы:

All -  удаляет   содержимое  и  отменяет  формат   ячейки;

Formats  -  отменяет  только  формат  ячейки; 

Contents -  удаляет  только содержимое ячейки;

Notes - удаляет  только  комментарии  к ячейке. 

     Директива удаления Clear Contents  есть также в  меню правой кнопки мыши. С помощью  этой директивы можно удалить только содержимое ячеек. Тот же результат достигается просто нажатием клавиши [Del].  Если Вы случайно удалили нужную информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш  [Ctrl-Z],  которая  отменит директиву удаления.

Форматирование  чисел. 

     Прежде  всего нужно промаркировать ячейки,  в которых надо изменить формат представления чисел.  После этого  можно  либо открыть  правой  кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Format Cells,  либо вызвать директиву Cell  из  меню Format.  В  любом  случае  на  экране появится диалоговое окно       Format Cells.  По умолчанию в верхнем поле  этого  окна  будет выбрана опция Number, которая предназначена для форматирования чисел.  В поле Category  приведены  различные  типы  форматов, которые   выбираются   щелчком   мыши  или  с  помощью  клавиш управления  курсором.  В  поле  Format  Codes:  показаны  коды форматов  выбранного  типа.  В  поле ввода Code:  пользователь может задать код своего  формата  и  запомнить  его  в  списке форматов.  В  нижней  части  окна  Format Cells находится поле просмотра Sample:,  в котором показано,  как  будет  выглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.

     Пиктограмма со   знаком    $    (доллара)    на    панели форматирования управления позволяет  установить формат валюты в заданной  ячейке  (к   числу   добавляется   символ   валюты). Пиктограмма  со знаком %  (процент) на той же панели позволяет установить  формат  процентов  (к  числу  добавляется   символ процентов).

  Выравнивание данных.

     Для выравнивания  содержимого  ячеек  в  программе  Excel можно использовать либо директивы меню,  либо  пиктограммы  на панели  форматирования  (4-я,  5-я,  6-я).  Прежде  всего надо промаркировать  выравниваемые  ячейки.  Далее  можно   открыть контекстное  меню  правой  кнопкой  мыши  и вызвать директиву       Format Cells,  либо вызвать директиву Cell из меню  Format.  В любом случае на экране появится диалоговое окно Format Cells. В верхнем поле этого окна  выберите  опцию Alignment.  После этого в поле  Horizontal  можно  выбрать одну из селекторных кнопок выравнивания: по левому краю (Left), по центру (Center)       и по правому краю (Right). По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа по правому.

     Проще всего  выравнивать данные непосредственно  с помощью пиктограмм на  панели  форматирования.  В  этом  случае  нужно промаркировать  соответствующие  ячейки  и выполнить щелчок по нужной пиктограмме.

Установка шрифтов.

     Прежде  всего надо промаркировать ячейки,  в которых нужно изменить  шрифт.  После  этого  можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и  вызвать  директиву  Format  Cells, либо  вызвать  директиву  Cell из меню Format.  В верхнем поле открывшегося окна Format Cells нужно  выбрать  опцию  Font.  В окне  появится поле Font:,  в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка.  Содержание этого списка  зависит  от установок, сделанных в среде Windows.

     В правом поле Size устанавливается размер (кегль) шрифта. По  умолчанию программа Excel устанавливает размер шрифта в 10 пунктов.  В списке шрифтовых стилей Font Style:  можно выбрать обычный стиль (Regular),  курсив (Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic).  В поле Underline можно выбрать тип  подчеркивания  текста  (одной или двумя линиями).  В поле       Effects расположены  три  опциональные  кнопки,  которые  дают возможность  зачеркнуть  текст (Strikethrough) либо разместить его на месте верхнего (Superscript)  или  нижнего  (Subscript) индексов.

     Пиктограммы на второй панели управления (1-я,  2-я,  3-я) позволяют  задать  шрифтовые стили:  жирное начертание (символ B),  курсив (символ  I),  подчеркивание  (символ  U  с  чертой внизу).

2. ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ

     Возможность использования формул и функций  является одним из важнейших свойств  программы обработки  электронных  таблиц. Это,  в  частности,  позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

     Текст формулы,  которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака  равенства (=), чтобы программа Excel 97 могла отличить  формулу  от  текста.  После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение,  содержащее  аргументы, арифметические операции и функции.

     В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек.  Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).

     Формула может  содержать  ссылки   на   ячейки,   которые расположены  на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла.  Однажды  введенная формула может  быть  в  любое  время модифицирована.    Встроенный    Менеджер    формул   помогает пользователю найти ошибку или неправильную  ссылку  в  большой таблице.

     Кроме этого,  программа  Excel 97 позволяет   работать   со сложными   формулами,   содержащими  несколько  операций.  Для наглядности можно включить текстовый  режим,  тогда  программа Excel 97 будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а  собственно формулу.

  Ввод формул.

