Организация документооборота

Содержание

1. Понятие документооборота

2. Организация документооборота

Библиографический список

1. Понятие документооборота

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в  учреждении с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации  документооборота являются следующие:

- прохождение документов  должно быть оперативным. Чтобы  сократить время их пребывания  в сфере делопроизводства, следует  различные операции по обработке  документов выполнять параллельно  (например, копирование и раздача  копий документа лицам, в исполнении  которого они участвуют одновременно, и т.д.);

- каждое перемещение документа  должно быть оправданным, необходимо  исключить или ограничить возвратные  перемещения документов;

- порядок прохождения  и процессы обработки основных  видов документов должны быть  единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы  соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при  организации документооборота, являются:

- объем потока, который  определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта)  за год, полугодие или квартал;

- структура потока, определяемая  разновидностью документов, авторством  и другими классификационными  признаками;

- режим потока, который  определяется периодичностью движения  документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения  данных для расчета штатной численности  персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов  движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному  составу, писем и предложений  граждан; заявок; рекламаций и т.д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

2. Организация документооборота

документооборот поток входящий исходящий

Прохождение и порядок  исполнения входящих документов

Документопоток входящих документов составляют:

1) документы вышестоящих  организаций, органов власти;

2) документы подведомственных  организаций, присылающих отчетно-учетную  документацию и различного рода  запросы;

3) документы организаций-смежников  и прочих организаций, обменивающихся  информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

4) жалобы и заявления  граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие  операции:

- прием входящих документов;

- первоначальная (экспедиционная) обработка;

- предварительное рассмотрение  и распределение;

- регистрация;

- рассмотрение документов  руководством;

- исполнение резолюций;

- отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции  осуществляется в организации централизованно  экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

Вся корреспонденция, поступающая  в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная обработка  входящей документации имеет своей  задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и  подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов - все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции  в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются  из конвертов, и сверяется наличие  приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа  или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На всех документах (как  регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени  их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения  документа.

Отметка при поступлении  документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

В процессе первоначальной обработки  документы сортируют по структурным  подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные  подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями  этих подразделений.

Нерегистрируемые документы  раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная  документация передается для регистрации.

Распределение поступивших  документов во многом определяет прямоточность их движения.

В малых организациях всю  первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы  могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной  почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана  обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью - отобрать документы  в адрес руководства. Учитывая, что  в настоящее время большинство  руководителей перегружены избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20 % всей документации.

На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению  или исполнителю, проставляется  условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному  вопросу, нормативных документов и  пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы  передаются в первую очередь.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных  подразделений производится, как  правило, в день их получения. Срочные  документы рассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано  несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для  одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник  документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции  первым.

Резолюция руководителя на документе  должна быть отражена в регистрационных  карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Все перемещения документа  между структурными подразделениями  и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке.

Исполнение резолюции  осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа  при необходимости фиксируется  на оборотной стороне регистрационной  карточки. Документ все время до момента исполнения находится в  рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документа  на подпись к нему следует прилагать  материалы, на основании которых  он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей, и т.п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы  направляются тогда, когда работа над  ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).

Прохождение исходящих документов

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу  или предложение адресатами инициативные письма самой широкой тематики, требующие  ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа  включает несколько этапов:

1) составление проекта  документа, его распечатка;

2) согласование проекта,  его визирование в необходимых  случаях;

3) подписание (утверждение)  документа;

4) регистрация и отправка  документа.

Процесс согласования и визирования  можно ускорить, направив копии проекта  заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Подготовленный проект документа  представляется секретарю-рефе-ренту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые документы  сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости  проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту  и сдают в отделение связи.

Канцелярией, секретарем или  экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.

Внутренние документы  проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения  на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают  с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь  свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через  юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные  записки, справки и т.п. документы  поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-ре-ферента), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

Работа с конфиденциальными  документами

К служебным документам конфиденциального  характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера.

Перечень сведений конфиденциального  характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. Указ к числу  сведений конфиденциального характера  относит, в частности, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.

Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданскому кодексу  РФ (ст.139), следует понимать организационную, финансово-эконо-мическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

Работа по обеспечению  сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных - начальником  канцелярии.

Для нормальной работы сотрудников  с конфиденциальными документами  необходимо обеспечить следующие три  условия:

- работа с конфиденциальными  документами должна производиться  в отдельном, специально для  этого оборудованном помещении.  Доступ в такие помещения предоставляется  ограниченному числу сотрудников;

- выдача конфиденциальных  документов во временное пользование  (на срок свыше одного рабочего  дня) производится под роспись  сотрудника;

- передача документов  с грифом «конфиденциально» в  другое учреждение (а внутри организации  из подразделения в подразделение)  производится только с разрешения  соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального  характера учитываются в специальном  журнале и хранятся отдельно от других документов - в особых помещениях или  в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и опечатанных  несгораемых шкафах или сейфах (в  отдельных случаях под охраной  и с соответствующей сигнализацией).

По окончании рабочего дня документы закрытого характера  проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Руководители подразделений  должны обучать своих подчиненных  правилам обращения с конфиденциальными  документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются  о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.

