Организация планирования ОС

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………….3

Глава 1. Методы планирования организационных систем…………………..4

1.1. системный подход…………………………………………………………..4

1.2. нормативный метод…………………………………………………………5

1.3. метод параметрического (организационного) моделирования…………6

1.4. метод функционального моделирования (метод аналогий)…………….6

1.5. Программно-целевой метод……………………………………………….7

Глава 2. Закономерности планирования и построения ОС………………….9

Глава 3. Организация планирования ОС…………………………………....13

Заключение……………………………………………………………………..17

Список использованных источников…………………………………………18

ВВЕДЕНИЕ

На протяжении тысячелетий люди создавали организационные системы, пользуясь интуицией, здравым смыслом и опытом прошлого.

С возникновением письменности практический опыт построения систем стал переноситься на бумагу в виде проектов и передаваться будущему поколению, таким образом, для построения новых операционных систем конструктор получил возможность пользоваться готовыми проектами аналогичных систем, хорошо зарекомендовавших себя в прошлом. Такая практика широко используется и в настоящее время.

Для создания системы, имеющей аналоги  в прошлом, разработчик подыскивает подходящий аналогичный проект и принимает его за основу будущей системы. Если же такого аналога найти не удаётся, на помощь приходят здравый смысл и интуиция, частично дополняемые известными методами планирования организационных структур управления, среди которых наибольшее распространение получили системный подход, нормативный метод, метод параметрического моделирования, метод функционального моделирования и программно-целевой метод.

Глава 1. МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ

1. . Системный подход

Он основан на представлении  о системе как о чём-то целостном, обладающем новыми свойствами (качествами) по сравнению со свойствами составляющих её элементов. Новые свойства при этом понимаются очень широко. Они могут выражаться, в частности, в способности решать новые проблемы или достигать новых целей.

Для этого требуется определить границы системы, выделив её из окружающего мира, и затем соответствующим образом изменить (преобразовать), или, говоря математическим языком, перевести систему в желаемое состояние.

В. М. Глушков¹ выделил в системном подходе следующие этапы:

1.Постановка задачи (проблемы): определение объекта исследования, постановка целей, задание критериев для изучения объекта и управления им.

2.Очерчивание границ изучаемой системы и её структуризация. На этом этапе вся совокупность объектов и процессов, имеющих отношение к поставленной цели, разбивается на 2 класса - собственно изучаемая система и внешняя среда.

3.Составление математической модели изучаемой системы: параметризация системы, задание области определения параметров, установление зависимостей между введёнными параметрами.

4.Исследование построенной модели: прогноз развития изучаемой системы на основе её модели, анализ результатов моделирования.

5.Выбор оптимального управления.

Выбор оптимального управления как  раз и позволяет перевести систему в желаемое (целевое) состояние и тем самым решить поставленную проблему.

Несмотря на чёткую математическую трактовку системного подхода, он не получил, однако, однозначной практической интерпретации. В связи с этим развиваются несколько направлений его практической реализации .

Наибольшее распространение получили системотехнические направления, суть которых заключается в совершенствовании существующих систем управления. Для этого проводится их обследование (диагностический анализ), выявляются недостатки и пути устранения последних, формируются мероприятия по совершенствованию систем, внедрение которых рассматривается как способ преобразования существующих систем управления. АСУПовское направление официально признано и закреплено в соответствующих руководящих методических материалах².

Системотехническое направление  является более наукоёмким и находится  в настоящее время в стадии развития.

Планирование сложной системы  разбивается на два этапа : внешнее (или макро-) и внутреннее (или микро-) планирование. Внешнее планирование отвечает за вопрос: с какой целью создаётся система? Внутреннее - на вопрос: какими средствами реализуется система? Другими словами: " При внешнем планировании формируется цель и критерий эффективности будущей системы, а затем корректируется её модель. Локализуется сама система, определяются её границы, фиксируются факторы внешней среды, влияющие на систему или находящиеся под её влиянием; определяются входы, на которые система должна реагировать, и виды реакций, критерии эффективности её функционирования. Внутреннее планирование определяет содержание самой системы."³

Этап внешнего планирования складывается из подэтапов анализа и синтеза. На первом подэтапе формируется цель разрабатываемой системы, проводится изучение существующей системы, составляется генеральная схема будущей системы. На втором - последовательно выполняется эскизное, техническое, рабочее планирование системы.

Данный подход активно разрабатывается, однако не решён пока принципиальный вопрос: как на основе анализа существующей системы перейти к модели будущей системы?

