Организационно – распорядительные документы

МОНМ  и СУ

КЭИ   ГВУЗ  КНЭУ 
 
 
 
 
 
 
 
 

Организационно  – распорядительные документы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                  Студентки группы МЭ-21

Горбачевой  Маргариты 
 

Преподаватель:

Смирнова  О.Ю 
 
 

Симферополь 2011

Содержание: 

Введение…………………………………………………………………3

1. Организационно-распорядительная документация…………….4
2. Основные документы управления (ОРД) и их составление……5
3. Оформление документов и требования к ним………………...11

Заключение

Литература 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение. 

    Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит  от объема, оперативности и достоверности  информации, большая часть которой  отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В  зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных  видов документов. Они подразделяются по:

• содержанию информации (отражают основные функции управления)
• происхождению (служебные и личные)
• месту составления (внешние и внутренние)
• способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)
• форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)
• количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов)

       Процесс управления включает  следующие документируемые операции: сбор и обработку  документной   информации; подготовку решения;  принятие и документирование  решения; доведение решений до  исполнителей; исполнение решения;  контроль исполнения; сбор информации  об исполнении; передачу информации  по вертикальным и горизонтальным  связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции  главным  образом посредством  универсальных и полномочных  организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых  циркулирующих  вне зависимости от специфики  деятельности во всех отраслях народного  хозяйства и государственного управления. 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Организационно-распорядительная документация.

      Управленческая деятельность фиксируется  в основном организационно-распорядительными документами (ОРД). В составе ОРД различаются три группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные.

К  организационным  относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания, к распорядительным – постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры. К ОРД относится также  и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления.

Другие  формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально  – техническое снабжение в  договорах, актах, нарядах, письмах  и так далее. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Основные документы управления (ОРД) и их составление. 

ПРИКАЗ 

Приказ  является самым распространенным видом  распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации  учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих  утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия,  а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и  так далее.

По содержанию приказы делятся на два вида: по личному составу и приказы  основной деятельности.

Реквизиты приказа: название документа «Приказ», дата, индекс, место издания, заголовок  к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании.

Приказы по вопросам общей  деятельности.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующая и распорядительная.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Текст распорядительной части начинается словами «приказываю» крупным шрифтом  на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты, которые  номеруются арабскими цифрами. Каждый, из которых  начинается с указания исполнителя и конкретного действия, выраженным глаголом в неопределенной форме. В качестве исполнителя могут  быть указаны организации или  структурные подразделения. Должностное  лицо указывается, если исполнение предписывается конкретному лицу. Исполнителя пишут  в дательном падеже (фамилию, должность, наименование организации). Приказы  подписываются руководителем или  его заместителем. Документы вступают в силу с момента подписания или  доведения до сведения исполнителя.

Приказы по личному составу.

Приказы по личному составу составляют отдельно от приказов по основной деятельности и имеют некоторые особенности. В заголовке приказа пишут  слова о приеме на работу, о переходе на другую работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, о нарушении, о наложении  дисциплинарного взыскания. Констатирующая часть этого приказа может  отсутствовать. Распорядительная часть  делится на пункты. Каждый пункт  начинается с слова: перевести, освободить, объявить и так далее. Потом пишется  фамилия, имя и отчество лица, о  котором издается приказ, его должность, структурная часть куда он назначается. Документ датируется датой подписания приказа руководством или вышестоящим лицом. 

РАСПОРЯЖЕНИЕ 

Это правовой акт, издаваемый единолично либо Президентом  Российской Федерации, либо единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и  касается узкого круга организаций  и должностных лиц.

Распоряжения  по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения  составляются и оформляются по тем  же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что  в текстах распоряжений отсутствует  ключевое слово, разделяющее вводную  и распорядительную части.

ПРОТОКОЛ

Фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, ведется во время заседания. Вести протокол должен секретарь  или специально назначенное лицо. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименование учреждения (может  быть наименование структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи. В зависимости от освещения хода заседания протоколы могут бать краткими и полными. В кратких  указывается только повестка дня, фамилии  докладчиков, выступающих в принятии решения. Полные протоколы с изложением содержания выступлений, позволяют  судить не только о характере самого совещания, но и о деятельности организации  в целом.

           Заголовок протокола содержит  указание вида коллегиальной  деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального  органа и обсуждаемый вопрос. Текст протокола распадается  на две части: первую - вводную,  содержащую указания председательствующего,  секретаря, присутствующих и повестку  дня; вторую - основную, фиксирующую  ход заседания. Словом «председатель»  начинают протокол; оно печатается  через два интервала после  заголовка, прямо от полей с  нулевого положения табулятора  с прописной буквы; после тире  указывают фамилию председателя, инициалы. В протоколе заседания  постоянно действующего коллегиального  органа присутствующие постоянные  члены указываются в алфавитном  порядке. После них записываются  фамилии приглашенных с указанием  их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос (доклад, сообщение) нумеруется и начинается с более важных и сложных. Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Слово СЛУШАЛИ  начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки в абзаце. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке выступления.

