Обмен данными между приложениями Microsoft Office

НИ МГУ  им.Н.П.Огарёва 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

На тему:

« Обмен  данными с другими приложениями Microsoft Office». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Саранск 2010 
 
 
 
 

Содержание 
 
 

Введение……………………………………………………………………………..3 

Глава 1. Способы  обмена данными………………………………………………..4

1.1. статическое копирование и перемещение данных…………………………...4

1.2.Связывание данных……………………………………………………………..6

1.3. Внедрение данных………………………………………………………………7 

Глава 2. Обмен данными между приложениями Microsoft Office……………….8

2.1. Обмен данными (копирование, импорт и экспорт) между приложениями Excel и Access………………………………………………………………………..8

2.2. Копирование данных или диаграмм Excel в PowerPoint.................................14 

Заключение………………………………………………………………………….18 

Приложения………………………………………………………………………….19 

Список использованной литературы………………………………………………22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

_С

истема Microsoft Office 2007 превратилась из набора отдельных  продуктов, повышающих индивидуальную производительность труда, в комплексную, интегрированную систему. Построенная на известных инструментах, уже знакомых многим пользователям, система Microsoft Office содержит программы, серверы, службы и решения, предназначенные для совместной работы с целью облегчения решения широкого спектра задач масштаба предприятия.

Основной частью системы Microsoft Office являются наборы приложений Microsoft Office, предоставляющие инструменты  для повышения производительности труда на компьютере. Новые возможности  этих приложений улучшают методы работы сотрудников друг с другом, партнерами и клиентами, а также оптимизируют способы получения и использования информации организациями. Кроме основных настольных приложений, выпуск 2007 содержит новые программы, серверы и службы, созданные для улучшения навыков работы и повышения производительности труда сотрудников.

При совместном использовании приложений системы Microsoft Office можно решить ряд задач  предприятия, начиная от управления персональной производительностью  и заканчивая управлением сложными проектами. Для этого необходим обмен данными.

В данной работе рассмотрено, как с помощью технологии Object Linking and Embedding (OLE) выполняется внедрение и связывание объектов в отчетах Seagate Crystal Reports и способы последующего их редактирования на месте и в приложении, создавшем объект.

Существует три  основных способа обмена данными  между приложениями, работающими  под Windows: статическое копирование или перемещение данных, внедрение данных, связывание данных. Они также будут рассмотрены более подробно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Способы обмена данными. 

_С

уществует три  основных способа обмена данными  между различными приложениями Office:

• статическое копирование или перемещение данных;
• связывание данных;
• внедрение данных.

Приложения, между которыми происходит обмен данными, будем называть приложением-приемником и приложением-источником. При описании действий с документами будем также употреблять термины документ-источник и документ-приемник.

В случае статического копирования или статического перемещения вставленные данные становятся составной частью документа в приложении-приемнике. С приложением-источником они уже более не связаны. Этот тип копирования или перемещения обычно используется при работе с одним документом или с несколькими документами одного приложения. При статическом копировании или перемещении данных из одного приложения в другое в ряде случаев, но не всегда, имеется возможность их редактирования в приложении-приемнике. Если данные были преобразованы в формат, который поддерживает приложение-приемник, редактирование возможно. Например, можно редактировать текст, скопированный из книги Excel и вставленный в документ Word. Если, однако, данные не могут быть преобразованы в формат, доступный приложению-приемнику, редактированию они не подлежат, хотя их можно вывести на печать или просмотреть на экране. Так, например, происходит при копировании растрового изображения из графической программы в документ Word.

При использовании  связывания вставленные данные сохраняют связь с приложением-источником. Фактически полная копия данных хранится в приложении-источнике, а приложение-приемник содержит только ссылку и информацию, необходимую для вывода данных на экран. При редактировании данных в приложении-источнике связанные с ними данные в приложении-приемнике могут быть изменены автоматически или вручную.

