Реферат: Организация документированного обеспечения работы руководителя 
 
 
 
 
 
 
 
 

Кемерово 2009 г.  

Оглавление 

Введение 3

1 Организация работы должностных лиц предприятия с документами 4

2 Особенности организации работы должностных лиц с конфиденциальными документами и бланками строгой отчетности 8

3 Особенности организации работы должностных лиц с письменными обращениями, поступающими в адрес предприятия 13

Список используемой литературы: 18 
 

Введение

  Для эффективности организации работы с документами огромное значение имеет то, насколько умело управляет  повседневной деятельностью предприятия  его первое лицо — директор, генеральный менеджер и т. п.

  Рассмотрим  основные вопросы организации работы с документами различных категорий  должностных лиц предприятия (организации, учреждения). А начнем, естественно, с должностных лиц из числа руководящего состава, к которым относятся:

• руководитель предприятия;
• заместители руководителя предприятия;
• начальники структурных подразделений предприятия (включая начальника службы ДОУ).

1 Организация работы должностных лиц предприятия с документами

  Компетенция руководителя предприятия распространяется, прежде всего, на производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность последнего. Управленческая функция, возлагаемая на руководителя предприятия, при ближайшем рассмотрении распадается на целый ряд подфункций, в том числе таких, как:

• организация взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц из числа высшего руководства предприятия;
• развитие производственного потенциала предприятия;
• общее руководство всеми видами ресурсов предприятия, включая персонал;
• представительство законных интересов предприятия в органах власти.

  И, конечно же, надлежащая реализация руководителем предприятия каждой из перечисленных подфункций была бы невозможна без соответствующего документационного обеспечения. В целях поддержания высокой эффективности документационного обеспечения управления руководитель предприятия должен прежде всего создать оптимальные условия для осуществления этой работы. Обязательными предпосылками этого являются, во-первых, формирование и всестороннее обеспечение нормального функционирования на предприятии службы ДОУ (назначение должностного лица с соответствующей компетенцией) и, во-вторых, установление и поддержание единого порядка работы с документами, образующимися в процессе функционирования предприятия.

  В свою очередь, для формирования и  последующего всестороннего обеспечения  нормального функционирования службы ДОУ руководитель предприятия:

• создает необходимые условия для высокоэффективной организации ДОУ;
• изучает фактическое состояние дел в области ДОУ предприятия и на этой основе принимает действенные меры по оптимизации структуры и состава службы ДОУ, сокращению объемов служебно-деловой переписки;
• осуществляет систематический контроль за работой структурных подразделений и должностных лиц, ответственных за ДОУ;
• заблаговременно принимает меры по обеспечению готовности предприятия к спасению документов в случае возникновения чрезвычайных ситуаций;
• осуществляет руководство деятельностью по совершенствованию ДОУ, максимальному соответствию указанного вида деятельности положениям законодательства и нормативно-правовых актов.

  Что же касается установления и поддержания  единого порядка работы с документами, образующимися в процессе функционирования предприятия, то для этого его руководитель:

• организует подбор персонала и его последующее профессиональное обучение по вопросам эффективного управления документами;
• своевременно доводит до сведения подчиненных поступающие на предприятие документы, требующие исполнения, а также соответствующие указания (резолюции), устанавливающие порядок их исполнения, предварительно выделяя из рассматриваемых документов требующие срочного исполнения и передавая их на исполнение безотлагательно;
• обеспечивает систематический контроль за своевременным, полным и качественным исполнением документов;
• предпринимает необходимые действия, направленные на совершенствование системы управления документами, внедрение в нее современных технологий обработки документированной информации;
• осуществляет общее руководство работой по подготовке документов с истекшими сроками хранения к передаче в архив или за минованием надобности на уничтожение.

  Рассмотрим  далее основные направления работы с документами заместителей руководителя предприятия. Так, заместитель руководителя предприятия по финансово-экономической работе (главный бухгалтер):

• возглавляет работу по подготовке форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности;
• осуществляет контроль за соблюдением технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота, а также за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств;
• обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на основе современных информационных технологий, а также формирование и своевременное представление полной и достоверной документированной бухгалтерской информации;
• принимает исчерпывающие меры по соблюдению законности, своевременности и правильности оформления бухгалтерских документов, а также по обеспечению их сохранности до передачи на хранение в архив или за минованием надобности на уничтожение;
• участвует в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, а в необходимых случаях, кроме того, контролирует их передачу в следственные и судебные органы;
• руководит разработкой и внедрением рациональной планово-учетной документации.

