Основні функції служби діловодства

МІНІСТЕРСТВО  КУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ

КИЇВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ  КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ

Миколаївський факультет  менеджменту і бізнесу

Кафедра документознавства

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

з навчальної дисципліни ,,Керування документаційними процесами”

на тему: «Основні функції служби діловодства»

 

 

 

 

                                                      

 

                                                                                     

                                                                                      Виконала:

                                                                                       студентка ДМ-4

                                                                                       денної форми навчання

                                                                                      

                                                                                     

                                                                                       Перевірила:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Миколаїв, 2013

 

 

План

 

Вступ

 

1. Поняття, види служб діловодства та їх організаційна структура;
2. Завдання і функції служби діловодства;
3. Функції структурних підрозділів служби діловодства.

 

Висновок

Список використаних джерел

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

 

Будь-який орган державної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багатогранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з документами є діловодство. Забезпечення раціонального функціонування діловодства в установі, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій, покладено на службу діловодства.

У літературі діловодство  поділяється на теоретичне і практичне. Теоретичне - це наука, що викладає правила складення ділових паперів, актів і самих справ, практичне діловодство - це загальний порядок виробництва справ у службових місцях згідно зі встановленими формами і за встановленими зразками ділових документів. Виходячи з теоретичного і практичного аспектів даної функції, можна зробити таке визначення:

Діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами.

Необхідність здійснення належного діловодства та його вдосконалення зумовлені такими чинниками: ускладнення функцій державного управління підвищує вимоги до складання документів, їх оформлення та обробки; раціоналізація роботи з документами - важливий напрям підвищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлінців на оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань; забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у правовідносини з державними органами.

 

 

 

1. Поняття, види служб діловодства та їх організаційна структура

 

Служба діловодства - це структурний підрозділ або  працівник установи, який забезпечує документообіг службових документів, тимчасове, до передання архівному підрозділу, зберігання документаційного фонду або його частини та організує роботу з документами в інших структурних підрозділах установи.

Для ефективної роботи апарату  управління установи в цілому, насамперед, потрібно раціонально організовувати роботу служби діловодства.

Організація праці персоналу  служби діловодства установи передбачає:

- оптимальну організаційну  структуру служби діловодства;

- вибір раціональної  форми діловодства;

- чіткий розподіл функцій  між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій;

- правильне визначення  кількісного складу працівників;

- нормування праці  кожного;

- упровадження прогресивних  методів управління персоналом  з метою створення єдиної команди  професіоналів;

- застосування засобів сучасної комп'ютерної та організаційної техніки;

- раціональну організацію  робочих місць та умов праці;

- нормативно-методичне  забезпечення діловодства.

Факторами, що визначають вид та структуру служби діловодства  і впливають на функції та обсяг  виконуваних нею робіт, є такі: розмір та територіальне розміщення установи;

- кількісний склад  працівників установи;

- обсяг документообігу;

- обрана форма організації  діловодства;

- рівень механізації  та автоматизації діловодних  процесів.

Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діловодства в установі та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу, який визначають кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів за рік.

Залежно від обсягу документообігу встановлено чотири категорії установ:

I категорія - з обсягом  документообігу понад 100 тис. документів  на рік;

II категорія - від 25 тис. до 100 тис. документів на  рік;

III категорія - від 10 до 25 тис. документів на рік;

IV категорія - до 10 тис.  документів на рік.

Враховуючи категорію  установи, кількість та територіальне  розміщення її структурних підрозділів, обирають форму організації діловодства:

- централізовану - рекомендовано застосовувати в установах III—IV категорії з невеликою кількістю структурних підрозділів;

- децентралізовану - впроваджують  в установах І категорії з  територіально роз'єднаними структурними  підрозділами;

- змішану - доцільно обирати в установах І—II категорії зі складною структурою та значним обсягом документообігу.

За централізованої форми організації діловодства всі операції з оброблення документів зосереджені (централізовані) в єдиному для всієї установи центрі - службі діловодства.

Децентралізована форма  передбачає одночасне виконання  відносно однорідних діловодних операцій кількома структурними підрозділами установи, включаючи службу діловодства. Проте не варто змішувати децентралізовану форму організації діловодства з організаційною структурою самої служби діловодства, до складу якої входять відповідні підрозділи (експедиції, групи, машбюро тощо).

За змішаної форми  організації діловодства деякі  операції (наприклад, приймання кореспонденції, реєстрацію, контроль, копіювання документів) централізовано виконує служба діловодства, а інші операції (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ тощо) децентралізовано виконують інші структурні підрозділи установи.

