Основные направления рациональной организации труда

ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ  РАЦИОНАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА

Рационализация управленческого  труда предполагает создание таких  условий, при которых конечная цель управления достигается с наименьшими  затратами труда. Она направлена на использование в процессе труда  последних достижений науки и  техники менеджмента, а также  передового управленческого опыта.

В основе рациональной организации  управленческого труда лежат  определенные принципы:

комплексность. Проблема организации  управленческого труда должна решаться всесторонне — с учетом всех аспектов управленческой деятельности. Принцип  комплексности предполагает, что  научная организация управленческого  труда развивается не по одному направлению, а по их совокупности и касается не одного работника, а всего управленческого  коллектива;

системность. Если принцип  комплексности выражает требование полноты рассмотрения объекта по всем направлениям, то принцип системности  предполагает их взаимное согласование, увязку, устранение противоречий, в  результате чего создается такая  система организации труда, в  рамках которой все ее составные  части взаимно согласованы и  действуют в интересах эффективного функционирования всего предприятия;

регламентация — это установление и строгое соблюдение определенных правил, положений, указаний, инструкций и других нормативных документов, основанных на объективных закономерностях  развития системы управления. При  этом выделяется круг проблем, подлежащих жесткой регламентации, и определяются вопросы, для которых нужны рекомендации;

специализация заключается  в закреплении за каждым подразделением определенных функций, работ и операций и возложением на него полной ответственности  за конечные результаты деятельности в процессе управления. При этом следует иметь в виду, что существуют пределы специализации, переступать  которые нельзя, иначе можно ограничить творческий рост работников и отрицательно повлиять на результаты их труда;

стабильность. Трудовой коллектив  должен работать в условиях стабильности своего состава, функций и решаемых задач. Это не исключает динамики в развитии. Важно, чтобы изменение  содержания и состава задач было обусловлено объективно необходимыми потребностями и происходило на строго научной основе;

целенаправленное творчество заключается в достижении двух взаимосвязанных  целей — обеспечении творческого  подхода при проектировании и  внедрении передовых приемов  труда и максимальном использовании  творческого потенциала управленческих работников в их повседневной деятельности.

Каждый из рассмотренных  выше принципов имеет самостоятельное  значение. Вместе с тем они дополняют  друг друга, раскрывая различные  способы общего подхода к организации  управленческого труда.

Рациональная организация  труда аппарата управления базируется на общих принципах — уровне оплаты и стимулирования труда; разделении и кооперации труда; техническом  обеспечении и механизации; нормировании труда; благоприятном режиме и хороших  условиях труда.

Оплата и стимулирование труда. Осуществляемый в настоящее  время переход от административно-командных  методов управления к рыночной экономике, построенной на многообразии форм собственности, предполагает необходимость переосмысления сущности и содержания оплаты труда. В основе механизма распределения  по труду лежат следующие критерии: определение оптимального соотношения  централизованного регулирования  заработной платы и прав организаций  в области оплаты труда; определение  уровня минимальной зарплаты; разработка методики коллективно-договорного  регулирования распределения по труду.

Основной смысл всей работы в области материального вознаграждения сотрудников организации — определить меру труда и размер его оплаты. Разработка оптимальных соотношений  в оплате труда различной сложности  является наиболее важным моментом в  системе дифференциации заработной платы. Такой подход обеспечивает соответствие размеров оплаты труда его качественным показателям. Речь идет о справедливом вознаграждении за труд. Уровень оплаты труда в организации должен быть таким, чтобы ее работники не завидовали сотрудникам конкурирующих фирм, иначе руководство фирмы столкнется с таким явлением, как миграция рабочей силы. Чтобы этого не произошло, в системе оплаты и стимулирования труда должны соблюдаться следующие требования:

оплата по результатам  труда. Оплата по труду (формула «каждому — по труду») имеет двоякое толкование. Под трудом можно понимать либо его  результат, либо затраты (количество труда). Принцип «по затратам труда» гарантировал индивидуальную зарплату, но не регулировал  ее. Регулирование происходит с учетом затрат и результатов труда. Отсюда вывод: платить нужно не по труду, а по его результатам;