  Заместитель руководителя предприятия  по управлению персоналом (начальник  службы персонала):

• принимает участие в разработке документов планирования по вопросам обеспечения предприятия персоналом;
• обеспечивает периодическую подготовку и своевременное предоставление аналитических материалов по социальным и кадровым вопросам на предприятии, а также составление прогнозов развития персонала;
• руководит работой по созданию и ведению банка персональных данных, стандартизации и унификации кадровой документации;
• организует ведение учета и составление отчетности по вопросам управления персоналом.

  Ответственность за надлежащую организацию работы с  документами в структурных подразделениях предприятия несут начальники соответствующих подразделений. При этом ведущее место в организации работы с документами безусловно принадлежит службе ДОУ и должностным лицам из числа руководящего состава службы.

  Начальник службы ДОУ в целях обеспечения требуемой эффективности документационного обеспечения управления:

• организует разработку, внедрение и обеспечение функционирования установленного на предприятии технологического процесса документирования и работы с документами (документированной информацией);
• осуществляет непосредственное руководство подготовкой документов по вопросам планирования, отчетности, а также по иным вопросам повседневной деятельности службы;
• систематически — лично и через подчиненных должностных лиц — контролирует состояние документационного обеспечения управления на предприятии, анализирует результаты контроля и регулярно представляет их для сведения руководству предприятия;
• руководит разработкой унифицированных форм документов, систем документации, табелей документов, классификаторов документной информации, необходимых для документационного обеспечения деятельности предприятия, а также внутренних нормативно-методических документов по отдельным вопросам ДОУ;
• принимает исчерпывающие меры, направленные на упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества, а также на оптимизацию документопотоков предприятия;
• руководит работой по отбору документов, подлежащих передаче на архивное хранение или за минованием надобности на уничтожение.

  Начальник отдела технического исполнения документов службы ДОУ в целях обеспечения требуемой эффективности документационного обеспечения управления:

• руководит разработкой, внедрением и обеспечением функционирования технологии хранения документов, подготовкой документов по вопросам планирования, отчетности, а также по иным вопросам повседневной деятельности отдела;
• организует прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов, поступающих в отдел, а также ведение по ним справочной работы;
• систематически — лично и через подчиненных должностных лиц — контролирует своевременность поступления в отдел документов, законченных делопроизводством, их состояние, правильность их оформления, а также соблюдение в помещениях отдела условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
• осуществляет непосредственное руководство работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование документов в процессе хранения;
• оказывает структурным подразделениям и должностным лицам предприятия методическую помощь в поиске документов, состоящих на хранении;
• организует экспертизу ценности документов, их последующее формирование в дела постоянного и временного хранения.

  Начальник отдела хранения документов службы ДОУ в целях обеспечения требуемой эффективности документационного обеспечения управления:

• руководит разработкой, внедрением и обеспечением функционирования технологии доставки, обработки и отправки документов, подготовкой документов по вопросам планирования, отчетности, а также по иным вопросам повседневной деятельности отдела;
• организует обмен служебно-деловой корреспонденцией между структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а также между предприятием и сторонними адресатами;
• систематически — лично и через подчиненных должностных лиц — контролирует сроки и качество исполнения документов, а также правильность формирования, хранения и своевременность сдачи дел на хранение и подготовку справок по документам;
• осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия;
• по указанию начальника службы осуществляет непосредственное руководство разработкой унифицированных текстов документов, элементов систем документации, разделив табелей документов, необходимых для обеспечения деятельности предприятия, а также предложений к проектам внутренних нормативно-методических документов по отдельным вопросам документационного обеспечения управления.

2 Особенности организации работы должностных лиц с конфиденциальными документами и бланками строгой отчетности

  Отдельно  рассмотрим  организацию работы должностных лиц с конфиденциальными  документами предприятия, а также  с бланками строгой отчетности, используемыми для подготовки некоторых видов документов. Это обусловлено, прежде всего, особой значимостью информации, содержащейся в конфиденциальных документах, а также особым функциональным назначением бланков строгой отчетности. Начнем, однако, с рассмотрения сущности понятия «конфиденциальная информация».

  В общем случае под конфиденциальной информацией (в том числе документированной) следует понимать информацию, содержащую сведения, составляющие служебную или деловую (коммерческую) тайну. Согласно ст. 139 Гражданского кодекса РФ какая-либо информация может составлять служебную или коммерческую тайну предприятия в случае, если указанная информация:

  Отметим далее, что причисление сведений к конфиденциальным производится на основании особого перечня, утвержденного  Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. Указанный перечень включает:

• служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с законодательством РФ;
• сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях (включая сведения, ставшие известными работодателю или работнику ЗАГСа в порядке, предусмотренном законодательством РФ);
• сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;
• сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством РФ (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее);
• сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством РФ;
• сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца (до официальной публикации информации о них).

