Оформление документов при увольнении

Общий порядок оформления расторжения трудового договора регламентирован ст.84.1 ТК РФ.

Увольнение работника (прекращение  трудового договора) оформляется  приказом работодателя по форме Т-8 (Т-8а). Форма Т-8 (Т-8а) - приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником, применяется для оформления и  учета увольнения работников. Приказ об увольнении заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем  организации или уполномоченным им лицом, объявляется под роспись  работнику.

В случае, когда невозможно довести до сведения работника приказ об увольнении или работник отказывается ознакомиться с ним, на приказе производится соответствующая запись.

Более серьезным доказательством  отказа от подписи приказа об увольнении является акт, подписанный несколькими  работниками организации.

На основании приказа  о расторжении трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке (форма Т-2 или Т-2ГС), лицевом  счете (форма Т-54 или Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме Т-61 "Записка-расчет при  прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником".

Запись в трудовую книжку об основании и о причине увольнения (прекращения трудового договора) должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового Кодекса  РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие  статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

Днем прекращения действия трудового договора является последний  день работы работника, за исключением  случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом, сохранялось  место работы (должность).

По общему порядку увольнения работодатель обязан произвести расчет с работником и выплатить ему  денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска (ст.127 ТК РФ). В последний  день работы (прекращения действия трудового договора) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с  указанием причины увольнения.

Вопросы приема на работу и  увольнения сотрудников требуют  от работодателя повышенного внимания к соблюдению всех предписанных законом  гарантий и прав. При этом именно по поводу увольнений чаще всего возникают  разногласия между работником и  работодателем, доходящие порой  до судебных разбирательств, в которых  потерпевшей стороной считается  увольняемый работник. Чтобы процедура  увольнения проходила без ненужных эксцессов, важно проводить расторжение  трудового договора строго в рамках закона. В данной статье мы рассмотрим некоторые вопросы, связанные с  увольнением, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (далее  по тексту ТК РФ). В первой части статьи будут описаны два основных варианта увольнения, во второй части – рассмотрены  другие возможные основания для  расторжения трудового договора, а также порядок и особенности  оформления увольнения.111

1. Общие правила увольнения работника

При увольнении работника  в обязательном порядке должны быть соблюдены определенные формальности. Общий порядок оформления прекращения  трудового договора описан в ст. 84.1 ТК РФ.

Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверен ую копию указанного приказа. В случае, когда приказ о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе производится соответствующая запись.

Днем прекращения трудового  договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось  место работы. В день прекращения  трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и  произвести с ним расчет. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие  суммы должны быть выплачены не позднее  следующего дня после предъявления уволенным работником требования о  расчете.

В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при  увольнении, работодатель обязан в  указанный срок выплатить не оспариваемую им сумму (ст. 140 ТК РФ). По письменному  заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием  либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление  о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление  ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается  от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Также работодатель также не несет ответственности  за задержку выдачи трудовой книжки в  некоторых других случаях, например, при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой  был продлен до окончания беременности. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после  увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

При решении вопроса об увольнении и оформлении прекращения  трудового договора следует учитывать  также следующие моменты: необходимость выплаты выходных пособий (ст. 178 ТК РФ); гарантии определенным категориям работников (ст. 39, 171, 181, 261, 269, 279, 374, 405, 415 и др.); способ компенсации неиспользованного отпуска (ст. 127); при увольнении за дисциплинарный проступок – порядок и сроки применения дисциплинарных взысканий (ст. 192, 193, 195 и др.); вопросы возмещения материального ущерба, затрат, связанных с обучением работника, возврата излишне выплаченных сумм, возмещения неотработанных дней отпуска и т.п. (ст. 248, 249, 137 и др.). Кроме того, при необходимости учета мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при увольнении по инициативе работодателя), нужно провести процедуру согласования расторжения трудового договора с профсоюзом в соответствии со ст. 373 ТК РФ.

Важно помнить, что на работодателя возложена определенная ответственность  за неправомерное увольнение работников или ущемление их прав при увольнении. Работник имеет право обратиться в суд по спору об увольнении в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки. В случае признания увольнения незаконным работник должен быть восстановлен на прежней работе, причем решение о восстановлении на работе подлежит немедленному исполнению. При задержке работодателем исполнения такого решения орган, принявший решение, выносит определение о выплате работнику за все время задержки исполнения решения среднего заработка (ст. 396 ТК РФ). Если неправильная формулировка причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на другую работу, то суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула.