     Программа Excel 97 интерпретирует вводимые данные  либо  как текст  (выравнивается  по  левому  краю),  либо  как  числовое значение (выравнивается по правому краю).  Для  ввода  формулы  необходимо  ввести  алгебраическое выражение,  которому должен предшествовать знак равенства (=).

     Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится  число 100, а в ячейке В1 - число 20.  Чтобы  разделить  первое  число  на второе и результат поместить  в ячейку С1,  в ячейку С1 следует  ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать [Enter].

     Ввод  формул   можно   существенно   упростить,  используя маленький  трюк.  После ввода знака  равенства  следует  просто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

Сложные формулы.

Применение сложных  формул продемонстрируем на примере. 

Рис.1. 

     В столбце  С приведенной таблицы  указано время (в часах), затраченное  на выполнение работы,  в  столбце  D  -  стоимость одного  часа  работы,  а  в  столбце  Е - промежуточная сумма, которую надо заплатить за  эту  работу.  В  ячейке  Е16  нужно вычислить  общую  стоимость  всех  работ.  Для этого туда надо записать следующую  формулу:  =Е12+Е13+Е14.  Полученную  сумму       умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на добавленную стоимость, и результат поместите в ячейке Е17: =Е16*0,15.

     Для вычисления    конечной   суммы,   подлежащей   оплате (например,  в ячейке Е19) надо сначала  сложить  промежуточные суммы,  а  затем  результат  умножить на 0,15.  Формула должна иметь вид:  =(Е12+Е13+Е14)*0,15.  Конечно,  можно  было  бы  и просто просуммировать содержимое ячеек Е16 и Е17. Для сложения чисел можно также  использовать  функцию  суммы  SUM(),  тогда       формула будет выглядеть следующим образом: =Sum(E12:E14)*0,15.

Редактирование  формул.

       Чтобы начать   редактировать   содержимое  ячейки,  нужно сначала   промаркировать  эту   ячейку.   На   следующем   шаге необходимо  включить режим редактирования,  нажав клавишу [F2] или выполнив двойной щелчок мышью.  В режиме редактирования  в верхней  части  экрана  (под  строкой  пиктографического меню) активизируется наборная строка,  в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.

 Информационные связи.

     В программе Excel 97 довольно легко ввести ссылку на ячейку,  расположенную  в  другой  таблице.  После  установления  ссылки значения,   находящиеся   в   ячейках,   будут   автоматически  обновляться.

Для обращения  к значению ячейки,  расположенной на другом рабочем листе,  нужно указать имя этого листа вместе с адресом соответствующей ячейки.

3. ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ

     Графические диаграммы  оживляют  сухие  колонки  цифр   в таблице,  поэтому  уже  в  ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм.  В данную версию Excel  включен новый Конструктор диаграмм,  который позволяет создавать диаграммы "презентационного качества".

     Красивая  трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel 97 появился новый  тип  трехмерных  диаграмм  -  так  называемые кольцевые диаграммы,  которые   дополняют   поверхностные   и   сетчатые трехмерные диаграммы седьмой  версии.

     Диаграмму модно  расположить   рядом   с   таблицей   или разместить ее на отдельном рабочем листе.

     Конструктор диаграмм является одним  из  наиболее  мощных средств в программе Excel.  Построение диаграммы с его помощью выполняется  за  несколько  шагов.  Конструктору   указывается исходная область таблицы,  тип диаграммы, используемые надписи и цвета.  На основной панели имеется  пиктограмма  для  вызова Конструктора диаграмм.

Построение  диаграмм.

     Прежде  чем  строить  диаграмму,  необходимо закончить все работы  в  таблице,  включая   ее   форматирование.   Вызовите Конструктор диаграмм (Вставить диаграмму), щелкнув на основной панели по 17-й пиктограмме.

     Конструктор диаграмм    будет    ожидать   информации   о      местонахождении диаграммы,  поэтому указатель мыши приобретает форму  пиктограммы  Конструктора.  Вы должны сделать с помощью указателя  мыши  прямоугольник  на  свободном  месте  рабочего листа, где будет размещена диаграмма. Для этого щелкните левой кнопкой  мыши,  а  затем,   не   отпуская   ее,   отбуксируйте образовавшуюся  после  щелчка  пунктирную  рамке  из  верхнего       левого угла прямоугольной области в правый нижний  угол.  Если диаграмму  нужно  построить на отдельном листе,  то откройте в меню Вставка подменю Диаграмма и выберите в нем  директиву  На отдельном листе.

     После этого  Конструктор  открывает  диалоговое  окно,  в котором  за  пять шагов нужно построить диаграмму.  Но сначала нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе которой   строится   диаграмма.   Для  этого  на  первом  шаге промаркируйте мышью свою таблицу,  включая заголовки  строк  и столбцов.