  В то же время следует помнить о  том, что определенные сведения не могут  быть отнесены предприятием к числу  конфиденциальных. Например, в соответствии с постановлением Правительства РФ от 05.12.1991 № 35 служебную или деловую (коммерческую) тайну предприятия ни при каких обстоятельствах не могут составлять:

• сведения, содержащиеся в учредительных документах предприятия;
• сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
• иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты предприятием налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему;
• сведения, содержащиеся в документах о платежеспособности предприятия;
• сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда;
• сведения о наличии на предприятии свободных рабочих мест;
• сведения, содержащиеся в документах об уплате предприятием налогов и обязательных платежей;
• сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения;
• сведения о других нарушениях законодательства РФ, совершенных предприятием и о размерах причиненного при этом ущерба;
• сведения об участии должностных лиц предприятия в предпринимательской деятельности (помимо места основной работы);
• иные сведения (документы), которые в соответствии с законодательством РФ не могут составлять служебную или деловую (коммерческую) тайну предприятия.

  Перечисленные обстоятельства налагают на должностных  лиц предприятия ряд дополнительных обязанностей, связанных, во-первых, с  обеспечением режима законного доступа заинтересованных лиц к конфиденциальной информации, в том числе в составе документов, и, во-вторых, с защитой указанной информации от несанкционированного доступа, влекущего за собой утрату соответствующих документов или разглашение содержащихся в них сведений. Отсюда — необходимость в установлении, обеспечении и поддержании на предприятии особого порядка работы с конфиденциальными документами. Такой порядок, как правило, закрепляется в специальном документе — регламенте, инструкции и т. п. и, в частности, включает:

• установление единых правил обращения с документированной конфиденциальной информацией;
• своевременное и достаточное ознакомление с указанными правилами работников предприятия, допущенных к работе с соответствующими документами;
• создание и поддержание в надлежащем состоянии системы конфиденциального делопроизводства;
• определение полномочий работников предприятия по ознакомлению с конфиденциальными сведениями (т. е. по допуску к ним);
• разработку нормативно-методической документации по осуществлению конфиденциальной служебно-деловой переписки (как внешней, так и внутренней);
• осуществление действенного контроля за сохранностью конфиденциальных сведений в составе документов.

  В процессе работы с конфиденциальными  документами должностных лиц  предприятия должно быть обеспечено:

• ограничение доступа посторонних лиц в помещения (на рабочие места), где производится работа с конфиденциальными документами;
• использование специальных мер и средств (в том числе технических, организационных и др.) защиты конфиденциальных документов от несанкционированного доступа;
• расположение оборудования помещения и технических средств подготовки конфиденциальных документов (в частности, персональных компьютеров; таким образом, который бы исключал даже случайное (непреднамеренное) ознакомление с содержанием указанных документов кого-либо, за исключением их исполнителя и его непосредственных начальников;
• оснащение помещений (рабочих мест) сертифицированными, прошедшими специальную проверку техническими и программными средствами, исключающими несанкционированный съем (хищение) обрабатываемых с их помощью сведений, содержащихся в конфиденциальных документах;
• установка в помещениях, где производится подготовка конфиденциальных документов, оборудования для их хранения;
• расположение вблизи мест хранения (непосредственно на них) предупредительных надписей («Конфиденциально», «Посторонним вход воспрещен», «Выдается только при наличии жетона» и т. п.);
• фиксация фактов передачи конфиденциальных документов от исполнителя к другим лицам и обратно;
• охрана указанных помещений.

  Особого порядка обращения следует придерживаться и при работе с бланками строгой  отчетности. Уточним, что к бланкам  строгой отчетности относятся изготовленные с соблюдением нижеследующих правил бланки с изображением эмблемы (логотипа) предприятия (далее — бланки).

  Изготовление  бланков должно производиться только специализированными (полиграфическими и штемпельно-граверными) предприятиями, имеющие соответствующие лицензии на выполнение указанных видов работ, а также сертификаты, подтверждающие наличие у этих предприятий технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Основанием для выполнения работ по изготовлению бланков является договор между предприятием-заказчиком и предприятием-изготовителем, содержащий точное указание о видах и количестве бланков, подлежащих изготовлению, и оформленный надлежащим образом.

  С момента получения предприятием бланков организуется их полистный  учет. С этой целью на бланках  типографским способом (с помощью  ручного или автоматического нумератора либо иным аналогичным образом) проставляются порядковые номера, а при необходимости — и серии этих номеров.

