Организация архива предприятия

Введение

Один из важнейших  резервуаров памяти человечества –  архивы. Архивное дело с древнейших времён было делом государственным. Но когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства. 

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они  долговечны, специально создаются для  хранения документов и концентрируют  информацию о наиболее глубинных  сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации. 

Архивы призваны осуществлять следующие основные функции. Первая функция - сохранить документы. Вторая функция - обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. Третья функция - документы должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию.

Наконец, четвертая функция - это иметь доступ к ним и использовать при необходимости.

Основной учетной единицей архива является дело, или единица хранения. Дело - это папка, в которой может быть от пяти до 300 и более листов. Они могут быть разными по объему.

Целью написания реферата является изучение организации архива предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:  
1. Рассмотреть общие понятия об архивах. 

2. Охарактеризовать структуру архива предприятия

3. Раскрыть порядок комплектования и использования документов архива. 

Ценными документами  располагали архивы центральных  учреждений. 
Например, Коллегия иностранных дел имела два архива: в Петербурге хранились дела с 1720 г. и небольшая часть документов бывшего Посольского приказа, в Москве — основная часть дел Посольского приказа.

В конце 60-х годов XVIII в. был создан Межевой архив, хранивший  документы генерального межевания, проводившегося с 1765 г. до середины XIXв. Документы двух видов — картографические и текстовые — закрепляли помещичье землевладение. Значительный интерес представляют документы министерств, созданных в 1802 г. вместо коллегий. Архивы их утратили свою самостоятельность и стали организовываться в каждом департаменте, что привело к распылению документов и ухудшило их сохранность. Однако во второй четверти XIX в. департаментские архивы министерств стали объединяться в общеминистерские. 
Большинство документов ликвидированных учреждений использовались в работе Сената и коллегий мало, но стали все чаще использоваться учеными для написания исторических трудов. В связи с этим правительство издало Указ о создании исторических архивов. Первым из них стал Московский архив коллегии иностранных дел, хранивший документы бывшего Посольского приказа и документы по истории царской семьи.

На основе документов бывшего Разрядного приказа был  создан Разрядно-Сенатский архив, хранивший  документы по внутренней истории  России. В начале 70-х годов XVIII в. были созданы Петербургский и Московский архивы старых дел, сосредоточившие дела ликвидированных в 60 — 70-е годы центральных и местных учреждений. В январе 1786 г. был создан Поместно-Вотчинный архив, хранивший документы о помещичьем землевладении.

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Положение о архиве согласовывается  с соответствующим учреждением  Федеральной архивной службы Российской Федерации, утверждается руководителем организации.

Руководитель архива назначается на должность и освобождается  от должности приказом руководителя организации. Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.

Лицо, назначенное ответственным за архив предприятия, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.

На основе отраслевых нормативно-методических документов архив организации разрабатывает конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению. Подготовленные архивом проекты нормативно-методические документы до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, предоставляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России.

Архив учреждения в своей  работе руководствуется законодательством  РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.

Основными документами, на основании которых ведется  работа архива, являются:

• положение об архиве;
• инструкция о службе документационного обеспечения управления;
• должностные инструкции сотрудников.
• Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.
• К ним относятся:
• план работы архива на год;
• планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;
• планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;
• отчет о выполнении годового плана;
• дневник учета труда работников архива;
• табель учета рабочего времени работника архива.

Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета  труда.

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организаций в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.

Архив для привлечения  внебюджетных средств имеет право  в установленном порядке выполнить платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.

Архив предприятия может  функционировать на правах:

• Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.
• Структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

Организационная структура  архива предприятия определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых  на него задач и функций, состава  дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей предприятия. Таким образом, архив может состоять из следующих подразделений:

• отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях;
• отдел хранения научно-технической документации;
• отдел хранения документации на электронных носителях;
• отдел комплектования;
• отдел учета;
• отдел организационно-методического обеспечения;
• администрация архива.

К числу основных задач  независимо от организационных особенностей предприятия, относятся:

• комплектование делами, образующимися в деятельности предприятия и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;
• учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;
• создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении;
• подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком.

При реализации функций  по приему, учету, обеспечению сохранности  и передаче дел на постоянное хранение, архив предприятия проводит соответствующие мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности (с гр. подлинный, исходящий из первоисточника) является обязательным.