Чтобы выполнить  два следующих шага, щелкните по командной кнопке  Далее  и  выберите  из  предложенных образцов тип и вид диаграммы  соответственно.  На  четвертом   шаге   Конструктор предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На последнем (пятом) шаге остается только задать  имя  диаграммы,  ее  легенду  (т.е.  соответствие  между  столбцами диаграммы и табличными данными),  а  также  указать   надписи   на   осях       диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке Готово, и диаграмма появится в указанной области рабочего листа.

4. ФУНКЦИИ

     Для выполнения   табличных   вычислений   нужны  формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются  очень часто,   то  программа  Excel  предлагает  более  200  заранее запрограммированных формул, которые называются функциями.

     Все функции  разделены  по  категориям,  чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на   всех   этапах  работы  правильно  применять  функции.  Он позволяет построить и вычислить  большинство  функций  за  несколько шагов.

     В программе  имеется  упорядоченный  по  алфавиту  полный список всех функций, в котором можно легко  найти функцию, если известно ее имя;  в противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень незначительно, поэтому  при  поиске  по  категориям  полезно  воспользоваться краткими  описаниями  функций,  которые предлагает Конструктор функций.  Функция  оперирует   некоторыми   данными,   которые       называются  ее  аргументами.  Аргумент  функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек.  Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.

Конструктор функций

     Промаркируйте ту   ячейку,  в  которой  должен  появиться результат  вычислений.  Затем  щелчком  по  16-й   пиктограмме Конструктора  функций (со значком fx) откройте диалоговое окно Конструктора.

     В левом поле этого окна перечислены  категории функций,  а в правом - функции,  соответствующие выбранной категории.  Для того  чтобы  увидеть  все  функции,  следует щелкнуть мышью по опции Полный алфавитный перечень в поле категорий и подтвердить выбор нажатием Ок.

     Щелкните  мышью  по  названию  нужной  Вам функции,  тогда название функции появится в отдельной строке вместе с  кратким описанием  этой функции.  Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество. 

     На  втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции.  Конструктор различает  аргументы,  которые должны     учитываться     обязательно,    и    необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо   ввести   его   адрес   с  клавиатуры,  либо  в  таблице промаркировать  область,  где  он  расположен.   Тогда   адрес аргумента  функции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора.

     При работе  с  Конструктором  всегда  можно  вернуться  к первому  шагу,  щелкнув по командной  кнопке  Назад,  и  выбрать другую  функцию.  Если  все  аргументы  функции  были  указаны правильно,  в  поле Значение появляется  результат вычисления  этой  функции,  который  будет  помещен в таблицу. Щелкните  по  командной  кнопке  Ок,  чтобы  закрыть  окно   Конструктора функций.

     После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений,  но  ячейка  останется  маркированной.  В наборной строке   можно   увидеть   выбранную    функцию    вместе    с соответствующими аргументами.

Редактирование  функций

     Щелкните  мышью  по ячейке,  где находится  функция.  Затем щелчком по пиктограмме Конструктор функций откройте диалоговое окно В этом  окне  дается  название  функции,  приводится   ее краткое описание и перечисляются ее аргументы.  Для того чтобы изменить содержимое поля,  где  находятся  аргументы,  следует либо непосредственно внести новые адреса,  либо промаркировать соответствующую группу ячеек.  После окончания  редактирования следует щелкнуть по командной кнопке Ок.

После щелчка по ячейке, где находится функция, в  наборной строке появится текст функции, содержащей значения аргументов. Поэтому  редактирование  можно  выполнить  непосредственно   в наборной  строке,  не  обращаясь  к Конструктору функций.  Для этого нужно щелкнуть мышью в той позиции наборной строки,  где    необходимо  исправить  ошибку.  Слева  от  строки появятся три командные кнопки (со значком X, "галочкой" и fx).

    В той   позиции,   где   был  выполнен  щелчок,  появится мерцающий  текстовый курсор. С этой позиции можно вводить новые символы  с  клавиатуры.  Щелчок  по  пиктограмме  с  крестиком отменяет  все  произведенные  изменения,  так  что  содержимое ячейки   остается  без  изменения.  Щелчок  по  пиктограмме  с "галочкой" подтверждает изменение, и в ячейке появляется новое значение.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Microsoft Excel 97 – одна из программ электронных таблиц. К другим популярным программам электронных таблиц следует отнести Lotus 1-2-3 и Quattro фирмы Corel.

      Существует  ещё много-много других программ, одни приходят, другие уходят, но эти три остаются самыми популярными.

      Программа электронных таблиц – это интерактивная среда, позволяющая работать с числами и текстом, расположенными в табличных ячейках.

      Excel может создавать графические изображения и диаграммы, пользуясь числами, записанными в рабочий лист, а также использовать информацию баз данных, записанную в формате записей и полей.

      Файлы Excel называют рабочими книгами, каждая из которых может содержать столько листов, сколько позволяет ей отведённая память. Все листы скреплены, как страницы в записной книжке. Наиболее часто вы будете работать с листами следующих типов : рабочие листы (стандартный лист электронной таблицы) и листы диаграмм (специальный лист с диаграммой).