Правильний вибір форми  організації діловодства дає  змогу досягти швидкого стратегічного  реагування, оптимізувати використання ресурсів, у тому числі і трудових, сприятиме створенню оптимальних організаційних умов для більш швидкого досягнення мети, забезпечить ефективне функціонування та координацію підрозділів служби діловодства та її працівників, правильний розподіл повноважень між працівниками, унеможливить хаос у діяльності служби діловодства[7, c. 76-78].

У практиці існують такі види служб діловодства:

- департамент документального  забезпечення і контролю -в установах  І категорії;

- управління справами - в установах II категорії;

- загальний відділ - в  установах III категорії;

- канцелярія - в установах  IV категорії.

Кожна із зазначених служб  діловодства, у свою чергу, структурно поділяється на підрозділи.

До складу служби діловодства  можуть входити:

- секретаріат (служба, яка безпосередньо підпорядковується керівникові установи);

- підрозділи (відділи,  сектори, групи, служби), що забезпечують  облік, реєстрацію, контроль за  виконанням документів, підготовку  проектів документів, оформлення  і випуск документів, розгляд  листів (звернень) тощо;

- кур'єрські служби;

- копіювально-множильні  бюро;

- архів.

Наприклад, до складу управління справами можуть входити: відділ діловодства, відділ контролю та відділ розгляду звернень громадян. Ці структурні підрозділи служби діловодства, у свою чергу, можуть поділятися на більш дрібні підрозділи. Так, відділ діловодства може складатися з канцелярії, сектору документаційного обслуговування колегіального органу, кур'єрської служби, архівного підрозділу тощо.

У невеликих установах, які у структурі не мають служб діловодства, відповідальність за ведення діловодства покладена на секретаря або на іншу спеціально призначену посадову особу.

Роботу служби діловодства  регламентують положення про  неї, яке розробляють на основі положення (статуту) про установу, та інструкції з діловодства установи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Завдання і функції служби діловодства

 

Основною метою служби діловодства, незалежно від її назви, є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з  документаційного забезпечення. Виконання цієї мети передбачає вирішення наступних завдань:

1. постійне вдосконалення форм і методів роботи з документами;
2. забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно-пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі у відомчий архів у відповідності з діючими державними нормативно-методичними документами;
3. скорочення документообігу;
4. розробка і впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації і в підвідомчій системі, прогресивних технологій діловодства .

Функції сучасної служби діловодства в Україні визначаються з цілей і завдань її діяльності і включають повний обсяг роботи, яка виконується службою. Типовий склад функцій наступний:

1. Розробка, впровадження та ведення табелю та альбому уніфікованих форм документів організації; внесення до них змін.
2. Розробка та проектування бланків документів.
3. Здійснення експедиційної обробки вступників та відправляються документів.
4. Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів та виконання інформаційно-довідкової роботи по документах.
5. Організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву, що надходять.
6. Контроль за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву.
7. Регулювання ходу виконання документів, контроль проходження, оформлення та виконання документів у встановлений термін.
8. Організація машинописного (комп'ютерного) виготовлення текстів документів, їх копіювання та оперативного розмноження.
9. Розробка номенклатури справ організації, забезпечення зберігання справ і оперативного використання документної інформації.
10. Організація і ведення діловодства за пропозиціями, заявами, скаргами громадян.
11. Організація контролю за роботою з документами в структурний підрозділах.
12. Розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавської дисципліни.
13. Контроль за правильністю оформлення і формування справ у структурних підрозділах організації.
14. Організація роботи архіву установи (відомчого архіву) відповідно до чинних нормативно-методичними рекомендаціями Держкомархіва.
15. Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства та архіву, проведення нарад та консультування з питань, що належать до компетенції служби діловодства.
16. Організація робочих місць, умов праці співробітників служби діловодства.

Ведення діловодства  відповідно до вимог державних інструкцій і стандартів щодо діловодства покладається наділоводну службу – управління справами, загальний відділ, канцелярію або секретаря.

Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі Указу Президента України, статуту або положення про установу (організацію), Примірною інструкцією з діловодства і затверджується керівником установи  (організації).

Основне завдання діловодної служби – встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі (організації) на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої роботи з документами і скорочення кількості документів.

Виходячи з основного завдання діловодна служба здійснює таку роботу.

Вона розробляє інструкції з діловодства і номенклатури справ в установі (організації).

За  дорученням керівництва діловодна служба організовує підготовку проектів документів, забезпечує їх оформлення і випуск.