уверенность и защищенность работников. Заработная плата должна быть такой, чтобы у сотрудников  появилось чувство уверенности  в завтрашнем дне и они были бы защищены от всяких изменений как во внешней, так и во внутренней среде — в организации. Задача состоит в том, чтобы сотрудники максимум внимания сосредоточивали на решении главных задач организации: их не должны отвлекать денежные проблемы, связанные с материальным обеспечением себя и своей семьи. Обеспечить им это должна гарантированная заработная плата;

стимулирующий и мотивирующий аспект зарплаты. Система оплаты труда  должна включать действенные средства стимулирования и мотивации. Работникам предоставляется возможность получать больше, чем просто фиксированную  заработную плату. В связи с этим вводятся дополнительные выплаты, непосредственно  связанные с их определенными  достижениями;

дополнительные (поощрительные) формы оплаты труда за личный вклад. В дополнение к основной заработной плате организация устанавливает  различные льготы для лучших работников. Это служит своего рода оценкой и  признанием организацией особо качественной работы сотрудника. Дополнительные формы  оплаты труда включают скидки на покупку  товаров фирмы, субсидии на питание, оплату расходов на образование, медицинское  обслуживание, страхование жизни  и т.п.

В настоящее время тарифная система оплаты труда состоит  из тарифной сетки и тарифно-квалификационных справочников. Тарифная ставка первого  разряда определяется на основе минимальной  заработной платы и служит основой  для дальнейшей дифференциации оплаты труда по профессионально-квалификационным группам работников с использованием тарифной сетки. Установленные по этим группам тарифы представляют собой  социальную гарантию минимальной оплаты труда наемных работников соответствующей  квалификации с учетом законодательно установленной продолжительности  их рабочего времени, выполнения ими  норм труда и возложенных на них  обязанностей.

Единая тарифная сетка  строится в виде шкалы квалификации и оплаты труда работников — от рабочих низшего уровня квалификации до руководителей высших органов  законодательной и исполнительной власти республиканского уровня. При  этом дифференциация тарифных ставок (окладов) осуществляется только по признаку сложности выполнения работ и  квалификации работников.

Учет в заработной плате  таких факторов ее дифференциации, как условия труда, его тяжесть  и напряженность, значимость сфер его  приложения, количественных и качественных результатов индивидуального и коллективного труда, осуществляется посредством других элементов (форм) организации заработной платы. В связи с этим выделяют следующие формы оплаты и стимулирования труда: повременная заработная плата, чистая сдельная, аккордная и премиальная оплата труда.

Повременная заработная плата  определяется по продолжительности  рабочего времени без учета производительности труда. Однако следует иметь в  виду, что в этом случае работник получает зарплату не просто за свое присутствие  на работе: от него ожидается определенная (нормальная для данной категории  работников) выработка:

Повременная зарплата = количество отработанного времени х х почасовая оплата.

Повременная зарплата применяется  там, где выработку измерить невозможно. Недостатки ее состоят в том, что  сложно добиться от работников высокой  производительности труда (нет стимулов к ее повышению) — необходимо дополнительно  затрачивать время для контроля затрат рабочего времени.

Отмеченные недостатки устранимы  в какой-то мере при чистой сдельной оплате труда. В этом случае работник получает зарплату в зависимости  от выработки: либо выплачивается определенная денежная ставка за единицу выработки (аккордная заработная плата), либо дается конкретное задание по времени  на единицу выработки (повременно-сдельная оплата труда). Сдельную зарплату лучше  всего применять на однообразных, легко учитываемых по времени  и количеству работах. Как недостаток сдельной оплаты труда и ее разновидностей следует отметить невысокое, как  правило, качество работы и игнорирование  техники безопасности труда. В погоне за количественным результатом часто  игнорируются качественные показатели.