Временное хранение дел  предприятия организуется и осуществляется обычно в его архиве. Если предприятие было подвергнуто процедуре реорганизации, вместе с делами, образовавшимися в процессе его работы, на временном хранении архива хранятся дела предприятия - предшественника.

Временное хранение дел может быть, и организовано и вне предприятия.

Для временного хранения документов состав которых обусловлен способом фиксации информации и типом  носителя, на предприятии могут создаваться  специализированные архивы на правах структурного подразделения либо структурного подразделения в составе архива предприятия.

Основные направления  повседневной деятельности архива предприятия:

Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляют в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

В архиве предприятия  могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.

Когда штаты и структура  архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы.

Планирование может  быть текущим и перспективным. Перспективные планы составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.

План работы архива состоит:

• из введения;
• текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;
• расчетной части;
• предложений.

Расчетная часть плана  включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который  составляется в соответствии с разделами  плана и также содержит расчетную  часть. К годовому отчету архива могут  прилагаться документы централизованного  государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.

Учет документов в  архиве организации - это определение  их количества состава в установленных  единицах учета и регистрация  принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной  формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в  архиве организации является одним  из средств обеспечения их сохранности  и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и  непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов.

Учет производится путем  присвоения архивным единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

К работе по планированию и отчетности в архиве предприятия  привлекаются начальники структурных  подразделений, а руководит ею заведующий архивом.

Планирование работы архив осуществляет самостоятельно, на основе результатов предшествующей деятельности, с учетом региональных и отраслевых планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Как правило, планирование работы архива предприятия ведется на предстоящий год, однако могут разрабатываться и перспективные программы работы.

Разработка проекта  плана архива предприятия должна быть завершена к началу заключительного  квартала года, предшествующего планируемому периоду. Проект плана включает пояснительную  записку и приложения, в том числе основные показатели работы архива, графики приема дел на планируемый период, план научно-исследовательской работы архива.

Проект плана обсуждается  руководством архива предприятия, при  необходимости согласовывается  с вышестоящим органом управления архивным делом и затем утверждается руководителем предприятия.

Планирование работы структурных подразделений архива предприятия осуществляется под  руководством начальников соответствующих  подразделений, как правило, на предстоящее  полугодие или квартал.

Индивидуальным планированием  занимаются работники архива предприятия  по указаниям его руководителя и  начальников соответствующих структурных  подразделений. Проект индивидуального  плана составляется на предшествующий месяц на основе плана работы структурного подразделения.

Руководство архива должно систематически контролировать выполнение планов. Данные контроля учитываются, обобщаются, анализируются и регулярно  доводятся до сведения руководства  предприятия.

Отчеты о работе архива предприятия составляются за год, полугодие, квартал. Порядок, сроки предоставления отчетов, а также состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, за полугодие или квартал устанавливаются вышестоящим органом управления архивном делом.

Отчеты о работе структурных подразделений архива предприятия составляются ежемесячно. Кроме показателей, фактически достигнутых отчетный период показателей по видам работ, в отчетах отражаются основные показатели труда работников структурных подразделений. В целях привлечения внебюджетных средств архив предприятия вправе выполнять наряду с бесплатными платные работы и услуги, что не должно наносить ущерб реализации возлагаемых на архив функций.

Прием-передача дел архива предприятия производятся при смене  руководителя архива предприятия или реорганизации предприятия.

При смене руководителя прием-передача дел состоящих на хранении, оформляется актом. Одновременно производится прием-передача справочного  аппарата к ним, а также помещений, инвентаря, оборудования и иных материальных ценностей архива предприятия.

Порядок приема-передачи дел состоящих на хранении архива предприятия, при реорганизации  предприятия определяется организационно-распорядительным документом, в соответствии с которым  осуществляется реорганизация. В этом случае в состав органа, осуществляющего руководство реорганизацией, должен быть включен представитель соответствующего архивного органа.

В архив сдаются дела, оконченный производством, на срок хранения более 10 лет, а так же дела по личному  составу. Передача дел в архив осуществляется по описи составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел  необходимо проверить:

• правильность формирования и оформления дел;
• соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке  и содержимым дела. Принцип формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемые в архив, должны в структурном подразделении  проходить полное оформление. Полное оформление – это когда каждое дело переплетено и подшито, листы  пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т. е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а так же другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов, на которых находится документ.

