Нормативные базы делопроизодства

Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:

- законодательные и правовые  акты РФ; 
- государственные и отраслевые стандарты; 
- нормативные документы; 
- государственные и отраслевые классификаторы; 
- Государственная система документационного обеспечения управле-ния (ГСДОУ); 
- инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.

К законодательным и правовым актам  в сфере информации и документации относятся:

- законы РФ; 
- указы и распоряжения Президента; 
- постановления и распоряжения Правительства; 
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) – как общественного, так и ведомственного характера; 
- правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства; 
- правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Эти документы имеют высший приоритет  и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов.

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных  технологиях и о защите информации». 
- Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государствен-ном языке Российской Федерации». 
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 
- Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне». 
- Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». 
- Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве». 
- Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». 
- Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об «Информационно-справочной системе архивной отрасли». 
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». 
- Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса «официальной базы данных Федеральной архивной службы России».

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической  силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой  образец, которому должны соответствовать  документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.

В соответствии с законом «О стандартизации»  государственные стандарты принимает  Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства:

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 
- ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи». 
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 
- ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения».

История появления специальности  и ее развитие

Документ  и документирование фактов и событий  в истории российского государства. Состав должностных лиц (служилых людей) в приказной системе учреждений XV-XVII вв. Штатный состав и должностные  обязанности чиновников в канцеляриях  коллегий XVIII в. Штатный состав и  должностные обязанности канцелярских служащих в министерской системе  управления в XIX – начале XX вв.

Службы  делопроизводства в советский период. Внедрение принципов НОТ в  сферу управления. Организация делопроизводства в 1920-1960-е годы. Постановка задачи совершенствования  управленческого труда в 1950-е  гг. Утверждение в 1988 г. Государственной  системы документационного обеспечения  управления (ГСДОУ). Совершенствование  стандартизации делопроизводства и  архивного дела в СССР и Российской Федерации. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСОРД. Требования к оформлению документов». Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. Федерального закона от 04.12.2006 № 202-ФЗ). Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 69-ФЗ. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Развитие  делопроизводства в государственных  учреждениях Республики Башкортостан.

Современное государственное регулирование  делопроизводства. Увеличение потребности  в специалистах по ДОУ в условиях внедрения автоматизированных систем управления. Открытие специальности  в вузах страны.

«История появления специальности и ее развитие»

Система государственного делопроизводства в России начинает складываться в  период формирования русского централизованного  государства, с середины XV в. По мере превращения Московского княжества  в царство в нем усложнялись  административные задачи и отдельные  части управления.

Практика личных поручений (приказов) великого князя Московского, а затем Московского царя ближайшему окружению – князьям и боярам – по разрешению отдельных вопросов государственного управления породила создание системы специальных органов управления с самостоятельными функциями и со своей служилой бюрократией, бравшей на себя всю полноту оформления дел, и получившей в исторической науке название приказной системы управления[20].

Во главе этой системы стояла Боярская Дума[21]. В состав думских чинов входили: бояре (советники) – первый думный чин, окольничие – второй думный чин казначеи, печатники, думские дворяне и думские дьяки. Последние обычно выступали докладчиками на заседаниях Боярской Думы по делам приказов, они же давали справки и представляли мнения для формулировки думских приговоров. От каждого приказа в состав Думы входило по одному человеку, исключение составлял лишь важнейший Посольский приказ, от которого в Боярской думе заседало три представителя[22]. Общее количество московских приказов, существовавших на Руси в разные царствования, колебалось от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов Боярской Думы. В его ведении состояли дьяки – от трех до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых» (старших), «середних» и «молодых» (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в «столы», или повытья, – структурные подразделения приказов, причем деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу[23].

На местах, в уездах (их насчитывалось  до 150) челобитные рассматривали в  приказных избах городовой воевода  с дьяком. Итогом воеводского рассмотрения был приговор, в котором излагались содержание просьбы или жалобы, аргументы  ответной стороны и окончательное  решение. Но воевода мог разрешить  только частные вопросы. Часто по спорным делам из Москвы на место  посылали служилого человека, который  разбирал дело на месте, а решение  принимали в Москве.