Премиальная оплата труда. Наряду с повременной и сдельной оплатой  работникам выплачивается дополнительное вознаграждение, то есть премия. Условия  премирования оговариваются, как правило, в трудовом соглашении.

Таким образом, доходы работников складываются из нескольких частей:

минимальная ставка устанавливается  в соответствии с тарифной системой оплаты труда (1-й разряд и тарифный коэффициент);

базовая ставка устанавливается  исходя из квалификации работника на основе описания трудовых функций и  состояния рынка труда;

переменная часть оплаты труда является дополнительной. Это  гибкая система оплаты труда, основанная на участии работников в прибылях организации и распределении  ее доходов. Система участия в  прибылях предполагает создание определенного  механизма распределения дополнительных доходов, получаемых в результате роста  производительности труда в том  подразделении, где трудится работник. Это не просто новая система оплаты труда. В основе ее лежит новый  подход к оценке профессиональной пригодности  конкретной личности.

Выплаты через «участие в  прибылях» — это не разовые  бонусы или доплаты сверх нормы. Это подвижная часть фонда  оплаты труда, тесно связанная с  конечными результатами. Практика показывает, что использование гибких систем участия в прибылях организации  позволяет значительно повысить уровень оплаты труда при одновременном  повышении его производительности.

Сформулируем принципы оплаты и стимулирования труда:

a                универсальность (система оплаты труда должна одинаково хорошо функционировать в различных организационных структурах);

a                простота и доступность;

a                коллективная ответственность за выполнение установленных показателей, которая наступает автоматически, без вмешательства «извне»;

a                справедливое распределение коллективного заработка (размер зарплаты любого члена коллектива зависит от его личного вклада и никакими пределами не ограничивается);

a                самостоятельность трудового коллектива не только в выборе стиля и методов работы, но и в определении величины заработной платы в зависимости от конечных результатов труда.

Разделение управленческого  труда — объективный процесс  обособления отдельных его видов  в самостоятельные сферы трудовой деятельности различных групп управленческих работников. По существу, это специализация  работников на выполнении отдельных  видов работ.

Еще в древние времена  люди поняли, что из разделения труда  можно извлечь дополнительные преимущества. Их шансы выжить повышались, когда  они поручали каждому члену группы определенную роль в сфере, которую  он знал лучше других. Когда общая  задача организации разделена между  ее членами таким образом, что  каждый человек выполняет свою особую роль, то в последующем люди становятся профессионалами в своем деле, а это повышает эффективность  их труда. Основополагающий элемент  процесса такой организации труда  — департментализация.

Департментализация — процесс распределения различных видов деятельности и ресурсов в логичные производственные единицы для исполнения определенных организационных задач.

В связи с этим выделяют следующие направления деятельности менеджеров в области депарментализации.

Функциональная департментализация — это процесс разделения на группы видов деятельности и ресурсов внутри фирмы таким образом, чтобы служащие, исполняющие одинаковые или сходные виды деятельности, были объединены в один отдел. Группы видов деятельности в этом случае сосредоточиваются на основных функциях бизнеса. В типичном производственном бизнесе отделы обычно утверждаются для того, чтобы исполнять производственные, финансовые и маркетинговые функции. В туристской фирме это могут быть отделы рекламы и информации, финансовый, сбыта (реализации путевок) и т.д.

Функциональная департментализация является наиболее общепринятым подходом для распределения видов деятельности и ресурсов по группам. Это особенно широко распространено среди мелких организаций. Основные преимущества функциональной департментализации:

a                сосредоточение на одной функциональной области стимулирует становление служащих как специалистов в своем деле;

a                наблюдение и координация упрощаются, поскольку менеджеру необходимо помнить и интегрировать только узкий круг функциональных видов мастерства;

a                функциональная департментализация хорошо подходит к стабильным ситуациям.

