Основные критерии выбора поставщика при осуществлении процесса закупки материально-технических ресурсов

Министерство  образования Республики Беларусь

УО «Барановичский государственный университет» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат по дисциплине «Логистика»

Тема: «Основные  критерии выбора поставщика при осуществлении  процесса закупки материально-технических  ресурсов» 
 
 
 
 

Выполнила:

студентка 5 курса,

инженерного факультета,

группы  ЭОП-51,

Дрозд О.В.

Проверила:

Иванюк  О.Л. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Барановичи 2011 

       Важность выбора поставщика объясняется  не только функционированием на современном  рынке большого количества поставщиков  одинаковых материальных ресурсов, но и тем, что он должен быть, прежде всего, надежным партнером товаропроизводителя в реализации его стратегии организации производства.

      Выбор поставщика осуществляется двумя способами. Первый способ - анализ возможных вариантов и предложений осуществляет торговый агент предприятия, отвечающий за закупки. Он выбирает поставщика исходя, прежде всего из наиболее низких закупочных цен, делает заказ, следит за его выполнением и старается разрешить возникающие вопросы. Второй способ заключается в коллегиальном обсуждении возможностей и потребностей в поставках. Анализ проводится как на уровне отдела закупок предприятия, так и на уровне взаимодействия этого отдела с производственным, отделом контроля качества либо отделом сбыта.

      Выявление и изучение источников закупки и поставки не является разовым мероприятием, а должно проводиться систематически, базируясь на различных источниках информации.

      Обычные источники информации - это каталоги (в печатном или электронном виде), торговые журналы, различного рода рекламные объявления, прайс-листы, торговые директории (регистры) поставщиков и товаров, торговые представительства и др. Каталоги наиболее известных источников снабжения содержат, например, информацию о производственных источниках, предложениях, перечень товаров, находящихся в наличии у дистрибьюторов, цены, размеры скидок и т. п. Торговые журналы, являясь ценным источником информации о потенциальных поставщиках, несут покупателю общую информацию о новой продукции и сырье, а также определенную рекламу. Торговые директории или регистры - это источники, в которых приводятся списки основных производителей, их адреса, количество отделений, филиалы, продукция, в некоторых случаях финансовое положение или место в продажах. Они также содержат списки названий товаров на рынке с указанием их производителей и списки сырья и комплектующих с указанием названия и адреса поставщика. Информация в регистрах организована так, чтобы можно было вести поиск по типу товара, по его производителю или по названию товара. Торговые представительства, возможно, являются одним из наиболее ценных, имеющихся в наличии средств информации об источниках снабжения, видах продукции и общей ситуации на рынке закупок. Особое внимание в качестве средства информации об источниках снабжения отводится Интернету. В последние годы Интернет в России активно используется для поиска партнеров по бизнесу, в том числе и для снабжения.

      Большое количество и разнообразие потенциальных  поставщиков, требуемых материальных ресурсов приводит к тому, что особое внимание уделяется проблеме выбора тех, которые могли бы с наибольшим эффектом обеспечить успешную производственно-сбытовую деятельность предприятия.

      Возможны  два направления выбора поставщика:

      1. Выбор поставщика из числа  компаний, которые уже были вашими поставщиками (или являются ими) и с которыми уже установлены деловые отношения. Это облегчает выбор, так как отдел закупок компании располагает точными данными о деятельности этих компаний.

      2. Выбор нового поставщика в  результате поиска и анализа требуемого рынка: рынка, с которым компания уже работает, или совершенно нового рынка (в случае принятия решения о диверсификации деятельности). Для проверки потенциального поставщика часто необходимо много времени и ресурсов, поэтому ее следует осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого списка, которые действительно имеют серьезный шанс получить большой заказ. От потенциального поставщика, конкурирующего с существующими, ожидается более высокая эффективность.

      Критерии  выбора поставщика. Критерии оценки и отбора поставщиков материальных ресурсов зависят от требований потребителей логистической системы и могут быть различными. Обычно их три-четыре, в отдельных случаях их может быть более 60. В то же время независимо от специфики отрасли, размера предприятия, особенностей производства важнейшими критериями в процессе оценки и отбора согласно требованиям закупочной логистики являются следующие:

      1. Надежность снабжения.

      2. Качество поставляемой продукции.

      3. Приемлемая цена.

      4. Удаленность генератора материальных потоков от потребляющей логистической системы.

      5. Сроки выполнения текущих и  экстренных заказов.

      6. Способность обеспечить поставку  запасных частей в течение  всего срока службы поставленного  оборудования.

      7. Психологический климат в трудовом коллективе поставщика.

      8. Организация управления качеством  продукции у поставщика.

      9. Кредитоспособность и финансовое  положение поставщика.

      10. Репутация и роль в своей  отрасли.

      11. Имидж.

      12. Оформление товара (упаковка).

      13. Наличие резервных мощностей у источника поставки.