Внедренные  данные сохраняют связь с исходным документом, но не с приложением. Фактически исходного документа может и не быть, так как внедренные данные могут быть созданы только в документе-приемнике. Документ-приемник хранит полную копию данных. Однако связь между данными и программой-источником позволяет применять средства программы-источника для редактирования данных. 
 

1.1. Статическое копирование  и перемещение  данных. 

Для того чтобы скопировать или переместить данные из одного приложения Office в другое, выполните следующие действия:

• Выделите данные в приложении-источнике и выберите команду Правка → Копировать (Edit → Сору) либо Правка →Вырезать (Edit → Cut).
• Активируйте приложение-приемник и установите курсор в предполагаемое место вставки данных.
• В строке меню приложения-приемника выберите команду Специальная вставка (Paste Special). Откроется одноименное диалоговое окно.

В приложении Microsoft FrontPage выбор команды Специальная вставка (Paste Special) вместо открытия стандартного окна специальной вставки приводит к выводу диалогового окна Преобразование текста (Convert Text):

• В окне Специальная вставка (Paste Special) установите переключатель в положение Вставить (Paste) и в списке Как (As) выберите требуемый формат. Можно выбрать любой формат, за исключением того, который содержит слово объект (object). Дело в том, что выбор объектного формата повлечет не статическое копирование, а внедрение.
• Состав списка форматов Как (As) зависит от типа приложения-источника и вида данных. Учтите, что в разделе Результат (Result) окна Специальная вставка (Paste Special) появляется описание формата после его выбора в списке Как (As)
• Нажмите кнопку ОК для вставки данных и закрытия диалогового окна.

Одним из наиболее распространенных типов форматов при  копировании данных является неформатированный  текст. Выбор этого «формата»  обеспечивает вставку содержимого  буфера обмена как простого текста с удалением всякого форматирования.

Быстрее, хотя и менее надежно, вместо действий, описанных в пунктах 3, 4 и 5, выбрать команду Правка → Вставить (Edit → Paste) или нажать сочетание клавиш Ctrl+V, При этом будут вставлены данные в формате, принятом по умолчанию, и, как правило, в приложении-приемнике будет отображена кнопка Параметры вставки (Paste Options). Нажмите эту кнопку и выберите нужный формат из раскрывающегося меню.

Для выполнения статического копирования выберите любой из трех первых пунктов. (Выбор  пункта, содержащего слово «связать» (link), приведет к связыванию данных.) Если в этом меню нет необходимости, просто продолжите ввод символов или нажмите клавишу Esc, кнопка Параметры вставки (Paste Options) исчезнет.

Кнопка Параметры  вставки (Paste Options) появится только при установленном флажке Показать кнопки возможностей вставки (Show Paste Options Buttons). Для его изменения в Word, Excel или PowerPoint выберите команду Сервис→ Параметры (Tools →  Options) и перейдите на вкладку Правка (Edit) открывшегося окна. В Microsoft Outlook перейдите на вкладку Дополнительно (Other) и воспользуйтесь кнопкой Дополнительно (Advanced Options). В приложении FrontPage перейдите на вкладку Общие (General).

Статическое перемещение  данных происходит через так называемый буфер обмена (clipboard). Далее мы рассмотрим использование расширенных возможностей буфера обмена в приложениях Office.

Использование буфера обмена Office

Буфер обмена является системной функцией Windows, позволяющей копировать или перемещать текст и графику внутри документа, между документами одного приложения или между различными Windows-приложениями. Традиционно при выполнении команд Копировать (Сору) или Вырезать (Cut) для копирования данных в буфер обмена предыдущее содержимое этого буфера теряется. Последующая команда Вставить (Paste) вставляет только то, что было скопировано в буфер последним.