По повелению царя в приказах либо сразу готовилось решение («отпуск»), если соответствующий приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение – рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. В соответствии с пометой приказного дьяка подьячие готовили выписи из писцовых[24], переписных[25] или иных книг, царских указов и приговоров Боярской Думы по поданным вопросам. Затем готовилась записка с изложением вопроса. Решение оформлялось приговором, который направлялся в соответствующий стол приказа. На основании приговора челобитчику выдавали грамоту или выпись из книг, а воеводе посылали память.

Нередко требовались дополнительные сведения, которые собирались путем  запросов (памятей) в разные приказы. Переписка с другими приказами  велась без соблюдения особых формальностей  короткими записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа. После сбора всех сведений выносилось решение, и изготовлялась жалованная грамота. Дьяк «чернил» (исправлял) подготовленный документ (грамоту), младший подьячий переписывал его набело, старший подьячий «справлял» (сверял) беловик с черновиком, удостоверял («справлял») его своей подписью – «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Затем подготовленная грамота или акт регистрировались в книгах приказа путем внесения краткой записи о содержании документа. К акту или грамоте прикладывалась государственная печать.

Подготовкой дел к рассмотрению («докладу») занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект решения по челобитной. Роль докладчика по делу принадлежала дьяку соответствующего приказа, а решение вопроса – думным дьякам. Решение по челобитной принималось после обсуждения в Боярской Думе. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. Руководители приказов – приказные судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, – не ставили своих подписей на документах по челобитным. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: «а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам... руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки». Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.

В делопроизводстве московских приказов использовался весьма специфический  способ оформления окончательного документа  по челобитной – столбец (столп, столпик) – свиток из подклеенных друг к другу листов бумаги. Составные части столпа назывались «поставами» Такое же название получили и сами места склейки листов.. Дьяк приказа «приписывал» (подписывал) документ на каждой склейке на всю ее ширину, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога. Столбец фактически являлся не одним документом, а включал всю совокупность документов дела по челобитной, т. е. имел по существу характер «дела», последовательно отражавшего все «производство» по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной), включая все промежуточные документы (справки, выписи из приказных книг) и заканчивая документом, содержавшим окончательное решение. Листы в столбцах не нумеровались. Текст писался только с одной стороны листа бумаги, оборотная использовалась лишь для проставления каких-либо помет. Такие челобитные документы хранились свернутыми в свиток или рулон[26]. Наряду со столбцовой существовала и тетрадная форма делопроизводства. Тетради, обычно состоявшие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги, в которых использовались обе стороны листа, а сами листы нумеровались. Известно огромное количество разновидностей приказных книг – более трехсот (боярские книги, приходно-расходные книги денежной казны, писцовые, переписные, отказные, отдельные, дозорные и др.)[27].

Боярская дума стояла на страже иерархии ведомств, чинов и документов в  государстве. В ее компетенцию входило  выдавать жалованные и указные грамоты  высшему духовенству, боярству и  дворянству на владение вотчинами, селами, угодьями и промыслами. Заключительными  документами заседания Боярской Думы были указы царя и приговоры  Боярской думы. Тексты этих документов начинались со слов: «Царь, государь, великий  князь указал», «по Государеву указу  и боярскому приговору» или «Великий государь, сей доклад слушав, указал, и бояре приговорили» (с некоторыми изменениями эта форма начала текста царских указов просуществовала свыше ста лет). Таким образом, появлялось царское решение, за которыми следовало изложение самого приговора, помечаемое думным дьяком.