      Заслуживает внимания шкала критериев выбора поставщика, предлагаемая Майклом Р. Линдерсом и Харольдом Е. Фироном (критерии расположены в порядке  приоритета):

      1. Качество продукции; 

      2. Своевременность доставки (авторы предлагают строить рейтинг поставщиков на основе фактов соблюдения или несоблюдения ими сроков поставок);

      3. Цена (сравнение реальной цены  с желаемой или с минимальной  у других поставщиков);

      4. Обслуживание (качество технической  помощи, отношение поставщика и время ответа на просьбы о помощи, квалификация обслуживающего персонала и т.д.);

      5. Повторные предложения по разработке  продукции или услуги, по снижению  цены; техническая, инженерная и  производственная мощность;

      6. Оценка дистрибьюторских возможностей (если поставщик выполняет функцию дистрибьютора);

      7. Детальная оценка финансов и  управления.

      Указанная шкала критериев используется большинством зарубежных фирм-производителей продукции  при выборе (или предварительном  отборе) поставщиков материальных ресурсов.

      Некоторые специалисты ставят во главу угла цену продукции. С точки зрения большинства  зарубежных специалистов по снабжению  и логистике это нецелесообразно. Цена — это то, о чем всегда можно договориться, и она не должна быть главным критерием при отборе поставщиков. Хотя, конечно, многих отпугивают высокие цены некоторых поставщиков, но часто именно у них можно приобрести самую качественную продукцию и на выгодных условиях (не считая собственно цены), включая сервис (до и послепродажный), доставку, гарантии, условия дальнейшего сотрудничества и т.д. Если цена поставщика значительно ниже средней, это часто может являться предупреждением того, чтобы не выбирать этого поставщика. К сожалению, как показывает опыт, в отношении отечественных компаний это не всегда однозначно верно. Из-за нехватки оборотных средств многие компании вынуждены при выборе поставщика руководствоваться прежде всего ценой продукции поставщика. Цена является главным критерием, остальные отходят на второй план.

      При выборе новых поставщиков зарубежные фирмы делают акцент на оценке их финансового положения и организации управления, а также на технической, инженерной и производственной мощности поставщиков. Это тем более важно в российских условиях, где политическая и экономическая нестабильность позволяет вести нечестный бизнес, существовать «фирмам-однодневкам» и т.п. [4]

      Обобщение рассмотренных подходов позволяет  выделить главные критерии, на которых  рекомендуется строить систему  выбора поставщика:

      1. Качество продукции. Относится к способности поставщика обеспечить товары и услуги в соответствии со спецификациями, а также с требованиями потребителя независимо от того, соответствует ли она спецификации.

      2. Надежность поставщика (честность,  отзывчивость, обязательность, заинтересованность в ведении бизнеса с данной компанией, финансовая стабильность, репутация в своей сфере, соблюдение ранее установленных объемов поставки и сроков поставки и т. д.).

      3. Цена. В цене должны учитываться  все затраты на закупку конкретного  материального ресурса, т. е. транспортировку, административные расходы, риск изменения курсов валют, таможенные пошлины и т. д.

      4. Качество обслуживания. Оценка по  данному критерию требует сбора  информации у достаточно широкого  круга лиц из различных подразделений  компании и сторонних источников. Необходимо соблюдать мнения  о качестве технической помощи, отношении поставщика к скорости реакции на изменяющиеся требования и условия поставок, к просьбам о технической помощи, квалификации обслуживающего персонала и т. д.

      5. Условия платежа и возможность  внеплановых поставок. Поставщики, предлагающие выгодные условия  платежа (например, с возможностью получения отсрочки, кредита) и гарантирующие возможность получения внеплановых поставок, позволяют избежать многих проблем снабжения.

      Как показывает практика, системе установленных  критериев может соответствовать  несколько поставщиков. В этом случае необходимо их ранжировать, опираясь на влияние непосредственных контактов с представителями поставщиков.

      Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение в отделе логистики (закупок), и, как правило, не может быть полностью формализован.

      Основные  этапы выбора поставщика. Выбор поставщика является одной из основных проблем, возникающих при закупке товара. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке  функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером фирмы в реализации ее логистической стратегии. Рассмотрим основные этапы выбора поставщика:

      1.  Определение и оценка требований  покупателей к количеству, качеству, срокам поставки и сервису, прилагаемому к товару.

      2.   Определение типа закупок: установившиеся (постоянные) закупки, модифицированные  закупки (в которых меняется  поставщик или параметры закупаемых  товаров), новые закупки (закупки,  связанные с изменением конъюнктуры  рынка).

      3.  Анализ поведения рынка. Поставщик  может функционировать в различной  рыночной среде и типе рынка:  монополистическом, олигополистическом, высококонкурентном. Знание и анализ  рынка поставщиков помогают логистическому  персоналу фирмы определить количество  возможных поставщиков, позицию на рынке, профессионализм и другие факторы, позволяющие правильно организовать закупки.

      4.  Идентификация всех возможных  поставщиков и их предварительная  оценка.

      5.  После отбора наиболее подходящих  поставщиков продукции происходит окончательный выбор поставщика. При этом используется метод многокритериальной оценки, включающий такие показатели как уровень цены, надежность поставок, качество сопутствующего сервиса и др.