          Завершающая часть раздела по  каждому пункту повестки дня  -  запись принятого по обсуждаемому  вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько  вопросов, подразделяются на пункты  и подпункты, нумеруемые арабскими  цифрами. Постановляющая часть  решений, как и распорядительные  документы, должна быть конкретна  и содержать составные части:  кому, что сделать и к какому  числу. При выборах должностных  лиц в протоколе указываются  результаты голосования по каждой  кандидатуре отдельно.

         Решения коллегиальных органов  доводятся до исполнителей в  виде самостоятельных документов - постановлений и решений; приводятся  в жизнь приказами. В остальных  случаях делается выписка из  протоколов. 

АКТ

   Документ, содержит описание событий или фактов, установленных лично подписавшими его лицами.  Акт может иметь несколько подвидов: акт приема работы по контракту, акт приемки-передачи документов, акт списания, коммерческий акт и так далее.

   Акт составляет комиссия, которая постоянно  действует или назначена по указанию руководителя. Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом. Если акт является внешним  документом, он должен содержать юридический  адрес.

       В вводной части указывается основание его составления, далее указывается состав комиссии, инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, иногда могут быть указаны должности.

      В основной части акта указываются  цели, задачи и существо проведенной  работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста может  быть указано количество экземпляров  и место их нахождения. Акт  подписывается председателем и  членами комиссии. Для рядов актов  необходимо заверение печатью,  после чего они обретают юридическую  силу.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Документ, адресованный руководителю организации, содержит обстоятельное изложение  какого-либо вопроса, с выводами и  предложениями составителя. Если докладная  записка содержит сведения внутреннего  характера, то она подписывается  составителем. Внешние докладные  записки подписываются руководителем организации.

         Вторая часть должна содержать выводы и предложения  о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять  в связи с изложенными фактами.

КОНКТРАКТ

Контракт (договор) – документ, фиксирующий  соглашение двух сторон об установлении каких – либо отношений и регулирующий эти отношения. Контракт заключается  между отдельными  гражданами и  организациями. Контракт, заключаемый, организациями называется коммерческим. Существует несколько видов контрактов: о поставке продукции, о займе, о покупке или продаже и так далее. В контракте определяются права и обязанности сторон, а также характер сделки. Контракты хранятся три года после истечения срока договора, контракты с иностранными партнерами

не менее 10 лет. Контракты имеют следующие  реквизиты: название и заголовок  документа; дата, место составления, номер документа; наименование сторон; предмет контракта; условия и  сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и  реализации; а также условия и  сроки оплаты, особенности и порядок  расчета; порядок сдачи-приема выполненных  работ; ответственности сторон, в  том числе за невыполнение принятых обязательств; гарантии и страхование; порядок разрешения спора; юридические  и почтовые адреса сторон, банковские реквизиты, номеров телефонов, факсов; подписи должностных лиц с указанием должностей, расшифровки подписей; дата подписания документа; печати сторон, заключающих контракт.

СПРАВКА

Документ  содержит описание или подтверждение, той или иной информации служебного характера. Справка составляется по запросу или указанию вышестоящего органа управления или должностного лица. Если в справку включены несколько  вопросов, то текст разделяют на несколько разделов, число которых  определяется числом вопросов. Содержит следующие реквизиты: адрес организации (место составления), название документа, дата, номер документа, текст, подпись  вышестоящих органов, печать.

ДОВЕРЕННОСТЬ 

   Документ, дающий право совершение каких –  либо действий от лица доверителя. Доверенности хранятся три года.

Доверенность  бывает двух видов: официальная и  личная. Официальная доверенность выдается организацией второму лицу, для получения чего-либо у третьего лица. Документ выдается в единственном  экземпляре и под расписку. Содержит следующие реквизиты: название документа; наименование организации и полный юридический адрес; дата выдачи документа и срок действия; номер; должность и инициалы лица, которому выдается доверенность; наименование документа, удостоверяющего личность этого лица; наименование организации, в которой должны быть совершены те или иные действия; образцы подписей получателя доверенности; подписи вышестоящих должностных лиц; печать организации.

Личная доверенность, выдается лицом доверителя, она связана с трудовыми отношениями, например: получение пенсий, стипендий, вкладов в банки. Содержит следующие реквизиты: название документа; текст доверенности; подпись (расшифровка подписи) доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать организации, в которой работает заверитель; дата удостоверения; подпись; печать.

ПОЛОЖЕНИЯ

Положения определяют порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения или его структурного подразделения. Например: Положение  об учебно-методическом объединении  по проблемам дошкольного воспитания; Положение о проведении зимней олимпиады  среди учащихся старших классов; Положение об условиях учащихся находящихся  на длительном стационарном лечении.

