Общие нормы и правило оформление документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение…………………………………….………………………………3

1. Классификация документов…………….………………………………4

2. Правила оформления  документов……….…………………………….5

3. Основные правила  составления документов…………………………9

4. Оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм……………………….………………………………………….11

Заключение…………………….………………………………………….16

Список литературы……………………………………………………….17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Организация и совершенствование  ДОУ, методическое руководство контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются службой ДОУ.

При оформлении служебных  документов рекомендуется соблюдать  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы  документации.

Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные. В Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Стандарт устанавливает  состав и порядок оформления реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являются обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие работникам.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером №12 ( для оформления табличных материалов), 13, 14,15 через 1-2 интервала.

Одним из основных элементов  делопроизводства является документирование. Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе.

 

 

1. Классификация документов

Все документы по отражаемым в них  видам деятельности делятся на две  большие группы:

1) Документы по общим  и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2) Документы по функциям  управления. Такие документы составляют  работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений [1, c. 592].

Документы классифицируются по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

– по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

– по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

– по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

– по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

– по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

• по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликата;

– по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

 

2. Правила оформления  документов

 

С 1 июля 2011 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30–2011, устанавливающий требования к оформлению документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов [2].

Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30–2011, по которому пять лет работали тысячи специалистов, в том числе и секретари, всегда большое событие. Новому стандарту будут посвящены занятия по повышению квалификации, тренинги, семинары. Стандарт станет составной частью курса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях. Вводимый стандарт устанавливает единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

• государственное это или негосударственное предприятие;
• каким видом деятельности занимается предприятие;
• как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Что же нового предусмотрено  в стандарте?

Пожалуй, самое главное  содержится в его введении – требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми, а не обязательными.

Число реквизитов документов стало больше: 30 вместо 29. В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.

Как теперь должны располагаться наиболее используемые реквизиты на поле документа можно увидеть на приведенном образце.

Отметка о контроле, ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле. Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левом поле была невозможна.

Размеры полей документов теперь легко запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные – не менее 20 мм.

В грифе утверждения наименование утверждающего документа дается теперь в творительном падеже (утверждено приказом), что, безусловно, логичнее, чем было раньше (именительный падеж – утверждено приказ).

Косметическим изменениям подвергся реквизит «отметка об исполнителе». Теперь ставятся только инициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при большом количестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и отчество полностью, т. к. это значительно облегчает общение с исполнителем, которого не знаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу.

Изменилось расположение отметки о поступлении документа в организацию. В новом ГОСТе она размещается в правом нижнем углу.

Все остальные реквизиты  существенно не изменились.

К достоинствам нового стандарта, как это не парадоксально, можно  отнести небольшое количество изменений. Сохраняется определенная преемственность  и стабильность. В качестве сравнения  можно привести международный опыт. Правила составления документов в западном делопроизводстве в основном были сформированы в 1930 году и, с небольшими изменениями, сохранились до наших дней [3, c. 320].

Выполнение единых правил оформления документов обеспечит: юридическую  силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности вашего предприятия.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации; 

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа; 

08 – наименование организации; 

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат; 

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция; 

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа; 

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись; 

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверке  копии; 

27 – отметка об исполнителе; 

28 – отметка об исполнении  документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор  электронной копии документа.

 

3. Основные  правила составления документов

документ оформление офисный

Документ состоит из отдельных  информационных элементов, которые  называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

ГОСТ Р. 6.30 – 2011 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно – распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов [4].

ГОСТ Р. 6.30 – 2011 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т.д.

Всего государственным  стандартом установлено 29 реквизитов. Девятнадцатый реквизит – текст документа.

Текст – основной реквизит документа, который должен содержать  достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

Документы составляются на русском или национальном языке  в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.

Текст документа может  быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.

Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел;
1. Подраздел;
1. Пункт;

1.1.1.1. Подпункт

Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом

Если документ составляется на компьютере, то при печатании  текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров.

Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами – 1,5 – 3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля.

Формат бумаги А4 и  А5; допускается – А3 и А6. Минимальные  размеры полей на документе (в  мм): левое –20; правое – 10; верхнее – 15; нижнее – 20.