1.2. Нормативный метод

Второе название этого метода – экспортно-аналитический. Он основан на выявлении статистических зависимостей между параметрами характеристик структуры ОС и факторами, влияющими на эти характеристики. Статистические зависимости устанавливаются в результате исследования однородной группы лучших (в определённом смысле) ОС: собираются данные о численных значениях структурных параметров и факторов; с помощью корреляционного анализа определяется степень влияния каждого фактора на структурные параметры и отбираются наиболее существенные факторы; выводятся нормативные формулы для расчёта параметров структуры. Разработанные нормативы определяют состав и содержание функций, перечень решаемых основных задач, тип организационной структуры и т. д. Полученные нормативы используют при планировании определённого класса ОС. Например, планирование организационной структуры управления машиностроительными предприятиями осуществляется на основе типовой схемы структуры управления, утверждённой для определённой группы предприятий, и схемы должностных окладов инженерно-технических работников, служащих и младшего обслуживающего персонала.⁴

1.3. Метод параметрического (организационного) моделирования

Этот метод заключается в  установлении функциональных зависимостей между характеристиками ОУ (объекта управления) и СУ (субъекта управления) для выявления степени их соответствия. Для этого применяется аппарат математической статистики и логического анализа. В частности, с помощью корреляционного анализа изучаются зависимости между количеством работников аппарата управления и объёмом производства, на основе чего рассчитываются нормативы численности управленческого звена.

"Логика и механизм зависимости  системы управления от объекта управления состоят в следующем. Во-первых, эта зависимость является объективной и реальной. Во-вторых, характер этой зависимости и теснота связи между элементами управляющей системы, с одной стороны, и объекта управления, с другой - неоднородные. Так, если система функций, а система информации преимущественно зависят непосредственно от особенностей объекта управления, то аппарат и техника управления зависят от объекта управления не непосредственно, а через функции управления и систему информации"⁵. Метод помогает производить синтез ОС на основе изучения сложившихся соотношений (пропорций) между характеристиками ОУ и СУ.

1.4. Метод функционального моделирования

(метод аналогий)

Он заключается в том, что в основу формирования аппарата управления кладётся стандартный набор функций, осуществление которых необходимо на каждом объекте для его нормальной работы. К ним относятся такие функции, как оперативное управление производством, материально-техническое снабжение, расчёт труда и заработной платы, технико-экономическое планирование и др. Основной характеристикой организационной структуры управления считается численность административно-управленческого персонала, которая рассчитывается по функциям управления с учётом масштабов производства, отраслевой принадлежности предприятия и других факторов. Исходя из численности для каждого уровня управления принимается определённое организационное решение: формирование отдела, управления или бюро для выполнения работ по каждой функции, установление определённых должностей и т. п.

1.5. Программно-целевой метод

Этот метод основан на формировании "древа целей", в соответствии с которым определяется система мероприятий по реализации целей, называемая целевой комплексной программой (ЦКП). Для выполнения ЦКП строится специальная система управления (СУ ЦКП), которая доводит задания ЦКП до конкретных исполнителей и контролирует выполнение программы. Организационная структура СУ ЦКП определяется, таким образом, "древом целей", составом исполнителей и содержанием ЦКП.

Множество исполнителей программы  и СУ ЦКП образуют в совокупности программно-целевую ОС, действующую в течение всего периода решения проблемы.

Такие системы предлагается планировать в три стадии:

1.Формирование общей структурной схемы системы и её главных характеристик (стадия композиции).

2.Разработка состава подразделений и основных связей между ними (стадия структуризации).

3.Разработка количественных характеристик аппарата управления, установление порядка его деятельности (стадия регламентации).

При этом первая стадия имеет принципиальное значение, поскольку она определяет структуру организации. На ней определяются система целей и задач организации, её тип и правовой статус, степень самостоятельности, границы деятельности, состав функций.

К недостаткам программно-целевого подхода следует отнести методическую незавершённость. Достаточно сказать, что в настоящее время "нет чётких, устоявшихся определений по широкому кругу концептуальных положений разработки и реализации комплексных программ, отсутствует единая точка зрения исследователей на основополагающие понятия программно-целевого планирования и управления, соотношение плана (в его традиционной форме) и целевой комплексной программы".⁶

В результате происходит адаптация (приспособление) программных методов к существующим методам планирования и управления. Всё это существенно ограничивает рамки применения программно-целевого подхода, который наиболее эффективен для решения хорошо структуризованных (изученных) проблем, для которых сравнительно нетрудно провести исследование по схеме "цель – система мероприятий - ОУ - СУ".