      6.  Реализация процесса поставок  конкретной номенклатуры товаров от поставщика посреднической фирме: оформление договорных отношений, передача прав собственности на продукцию, транспортировка, грузопереработка, хранение, складирование и т.п.

      7.  Контроль и оценка выполнения  закупок. После завершения процесса  доставки должен быть организован входной контроль качества продукции (данная процедура для надежных поставщиков, особенно при применении технологии JIT, может отсутствовать). Эффективность управления закупками оценивается в результате непрерывного контроля и аудита выполнения условий договоров по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству продукции и сервиса.

      Досье поставщика ресурсов. Информация, касающаяся деятельности поставщиков ресурсов, полученная из различных источников, собирается и систематизируется в фирменном досье. Обычно досье включает два основных раздела:

      1. Общая характеристика поставщика  ресурсов (профиль деятельности; номенклатура  продукции и услуг; объемы производства  и реализации продукции и услуг);

      2. Специальные аспекты, имеющие  непосредственное отношение к заключению договора на поставку ресурсов (кредитоспособность поставщика ресурсов; его финансовое положение; загрузка поставщика ресурсов заказами на их поставку; заинтересованность поставщика в получении дополнительных заказов на поставку ресурсов; участие поставщика ресурсов в различного рода объединениях, ассоциациях).

      Досье поставщика ресурсов включает ряд документов:

      1. Карта поставщика;

      2. Сведения о переговорах с поставщиком  ресурсов;

      3. Сведения о деловых отношениях  с поставщиком ресурсов.

      Карта поставщика ресурсов представляет собой  анкету, содержание которой сгруппировано  по основным аспектам, характеризующим  различные стороны деятельности данного поставщика:

      а) указываются почтовый, телеграфный  адрес поставщика, номера его телефонов и e-mail;

      б) год основания предприятия-поставщика;

      в) номенклатура продукции (ресурсов) и  услуг;

      г) сведения о производственной мощности, торговом обороте, числе работающих;

      д) данные о финансовом положении;

      е) сведения о филиалах, дочерних предприятиях, об участии поставщика в объединениях, ассоциациях;

      ж) конкуренты поставщика ресурсов;

      з) сведения о владельцах и администрации  предприятия-поставщика;

      и) отрицательные стороны деятельности предприятия-поставщика (невыполнение взятых обязательств, наличие рекламаций, арбитражные и судебные иски);

      Сведения  о переговорах составляются после  завершения переговоров с предприятием-поставщиком. Они отражают предмет переговоров; результаты переговоров; характеристику лиц, участвующих в переговорах (особенности характера, знание технических и коммерческих сторон обсуждаемых проблем).

      Сведения  о деловых отношениях с предприятием-поставщиком, в отличие от сведений о переговорах, составляемых после каждого их раунда, составляются один раз в год и  отражают историю, и опыт работы с предприятием-поставщиком в течение этого времени. Они содержат данные о выполнении поставщиком условий контракта, его заинтересованности в сотрудничестве, деловых качествах администрации предприятия.

      Оценка  результатов работы с поставщиками. На выбор поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда.

      Закупаемые  товары, сырье и комплектующие  изделия, как правило, неравнозначны  с точки зрения целей производственного  или торгового процесса. Отсутствие некоторых комплектующих, требующихся  регулярно, может привести к остановке  производственного процесса (равно как и дефицит некоторых товаров в торговле — к резкому падению прибыли торгового предприятия). Главным критерием при выборе поставщика данной категории предметов труда будет надежность поставки.

      Если  закупаемые предметы труда не являются значимыми с точки зрения производственного или торгового процесса, то при выборе их поставщика главным критерием будут служить затраты на приобретение и доставку.

      Вступая в хозяйственную связь с неизвестным  поставщиком, предприятие подвергается определенному риску. В случае несостоятельности или недобросовестности поставщика у потребителя могут возникнуть срывы в выполнении производственных программ или же прямые финансовые потери. Возмещение понесенных убытков наталкивается, как правило, на определенные трудности. В связи с этим предприятия изыскивают различные способы, позволяющие выявлять ненадлежащих поставщиков, например, западные фирмы нередко прибегают к услугам специализированных агентств, готовящих справки о поставщиках, в том числе и с использованием неформальных каналов. Эти справки могут содержать следующую информацию о финансовом состоянии поставщика:

      ·  отношение ликвидности поставщика к сумме долговых обязательств;

      ·  отношение объема продаж к дебиторской  задолженности;

      ·  отношение чистой прибыли к объему продаж;

      ·  движение денежной наличности;

      ·  оборачиваемость запасов и др.

      Отечественные предприятия при выборе поставщика в настоящее время в основном полагаются на собственную информацию. При этом на предприятии, имеющем  много поставщиков, может быть сформирован список хорошо известных, заслуживающих доверия поставщиков. Утверждение договоров с этими поставщиками, разрешение предварительной оплаты намеченной к поставке продукции осуществляются по упрощенной схеме. Если же намечается заключение договора с поставщиком, отсутствующим в названном списке, то процедура утверждения и оплаты усложняется проведением необходимых мероприятий, обеспечивающих безопасность финансовых и других интересов предприятия.