Нормативное регулирование материалов

Учет  материалов в организациях промышленности и  заполнение карточки складского учета, накладной  на внутреннее перемещение  материалов, материального  отчета

Основные  положения законодательства по учету материалов

  В деятельности практически всех субъектов хозяйствования возникает необходимость организации складского учета товарно-материальных ценностей. При этом требуется обеспечить своевременность и достоверность такого учета.

  Согласно  ст. 6 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности"^* (далее – Закон) ведение бухгалтерского учета в организации осуществляется согласно учетной политике организации, сформированной в соответствии с законодательством Республики Беларусь и утвержденной решением руководителя организации. Организации, руководствуясь нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету и отчетности, самостоятельно формируют свою учетную политику исходя из их структуры, отраслевых и иных особенностей хозяйственной деятельности.

  Организация должна обеспечить обособленный учет активов, находящихся в собственности (хозяйственном ведении, оперативном управлении) организации, и активов иных организаций и имущества физических лиц (ст. 8 Закона). Все хозяйственные операции должны регистрироваться на счетах бухгалтерского учета своевременно.

  Хозяйственные операции фиксируются в бухгалтерском  учете на дату их совершения и отражаются в бухгалтерской отчетности в  тех периодах, к которым они  относятся, независимо от времени проведения денежных или неденежных расчетов, связанных с этими операциями (допущение временной определенности хозяйственных операций).

  Факт  совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

  Согласно  ст. 9 Закона первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Минфином РБ (для Нацбанка, банков – Нацбанком РБ), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров РБ, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики.

  В настоящее время некоторые министерства утвердили свои, ведомственные формы первичных учетных документов. Единый же документ, которым были бы утверждены типовые формы первичных учетных документов для всех отраслей и видов экономической деятельности, пока отсутствует.

  Субъекты  хозяйствования, не имеющие ведомственной подчиненности, но осуществляющие определенный вид деятельности, при организации первичного учета могут использовать формы первичных учетных документов, утвержденные для той отрасли, к которой они относятся исходя из осуществляемого ими вида деятельности.

  Альбом  унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и материалов для организаций Министерства промышленности Республики Беларусь (далее – Альбом) утвержден постановлением Минпрома РБ от 29.12.2004 № 21 (далее – постановление № 21). Этим же постановлением утверждена и Инструкция о порядке применения и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и материалов для организаций Министерства промышленности Республики Беларусь (далее – Инструкция № 21).

  Инструкция № 21 распространяется на организации Минпрома РБ. Организации, не входящие в систему Минпрома, на основании форм, утвержденных постановлением № 21, и руководствуясь положениями ст. 9 Закона, могут разработать и утвердить свои формы документов, учитывающие специфику осуществляемой деятельности.

  Согласно  ст. 9 Закона первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, – непосредственно после ее совершения.

  Особое  внимание следует обратить на то, что в первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных.

  Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры.

  Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организации в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты.

  Статья 9 Закона также требует, чтобы перечень лиц, которым предоставлено в организации право подписи первичных учетных документов, был согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

  Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, должны обеспечивать своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

  Кроме Закона при учете товарно-материальных ценностей необходимо руководствоваться Инструкцией о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 17.07.2007 № 114^* (далее – Инструкция № 114), которая вступила в силу с 1 января 2008 г. Данная Инструкция устанавливает порядок бухгалтерского учета сырья и материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, топлива, тары и тарных материалов, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, специальной оснастки и специальной одежды (далее – материалы) организаций.

  В п. 3 Инструкции № 114 изложены следующие основные требования, предъявляемые к учету материалов:

  – сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия материалов;

  – учет количества и оценка материалов;

  – оперативность (своевременность) учета  материалов;

  – соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);

  – соответствие данных складского учета  и оперативного учета движения материалов в подразделениях организации данным бухгалтерского учета.

Порядок заполнения некоторых документов по первичному учету материалов

  Рассмотрим  заполнение некоторых форм первичной  учетной документации по учету материалов, утвержденных для организаций, входящих в систему Минпрома РБ.

  Для целей Инструкции № 21 к материалам относятся сырье и материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали, топливо, тара и тарные материалы, запасные части, прочие материалы, строительные материалы, инвентарь и хозяйственные принадлежности, специальная оснастка и специальная одежда, оборудование к установке, товары, готовая продукция.

  Первичные учетные документы в организации принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в Альбоме. Исходя из конкретных условий деятельности организация может применять самостоятельно разработанные и утвержденные формы первичных учетных документов. Однако также первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  наименование, номер документа, дату и место его составления;

  содержание  и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

  должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

  В зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

  Аналогичные требования к первичным учетным  документам предусмотрены ст. 9 Закона.

Заполнение  карточки складского учета формы М-12п

  Для учета движения материалов на складе применяются карточки складского учета формы М-12п^*. Карточка указанной формы применяется для учета движения материалов по каждому сорту, виду и размеру, номенклатурному номеру. Карточка складского учета заполняется работником склада, являющимся материально ответственным лицом.

  Карточки  складского учета открываются на календарный год. Открытие карточек производит подразделение организации, осуществляющее снабженческо-сбытовые функции.

