Официально-деловой стиль и его особенности

Введение

Деловое общение — это самый  массовый вид социального общения. Оно может быть выражено, как в  письменной речи, так и устной. Его  участники выступают в официальных  статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической  особенностью названного процесса является регламентированность, т.е. подчинение установленным ограничениям, которые  определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Русская официально – деловая письменная речь имеет многовековые традиции и  глубокие исторические корни. Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в Х веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. Накопление опыта официально – делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники».  В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов.  Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве.  Таким образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

  Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами — важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения. Низкая деловая культура написания деловых бумаг показывает не только недостаточный уровень компетентности конкретного государственного служащего, но и соответствующим образом влияет на репутацию того учреждения, которое он представляет.

Этим и обусловлена  актуальность темы данного реферата.

1. Общая характеристика официально-делового стиля.

   Современный официально-деловой стиль - это функциональная разновидность русского литературного языка, применяемая в сфере общественных отношений. Деловая речь служит средством общения государств, государства с отдельным лицом и обществом в целом; средством общения предприятий, учреждений, организаций; средством официального общения людей на производстве и в сфере обслуживания. Официально-деловой стиль относится к книжно-письменным стилям литературного языка. Он реализуется в текстах законов, приказов, указов, распоряжений, договоров, актов, справок, удостоверений, доверенностей, в деловой переписке учреждений т.е. в текстах, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Среди книжных стилей официально-деловой стиль выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью, но сам активно проникает в различные сферы общения, в другие стили и в разговорный язык. В нем почти нет места для проявления авторской индивидуальности. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, но многие его черты: исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, морфология, синтаксические обороты – придают ему в целом консервативный характер.

Принято различать три подстиля официально-делового стиля: 1) собственно официально-деловой (или канцелярский), 2) юридический и 3) дипломатический.

Документальный  подстиль - собственно официально-деловой (или канцелярский), язык законодательных документов, связанных с деятельностью официальных органов.

 Юридический подстиль - встречается в деловой переписке между учреждениями и организациями и в частных деловых бумагах, а так же в служебной переписке (деловое письмо, коммерческая корреспонденция), официальные деловые бумаги (справка, удостоверение, акт, протокол), частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и др.).

Дипломатический подстиль - подстиль дипломатических документов, таких как, дипломатическая нота, заявление правительства, верительная грамота.

  Официально-деловому стилю присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки).

2. Официально-деловой стиль и его особенности.

Официально-деловой стиль  – это стиль, который обслуживает  правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых  бумаг и писем в государственных  учреждениях и наиболее ярко проявляется в письменной форме речи.

К общим экстралингвистическим и собственно языковым особенностям  официально-делового стиля следует отнести следующие:

 1. точность, детальность изложения;

 2. стандартизированность изложения;

 3. долженствующе-предписующий характер изложения (волюнтативность).

4. лаконичность, краткость изложения текста;

  5. использование языковых формул;

  6. использование терминов;

  7. применение лексических и графических сокращений;

  8. преобладание страдательных конструкций над действительными;

  9. употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

10.  использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;

11.преобладание простых распространенных предложений.

   Язык документов требует, прежде всего, точности, не допускающей каких-либо разночтений. Деловая речь безлична, стереотипна, в ней отсутствует эмоциональное начало. Специфическим свойством деловой речи является выражение воли. Так, в управленческой документации мы постоянно встречаемся с формами первого лица глагола (прошу, предлагаю, приказываю, поздравляю). С формами модальными, долженствования (надлежит, необходимо, следует, предлагается).

Лексические признаки официально-делового стиля  речи.

Лексическая (словарная) система  официально-делового стиля, кроме общекнижных  и нейтральных слов, включает:

- языковые штампы (канцеляризмы, клише): - ставить вопрос, - на основании решения,    входящие-исходящие документы, - контроль за исполнением возложить, - по истечении срока;

- профессиональную терминологию: недоимка, алиби, черный нал, теневой бизнес;

-  архаизмы: оным удостоверяю, сей документ.

В официально-деловом стиле  недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях, а синонимы употребляются  крайне редко и, как правило, принадлежат  одному стилю.

Морфологические признаки официально-делового стиля  речи.

К морфологическим признакам  данного стиля относится многократное (частотное) использование определенных частей речи (и их типов). В их числе  следующие:

-  существительные - названия людей по признаку, обусловленному действием (налогоплательщик, арендатор, свидетель);

- существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода (сержант Петрова, инспектор Иванова);

-  отглагольные существительные с частицей не- (лишение, несоблюдение, непризнание);

- производные предлоги (в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании);

- инфинитивные конструкции: (провести осмотр, оказать помощь);

- глаголы настоящего времени в значении обычно производимого действия (за неуплату взимается штраф);

-  сложные слова, образованные от двух и более основ (квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п.).