 Microsoft Office предоставляет усовершенствованный буфер обмена, позволяющий оперировать несколькими блоками текстовой или графической информации. Буфер обмена хранит множество блоков только при активации функции Буфер обмена Office (Office Clipboard). Если она не активна, то будет доступен только последний скопированный блок. Для активации этой функции используются следующие методы:

• В приложении Office откройте панель задач Буфер обмена (Clipboard), выбрав команду Главная→ Буфер обмена Office (Edit → Office Clipboard) или любым другим способом
• Если установлен флажок Автоматическое отображение буфера обмена Office (Show Office Clipboard Automatically), то эта панель будет открываться автоматически при любой операции копирования. В ней будут представлены как только что скопированный блок, так и ранее помещенные в буфер блоки. Для включения функции автооткрытия, а также настройки других параметров щелкните на кнопке Параметры

• Options), расположенной внизу панели Буфер обмена (Clipboard), и выберите соответствующий пункт меню.
• Если напротив пункта Открывать буфер обмена Office при двойном нажатии Ctrl+C (Show Office Clipboard When Ctrl+C Pressed Twice) установлен флажок, то панель будет открываться автоматически при быстром двойном нажатии клавиш Ctrl+C . При этом предварительно выделенный текст будет представлен в буфере (плюс ранее копировавшиеся блоки).
• Если установить флажок Собирать данные без отображения буфера обмена Office (Collect Without Showing Office Clipboard), то функция Буфер обмена Office (Office Clipboard) всегда будет активной.

Когда эта функция  включена, в буфере может храниться  до 24 блоков текстовых или графических  данных. При копировании 25-го блока  первый блок будет удален.

Для вставки в документ одного и более блоков откройте панель Буфер обмена (Clipboard), если она закрыта. Все хранимые блоки будут представлены эскизами, совместно со значками, указывающими на приложение-источник. Блоки будут перечислены в обратном порядке (сверху представлен скопированный позже всех)

Для вставки  определенного блока в документ просто щелкните на этом блоке в  списке. Добавить блок в буфер и  удалить его оттуда можно щелчком  на значке стрелки, появляющейся справа от описателя блока при помещении  над ним указателя мыши, и выбором команды из раскрывающегося меню: Вставить (Paste) И Удалить (Delete) соответственно.

Для вставки  всех блоков, хранимых в буфере, щелкните на кнопке Вставить все (Paste All). Блоки будут скопированы в документ в том порядке, в котором они помещались в буфер (то есть нижний элемент будет вставлен первым, а верхний - последним). Для удаления всех блоков щелкните на кнопке Очистить все (Clear All), расположенной в верхней части панели Буфер обмена (Clipboard).

Если установлен флажок Показать значок буфера обмена Office на панели задач (Show Office Clipboard Icon On Taskbar), то соответствующий значок будет представлен в правой части панели задач Windows.

Если включен  флажок Показывать состояние около  панели задач при копировании (Show Status Near Taskbar When Copying), каждый раз при копировании очередного блока (даже из не входящих в пакет Office приложений) над значком буфера обмена будет появляться маленькая подсказка, сообщающая о добавлении блока в буфер. Если панель задач буфера обмена закрыта, то ее можно открыть двойным щелчком на значке буфера.  
 

1.2. Связывание данных.

Пакет Office позволяет организовать обмен и связывание различных типов данных между входящими в него приложениями, например можно связать:

• часть рабочего листа, целый лист или диаграмму Excel с документом Word или слайдом PowerPoint;
• часть документа Word или целый документ с рабочим листом Excel или слай-дом PowerPoint;
• слайд PowerPoint с документом Word или рабочим листом Excel.

Для передачи и  последующего связывания данных приемлем как документ в целом, так и его часть. Чтобы передать и связать данные из фрагмента документа, выполните следующие действия:

• Выделите данные в документе-источнике и в приложении-источнике выберите команду Копировать (Сору) (а не Вырезать (Cut)!) меню Правка (Edit). Данные будут скопированы в буфер обмена.
• Перейдите в окно документа-приемника и установите в нем курсор клавиатуры в место предполагаемой вставки данных. В строке меню документа-приемника выберите команду Правка → Специальная вставка (Edit → Paste Special).
• В диалоговом окне Специальная вставка (Paste Special) установите переключатель в положение Связать (Paste Link), выберите нужный формат данных в списке Как (As) и щелкните на кнопке ОК.