В целом указанные выше подходы  и методы применяются главным  образом для совершенствования существующих (действующих) ОС. Что же касается создания новых ОС, то здесь пока ещё царят стихийность и субъективный подход. В самом деле, вопрос о том, быть или не быть той или иной организации, предприятию, объединению часто решается волевым путём сверху вниз без научного обоснования. Такой путь формирования ОС, к сожалению, прочно укоренившийся в нашей практике, даёт большой процент "брака" – нежизнеспособных и неэффективных систем.

Отсутствием научной основы разработки ОС объясняется во многом и "забывчивость" создаваемых систем. Не потому ли на каком-то этапе своего развития они начинают утрачивать связь с проблемами, для решения которых создавались, что эта связь не была учтена в полной мере при самом создании системы, определении её границ, структуры, функций и т. д.?

Как уже отмечалось, при создании новых ОС приходится отбирать ресурсы (в основном трудовые) у существующих. Понятно, что выделение ресурсов под каждую ОС должно быть строго дозировано в зависимости от важности решаемых ими проблем. К сожалению, и вопросы ранжирования проблем по их общественной значимости, и оценки эффективности использования тех или иных ресурсов в различных ОС остаются почти без внимания.

Это приводит к тому, что решение многих важных проблем (и соответственно их ОС) не имеет достаточного ресурсного обеспечения. Преобладание отраслевого принципа распределения ресурсов не способствует улучшению положения.

Кроме того, у нас нет и адекватных методик расчёта экономической эффективности ОС, что делает невозможным обоснование необходимости их создания.

Недостатком существующей практики планирования и создания ОС является также недостаточная оперативность. Иногда с момента появления проблемы и до момента построения ОС проходят многие годы, в течение которых обществу наносится невосполнимый ущерб от игнорирования проблем. Например, десятилетиями замалчивалась проблема охраны окружающей среды, пока наконец не была создана специальная ОС. Лишь сравнительно недавно стали предметом обсуждения проблемы наркомании, проституции, борьбы с организованной преступностью. Рано или поздно эти проблемы всё равно бы "всплыли на поверхность", однако очевидно, что чем раньше та или иная проблема будет обнаружена и решена, тем больший ущерб удастся предотвратить.

Вряд ли можно признать такое положение удовлетворительным, и без разработки теории планирования и построения ОС его не улучшить.

Глава 2. ЗАКОНОМЕРНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ И ПОСТРОЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ.

Всякая теория должна исходить из практики, чтобы потом служить ей же опорой. В этом смысле и теория планирования и построения ОС не исключение, она должна основываться на анализе практики создания и функционирования ОС. Основная сложность состоит в том, чтобы среди множества единичных фактов и наблюдений различных специалистов выявить какие-то ключевые положения, закономерности, общие для планирования и построения всех ОС. Среди них можно выделить следующие:

1. Формирование ОС - это многоэтапный процесс.

2. Необходимым условием для начала планирования, а затем и создания ОС, является наличие определённой общественной потребности. Однако одной потребности недостаточно, нужны ещё определённые экономические, юридические, социальные, технические условия и другие гарантии, обеспечивающие им самостоятельность и относительную устойчивость.

3. Решение вновь возникающих  проблем не обязательно требует  создания новых ОС. Многие проблемы могут успешно решаться в рамках "старых" ОС. Обычно для этого разрабатывается специальный комплекс мероприятий (или ЦКП) и готовятся постановления (или приказы), обязывающие соответствующие ОС выполнять предписанные им работы. Контроль за реализацией комплекса мероприятий (или ЦКП) осуществляется организацией, назначаемой головной по данной проблеме. Необходимость в планировании и построении новых ОС возникает обычно, когда становится очевидным, что существующие организационные структуры управления не справляются с решением проблемы и требуется создать новые.

4. Для выбора способа решения  проблем предварительно проводится их исследование. Наибольшее распространение при этом получили методы системного анализа, в основном программно-целевые методы, наиболее естественным путём связывающие проблему со средствами её решения. Решение сложной проблемы обычно начинают с построения "дерева целей", которых требуется достичь путём организации и проведения определённого комплекса мероприятий. Задача заключается в том, чтобы найти этот комплекс, указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий. Для этого "дерево" как бы "накладывается" на реальную среду, в результате чего находится необходимая информация и составляется конкретная программа работ.

Для решения сложных проблем  иногда используются методы аналитического и имитационного моделирования.