Діловодна служба колегіальних організовує і забезпечує документальне і організаційно-технічне обслуговування роботи органів, проведення нарад  при керівникові установи (організації).

Діловодна служба організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів.

Важливою функцією зазначеної служби є уніфікація системи документування і документів з урахуванням можливостей їх машинної обробки, вжиття заходів до скорочення кількості форм і видів документів.

Діловодна служба здійснює контроль за підготовкою і оформленням документів, їх своєчасним виконанням в установі (організації), вживає заходів щодо скорочення строків виконання документів, аналізує й узагальнює дані про хід і результати цієї роботи

Важливе місце в роботі служби посідає приймання, реєстрація, облік, забезпечення зберігання, оперативного пошуку та інформування про документ, доставка документів. Діловодна служба забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності і якості обробки і використання документів, які створюються в діяльності установи (організації) та інших організації, що входять до системи її управління, для передання їх на державне збереження. Вона вдосконалює форми і методи роботи з документами у вищезазначеній сфері з урахуванням використання організаційної техніки і комп’ютерних технологій.

Діловодна служба здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи (організації), організовує навчання, підвищення кваліфікації працівників з питань діловодства. Вона впроваджує в цю роботу державні стандарти, уніфіковані системи документування, інші нормативи в установі (організації), а також в організаціях, що належать до сфери її управління.

Служба засвідчує печаткою документи у випадках, передбачених, інструкцією з діловодства в установі (організації).

Діловодну службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником установи (організації). Він повинен мати вищу (або середню спеціальну, базову вищу) освіту і стаж роботи в діловодній службі не менше 3-х років.

За характером діяльності він взаємодіє з усіма підрозділами, службами установи (організації) та їхніми керівниками, з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

Керівник діловодної служби:

•    організовує, спрямовує й координує роботу персоналу служби;

•    контролює додержання встановлених правил роботи з документами в установі та в  організаціях, що входять до сфери її управління; 

•     доповідає керівникові про стан роботи з документами;

•     вносить на розгляд керівництва подання про прийняття, переведення і звільнення працівників діловодної служби, їх заохочення і накладення на них стягнень;

•     вживає заходів щодо скорочення зайвої документальної інформації в установі (організації), а також в організаціях сфери їх управління, здійснює контроль у цій справі;

•     підписує й візує документи у межах своєї компетенції;

•     бере участь у засіданнях колегії, а також у нарадах які проводяться керівником установи (організації).

Керівник діловодної служби має право залучати спеціалістів організації до підготовки документів за дорученням керівництва, запрошувати відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами, повертати проекти документів виконавцям і вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановлених вимог.

На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність  за забезпечення  додержання установленого порядку роботи з документами в установі (організації); виконання плану роботи і додержання необхідних умов праці персоналу діловодної служби;   забезпечення трудової та виконавчої дисципліни в її колективі.

 

 

 

 

 

 

 

4. Функції структурних підрозділів служби діловодства

 

Безпосереднє виконання  завдань і функцій служби діловодства  покладено на її працівників.

Діяльність працівників  служби діловодства регламентують посадові інструкції, які розробляє керівник служби діловодства на підставі «Класифікатора професій ДК 003-2005», затвердженого Наказом Держспоживстандарту України від 26.12.2005 № 357, що вийшов на заміну ДК 033-95, та затверджує керівник установи.

У своїй роботі працівники служби діловодства установи мають керуватися законами України, що встановлюють порядок організації діловодства й архівної справи, нормативно-правовими актами уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, національним стандартом на організаційно-розпорядчу документацію, розпорядчими документами установи вищого рівня і цієї установи, вказівками державних архівних установ і архівних відділів міських рад.

У службах діловодства  залежно від обсягу робіт можуть функціонувати такі категорії працівників: керівники, спеціалісти, технічні працівники.

Керівник служби діловодства  може обіймати одну з таких посад:

- начальник управління (відділу);

- керуючий справами;

- завідувач канцелярії.

Спеціалісти служби діловодства  поділяються на категорії:

- керівник групи;

- головний спеціаліст;

- провідний спеціаліст;

- спеціаліст.

До технічних працівників  належать: секретарі, діловоди, друкарки, стенографісти, архівісти, кур'єри.

Назва посади повинна  відповідати функціям, покладеним на працівника.

Молодший спеціаліст відповідно до освітньо-професійної  програми після завершення навчання має бути підготовлений до професійної  діяльності із забезпечення документаційного та інформаційного обслуговування апарату управління та організації діловодства. Він може працювати у службі діловодства підприємства, установи чи організації будь-якої форми власності на посаді.