 

4. Оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм

 

1.Телеграммы посылаются  только по срочным вопросам  и лишь в случаях, когда другим  способом передать информацию  нельзя. В состав телеграммы входят следующие реквизиты: наименование документа; указание на категорию телеграммы («Срочная» т т.п.); подробный адрес с указанием номера отделения связи; текст – содержание телеграммы; регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации; сокращенное наименование должности лица, подписавшего телеграмму; подпись; расшифровка подписи.

Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. При адресовании  телеграммы в четыре адреса и более  прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем. Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации, и печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом не искажается содержание) и без исправлений. Знаки препинания пишутся полными или сокращенными словами: точка - тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, скобка – скб, кавычки – квч. Словами указываются следующие знаки: «№» - номер, «+» - плюс, «-» - минус, «!» - знак восклицательный, «?»- знак вопросительный, «%» - процент. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента. Конец текста телеграммы заканчивается точкой «тчк». Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста отделом документационного обеспечения проставляется регистрационный номер. После исходящего номера телеграммы с новой строки указываются должность и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес организации; должность и фамилия лица, пописавшего телеграмму; дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.

Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов «номер», «Ваш», «На ваш». Визирование телеграмм аналогично визированию писем. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.

Телеграммы с одним  и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов  и адресов, и подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, оставшемся в организации, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

2. Передача оперативной  информации в организации, имеющие  телексную связь, осуществляется  в виде телетайпограмм.

Требования к оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы (адресат, текст, подпись, номер, наименование и адрес организации) аналогичны требованиям, предъявляемые к телеграммам. Частью реквизита «Адресат» телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату. Телетайпограммы должны содержать не более 30-40 слов. Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию писем.

Телетайпограммы сдаются  на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с приложением  списка абонентов.

Исходящие телетайпограммы  регистрируются оператором в журнале  и подшиваются в дело. Исполнитель  получает копию телетайпограммы, на которой оператором проставляется  отметка о времени и дате передачи сообщения.

3. Факсимильная связь  обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле. Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы, за исключением случаев, предусмотренных п.2.2 настоящей Инструкции.

В нижнем левом углу лицевой  стороны последнего листа документа  указываются фамилия и номер  телефона исполнителя.

Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер  и дата). После этого документ поступает к оператору для передачи. Тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» передавать запрещается.

Документы, предназначенные  для отправки, полежат обязательному  учету в журнале. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки.

Поступившие в организацию  факсограммы подлежат обязательному  учету в журнале. Принятые факсограммы  доставляются по назначению под расписку в день приема, срочные – немедленно.

4. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов а случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документально оформления. Текст телефонограммы передаются устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.

Требования к изложению  текста телефонограмм аналогичны требованиям  к изложению телеграмм и телетайпограмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается  лицом. От имени которого она предлагается. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляется дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дат ее передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием и номеров телефонов. Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Юридическая сила поступившей  телефонограммы определяется в следующими реквизитами: исходящим регистрационным  номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах: первый экземпляр передается руководству  организации на рассмотрение, второй – подшивается в дело входящих телефонограмм. После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

5. Исходящие телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы подписываются руководством организации. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

6. Срочные документы, потупившие из вышестоящих органов, доводятся до исполнителей в день получения в виде телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы, с последующей досылкой самого документа.

7. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП) (E-mail).

Электронными сообщениями (письмами) называются документы, предаваемые  по каналам ЭП, которая позволяет  осуществлять обмен данными между  средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение получаемых и отправленных сообщений.

Адресат ЭП получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

В системе ЭП предусмотрены  следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор по заданному критерию.

Электронное сообщение  состоит из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста.

 

 

 

Заключение

 

В моем реферате были представлены требования к оформлению различного рода документов, таблиц, рисунков. В процессе выявления требований мною был анализирован нормативный документ ГОСТ Р 6.30–2011. На основе анализа и представленных требований написан реферат, имеющий практическую ценность для использования его как методического пособия для оформления документации.

Сегодня совершенствование  управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации  и эффективности управленческого  труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.

 

 

Список литературы

 

1. Положение о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. №2050
2. ГОСТ Р 6.30–2011. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2011.
3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 320 с.
4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.В.Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение 2008.
5. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
6. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2012 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядит: издательство: Проспект. год издания: 2012

Размещено

¹ Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

² Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2012 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядит: издательство: Проспект. год издания: 2012

³ Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 320 с.

⁴ ГОСТ Р 6.30-11. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2011.