  Записи  в карточку складского учета производятся на основании первичных приходных и расходных документов в день совершения операции.

  После полного заполнения карточки складского учета для последующих записей движения материалов открывается второй лист и последующие листы той же карточки, которые нумеруются и брошюруются (скрепляются).

  Второй  и последующие листы карточки складского учета визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

  В карточках складского учета каждая операция, отраженная в первичном учетном документе, записывается отдельно. Если в один день совершается несколько однородных операций (например, отпуск материала осуществлялся три раза в день по различным документам), то на расход материала можно сделать одну запись с отражением общего количества отпущенного по этим документам материала. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех документов или составляется их реестр.

  В конце месяца в карточках складского учета выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

  Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.

  В случае когда материал поступает  в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то его оприходование и отпуск отражаются в первичных учетных документах и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем (в скобках) – количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

  Если  отражать движения такого материала  одновременно в двух единицах измерения  затруднительно, возможен перевод материала  в другую единицу измерения с составлением акта перевода представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистами других отделов (если это необходимо) и заведующим складом. В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество материала в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. В карточке складского учета материал приходуется в единице измерения поставщика, а также в другой (новой) единице измерения со ссылкой на акт перевода.

  Если  в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято в организации (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в данной организации.

  Отпуск  материалов со складов (кладовых) подразделения  организации на производство может  оформляться путем записи в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются. Лимит отпуска указывается в самой карточке. Получатель расписывается в получении материалов в карточке складского учета. В карточке складского учета указывается шифр или наименование заказа (затрат).

  При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета  является регистром аналитического учета и первичным учетным документом.

  Карточки  складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при автоматизированной обработке информации – на машинном носителе. При регистрации на карточке складского учета ставится номер карточки и подпись работника бухгалтерской службы.

  Карточки  складского учета выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре.

  В полученных карточках складского учета  заведующий складом (кладовщик) заполняет  реквизиты, характеризующие места  хранения материалов (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

  Карточки  складского учета хранятся на складе у материально ответственного лица.

  Учет  движения материалов (приход, расход, остаток) на складе (в кладовой) ведется материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.

  Правильность  отражения остатка материалов в карточках складского учета подтверждается подписью бухгалтера в графе "Контроль".

  По  истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на  
1 января года, следующего за отчетным, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются. В закрытой карточке делается отметка, к примеру: "Остаток перенесен в карточку 2009 года № 25". Закрытые карточки брошюруются и сдаются в архив организации.

  По  указанию руководителя подразделения, осуществляющего снабженческо-сбытовые функции, и с разрешения главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. При необходимости новые карточки складского учета могут закрываться и открываться в середине года.

  При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается  на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты формы М-19п.

  При автоматизации учета движения материалов формы первичной учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на машинных носителях информации.

  Применение  организациями программных продуктов  по учету материалов должно обеспечить получение необходимой информации на бумажных носителях, включая показатели, содержащиеся в регистрах бухгалтерского учета, внутренней отчетности организации и других документах.

  Рассмотрим  пример заполнения карточки складского учета:

  Форма М-12п 

  Таблица 1

Наименование материала сталь листовая 1 мм                           

  Таблица 2

  <×××>

Заполнение  накладной на внутреннее перемещение материалов формы М-13п

  Для оформления отпуска материалов (их отдельных групп, видов, наименований) своим подразделениям в том случае, когда не указывается наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, используется накладная на внутреннее перемещение материалов формы М-13п^*. Накладная на внутренне перемещение может применяться и в случаях, когда:

  продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;

  осуществляется  возврат материалов подразделениями организации на склад или в цеховую кладовую;

  производится  сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;

  осуществляется  сдача материалов, полученных от ликвидации основных средств.

  Операции  по передаче материалов из одного подразделения организации в другое также оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов.

  Накладная на внутреннее перемещение материалов выписывается в двух экземплярах. Оригинал накладной на внутреннее перемещение материалов остается на складе как основание для отпуска материалов, а ее копия передается получателю материалов.

  В заполненном виде накладная формы  М-13п может выглядеть следующим  образом:  

  Форма М-13п 

НАКЛАДНАЯ  
на внутреннее перемещение материалов

  Таблица 1

  Таблица 2

  <×××>

Заполнение  материального отчета формы М-19п 

  ^*По окончании месяца материально ответственным лицом подразделения составляется материальный отчет по форме М-19п^*. При большой номенклатуре материалов и (или) больших оборотах при необходимости можно использовать вкладные листы к форме М-19п. Вкладные листы представляют собой раздел "Информация о движении" (графы 1–21) материального отчета.

  В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц (в т.ч. по объектам) и остаток материалов на конец месяца. Таким образом, в месячных материальных отчетах отражается информация о движении материалов (приходе или расходе) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

  В месячных материальных отчетах указывается также стоимость (по приходу, расходу и остаткам) материалов. Стоимость материалов заполняется бухгалтерской службой организации или заведующим складом (кладовщиком).

  В установленные в организации  сроки месячные материальные отчеты с приложением всех первичных учетных документов представляются в бухгалтерскую службу (под роспись). Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

  Ниже  приведен пример оформления материального отчета формы М-19п:

  Форма М-19п