По законам того времени всякое обращение в правительственные  органы адресовалось на имя царя-самодержца. Челобитные либо представляли собой документ судебной (юридической) практики, либо являлись документами, на основе которых верховная власть принимала определенное решение и издавала соответствующий официальный акт (указ), выдала жалованную, льготную или какую-нибудь другую грамоту, давала указание «подписать» челобитную, т. е. сделать на ней имеющую силу указа помету о принятом по челобитной решении или же официально регистрировала чье-то заявление о чрезвычайном событии (побеге, чьей либо неожиданной смерти, недостойном поведении, угрозе убийством или пожаром и т. п.), тем самым, снимая с заявителя вину за возможные последствия происшедшее или предупреждая возможность преступления (явочная челобитная).

Текст челобитных имел определенную структуру, сложившуюся в течение  нескольких веков, и на основании  традиций и обычаев документирования того времени. Верх листа именовался «головой», а площадь под текстом  «исподом». В этой части письма размещались  отдельные реквизиты документа. Тексты лицевой и оборотной стороны  имели четкие различия. На оборотной  стороне отмечались пометы, а адресат  писался на лицевой. В начале указывался полный царский титул (титло), далее обозначался автор челобитья и перечислялись заслуги челобитчика. В заголовочной части челобитья слова «бьет (бьют) челом» (или «бьет челом и извещает», «бьет челом и являет») всегда располагались между адресатом (царским титулом) и сведениями о челобитчике. Словосочетание «бить челом» имело неоднозначное значение: либо обращаться с низким поклоном, с почтением, либо жаловаться, предъявлять иск.

Важным элементом заголовка  в челобитных являлись сведения о  челобитчике: его имя (обычно в унижительно-пренебрежительной форме – «полуимя», как говорили в то время), отчество (или наименование по отцу) и фамилия или прозвище. Эти сведения о челобитчике всегда сопровождались формулами, выражающими вассальные отношения, и были строго регламентированы. При этом, обращаясь к царю знатные и служилые люди разных сословий писались холопами («бьет челом холоп твой (ваш)»)[28]; не состоящие на царской службе посадские люди и крестьяне – сирота твой (ваш); женщины в зависимости от отношения к сословию – раба (сирота) твоя (ваша); священнослужители всех рангов – богомолец твой (ваш); монахини – богомолица твоя (ваша).

Со времени царствования Петра I делопроизводство в России существенно изменяется и рационализируется. Большое влияние на порядок оформление документов оказали меры, предпринятые Петром I по коренному переустройству принципов делопроизводства, начавшиеся в период 1699 – 1702 гг. с введения гербовой бумаги и замены оформления документов на столбцах тетрадями. Указом царя от 12 окт. 1699 г. предписывалось челобитные писать только на гербовой бумаге[29]. Изготовление и продажа этой бумаги была возложена на Оружейную палату. Гербовая бумага различалась по стоимости, что отражалось в размерах клейма с изображением государственного герба и указанием под клеймом стоимости бумаги, С 1719 г. на гербовой бумаге стали проставлять год. Гербовые сборы принесли ощутимую пользу казне, а также регламентировали форму и размеры челобитных и других документов.

Другим важным мероприятием, повлиявшим на изменение формы челобитных, стала  постепенная замена столбцовой формы делопроизводства тетрадной, продолжавшаяся с 1700 по 1720 гг. Экономичность тетрадной формы делопроизводства по сравнению со столбцовой явилась главной причиной отмены Петром I с 12 июня 1700 г. столбцов и введения тетрадной формы документирования деятельности центральных и провинциальных учреждений.

В 1708 – 1711 гг. Петр I предпринял реформу  русской письменности, устранив надстрочные  знаки, упразднив несколько букв и узаконив другое (приближенное к  латинским шрифтам того времени) начертание оставшихся — так называемый гражданский шрифт, взамен церковнославянского, что значительно упростило составление  официальных документов, в том  числе и челобитных.

Следующим шагом по дальнейшему  регламентированию делопроизводства, стала создание в 1720 г. главного письменного  устава, регулировавшим деятельность возникших на месте приказов новых  органов – коллегий – Генерального Регламента.