Секретаріат - структурний  підрозділ, що створюється, як правило, для обслуговування керівництва організації. У його складі працюють помічник керівника, секретар-референт, технічні секретарі. Секретаріатом у деяких організаціях називають всю службу діловодства. Секретаріат виконує такі типові функції:

• попередній розгляд та підготовка до доповіді керівникові надходять на його ім'я документів;
• підготовка по вказівці керівника проектів окремих документів та їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організації;
• організація та документаційне обслуговування нарад, які проводить керівник. Зазвичай в секретаріатах ​​зосереджено і документування діяльності колегіальних органів управління (складання проектів планів засідань, підготовка матеріалів до засідання, ведення та оформлення протоколів, підготовка проектів рішень і контроль за виконанням прийнятих рішень);
• бездокументарній обслуговування керівників (організаційно-технічне забезпечення, підготовка відряджень, телефонне обслуговування, прийом відвідувачів, організація роботи приймальної і т.п.).

Протокольна група створюється  в органах місцевого самоврядування у складі установ, що мають у своїй  структурі постійно діючий колегіальний орган. Виконує наступні функції:

• підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів (редагування, оформлення і випуск) керівництва органу місцевого управління, листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;
• аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів, підготовка висновків щодо них;
• організація та проведення засідань органу управління, документування їх діяльності;
• прийом, реєстрація, організація зберігання та довідково-інформаційної роботи, розсилка прийнятих документів і їх доведення до керованих об'єктів.

Відділ раціоналізації діловодства може носити назви: центр  вдосконалення документації (ДОП), бюро (центр, сектор) НОТ або ноут, методичний сектор тощо Його функції:

• розробка та впровадження заходів щодо вдосконалення технології діловодства;
• розробка нормативно-методичного забезпечення діловодства (положень, інструкцій, правил, регламентів, альбому уніфікованих форм, пам'яток та ін);
• розробка збірників типових (трафаретних) текстів;
• розробка класифікаційних довідників (номенклатура справ, класифікатори, переліки документів зі строками зберігання тощо);
• організація і проведення заходів щодо вдосконалення кваліфікації працівників служби діловодства і фахівців апарату управління.

Експедиція - спеціалізована ділянка, здійснює прийом і відправку  надходять поштою і кур'єрського зв'язку документації та кореспонденції. Експедиція виконує:

• прийом документів, що надходять, їх сортування і розподіл по структурних підрозділах;
• доставку документів до структурних підрозділів;
• обробку, упаковку та відправлення відправляються документів;
• кількісний облік вступників і відправляються документів.

Підрозділ з обліку та реєстрації документів виконує:

• реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів;
• формування та ведення довідково-інформаційного масиву;
• контроль за оформленням та складанням вихідних і внутрішніх документів (щодо візування, погодження, відповідності прийнятих

правил, юридичної сили документів і т.д.).

Група контролю (може називатися бюро, відділ, інспекція) виконує:

• контроль за термінами виконання документів;
• контроль за термінами виконання усних розпоряджень керівника;
• аналіз виконавської дисципліни;
• інформування керівництва про хід виконання документів та доручень.

Група листів (бюро скарг, відділ звернень населення і т.п.) веде:

• прийом і облік пропозицій, заяв і скарг громадян;
• підготовку звернень до розгляду керівництвом;
• контроль за термінами підготовки у відповідь документів у структурних підрозділах установи або сторонніх організаціях;
• повідомлення заявників про результати розгляду їх звернень;
• формування і зберігання справ з документами за зверненнями;
• аналіз та узагальнення результатів розгляду документів в організації й причин звернення;
• організацію прийому громадян з особистих питань керівництвом організації.

Машинописне бюро (Центр  підготовки документів) виконує:

• передрук документів з чернеток;
• считку і правку текстів документів;
• облік виконуваної роботи.
• Копіювально-розмножувальне бюро виконує:
• копіювання текстів;
• тиражування текстів документів;
• підготовку рекламної продукції, буклетів, брошур і т.п.

Архів здійснює:

• прийом від структурних підрозділів оброблених та підготовлених до зберігання справ, надання їм методичної допомоги;
• облік, систематизацію, зберігання та організацію використання документів;
• контроль за дотриманням правил формування, зберігання і використання справ у структурних підрозділах;
• підготовку справ до передачі на державне зберігання.

Таким чином, служба діловодства  бере на себе весь комплекс робіт з  інформаційно-документаційного обслуговування управлінської діяльності.  
Нормативними документами за службою діловодства закріплені традиційні технологічні функції.