В то же время функциональная департментализация обладает и несколькими недостатками:

a                служащие упускают из вида цели организации, потому что они концентрируют внимание лишь на своем отделе и своей специализации;

a                срок для принятия всеобщих решений увеличивается из-за необходимости принятия решений в каждой функциональной области;

a                возникают конфликты между узкими специалистами разных функциональных отделов;

a                могут возникнуть «проблемные места» при переходе работы от одного отдела к другому.

Особое значение функциональной департментализации состоит в том, что она является, пожалуй, основополагающим базисом для предприятий, занимающихся бизнесом. Альтернативный тип департментализации, возникший по мере развития фирм и роста производства продукции и услуг, называется департментализацией по продукту.

Департментализация по продукту — процесс разделения по группам видов деятельности и ресурсов в зависимости от типов продукции, которую продает компания. Применительно к туризму это может быть, например, лыжный тур либо оригинальная экскурсионная программа и т.п.

Департментализация по продукту имеет ряд преимуществ. Продукция становится центральным элементом, относительно которого могут координироваться все задачи фирмы. Решения принимаются быстрее и эффективнее, чем в функционально-организационной компании; обязанности и производительность каждого человека четко определены. И последнее, департментализация по продукту наиболее соответствует динамичному окружению, поскольку она поддерживает гибкость фирмы и способствует быстрому реагированию на изменение условий.

Но департментализация по продукту имеет и свои недостатки. Отделы сосредоточиваются только на своем виде продукции и слабо ориентируются в проблемах всей организации. Страдает согласованность действий среди подразделений, потому что каждый отдел действует самостоятельно. Фирмы с такой структурой более дорогостоящи, чем функционально организованные компании, потому что каждый отдел должен иметь собственный штат специалистов.

Департментализация по потребителям — процесс организации разных видов деятельности и ресурсов таким образом, чтобы каждый отдел мог внимательно реагировать на различные потребности специфических потребительских групп. Например, среди туристов это любители спокойного отдыха, любители спортивного отдыха, любители приключений и т.п.

Успех департментализации по потребителям зависит от способности организации определить особые категории потребителей и исследовать их специфические потребности. Особое преимущество такого разделения труда в том, что он позволяет специалистам быть очень чуткими в отношении потребностей особых потребительских групп. Часто это дает организации преимущество в предвидении новых потребностей клиентов и позволяет реагировать на них лучше и быстрее, что очень важно в условиях конкуренции. Широко распространенный метод департментализации по потребителям состоит в том, чтобы одному отделу поручить вопросы продажи путевок потребителям, другому — работу с транспортом, отелями и т.д.

Департментализация по географическому положению — это процесс разделения по группам видов деятельности и ресурсов в зависимости от особенностей местоположения фирмы. Департментализация по географическому положению применяется тогда, когда операции или рынки фирмы широко распространены. Но она используется также и в одном городе. В туризме такое разделение труда очень распространено, так как многие туристские фирмы предлагают свои услуги в одном или нескольких туристских регионах: на Кипре, в Чехии, Франции и т.д.

Главное преимущество департментализации по географическому положению в том, что она способствует лучшему приспособлению организации к нуждам особых потребителей и особенностям различных регионов. Недостаток такого разделения труда состоит в том, что контроль за отделами организации и согласование их работы затруднены и требуют увеличения административного штата.

Для туризма характерна еще  и департментализация по времени, то есть трудовые процессы планируются и организуются в определенные периоды времени. Поскольку туризм имеет сезонный характер, то данный аспект разделения труда менеджеру нужно обязательно учитывать.

Разделение труда предполагает его кооперацию, то есть объединение  людей для планомерного и совместного  участия в одном или разных, но связанных между собой процессах  труда. Поскольку кооперация выступает  материальной основой объединения  людей в совместном трудовом процессе, особую актуальность приобретает анализ теоретических аспектов ее развития, требующий как нового переосмысления наследия и уроков прошлого, так  и обобщения перемен, происходящих в экономике и в обществе. Возникает  необходимость осмысления новых  подходов к кооперации, которая объединяет людей в коллективы по принципу добровольности, а не принудительности.