  Бланки  учитываются раздельно (по видам, в  зависимости от функционального  назначения тех или иных бланков) в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале, книге и т. п.) установленного образца. При этом обычно используются следующие реквизиты:

• для учета поступивших бланков: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование поставщика бланков; количество экземпляров; серия и номера бланков;
• для учета выданных бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т. д.).

  Хранение  бланков организуется в приспособленных  для этой цели помещениях службы ДОУ, как правило, в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Выдача бланков  производится лицом, ответственным  за их хранение и учет, начальникам  структурных подразделений (уполномоченных ими лицам) под роспись в учетно-регистрационной  форме. Контроль за надлежащим использованием бланков исполнителями (ответственными исполнителями) документов обычно возлагается на их непосредственных начальников.

  Уничтожение испорченных (не пригодных к дальнейшему  использованию) бланков производится комиссией в составе не менее трех человек по акту с совершением отметки об уничтожении в учетно-регистрационной форме. Акт утверждается руководителем предприятия.

  Организация обращения с бланками подлежит ежегодной  проверке на предмет соответствия установленному порядку. Результаты проверки фиксируются в регистрационно-учетной форме после последней совершенной в них записи. При выявлении нарушений порядка обращения с бланками (например, повлекших за собой ненадлежащее использование бланков или их утрату) организуется расследование на предмет установления причин нарушений и принятия мер по их устранению. Результаты расследования фиксируются соответствующей комиссией в акте, который затем представляется руководителю предприятия для сведения и принятия решения.

3 Особенности организации работы должностных лиц с письменными обращениями, поступающими в адрес предприятия

  Под письменным обращением гражданина в  общем случае следует понимать особый вид служебно-делового письма, составленного и оформленного гражданином (в том числе работником предприятия) либо его полномочным и законным представителем (доверенным лицом) на информационном носителе (как правило, на писчей бумаге) с соблюдением установленных требований. Письменные обращения, как правило, пересылаются на предприятие по почте и иным техническим средствам связи, либо доставляются работниками лично или через третьих лиц.

  Письменные  обращения подразделяются на индивидуальные (направленные в адрес предприятия  от имени одного гражданина) и коллективные (направленные в адрес предприятия  от имени двух и более лиц). Кроме  того, письменные обращения подразделяются на предложения, заявления, жалобы и  запросы.

  Предложение — это вид письменного обращения, направленного на улучшение организации деятельности предприятия в целом или его структурных подразделений (должностных лиц) с целью решения насущных вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер жизни общества.

  Заявление — это вид письменного обращения, направленного на реализацию законных прав, свобод, интересов гражданина (группы граждан).

  Жалоба — это вид письменного обращения, направленного на восстановление прав, свобод и законных интересов гражданина (группы граждан), нарушенных действиями (бездействием) юридических или физических лиц.

  Специфическим видом письменных обращений является запрос — особый вид служебно-делового письма, направляемого в адрес предприятия (организации, учреждения) представителями органов государственной власти или других предприятий (организаций, учреждений). Обычно запрос выполняет двойную функцию. Во-первых, посредством запроса до сведения руководства предприятия доводится информация (чаще всего негативного характера), касающаяся деятельности предприятия (его отдельных структурных подразделений, должностных лиц и т. п.). Во-вторых, в запросе практически всегда содержится просьба о предоставлении запрашивающей стороне информации, касающейся тех или иных направлений деятельности предприятия.

  Рассмотрение  письменных обращений, поступающих в адрес предприятия, производится руководителем или — по его поручению — иным уполномоченным должностным лицом предприятия. При этом непосредственное ведение работы с письменными обращениями, включая ее организационное и документационное обеспечение, как правило, возлагается на соответствующее структурное подразделение службы ДОУ либо секретариат руководителя предприятия (иное аналогичное подразделение или должностное лицо). Указанная работа организуется в строгом соответствии с положениями законодательства РФ, нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов федеральных, территориальных, отраслевых, ведомственных и местных органов власти.

  Организация работы должностных лиц предприятия  с письменными обращениями включает:

• прием и первичную обработку письменных обращений;
• регистрацию письменных обращений;
• направление письменных обращений на рассмотрение;
• рассмотрение письменных обращений;
• подготовку ответов на письменные обращения;
• контроль за порядком рассмотрения письменных обращений.
• При приеме письменных обращений, поступивших на предприятие по почте, производится проверка правильности их адресования, оформления и доставки. Кроме того, проверяются целостность упаковки и наличие вложений.

  Ошибочно  поступившие (не по адресу) письменные обращения безотлагательно возвращаются на почту установленным порядком. На письменные обращения, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т. д.), ценными подарками, составляется акт в двух экземплярах. Аналогичным образом следует поступать и с письменными обращениями, не содержащими текста.