Использование указанных  форм объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования.

Синтаксические  признаки официально-делового стиля  речи

К синтаксическим признакам  официально-делового стиля относятся:

-  употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными (до 8–10);

-  наличие пассивных конструкций;

- нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже;

-  преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными.

3.  Язык и  стиль служебных документов.

В официальных  документах применяется официально-деловой  стиль. Деловой стиль — это совокупность речевых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений.

   Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

1. Участники делового  общения, преимущественно юридические  лица — организации, учреждения, предприятия, в лице действующих  от имени руководителей и других  должностных лиц;

2. Характер и содержание  информационных взаимосвязей организаций  достаточно жестко регламентированы;

3. Предметом делового  общения выступает деятельность  организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая  и др.;

4. Управленческие документы  в подавляющем большинстве ориентированы  на конкретного получателя;

5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций  и нуждающихся в письменном  оформлении, относятся к повторяющимся,  однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного  обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами.

Она должна быть:

1. Официальной по своему  характеру, что подчеркивает деловую  основу отношений, их неличностный  характер, а также свидетельствует  об определенной дистанции, существующей  между участниками делового общения;

2. Адресной, так как управленческий  документ всегда предназначен  конкретному получателю, должностному  лицу, организации, группе организаций;

3. Актуальной, поскольку  документ должен содержать именно  ту информацию, которая необходима  в данный момент времени для  принятия эффективного управленческого  решения либо иного использования  в управленческой деятельности;

4. Объективной и достоверной,  так как для эффективной управленческой  деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий,  фактов, явлений;

5. Убедительной, аргументированной,  поскольку задача делового общения  — побудить адресата совершать  (или не совершать) определенные  действия;

6. Полной и достаточной  для приятия управленческого  решения. Недостаточность информации  может вызвать необходимость  дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить  к неоправданным потерям времени  и средств.

3.1 Текстовые нормы  делового стиля

   Официально-деловой стиль обслуживает нашу деятельность в сфере официальных (официально-деловых) отношений. Схема обусловленности выбора в осуществлении реализации деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация > жанр документа > форма документа > языковое наполнение документа.

  Первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

  Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа. Предполагается, что пишущему она знакома (в силу его профессиональной подготовки, из какого-либо справочника или благодаря тому, что кто-то подсказал нужный ему образец). А, выбрав соответствующий ситуации жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа.

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Это могут быть следующие данные:

1) об адресате (кому адресован  документ?);

2) об адресанте (кто является  автором документа - заявителем, просителем и т. д.?);

3) наименование жанра документа  (в некоторых документах название  обязательно, скажем: Заявление,  Докладная записка, Доверенность, а в некоторых оно не ставится, например в деловых письмах);

4) опись документальных приложений (если они имеются);

5) дата;

6) подпись автора документа и  др.

 Следовательно, под формой  документа понимаются сумма его  реквизитов и содержательно-композиционная  схема - их взаимосвязь, последовательность  и расположение. И только теперь, когда выбран жанр документа,  а тем самым и его форма,  возникает проблема языкового  наполнения документа.

3.2 Языковые нормы:  составление текста документа

  Типовое построение официально-делового текста выступает в качестве рамки, в которой пишущим совершается конкретизация текста документа - его языковое наполнение (сфера действия языковых норм), причем масштаб самостоятельности пишущего зависит от того, к какому типу текста-образца относится документ. В каждом жанре документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают простую реальную «подстановку»: это наименования организации, должностного лица, фамилии и инициалов пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них принципиально отличны те реквизиты, которые несут переменную - конкретную - информацию, содержащую изложение сути дела, а, иначе говоря, предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации дела. Так, для счета таким «свободным» реквизитом оказывается мотивировка суммы, подлежащей выплате; для доверенности - точное и исчерпывающее определение доверяемой функции; для заявления - точная формулировка просьбы или жалобы и краткой аргументации.

С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности  выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела - и  соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов:

- выбора лексики и лексических  формул для адекватной передачи  существа дела

- выбора грамматических средств  - главным образом синтаксических  конструкций, составляющих синтаксической  структуры делового текста.