В случаях увольнения без  законного основания или с  нарушением установленного порядка  увольнения либо незаконного перевода на другую работу суд может по требованию работника вынести решение о  взыскании в пользу работника  денежной компенсации морального вреда, причиненного ему указанными действиями (ст. 394 ТК РФ). Также работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб и в некоторых других случаях, например, при задержке работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника (ст. 234 ТК РФ). При нарушении работодателем установленного срока выплат при увольнении работодатель обязан выплатить их с процентами в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно (ст. 236 ТК РФ).

Таким образом, расторжение  трудового договора является достаточно сложной процедурой, при выполнении которой нельзя допускать нарушения  прав увольняемого работника, а для  этого работодателю необходимо хорошее  знание законов о труде и строгое  их соблюдение.

Работа по увольнению работника состоит из следующих операций: 
- на основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполнения бланка приказа о прекращении трудового договора (форма № Т-8); 
- в соответствии с резолюцией директора птицефабрики составление проекта приказа об увольнении, в котором указываются фамилию, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника; 
- на основании оформленного приказа запись в личной карточке работника даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении; 
- на основании приказа о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении; выдача трудовой книжки под расписку увольняемому; запись о выдаче трудовой книжки в книге учета трудовых книжек; 
- изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных; 
- комплектование документов для передачи в архив; перемещение личной карточки в картотеку уволенных; 
- составление отчета об увольнении с работы.

2. Порядок оформления документов при увольнении

С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового  договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника  работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда  приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора невозможно довести  до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним  под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись (ст. 84.1 ТК РФ).

Оформление увольнения в трудовой книжке

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения  трудового договора должна производиться  в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие  статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

Порядок оформления и выдачи трудовой книжки при увольнении

Регулируется этот вопрос статьей 84.1 ТК РФ. 
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. 
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, предусмотренной статьей 234 ТК РФ. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом "а" пункта 6 части первой статьи 81 (увольнение за прогул) или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ (увольнение в связи с осуждением работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившем в законную силу) и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ. 
По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника. 
Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника. 
В случае смерти работника трудовую книжку выдают на руки ближайшим родственникам под роспись или высылают почтой по их письменному требованию. 
В день увольнения работника все записи о работе и награждениях, внесенные в трудовую книжку во время работы в организации, заверяются подписью руководителя или другого специалиста, на которого возложены обязанности специалиста по кадрам, печатью и подписью самого работника. 
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них за получение трудовой книжки.

Расчет при  увольнении

При прекращении трудового  договора выплата всех сумм, причитающихся  работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие  суммы должны быть выплачены не позднее  следующего дня после предъявления уволенным работником требования о  расчете. 
В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный в настоящей статье срок выплатить не оспариваемую им сумму (ст. 140 ТК РФ).

Удержания за неотработанные дни отпуска

Удержания за неотработанные дни отпуска производятся при  увольнении работника до окончания  того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 137 ТК РФ). 
Удержание за неотработанный отпуск не производится в случае увольнения работника по следующим основаниям:

- отказ работника от  перевода на другую работу, необходимого  ему в соответствии с медицинским  заключением, выданным в порядке,  установленном федеральными законами  и иными нормативными правовыми  актами РФ, либо отсутствие у  работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ); 
- ликвидация организации (прекращение деятельности работодателем - физическим лицом) (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ); 
- сокращение численности (штата) работников организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ); 
- смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ); 
- призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ); 
- восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ); 
- признание работника полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ); 
- смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ); 
- наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

Другие удержания

Согласно статье 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника  могут производиться для погашения  его задолженности работодателю:

- для возмещения неотработанного  аванса, выданного работнику в  счет заработной платы; 
- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях; 
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ).

Во всех этих случаях работодатель вправе принять решение об удержании  из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного: для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Документы, оформляемые при  увольнении работника.

1. Документы-основания для увольнения (заявления, акты, протоколы, докладные записки, объяснительные записки и др.).
2. Издание приказа об увольнении. По форме Т-8 (при увольнении одного работника) или Т-8а (при увольнении нескольких работников); Ознакомление работника с приказом.
3. Внесение записи об увольнении работника в трудовую книжку. Ознакомление работника с записью в трудовой книжке.
4. Оформление отказа работника от ознакомления с приказом об увольнении и с трудовой книжкой.
5. Выдача трудовой книжки работнику в день увольнения.
6. Оформление отказа работника от получения трудовой книжки.
7. Высылка трудовой книжки по почте.
8. Внесение записи об увольнении в личную карточку работника.
9. Оформление личного дела работника при увольнении.