5. После исследования проблемы  наибольшую трудность вызывает обычно выбор исполнителей (или организаций-исполнителей), деятельность которых в рамках будущих ОС способна удовлетворить общественную потребность (или решить проблему) полностью или частично. Сложность задачи заключается не столько в том, чтобы найти таких исполнителей (или организаций-исполнителей), которые способны решить проблему, сколько в том, чтобы их можно было организовать в систему. При этом должна учитываться возможность перехода исполнителей из одной ОС в другую (из старой в новую). Последнее обстоятельство требует учёта ущерба, который может быть нанесён обществу вследствие ухода исполнителя из "старой" ОС и соизмерение этого ущерба с ожидаемой полезностью вследствие перехода его в новую ОС. Конечно, необходимость соизмерять ожидаемую полезность с ущербом возникает далеко не всегда, однако когда в качестве исполнителей рассматриваются крупные ОС, то она становится очевидной.

Оптимальный выбор исполнителей, т. е. состава ОУ, - задача достаточно сложная. С ростом числа потенциально возможных исполнителей (n) количество их сочетаний растёт, как 2ⁿ, поэтому объективно оценить все альтернативные варианты состава ОУ и выбрать из них один оптимальный в качестве основы для будущей ОС, как правило, не представляется возможным. В связи с этим данная задача решается обычно экспертным путём. При этом часто допускаются ошибки, снижающие эффективность создаваемой ОС.

Некоторые из этих ошибок исправляет практика, другие же сопровождают всю "жизнь" созданной ОС.

Выбор состава ОУ – длительный процесс, условно разбиваемый на два этапа. На первом этапе определяются потенциально возможные исполнители, т. е. те, кто своей деятельностью способен (судя по имеющейся информации) оказать заметное влияние на решение проблемы. На втором этапе из всех кандидатур на включение в состав отбираются те, которые удовлетворяют определённым требованиям. Для первого и второго этапов нужна информация, которую получают как на основе исследования самой проблемы, так и путём изучения конкретных условий её решения. Одним из наиболее распространённых способов определения состава потенциально возможных исполнителей (кандидатов на включение в состав ОУ) является построение "дерева целей", нижний уровень которого (уровень мероприятий) определяет конкретные мероприятия и позволяет установить предполагаемый состав исполнителей. Множество потенциально возможных исполнителей обычно называют проблемным объектом. Понятие "проблемный объект " используется и другими авторами⁷, правда, в несколько ином смысле.

6. Планирование СУ производится после того, как выбраны границы (состав) ОУ. Этот вывод является очень важным для понимания всей технологии построения ОС.

В многоэтапном формировании ОС можно выделить три стадии:

1. На этой стадии, в связи с некоторой проблемой происходит умозрительное выделение (одним или несколькими исследованиями) ОУ из среды. При этом объект пока не получил широкого научного признания (и названия) и не имеет собственного СУ. Например, в связи с необходимостью решения проблемы укрепления здоровья населения некоторые исследователи выделяют объект, включающий ряд отраслей (здравоохранение, медицинская промышленность, физкультура и спорт , туризм и т. д.), состав которого, однако, требует уточнения. Этот объект пока не получил научного названия и не имеет собственного СУ.

2. На второй стадии объект  получает научное признание, однако собственного СУ всё ещё не имеет. Например, топливно-производственный комплекс.

3. На третьей стадии объект  получает юридическое признание и собственный СУ.

Таким образом, важно иметь ввиду, что ОУ длительное время может не иметь своего СУ. Вместе с тем формирование ОУ можно рассматривать как подготовительный этап создания СУ и ОС в целом.

Построение СУ осуществляется на основе анализа особенностей ОУ (количества исполнителей, их профессионального состава, сложности выполняемых работ) и информации, полученной при исследовании проблемы и условий её решения.

Зависимость характеристик СУ от особенностей ОУ определяет необходимость предварительного изучения производственной деятельности ОУ для разработки соответствующего СУ. Этот тезис получил своё подтверждение и дальнейшее развитие в работах наших учёных (С. Е. Каменицера, В. В. Соломатина, А. А. Модина и др.). Так, по мнению А. А. Модина," создание и развитие современных систем управления определяется требованиями научного управления, свойствами управляемых объектов, а так же условиями использования технических средств"⁸.

Подобным образом высказываются и другие авторы. "Характеристики управляющей системы полностью определяются целями управления и степенью соответствия этим целям характеристик объекта, т. е. всей совокупности представляющих его параметров (структура объекта, состав и взаимосвязи входящих в него элементов, параметры отдельных элементов и т. д.). Следовательно, ведущая роль в формировании параметров замкнутой системы, включающей объект управления, управляющую систему и обратную связь, принадлежит объекту управления. Поэтому при разработке организационной структуры органов управления первичным является объект как элемент базиса, а вторичным - управляющая система как фактор надстройки"⁹.