Согласно Генеральному Регламенту, коллегия состояла из присутствия и  канцелярии. В состав присутствия  входили президент канцелярии, вице-президент, советники, асессоры. В регламенте подробно описывались обязанности всех должностных  лиц. Делопроизводством в коллегии ведала канцелярия, состоящая из секретаря, нотариуса, переводчика, актуариуса, регистратора, канцеляристов и копиистов. Генеральный  регламент подробно описывал обязанности  членов канцелярии, причём каждой должности  уделялась отдельная глава. Канцелярия возглавлялась секретарем, который  руководил всем делопроизводством  в коллегии. Секретарь докладывал суть дела в присутствии, распределял  делопроизводственные документы. Нотариус вел протоколы заседаний коллегии. Актуариус собирал корреспонденцию, приходящую в канцелярию. Регистратор  «…письма собирал и по пакетам  раскладывал и потом велел  набело переписывать сочинение всех указов и писем помесячно и  весь год…», получаемых и отправляемых коллегией. Для этого он вел журнал, в который должен был «…по алфавиту, числу и месяцу, вкратце выписать содержание каждого дела и имя, и  тому принадлежащих их особ, и место куда дело послано…», а также вел регистратуру – четыре записные книги, носившие буквы A, B, C, D, в которых указывалась вся входящая и исходящая корреспонденция. Низшими по должности работниками канцелярии были канцеляристы и копиисты. Канцеляристы изготавливали дипломы, патенты и другие виды второстепенной документации, которые надлежало подавать секретарю для утверждения.

К распорядительным документам в Генеральном  регламенте относится «рескрипт», вытеснивший  жалованную грамоту и имеющий  значение распоряжения царя, указа  или грамоты, употребляемой для  сношения с другими государствами  или инструкции. Обилие появившейся  новой документации говорит о  существенном усложнении процесса делопроизводства в XVIII веке. Генеральный регламент  регулировал применение некоторых  появившихся видов документов. Большое  внимание в Генеральном регламенте уделяется такому виду документа, как  протокол, возникшему в связи с  созданием Петром I учреждений, основанных на коллегиальных принципах управления. Генеральный регламент: 1) отразил в себе всю систему коллежского делопроизводства, 2) регламентировал обязанности всех членов коллегии от Президента до копииста, 3) явился основой для последующего развития делопроизводства, в нём рассматривались такие виды работы с документами, как приём, регистрацию, учёт и контроль за документацией, 4) сочинение новых форм документов (были приведены общие принципы протоколирования, характерные для коллежского способа делопроизводства, 5) определены должностные обязанности членов канцелярии: секретаря, нотариуса, актуариуса, регистратора.

Генеральный регламент явился следствием реформы центрального управления, проведённой  Петром I в целях централизации  государственного аппарата, наиболее чётко и ясно показав основные положения коллежского делопроизводства, многие принципы которых (учет и контроль за входящей и исходящей документацией, ведение протоколов и т. д.) оставались действенными до 1917 года, и основы которых  сохраняются и до наших дней.

Свой вклад в развитие системы  управления внесла Екатерина II. В 1775 г. особая комиссия под руководством Екатерины II разработала пространный законодательный  акт – Манифест «Учреждение для  управления губерний Всероссийской  империи». В соответствии с данным указом функции всех учреждений и  должностных лиц были разделены  на три основные группы: административно-полицейские, финансово-хозяйственные и судебные. Первая группа была представлена в  губернии губернатором, губернским правлением и приказом общественного призрения. Административным начальником каждой губернии был губернатор, который  управлял губернией с помощью  коллегиального учреждения – губернского  правления; губернатор был его председателем, а два советника – членами. Губернское правление становилось  основным административным учреждением  губернии, в котором важную роль играла канцелярия.

XVIII век в развитии делопроизводства  характеризовался усилением законодательной  регламентации всех сторон деятельности  канцелярии и учреждения в  целом, формированием и закреплением  общих административных начал  деятельности учреждений и, прежде  всего, бюрократического начала.