Существовавшая до 1990г. так  называемая административная кооперация представляла собой объединение  людей под эгидой администрации  в направлении только вертикального  разделения труда. В рыночной экономике  кооперация приобретает иное содержание. В ее основе лежат уже не приказ администрации, а коллективные экономические  интересы. В этом случае кооперацию необходимо рассматривать как добровольное объединение работников на основе их заинтересованности в сотрудничестве. Коллектив представляет собой содружество  единомышленников, в котором создаются  предпосылки к формированию определенной социальной среды, способствующей наиболее полному самовыражению и развитию личности. Выполнение норм в таком  коллективе не угнетает личность.

Возникновение новой кооперации труда, разновидностью которой являются хозрасчетные коллективы различных  типов, предусматривает прежде всего развитие самостоятельности, добровольное содружество коллективов и отдельных работников на основе взаимных экономических и социальных интересов. Такая кооперация труда исключает любые формы командного администрирования, ибо на основе коллективности формируется новая иерархия целей.

Основу такого коллективизма  составляют экономические отношения. Объединение и разъединение людей  происходит чаще всего на экономической  основе. Коллективность как внеэкономическое соединение индивидов существует как  нечто случайное.

Как видим, в кооперации заложены материальные предпосылки коллективности, социально-экономическое значение которой состоит в том, что  кооперативы в любой форме  их проявления способствуют превращению  наемного труда в труд ассоциированных  собственников. Из этого вытекает, что  в деле управления трудящиеся, организованные в ассоциацию, имеют возможность  полностью обходиться без «администраторов».

Единство прежде всего экономических интересов и целей в достижении высоких конечных результатов труда является основой совместного трудового процесса. На этом основании можно утверждать, что совместная деятельность людей осуществляется посредством кооперации. По мере ее развития складываются и совершенствуются трудовые отношения между коллективами, работниками. При этом совмещение трудовых операций, интеграция и усложнение труда не исключают дальнейшего процесса его дифференциации (разделения).

Таким образом, новые формы  разделения труда предполагают и  новые формы его кооперации, то есть выбор соответствующих форм объединения работников, выполняющих  какие-то отдельные виды общей работы, для достижения главной цели организации.

Техническое обеспечение  и механизация труда. Ежегодно в  сфере управления вращается множество  организационно-распорядительных, плановых, статистических и других документов. Для работы с ними требуется многочисленный аппарат административно-управленческих и инженерно-технических работников. Облегчить труд аппарата управления, повысить его производительность и культуру и призвана организационная техника.

Необходимость широкого использования  средств организационной техники  возникает также и в связи  с переходом к рыночным отношениям, ростом производства и изменением номенклатуры услуг, а также увеличением объемов  информации, требующей быстрой обработки. Традиционные приемы сбора, обработки  и передачи информации становятся малоэффективными, а это требует поиска и внедрения  высокопроизводительных систем механизации  и автоматизации управленческого  труда. Так, внедрение даже простейших средств техники управления сокращает  затрачиваемое на обработку документов время приблизительно на 20 %, а системное  их применение увеличивает производительность управленческого труда в три  раза. Кроме того, широкое использование  различных технических средств  позволяет осуществить переход  на качественно новый уровень  управления, способствует эффективному решению многих управленческих задач, обеспечивает обработку информации в минимально короткие сроки.

Однако следует иметь  в виду, что применение технических  средств управления должно осуществляться на основе комплексного подхода, с учетом глубокого анализа технико-экономических  показателей управляемой системы. Это связано с тем, что средства организационной техники не являются сами по себе универсальным средством повышения производительности труда работников административно-управленческого персонала.

Вместе с тем они  могут оказать действенную помощь в снижении затрат времени на выполнение технических операций по обработке  информации и тем самым увеличить  ресурсы времени на творческие процессы, сделать управленческий труд более  интенсивным и результативным.