Организация хранения документов –  система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением, физическим состоянием, копирование  документов с целью создания страхового фонда пользования, восстановление первоначальных или близкий к первоначальным свойствам и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществятся:

• Комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов(здание и помещение хранилищ, средства охраны, средства климатического контроля и т.д.);
• Комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный режим, световой, охранный режим и т.д.).

Система мер по организации  хранения должна обеспечивать сохранность  документов и контроль их физического  состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передачи документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

Режимы хранения.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Световой режим.

Постоянное хранение документов должно осуществляться в  темноте. Все виды работ с документами  должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.  Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным

Естественное освещение  в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов  светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробах, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т. п.

Для искусственного освещения  применяют лампы накаливания  в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускаются применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектора типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Уровень освещенности в  диапазоне видимого сектора не должен превышать: на вертикальной поверхности  стеллажа, на высоте 1 м от пола – 20-50 лк (люкс), на рабочих столах – 100 лк (люкс).

Температурно-влажный  режим

В помещениях хранилищ, оборудованных  системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный  температурно-влажностный режим, учитывающий  специфику видов документов: для бумажных документов – температура 17-19˚С, относительная влажность воздуха 50-55%; для пленочных материалов – черно-белых (15˚С и 40-55%) и цветных (2-5˚С и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – 15-20˚С и 50-65%.

Резкие колебания температуры  и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия  по оптимизации климатических условий  на основе рационального отопления  и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При дополнительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

Температурно-влажностный  режим в хранилищах контролируется путем регулятора измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях – один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – два  раза в неделю, при нарушениях режима хранения – ежедневно.

Контрольно-измерительные  приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе  на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания  приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Охранный режим. Охранный режим обеспечивается выбором места  размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы  охраны, сигнализацией, соблюдением  мер пропускного режима, порядка  доступа в хранилище, опечатыванием  помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. Не доступные извне окна устанавливают запираемые металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях – другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

Охранный режим распространяется также на помещения, в которых  временно хранятся архивные документы  и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и  т. п.).

Оборудование. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п.

Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно  стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон – с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается расположения средств хранения вплотную к наружным стенкам здания и к источникам тепла.

Расстановка средств  хранения осуществляется в соответствии с нормами:

• Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
• Расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;
• Расстояние межу наружной стенкой здания и стеллажами, параллельные стене – 75 см;
• Расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см;
• Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.
• Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.
• Документы размещаются на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т. п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:
• Бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения – в связках;
• Микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные рекорды, наматываются в рулон на сердечники фотослоем наружу, и храниться в металлических коробках по ГОСТ 4097 – 78;
• Микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ – 65 – 92.

Место хранение электронных документов определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации или в специальном подразделении.

Обязательными условиями  архивного хранения ЭД является:

1. наличие в архиве  программно-аппаратных средств для  хранения, копирования и воспроизведение ЭД, их перезапись в новые форматы, передачи информации по каналам связи и т. д.;

2. обеспечение доступа  к информации установленных категорий  пользователей, а также обеспечение  защиты информации от несанкционированного  доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);

3. обеспечение режима  хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.

Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание  оптимальных режимов хранения носителей ЭД.

По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители. Не допускается  размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.

Топография. Все помещения  архива, а так же стеллажи, шкафы, полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении  стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

В целях закрепления  места хранения документов в хранилищах составляется постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.

Карточки постеллажного  топографического указателя составляется на каждый стеллаж и располагается  по порядку номеров стеллажей  в пределах отдельного помещения.

Карточки пофондового  топографического указателя составляется на каждый фонд и располагаются в  порядке номеров фондов. При необходимости  архивом организации может проводиться  топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных  подразделений организации.

Архивохранилище. Архивы размещают в специально построенных  или приспособленных для хранения документов здания или отдельных  помещениях здания. Специальные помещения  для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве  или переоборудовании административных зданий.

При отсутствии специального помещения для архива организацией выделяется приспособленное помещение  в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производятся в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.