На изучении и использовании  зависимости между характеристиками СУ и ОУ основан метод параметрического моделирования, имеющий широкое применение при планировании организационных структур управления. Указанные выше наблюдения и объективные закономерности создания ОС позволяют сформулировать следующие положения, составляющие основу проблемного подхода к планированию и последующему построению ОС.

1. В основе разработки любой  ОС должно лежать изучение  конкретной общественной потребности (проблемы).

2. Планирование и последующее  построение ОС должно осуществляться  в последовательности " проблема – ОУ - СУ", что означает последовательное выполнение этапов: исследование проблемы, выбор границ (состава) ОУ, построение (синтез) СУ.

3. Выбор границ (состава) ОУ целесообразно осуществлять в две стадии. На первой – определить состав проблемного объекта, т. е. множество потенциальных исполнителей, кто своей деятельностью способен оказать влияние на решение проблемы. На второй – выбрать из них тех, кто удовлетворяет определённым требованиям и ресурсным ограничениям на создание ОС. При этом исполнителями могут быть организации (их подразделения), предприятия, объединения, отрасли и другие ОС.

4. Решение вопроса о целесообразности  создания ОС должно приниматься  на основе исследования проблемы, проблемного объекта, а также оценки ожидаемой эффективности системы.

5. Синтез СУ должен осуществляться исходя из особенностей ОУ.

6. Планирование ОС следует выполнять с учётом этапов, принятых для разработки сложных систем управления.

Глава 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Разработка ОС – сложный многоплановый процесс, требующий участия различных специалистов:

- специалистов по решаемой проблеме  – для постановки и исследования проблемы, а так же выбора границ проблемного объекта и объекта управления;

- системотехников – для проектирования и внедрения системы;

- экономистов – для оценки экономической эффективности проектируемой системы и выбора наилучшего варианта её построения;

- программистов и электронщиков  – для оснащения ОС необходимыми программными и техническими средствами;

- специалистов по базам данных  и базам знаний – для создания информационной основы системы;

- юристов – для разработки документов, определяющих юридический статус системы и регламентирующих порядок работы её подразделений.

Формирование комплексных бригад, включающих указанных специалистов, требует значительных организационных усилий и затрат. Однако положительный опыт создания в 60 – 70-х годах подобных бригад для разработки АСУ говорит о том, что эта задача выполнима. Подобные бригады или группы могут создаваться на хозрасчётной основе при научно-исследовательских и проектных организациях, занимающихся созданием АСУ, а также при центрах экономического (или управленческого) консультирования. В дальнейшем они, по-видимому, смогут объединяться в организации, специализирующиеся на создании проблемно-ориентированных ОС.

Пока ещё ни у нас в стране, ни за рубежом практически нет организаций или коллективов, специализирующихся на их создании. Популярные в последнее время центры управленческого консультирования этим пока тоже не занимаются. Учитывая почти полное отсутствие отечественного и зарубежного опыта организации проектирования ОС, можно привести ряд общих положений, которые могут быть полезны для практических целей.

В разработке системы должны участвовать:

- организация-заказчик (т. е. организация, ответственная за решение проблемы и обладающая соответствующими полномочиями и ресурсами ) ;

- организация-разработчик (научно-исследовательский или проектный институт по созданию ОС);

- НИИ (или их подразделения), специализирующиеся на данной проблеме , называемые проблемными НИИ;

- организации (подразделения), входящие  в состав ОУ.

Аналогично АСУП процесс создания ОС должен осуществляться в три стадии с включением в первую стадию дополнительного этапа НИР, связанного с постановкой и исследованием проблемы, выбором границ и обследованием ОУ, а также синтезом СУ. Таким образом, весь процесс создания ОС включает следующие три стадии:

1. Предпроектная стадия. Включает  этапы: подготовительный, проведения  НИР, разработки технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ) на создание ОС.

2. Стадия проектирования (планирования). Включает этапы : разработки технического (ТП) и рабочего (РП) проектов или технорабочего (ТРП) проекта.

3. Стадия ввода в эксплуатацию ОС. Включает: выполнение монтажно-наладочных работ, опытную эксплуатацию и приёмосдаточные испытания системы.

На подготовительном этапе уточняется постановка проблемы, определяются заказчик, разработчик и проблемные НИИ, заключается договор на проведение НИР, формируется экспертный совет, составляется и утверждается план-график совместных работ.