Причины увольнения.

• соглашение сторон;
• истечение срока трудового договора;
• расторжение трудового договора по инициативе работника;
• расторжение трудового договора по инициативе работодателя;
• перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);
• отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией;
• отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора;
• отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы;
• отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем;
• обстоятельства, не зависящие от воли сторон;
• нарушение установленных ТК РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы.

В случае расторжения трудового  договора по инициативе работника, он должен не позднее, чем за две недели до увольнения написать заявление. В  заявлении работник должен указать  дату, с которой он хочет уволиться, и причину увольнения. Затем на основании поданного работником заявления оформляется приказ (распоряжение) работодателя о прекращении действия трудового договора с работником (смотрите выше).  
 
При расторжении трудового договора по соглашению сторон необходимо в произвольной форме составить соглашение. В данном соглашении следует указать стороны соглашения, условия, на которых работодатель и работник расторгают трудовой договор (дату увольнения, размер, порядок и сроки выплаты выходного пособия и тому подобное). На основании соглашения издается приказ (распоряжение) о расторжении трудового договора.  
 
При расторжении трудового договора по сокращению численности или штата работников необходимо издать приказ о сокращении численности или штата. Кроме этого, работодатель должен иметь в наличии документ, свидетельствующий о письменном уведомлении работника о предстоящем сокращении с его подписью, в случае отказа работника от другой должности – его письменный отказ, а также приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора.  
 
В случае расторжения трудового договора на основании несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, должно быть заключение аттестационной комиссии, письменное согласие первичной профсоюзной организации, если работник является членом профсоюза, должностная инструкция, отказ работника от другой должности, приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора.  
 
При увольнении работника за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, должны быть акты о совершении дисциплинарных проступков, докладные записки работников, объяснительные работника или составленные работодателем акты об отказе от дачи объяснений, приказы о дисциплинарных взысканиях с подписью работника об ознакомлении с данными приказами или акт об отказе работника об удостоверении факта ознакомления с приказом, а также приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (увольнении).  
 
Для увольнения за появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения: необходимо иметь докладную записку от лица, выявившего факт нахождения работником на работе в состоянии алкогольного опьянения, медицинское заключение, акт о нахождении на работе в состоянии опьянения, объяснительную работника, приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора.  
 
Перед расторжением трудового договора за прогул составляют акт об отсутствии на работе, работником пишется объяснительная, а в случае отказа давать объяснения – составляется акт об отказе работника давать объяснения, данный отказ фиксируется актом в произвольной форме, приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора.  
 
Примечание.  
Кроме того, нужно соблюсти сроки и порядок привлечения к дисциплинарной ответственности, предусмотренные статьей 193 ТК РФ. В частности, применение мер дисциплинарной ответственности (в том числе, увольнения) должно произойти не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не позднее шести месяцев со дня его совершения. А также нужно проследить, не находился ли работник во время совершения проступка в отпуске или на больничном. В эти периоды увольнение по инициативе работодателя не разрешается, кроме случаев ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (статья 81 ТК РФ).  
 
Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).  
 
В день прекращения трудового договора работнику выдается трудовая книжка с внесенной в нее записью об увольнении, производится окончательный расчет, а по его письменному заявлению, в соответствии со статьей 62 ТК РФ, также копии документов, связанные с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). При выдаче работнику на руки трудовой книжки от него берется расписка в ее получении, проставляемая в книге учета движения трудовых книжек, а также вносится соответствующая запись в личную карточку работника, которая также удостоверяется подписью работника.

Список используемой литературы

1.Электронная правовая  справочная система «Консультант  Плюс»

2. Трудовой кодекс РФ (ТК  РФ) от 07.01.2011

3. http://www.connect.ru/ (правила увольнения сотрудника

4. Трудовой кодекс РФ: Новая редакция – Новосибирск: Сиб. Унив. Изд-во, 2006 – 240с.

5.Миронов В.И. Трудовое  право России: Учебник М.: Упр.  персоналом, 2005. - 1149 стр.

6.Толмачев И.А., "Как  грамотно уволить и уволиться". - М.: "ГроссМедиа: РОСБУХ", 2-е издание, переработанное и дополненное, 2009

Размещено на Allbest.ru