В начале ХIХ в. старая петровская административная система коллегий – центральных учреждений управления в России, – окончательно показала свою отсталость и неэффективность. Екатерина II, создав порядок местной администрации и суда, оставила незавершенным центральное управление государством. В первые годы царствования Александра I, его указом от 8 сент. 1802 г. коллегии по французской модели Наполеона I были преобразованы в восемь министерств, с их последующей реорганизацией в июне 1811 г. в связи с изданием нового Манифеста «Общего учреждения министерств». Главным отличием от предыдущей системы коллегиального управления стал принцип единоначалия в административной деятельности министров. Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений – директорам департаментов, столоначальники – начальникам отделений.

Канцелярия министра по своей структуре  была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов  имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников – журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и  количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в  ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или  столы с соответствующим штатом служащих.

Манифестом Александра I «Общее учреждение министерств» вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку «сношений» (служебной переписке) министерств с другими учреждениями. Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XV в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном понимании этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: «производство дела» – это решение какого-то конфликта, управленческой задачи, т. е. дела. Поскольку всякое окончательное решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».

Содержание Манифеста Александра I «Общее учреждение министерств» свидетельствует  о достаточно четком различии двух аспектов делопроизводственной деятельности:

1) формы документов, по которым  совершается делопроизводство (для  обозначения этой деятельности  в XX в. широко употреблялся  самостоятельный термин – «письмоводство»);

2) движение документов и дел  (порядок «течения дел»), понимая  вместе с тем, что в практической  деятельности канцелярии они  тесно взаимодействуют.

Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения  дел, или «производства дел» (используя  современную терминологию, – процесс  принятия управленческих решений). Именно это осознание «вторичности» делопроизводства по отношению к «производству дел» (принятию решений) пронизывает и Манифест Александра I «Общее учреждение министерств» и все последующие законодательные акты, принимавшиеся с целью регламентации делопроизводства на протяжении всего XIX и начала XX вв. В силу этого регламентация министерского делопроизводства в Манифесте Александра I «Общее учреждение министерств» давалась как «образ» (порядок) производства дел, включающий порядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчетность в делах. На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система  министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более  гибких форм делопроизводства и его  ускорения. Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки – телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения. В конце XIX – начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении. Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов – рапорт, предписание, отношение.

После Октябрьской социалистической революции, 26 окт. 1917 г. II Всероссийский  съезд Советов утвердил текст  обращения «Рабочим, солдатам и крестьянам». В этом документе указывалось: «Съезд постановляет: вся власть на местах переходит к Советам рабочих, солдатских и крестьянских депутатов...»[30]. Этим постановлением действие всех государственных ведомств и законодательных актов Российской империи и Временного правительства было прекращено. Вместо них вводились новые учреждения и нормативные акты, утвержденные советской властью. Отменялись сословия, чины и звания.

Центральные органы советского государства вели настойчивую работу по оптимизации в сфере управления, что закреплялось нормативными документами  и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами НОТ и  делопроизводства.

Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ СССР создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб  в партийном и государственном  аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных  категорий управленческих работников. В середине 20-х гг. дополнительно  создаются две новые крупные  организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ).

Важным этапом в развитии проблем  делопроизводства можно считать  подготовленный ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован  передовой практический опыт, накопленный  к этому времени различными ведомствами  и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила  документации и документооборота»  в качестве типовых и единых для  всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В "Общих  правилах документации и документооборота»  определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в данном документе можно сравнить с содержанием  современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки  корреспонденции, и указывалась  методика выполнения каждой операции.

В советский период развивались  и системы специальной документации.

В системе планового ведения  хозяйства был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль. Была образована Государственная  общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), решавшая задачу выработки общехозяйственного плана с учетом перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме. В конце 20-х гг. появляются планы комплексного развития народного хозяйства СССР на пятилетний срок – советские пятилетки. Первый такой план разработан и принят в 1928 г. В соответствии с утвержденными пятилетними планами предприятия и организации составляли свои планы с разбивкой по годам. Они представляли собой развернутую программу производственно-финансовой деятельности.