  Специальная лексика, для которой характерно функционирование именно в деловой сфере и в специфических значениях, приближающих ее к терминологии (истец, ответчик и др.). Кроме того, можно отметить еще и ряд стилистически окрашенных лексем-канцеляризмов, вне деловой речи, как правило, не употребляемых, таких, как: данный или настоящий (=этот), вышеуказанный

(= названный ранее), нижеследующий  (= помещаемый далее); препровождать  (= отправить, переслать) и т.  п.

  Для  официально –делового стиля характерно использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации.

  В качестве примеров можно привести множество канцелярских штампов, известных всем. Например, мы хорошо знаем, что в официальном документе надо написать должностной оклад устанавливается а не дается; служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, а не выслушивается и многие другие. Языковые штампы деловой письменной речи и особенно языка документа - явление объективно необходимое, поскольку употребление одних и тех же конструкций способствует ускорению и облегчению понимания текста, предостерегает от возможных ошибок в управленческой практике, удобно для машинной обработки.

Некоторые слова такого рода устарели, например, уже вышедшие из употребления: сей (= этот), дабы (= чтобы), буде (= если). В то же время без некоторых слов этого ряда бывает трудно обойтись. Так, в предложении: «При обнаружении товаров ненадлежащего качества...» слово «надлежащий» адресует нас к правилам или инструкции и означает соответствие им (поэтому замена на низкого или плохого качества здесь была бы, по меньшей мере, в ущерб точности выражения).

В целом в деловой речи наметилась тенденция: там, где устаревшие или  устаревающие слова могут быть без  ущерба для содержания заменены другими, отдавать предпочтение последним (это  упрощает изложение, приближает деловой  текст к современной общелитературной речи), так что каковой и таковой  спокойно могут быть заменены на который  и такой, хотя в некоторых руководствах по деловой речи о них все еще  спорят.

   Наряду с этим в официально-деловой речи существует большой набор стандартных выражений (словосочетаний), с помощью которых в деловых письмах передается определенная семантическая информация, например: (а) предупреждение: по истечении срока..., в противном случае...;

(б) мотивация действия: в порядке  обмена опытом..., в порядке исключения...;

(в) причинно-следственные отношения:  в соответствии с протоколом..., согласно Вашей просьбе... Ряд  подобных выражений по своему  характеру приближается к словесным  клише или даже штампам.

Официально-деловой стиль отличает высокая степень терминированной лексики:

а) юридических терминов (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);

б) экономических терминов (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета и  т.д.);

в) экономико-правовых терминов (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);

Кроме юридических, экономических  терминов в языке деловых бумаг  используется большое количество технических терминов: - энергоносители, минерально-сырьевая база, вспомогательная техника.

Термины составляют опорную, стилеобразующую лексику языка  документов, составляющую по отдельным  жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений.

К  терминам примыкает  огромный пласт:

а) номенклатурной лексики:

- номенклатура наименований: ОАО «НОРД»;

- номенклатура должностей: менеджер по продажам, рекламный  менеджер,

   генеральный директор, коммерческий директор;

- номенклатура товаров:  ЗИЛ-130, бензин АИ - 92 и т.п.

    Однородность стилистической окраски лексики деловой письменной речи достигается и за счет высокой частотности так называемой процедурной лексики (это лексика с обобщенным значением), представляющей в тексте документа конкретное действие, предмет или признак в официально-правовой интерпретации:

- нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание,  прогул, явка на работу в нетрезвом  виде и т.д.),

- срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременная  отгрузка товара и т.д.),

- нести ответственность  (подвергаться в случае нарушении  штрафам, материальным взысканиям, уголовному преследованию и т.д.)

    В текстах документов не допускается употребления бранных слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов, тем не менее в язык деловой переписки попадают профессиональные и жаргонные слова: кадровик, платежка, накидка, незавершенка и т.п. Использование подобной лексики в деловых письмах так же неуместно, как использование канцеляризмов в бытовой беседе, поскольку использование ее закреплено только за устной сферой общения и отвечать требованию точности она не может.         

   В настоящее время текстовые и языковые нормы деловой речи испытывают давление со стороны все шире развивающегося способа составления, хранения и передачи документов при помощи электронно-вычислительной техники.

    Одним из результатов этого явилось то, что организационно-распорядительные документы стали регулярно включать в схему документа реквизит – пояснительный «заголовок к тексту». Такой заголовок выступает по существу как аннотация документа в форме предложно-падежной конструкции: предлог О+ название управленческого действия + указание на объект этого действия, типа О рекламации партии новых бланков. При вводе документа в компьютер этот заголовок служит базой для превращения предложно-падежного сочетания (О рекламации) в слово-дескриптор в именительном падеже (Рекламация...).