Если кнопка Связать (Paste Link) недоступна, то это означает, что тип данных в буфере обмена не позволяет выполнить связывание или его не поддерживает приложение-источник.

Для связывания целого документа выполните следующие  действия:

• В документе-приемнике установите курсор в место предполагаемой вставки данных.
• В строке меню документа-приемника выберите команду Вставка →  Объект (Insert → Object). В диалоговом окне Вставка объекта (Object) перейдите на вкладку Создание из файла (Create From File). В PowerPoint и Access такие вкладки отсутствуют, но имеется соответствующий переключатель.
• Установите флажок Связать с файлом (Link To File) и в поле Имя файла (File Name) введите имя файла документа источника или найдите этот файл с помощью кнопки Обзор (Browse).
• Нажмите кнопку ОК для закрытия диалогового окна и вставки данных.

Применение  гиперссылок для  связывания данных

     Вместо  вставки блока данных, связанных  с документом-источником, в Microsoft Word, Excel, PowerPoint или Access можно использовать простую гиперссылку на данные в документе-источнике. После щелчка на гиперссылке документ-источник будет открыт, причем будет отображено то его место, где расположены связанные данные.

Для создания гиперссылки  в Word, Excel, PowerPoint или Access выделите данные в документе-источнике и перетащите их в документ-приемник с помощью правой кнопки мыши. После того как вы отпустите правую кнопку, появится контекстное меню, в котором следует выбрать пункт Создать гиперссылку (Create Hyperlink Here):

Гиперссылку в  Word, Excel, PowerPoint или Access можно также создать, сначала скопировав блок данных в буфер обмена, а затем при вставке в документ-приемник выбрав команду Правка → Вставить как гиперссылку (Edit → Paste As Hyperlink). 

1.3. Внедрение данных

     Блок  внедренных данных называется внедренным объектом. В любой документ можно внедрить данные, созданные в другом приложении Office или в средствах Office, таких как Microsoft Graph или Microsoft Equation, или в любой другой программе Windows, которая в состоянии быть источником данных, например Microsoft Visio. Существует три способа создания внедренных объектов, различающиеся методами получения данных.

Во-первых, в  качестве данных для внедрения можно  использовать часть существующего  документа. Для этого:

• Выделите данные в документе-источнике и в строке меню выберите команду Копировать (Сору) или Вырезать (Cut) меню Правка (Edit).
• В документе-приемнике установите курсор в месте вставки данных и в строке меню выберите команду Правка → Специальная вставка (Edit → Paste Special).
• В диалоговом окне Специальная вставка (Paste sрес1а1) установите переключатель в положение Вставить (Paste) и в списке Как (As) выберите любой из форматов,
• содержащий слово «объект». Нажмите кнопку ОК для закрытия диалогового окна и вставки данных.

Во-вторых, в  качестве данных для внедрения можно использовать и документ в целом. Для этого:

• В документе-приемнике установите курсор в месте вставки данных. В строке меню выберите команду Вставка → Объект (Insert → Object) и в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Создание из файла (Create From File). В некоторых приложениях (например, PowerPoint) в этом диалоговом окне вкладки отсутствуют, но есть эквивалентный переключатель.
• Убедитесь, что флажок Связь с файлом (Link To File) сброшен, и введите имя файла-источника данных в поле Имя файла (File Name) с клавиатуры или укажите файл с помощью кнопки Обзор (Browse). Нажмите кнопку ОК.

Третий способ внедрения состоит в создании новых данных средствами приложения-источника.