УСТАВ

В уставе определяются структура, функции и  права организации. Например: устав  школы-гимназии, утвержденный Советом  гимназии, определяет, что общеобразовательное  учебное заведение ориентирует  на подготовку учащихся к профессиональной интеллектуальной деятельности, а также  структуру школы-гимназии, организацию  ее деятельности, управление   школой-гимназией, порядок приема и отчисления учащихся, кадровое и финансовое обеспечение, утверждает стипендии для наиболее отличившихся учащихся, организацию  развивающего учебно-воспитательного  процесса, а также переводные и  вступительные экзамены.

ИНСТРУКЦИЯ

Устанавливает правила, которые регулируют специальные  стороны деятельности предприятий, учреждений, должностных лиц и  отдельных граждан. Например: Инструкции по ведению делопроизводства в организациях, Инструкция  о порядке пользования  печатью с изображением государственного герба, должностные инструкции и  так далее.

Инструкции  бывают типовые и индивидуальные. Текст  инструкции делится на разделы  и пункты.

ПРАВИЛА

Документы, в которых изложены основные требования, предъявляемые  к сотрудникам  предприятия. Правила издаются по различным  вопросам и утверждаются руководителями предприятий. Например: Правила составления, адресования и оформления телеграмм  на предприятиях.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Принимается высшими или другими центральными органами коллегиального управления с  целью разрешения очень важных задач, стоящих перед организациями. Постановления  могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и  органа, издающего постановления, место  издания, заголовок к тексту, подпись  руководителя органа, издающего постановление.

Юридическими  основаниями для издания постановлений  служат законы Российской Федерации, постановления  Совета Федерации и Государственной  Думы.

РЕШЕНИЕ

правовой  акт, принимаемый коллегиальными органами и 

совещательными  органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или  более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем  РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например: "Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет директоров РЕШИЛ…"

ПИСЬМА. ФАКСЫ

В управленческой деятельности учреждений значительное место занимает составление писем.

Письмо – это общее название различных по содержанию документов, которые пересылаются по почте.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-извещения, письма-запросы, письма-приглашения, письма-ответа.

Письма  инструкционные исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления. В них содержится рекомендации, указания, разъяснения; например, это отчетности, налоговые документы, экологические экспертизы и так далее.

В гарантийных письмах указываются сроки поставки, гарантии оплаты,  качества продукции и так далее.

Информационные письма, содержат напоминания, сообщения, просьбы, предложения.

Рекламные письма содержат информацию о рекламе, цены предлагаемых услуг и товаров.

Коммерческие письма составляются при заключении контрактов. Это - обращение покупателей к продавцам, что бы они предоставили  подробную информацию о товарах и услугах, а также, ответы продавцу, рекламацию.

Рекламационные письма (письма претензионные)- содержат требования возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения контракта и подтверждающие аргументы.

Письма-запросы, представляют собой письмо,  на которое предприятие просит дать ответ, или соответствующую информацию.

предприятие просит разъяснить какой-либо факт или  действие и побуждает фирму контрагента  дать ответ на письмо.

В письмах-факсах не указывается название документа.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты  и события должны быть представлены объективно. Стороны излагаемого  вопроса должны освещаться достаточно полно, кратко и ясно.

2. Оформление документов

   Существуют  следующие требования к оформлению организационно-распорядительных документов (ОРД).

Унифицированных формы документов применяют бумагу форматов: А3 – 297 х 420мм, А4 – 210 х 297мм, А5 – 148 х 210мм, А6 – 150 х 148мм. Организационно-распорядительные документы оформляются на бумаге форматом А4, А5.

Бланки

Служебные документы составляются на бланках. Бланком называется лист бумаги с  воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию.

Требования  к бланкам 

   Применяются два вида бланка документов, это  формат А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Бланки изготавливаются на белой или светлой бумаге.

   В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков  – угловой и продольный. ( по верхнему полю). Бланки с угловым расположением реквизитов лучше, так как экономно используется  свободная площадь документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Для письма используется отдельный бланк.

Общий бланки содержат следующие реквизиты и их последовательность: герб или эмблемы располагаются над названием организации. Сведения об организации, а также место составления, дата и номер документа располагают одним из двух способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), либо

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Общий  бланк организации в зависимости  от учредительных документов    включает  в  себя герб или эмблемы, наименование организации, дату и место составления или издания документа.

      Бланк письма включает в себя герб или эмблемы, код организации, ОГРН юридического лица, код формы документа, наименование организации.

Если  документы изготавливаются  на двух и более страницах,  вторую и  следующие пронумеровывают. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Регистрация и контроль за исполнением  документов

       Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "фиксирование факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них".

Видно из определения, что регистрация, придает  юридическую силу документу, так  как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и так далее. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так  как факт получения не подтвержден.

Документы регистрируются один раз. В небольшом  учреждении, фирме все документы  регистрирует секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится по группам: в  бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.