  Наиболее велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих собой отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла, т. е. блоков и схем с определенным семантическим содержанием. Так, П. В. Веселов, говоря о специфике языка деловых писем, отмечает, что стандартизацию здесь «следует рассматривать не столько как канонизацию конкретных выражений, сколько как стандартизацию их моделей». В результате можно грамматическую характеристику «процесса составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций», передающих типовые действия и обстоятельства рассматриваемого дела. Соответственно выделяется ряд моделей синтаксических конструкций и вариантов их реализации, например: Доводим до Вашего сведения или Напоминаем, что..., Просим + инфинитив; Направляем или Гарантируем + дополнение в винительном падеже и т. п.

  В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что они в документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения. За счет чего это достигается? Безусловно, за счет большей длины и семантической емкости предложения. Отдельные словосочетания могут передавать такую же информацию, как придаточные предложения.

   Порядок слов предложения в официально-деловом стиле отличается своей строгостью и консерватизмом. Свойственный строю русского предложения так называемый прямой порядок слов заключается в предшествовании подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается ...); определения - по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова - по отношению к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство). У каждого члена предложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения, способом синтаксического выражения этого члена предложения, местом среди других слов, которые непосредственно с ним связаны.

3.3 Грамматико-орфографические особенности официально-делового стиля

Особенности грамматики официально деловой письменной речи обусловлены  требованием максимальной точности и лаконичности описания типовых  ситуаций делового общения, а также  традицией употребления тех или  иных словоформ, оборотов речи, сложившейся  в отечественной школе делового письма.

При подготовке документа  автору-составителю приходится сталкиваться с вопросом глагольного управления - выбором надлежащей формы слова  и нужного предлога после глагола. Составители служебных документов нередко допускают неправильное употребление падежа и предлога после  управляющих слов. Управляющее слово - это слово, которое диктует употребление определенной предложно-падежной формы  следующего за ним слова. Неправильное использование падежа или предлога после управляющего слова чаще всего  наблюдается в случае употребления близких по смыслу глаголов.

Приведу некоторые примеры:

   Еще одной большой группой устойчивых словосочетаний, активно употребляющихся в письменной деловой речи, являются словосочетания с отыменными предлогами (предлогами, образованными от имени существительного). Эти предлоги чаще всего мотивируют какое-либо действие: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии), в силу (обстоятельств), в отношении (лиц, граждан, исполнителей), по линии (профсоюза, комитета) и др.

При использовании предлогов  допускаются различные ошибки. Употребляя для обозначения причинных отношений  предлоги ввиду, вследствие, благодаря, нужно помнить, что они еще не потеряли полностью своего первоначального лексического значения, связанного со значением их корней.

Поэтому нежелательно, например, такое выражение: “ввиду прошедших событии”, т. к. предлог "ввиду" обозначает причину события, которое предстоит. Нельзя написать “вследствие предстоящих выборов”, поскольку предлог "вследствие" обозначает причину события, которое совершилось. Или недопустимо, например, употреблять словосочетание “благодаря болезни”, так как едва ли можно за болезнь благодарить. В деловой документации для обозначения причины универсален предлог "по причине".

 Например: “по причине болезни”, “по причине допущенного нарушения” и т.д.

Следует обратить внимание на то, что в языке деловых бумаг  грамматические ошибки нередко проявляются  в неправильном написании слова. Это, так называемые, грамматико-орфографические  ошибки. Остановимся на некоторых  из них.

Как было сказано выше, конструкциям с предлогом "после" присущ разговорный  характер, а конструкции "предлог "по" + существительное" при  обозначении действия или события, после которого что-либо совершается, например: "по получении приглашения", характерны для книжного языка, в частности, для письменной деловой речи. Часто в этих конструкциях существительное используется в неправильной падежной форме. Дело в том, что в литературном языке предлог "по" употребляется в основном с существительными в форме дательного падежа: “скучать по сестре”, “гулять по площади”, “роспись по фарфору”, реже - с существительными в форме винительного падежа: "сидеть по другую сторону стола". Однако в книжной речи предлог "по" употребляется с существительным в предложном падеже, что и проявляется на письме. Поэтому правильный вариант:

по прибытиИ на совещание

по предъявлениИ документа

по истечениИ  срока

по приездЕ  в город

В письменной деловой речи часто используются производные  предлоги, образованные от других частей речи. Рассмотрим грамматико-орфографические  ошибки, связанные с их употреблением.

Предлог "несмотря на", который всегда пишется слитно, следует  отличать от деепричастия с частицей НЕ, которая пишется раздельно, например: "несмотря на обстоятельства" (предлог) и "не смотря на собравшихся, он сказал..." (деепричастие).