• Выполните действия шага 1 предыдущего способа.
• В списке Тип объекта (Object Type) выберите нужный. Этот список содержит по одному или более типов объектов для каждого из установленных на компьютере приложений, данные которых могут быть источником внедряемых данных. Нажмите кнопку ОК. Далее события (в зависимости от используемого приложения) будут развиваться по одному из двух сценариев:
• Чистая рабочая область приложения-источника откроется непосредственно в документе-приемнике, а меню и кнопки панелей инструментов приложения-источника будут добавлены в окно приложения-приемника. Команды, подаваемые с клавиатуры в приложении-источнике, будут доступны и в окне документа-приемника.
• Откроется окно приложения-источника с чистой рабочей областью (например, пустой рабочий лист Excel) или окно какой-либо другой программы.
• Используйте команды приложения-источника для ввода данных, независимо от того, какой вариант был реализован после выполнения этапа 2.
• Закончив ввод данных, выйдите из режима редактирования, для чего выберите команду Файл → Выход (File → Exit). Если появится окно сообщения с вопросом об обновлении объекта в документе-приемнике, нажмите кнопку Да (Yes).

Глава 2. Обмен данными между приложениями Microsoft Office. 

2.1.Обмен  данными (копирование,  импорт^* и экспорт) между приложениями Excel и Access

_С

уществует несколько  способов обмена данными между приложениями Microsoft Office Access и Microsoft Office Excel.  

• Чтобы содержащиеся в Access данные переместить в Excel, можно  скопировать данные таблицы Access и  вставить их в лист Excel, подключить базу данных Access к листу Excel или экспортировать данные Access в лист Excel.
• Чтобы содержащиеся в Excel данные переместить в Access, можно скопировать данные листа Excel и вставить их в таблицу Access, импортировать лист Excel в таблицу Access или связать лист Excel с таблицей Access.

Работа  в Excel с данными Access

     Работая в книге Excel с данными Access, можно  воспользоваться функциями анализа  данных, построения диаграмм, гибкими  средствами отбора и представления  данных и другими полезными функциями, которых нет в приложении Access.

Копирование в Excel данных Access

Данные Access в  виде таблицы можно скопировать  в буфер обмена, а затем вставить в лист Excel.

1. Запустите приложение Access, а затем откройте таблицу, запрос или форму, содержащие данные, которые нужно копировать.
2. На вкладке Форматирование нажмите кнопку Просмотр, а затем щелкните Режим таблицы.
3. Выделите записи, которые нужно копировать.

Если нужно  выделить несколько соседних столбцов, протащите указатель мыши по соответствующим  заголовкам.

4. На вкладке Форматирование в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать .

5. Запустите приложение Excel, а затем откройте лист, в который нужно вставить данные.
6. В левом верхнем углу области листа щелкните ячейку, в которую должно быть вставлено название первого поля.

Чтобы копируемые записи не заменили бы собой существующие записи, убедитесь, что на листе нет данных ниже и правее выбранной ячейки.

7. На вкладке Форматирование в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить .

Экспорт в Excel данных Access

     С помощью мастера экспорта Access можно  экспортировать в лист Excel объект Access, например, таблицу, запрос, форму или  выделенные записи. При выполнении операции экспорта можно сохранить  ее параметры для последующего использования, а также можно установить расписание автоматического выполнения экспорта через заданные промежутки времени.

Ниже приведены  часто встречающиеся ситуации, в  которых нужно экспортировать в Excel данные Access:

• Отдел или рабочая группа применяют для обработки данных и Access, и Excel. Данные хранятся в базах данных Access, а анализ данных и рассылка результатов анализа проводятся с помощью Excel. Обычно сотрудники экспортируют данные в Excel по мере необходимости, но нужно сделать этот процесс более эффективным.
• Сотрудники привыкли работать с Access, но руководитель предпочитает просматривать отчеты в Excel. Сотрудникам приходится периодически копировать данные в Excel, и нужно автоматизировать этот процесс, чтобы экономить время.