Прием, передача и доставка документов

Прием и передача документов на всех этапах их обработки осуществляются, как правило, без расписок. Расписки следует оформлять только при  передаче важнейших контролируемых документов, а также документов, связанных с денежной отчетностью. Движение зарегистрированных документов между подразделениями, секретариатом  руководства, канцелярией фиксируется  в регистрационных формах - карточке, журнале, ПЭВМ. В канцелярии (секретарь-референт) организации должны знать, каком  подразделении, у кого из исполнителей находится документ в любое время. При этом не обязательно канцелярии и секретарю видеть сам документ, достаточно информации от подразделения  или исполнителя о передаче документа  другому подразделению или исполнителю.

Контрольная служба извещается о передаче контролируемого документа  от одного подразделения и исполнителя  другому только в том случае, когда  меняется ответственное за исполнение лицо.

Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и  исполнения. Доставку документов внутри организации осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных  учреждениях целесообразно использовать технические средства - пневмопочту, транспортеры.

Учет объема документооборота

Объем документооборота - это  общее количество входящих, исходящих  и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для  определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации  в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию  делопроизводства и при решении  вопроса о внедрении средств  механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления  граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные  средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель - количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие  документы учитываются на участке  приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются  по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз.

Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.

Библиографический список

1. Макарова, Н.В. Компьютерное  делопроизводство [Текст] : учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. - СПб. : Питер, 2008. - 410 с.

2. Лантратов, О.И. Компьютеризация  делопроизводства. Рационализация  порядка движения документов  и дел [Текст] : пособие / О.И. Лантратов. - Шахты : ЮРГУЭС, 2009. - 25 с.

3. О порядке рассмотрения  предложений, заявлений и жалоб  граждан [Текст] : Указ Президиума Верховного Совета СССР от 12 апр. 2008 г. № 2534-VII // Ведом. Верх. Сов. СССР. - 2008. - № 17. - С. 144.

4. О внесении изменений  и дополнений в Указ Президиума  Верховного Совета СССР «О  порядке рассмотрения предложений,  заявлений и жалоб граждан» [Текст] : // Ведом. Верх. Сов. - 2010. - № 11. - . 192.

5. О внесении дополнений  в Указ Президиума Верховного  Совета СССР «О порядке рассмотрения  предложений, заявлений и жалоб  граждан» [Текст] : // Ведом. Верх. Сов.. - 2010. - № 6. - С. 94.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. - Введ. 2010 - 07. - 01. - М. : Изд-во стандартов, 2003.

7. Чуковенко, А.Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [Текст] / А.Ю. Чуковенко, В.Ф. Янковская. - М. : Велби, 2009. - 216 с.

8. Лантратов, О.И. Компьютеризация  делопроизводства и документооборота [Текст] : учебно-методическое пособие / О.И. Лантратов. - Ростов н/Д. : Изд-во СКНЦ ВШ, 2009. - 64с.

9. Лысенко, Н.А. Документирование  управленческой деятельности на  предприятии: делопроизводство и  корреспонденция [Текст] : учеб. пособие / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова. - Ростов н/Д. : МарТ, 2008. - 272 с.

10. Типовая инструкция  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти [Текст]. - Утв. приказом Федеральной архивной  службы России от 27 октября 2000 г. № 68. - М., 2010.

Примерная схема документооборота,

Схема документооборота.

Реферат: Организация документооборота на предприятии

Оглавление 

Введение 

1. Понятие документооборота

2. Общая структура документационного  обеспечения управления 

3. Классификация документов

4. Нормативная база делопроизводства

5. Автоматизация документооборота

Выводы и рекомендации

Заключение 

Список использованной литературы

Приложение 1

Введение 

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях  и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни  или существует, или совершен, или  должен быть совершен[1].Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.[2]Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот  является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот  исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого  учета, его нельзя рассматривать  в отрыве от специфических бизнес-процессов  конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии  документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга  документы и операции, ускорить работу над документами.

1.  Понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с  минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают  организации одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации  различных уровней (восходящие - входные, поступающие в вышестоящие  организации от подчинённых организаций.Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

По отношению к управленческому  объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в  пределах организации) документов.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой  любой организации, являются[3]:

формирование полной и  достоверной информации о хозяйственных  процессах и финансовых результатах  деятельности организации, необходимой  для оперативного управления, а также  для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми  органами, банками и иными заинтересованными  лицами;

обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление  и мобилизация внутрихозяйственных  резервов.

Выполнение этих задач  напрямую зависит от полноты и  своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных  операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных  операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной  информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

2.  Общая структура документационного  обеспечения управления

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором  информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится  до исполнителей, действия которых  контролируются (рис.1).

Рис.1. Схема документационного  обеспечения управления

Документооборот представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы  делопроизводства.Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован  и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию  в журнале. После рассмотрения руководителем  и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у  исполнителя до окончательного решения  вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с  ними.

Рис. 2. Документооборот на предприятии

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 2). В  свое время введение конвейерной  сборки наряду с типизацией продукции  и стандартизацией деталей привело  к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому  производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что  и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные  возвраты на предыдущие ступени, документы  должны направляться исполнителям в  соответствии с их обязанностями, чтобы  избежать дублирования операций.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 3).Внешний  контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут  быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров  и заказчиков и т.п. Полученные документы  регистрируются секретарями и затем  поступают на исполнение.

Входящая документация - это  документация, поступающая на предприятие  от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях  передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Рис. 3. Схема документооборота

Если документ создается  в самой организации, то возникает  внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения  документа часто возникает его  версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.