К настоящему времени определились два основных направления в механизации  и автоматизации управленческого  труда. Первое осуществляется путем  внедрения современных электронно-вычислительных систем, разработки экономико-математических методов и моделей и использования  их на основе АСУ; второе — посредством  применения организационной техники  и разработанных на ее основе организационных  проектов и систем комплексной механизации  и автоматизации управленческого  труда.

В зависимости от использования  тех или иных средств организационной  техники можно выделить три основных направления механизации и автоматизации  управленческого труда:

a                механизация отдельных операций;

a                механизация групп операций и процедур управления;

a                создание систем комплексной механизации и автоматизации процессов, всех функций управления.

Таким образом, организационной  техникой, или техникой управления, принято называть совокупность средств, служащих для рациональной организации  и автоматизации управленческих работ с целью повышения оперативности, эффективности и культуры управления.

Механизации в первую очередь  подлежат бухгалтерский и первичный  учет, оперативное руководство, плановые расчеты, делопроизводство, учет кадров, общее руководство, хозяйственно-техническое  обслуживание. Степень механизации  управленческого труда различна. Так, на этапе сбора и передачи информации труд работников системы  управления по своему содержанию является преимущественно техническим, вспомогательным. Он характеризуется повторяемостью и массовостью операций, что позволяет  эффективно использовать средства организационной  техники. На этапе анализа и обработки  информации преобладают логические операции. Хотя номенклатура средств  оргтехники исключительно широка (от авторучек и резинок до печатно-множительных и электронно-вычислительных машин), в зависимости от характера работы с информацией их можно объединить в следующие основные группы.

Средства изготовления документов. Составление документов — один из наиболее массовых процессов в аппарате управления. Исследования показывают, что затраты ла создание документов ручным способом многократно превышают затраты на этот процесс с применением комплекса технических средств.

Основная часть документов, создаваемых в аппарате управления, изготавливается на пишущих машинках (применяется и компьютерный набор). По своему характеру машинописные работы требуют значительного внимания. Дальнейшее развитие машин осуществляется путем оснащения их перфолентными приставками. Наряду с пишущими машинками в последние годы применяются пишущие автоматы (фирмы «Супертайпер», «Селектродат», «Адвокат», «Оргтекст-2Д» и др.) — устройства, автоматизирующее процесс составления текстовых документов.

Значительно повышают производительность управленческого труда регистраторы информации, одновременно создающие  первичные документы и машинный носитель информации.

Диктофонная техника избавляет  аппарат управления от необходимости  готовить рукописные черновики документов, обеспечивает более равномерную  загрузку машинисток, повышает производительность их труда на 40 — 50 %. Кроме того, ускоряется время прохождения и обработки  поступающей информации.

Средства копирования  и размножения документов. Современная  копировально-множительная техника  представлена разнообразными устройствами. В практике сложилось несколько  методов копирования — светокопирование, фотокопирование, термокопирование, электрографическое копирование и др. Наиболее прогрессивными методами являются электрография и  микрофильмирование. Микрофильмирование ускоряет поиск хранящейся информации и экономит до 90 — 95% площади архивных помещений. Наиболее часто используются ксероксы различных модификаций.

Средства обработки информации. Машины и оборудование. этой группы механизируют работы, связанные с приемом и обработкой документов. Их можно использовать отдельно, а также объединять в комплексы. Сюда входят устройства для вскрытия и заклеивания конвертов, фальцевальные машины и устройства, адресовальные и штемпелевальные средства, средства скрепления и склеивания документов и др. В условиях АСУ средства обработки информации обеспечивают управление ходом решения задач по заданным алгоритмам и осуществляют обмен информацией с устройствами ввода-вывода, с внешними запоминающими устройствами, с линиями связи. Сюда входят также вычислительные машины, комплексы и процессоры с оперативной памятью различных типов ЭВМ.

Средства хранения, группировки  и поиска документации. Практика управления требует организации централизованного  хранения информации. Для этой цели используется специальное оборудование для хранения документов (блоки подвесного хранения, специальные шкафы, секционные и подвижные стеллажи), различные  компьютерные системы.