Подключение из Excel к данным Access

     Чтобы работать с обновляемыми данными Access в приложении Excel, можно создать  подключение к базе данных Access и  получать все данные из таблицы или  запроса. Такое подключение обычно хранится в виде файла подключения к данным Office (ODC). Основное преимущество подключения к данным Access по сравнению с импортом состоит в том, что таким образом можно периодически анализировать данные с помощью Excel без многократного копирования или экспорта данных из Access. Подключившись к данным Access, можно после каждого добавления данных в исходную базу данных Access автоматически обновлять книги Excel. Например, можно обновлять ежемесячный сводный бюджетный отчет в Excel, чтобы он содержал данные за прошедший месяц.

1. Щелкните ячейку, в которую нужно поместить данные из базы данных Access.
2. На вкладке Данные в группе Получить внешние данные нажмите кнопку Из Access.

3. В списке Область поиска найдите и дважды щелкните базу данных Access, которую нужно импортировать.

В диалоговом окне Выбор таблицы щелкните таблицу или запрос, которые нужно импортировать, а затем нажмите кнопку ОК.

4. В диалоговом окне Импорт данных выполните следующие действия:
• В группе Выберите способ просмотра данных выполните одно из следующих действий:
• Чтобы просмотреть данные в виде таблицы , выберите Таблица.
• Чтобы просмотреть данные в виде, выберите Отчет сводной таблицы.
• Чтобы просмотреть данные в виде отчета и сводной таблицы, выберите Сводная диаграмма и отчет сводной таблицы.
• Кроме того, можно выбрать пункт Свойства, установить параметры обновления, форматирования и макета импортируемых данных, а затем нажать кнопку ОК.
• В группе Куда следует поместить данные? выполните одно из следующих действий:
• Чтобы поместить данные в выбранное место, щелкните Существующий лист.
• Чтобы поместить данные в левый верхний угол нового листа, щелкните Новый лист.
5. Нажмите кнопку ОК.

Excel поместит  диапазон внешних данных в  указанное расположение.

Работа  в Access с данными Excel

Работая в Access с  данными Excel, можно воспользоваться  функциями Access по управлению данными, безопасностью и многопользовательскими возможностями. В Access есть много полезных функций, но две из них особенно удобны при работе с данными Excel:

• Отчеты    Если пользователь умеет создавать отчеты Access и хочет представить данные Excel в виде такого отчета, можно создать отчет Access. Например, можно создавать более сложные и гибкие отчеты, такие как итоговые отчеты, отчеты с группировкой, этикетки для распечатки и графические отчеты.
• Формы    Если нужно воспользоваться формой для поиска или отображения данных в Excel, можно создать форму Access. Например, можно создать форму Access, в которой порядок расположения полей будет отличаться от порядка столбцов на листе, или форму, в которой будет удобнее просматривать длинные строки данных на одном экране.

Копирование в Access данных Excel

В Excel можно скопировать  данные листа, а затем вставить их в таблицу Access.

 Примечание.   При вставке в таблицу данных из нескольких полей листа следует убедиться, что порядок расположения столбцов соответствует порядку расположения копируемых данных. При вставке в форму Access данных из нескольких полей листа эти данные будут вставлены в поля с теми же именами, что и имена исходных полей, независимо от порядка их расположения в форме. Если копируемые данные содержат поля, которых нет в конечной форме, Access предложит вставить только поля с совпадающими именами. Если совпадающих имен нет, поля будут вставлены согласно последовательности вкладок в конечной форме, что не всегда соответствует нужному порядку. Если имена полей источника отличаются от имен полей в конечной форме, может быть удобнее вставить данные не в форму, а в таблицу.

1. Запустите приложение Excel, а затем откройте лист, содержащий данные, которые нужно копировать.
2. Выделите строки, которые нужно копировать.
3. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать .

4. Запустите приложение Access, а затем откройте таблицу, запрос или форму, в которые нужно вставить эти строки.
5. На вкладке Таблица в группе Представления нажмите кнопку Представление, а затем выберите элемент Режим таблицы.