Пакет MS Office

Уральский федеральный  университет им. первого президента Российской Федерации Б. Н. Ельцина.

Строительный институт. Кафедра  теплогазоснабжения и вентиляции.

Реферат

Тема:    «Пакет MS Office»

по дисциплине «Информатика»

                                 Выполнил:          Студент гр. xxx

                                                  xxx

                                                        № студенческого билета:

                                 Проверил:         Преподаватель

                                                               xxx

Екатеринбург

2012

Оглавление.

Введение.

Информационные  технологии (ИТ) характеризуют уровень  развития общества, его динамику, возможность  интеграции в мировое сообщество, способность специалистов выдерживать  темпы научно-технического прогресса. Именно этим определяется актуальность и необходимость освоения основ компьютерных информационных технологий. Знание компьютерных информационных технологий в настоящее время является объективно необходимым элементом подготовки кадров высшей квалификации.

Большинство обычных  пользователей компьютеров сталкиваются с различными проблемами. Например : вы используете текстовый редактор одной фирмы, программу для работы с электронными таблицами - другой, программу деловой графики - третьей, а производительность вашего электронного помощника в итоге оказывается невысокой. В чем дело?  Да  просто эти программы не предназначены для совместной работы.

 К счастью,  решение у этой проблемы есть: пакет Microsoft Office, который содержит  большую часть необходимого вам  програмного обеспечения.

Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и “общаются “ они друг с другом на одном и том же языке .

 Пакет Office - это нечто большее, чем просто  набор программ в одной коробке.  Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные  прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.

Но самое  привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют  общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных.

К тому же в пакете имеется простой в использовании  управляющий центр -Диспетчер Microsoft Office, позволяющий запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь простым щелчком кнопки мыши.

1. Эволюция офисного программного обеспечения.

1.1. Первый текстовый процессор.

Основы современных  офисных программ закладывались в 70-е годы. Прежде всего, в это время активно разрабатывались текстовые редакторы. До появления текстовых редакторов процесс составления документов часто содержал одну утомительную процедуру: фрагменты текста вырезались из напечатанных страниц и вклеивались в нужные места, а затем скомпонованные таким образом документы вновь перепечатывались. Текстовые редакторы позволили автоматизировать данный процесс, и это было поистине революционное преобразование. С тех пор документы перестали печататься каждый раз с нуля. А возможность иметь стандартные заготовки, вставляемые в текст по мере необходимости, преобразило весь процесс подготовки документов.

В 1979 году компания Micropro International выпустила текстовый процессор Wordstar, который оказал большое влияние на все последующие разработки в этой области.

В 1983 году свой первый текстовый  редактор (Multi-Tool Word) представила компания Microsoft и в качестве рекламной акции  выпустила около 450 тысяч дисков с демо-версией программы. В 1983 году появилась DOS-версия редактора, в 1984-м - версия для Apple Macintosh и в 1989-м - для Microsoft Windows.

Текстовые редакторы совершенствовались, оснащались все новыми возможностями  и на определенном этапе получили статус так называемых текстовых  процессоров.

1.2. Текстовый редактор прародитель текстового процессора.

Термин "текстовый  процессор" обычно применяется для  обозначения программ, которые позволяют  осуществлять более сложную обработку  текста, чем текстовые редакторы (использовать различные элементы оформления, осуществлять автоматическую генерацию номеров страниц, построение оглавления большого документа, проверку правописания и т.п.). Отметим, что зачастую термины "текстовый редактор" и "текстовый процессор" считают синонимами, что не совсем верно.

Исторически текстовые редакторы - это предшественники текстовых процессоров. Они позволяли составлять и редактировать тексты, но не поддерживали вышеперечисленных функций. Тем не менее для задач, не связанных с созданием документов со сложным оформлением (например, для написания текстов программ), текстовые редакторы используются и сегодня.

1.3. Появление электронных таблиц и презентаций.

Почти одновременно с первыми текстовыми редакторами  появились электронные таблицы. В 1978 году была выпущена первая электронная  таблица под названием Visicalc (разработчики Дэн Бриклин и Боб Фрэнкстон), которая впоследствии определила целое направление программного обеспечения (ПО).

Visicalc оказалась одной  из программ, принесших популярность  персональным компьютерам, на  которых она впоследствии применялась.

Электронная таблица позволила  автоматизировать процесс обработки  больших объемов данных, которые  могут быть представлены в табличной  форме. Несложно заметить, что большую  часть обрабатываемых в офисе  данных можно представить в виде таблиц: адресные книги, картотеки, учет командировочных расходов и т.д.

Наиболее популярная сегодня  система электронных таблиц Excel появилась  в середине 80-х. В 1984 году специалисты Microsoft приступили к работе над первыми  вариантами этой электронной таблицы для ПК и Macintosh, финальные версии которых вышли в 1985 году.

В 1984 году выпускником Беркли Бобом Гаскинсом была разработана  программа Power Point, предназначенная  для создания слайдов для проведения презентаций. Черно-белая версия Power Point под номером 1.0 была выпущена в 1987-м для компьютера Apple Macintosh и в том же году была приобретена компанией Microsoft. В 1988 году появилась Windows-версия программы.

1.4. Появление пакета Microsoft Office.

В 1988 году была представлена ранняя версия интегрированного пакета Microsoft Office, который включал текстовый и табличный процессор, средство создания презентаций и почтовую программу. Со временем данный набор стал фактическим стандартом для офисных приложений.

Идея интегрированного офисного пакета состояла в том, что набор взаимодействующих программ может дать больше, чем сумма не связанных между собой приложений. Выпуск подобного комплекта программ оказался весьма востребованным: набор различных текстов, создание документов, финансовые расчеты и обмен электронной почтой - это именно тот круг задач, который приходится выполнять подавляющему большинству офисных служащих.

Первый пакет Microsoft Office был  выпущен для компьютеров Macintosh. Лишь после выхода и популяризации  операционной системы Windows 3.x разработка офисного ПО для ПК стала для Microsoft приоритетным направлением. Первая версия пакета MS Office для Windows под номером 3.0 вышла в 1993 году (рис. 1.). Набор программ включал текстовый процессор Word 2.0, табличный процессор Excel 4.0, презентационное приложение PowerPoint 3.0 и почтовую программу Mail. Системы управления базами данных (СУБД) в составе Office тогда еще не было. СУБД Access, которая впоследствии стала одним из компонентов MS Office, появилась лишь в начале 90-х годов.

 Рис. 1  История развития пакета Microsoft Office

Идея объединения универсальных  офисных инструментов, не привязанных  к конкретному виду делопроизводства, послужила основой всемирной  популярности пакета MS Office.

Дело в том, что организация  делопроизводства в том или ином офисе связана с автоматизацией конкретных функций: бухгалтерский учет, материально-технический учет, планирование основной деятельности, управление кадрами и т.д. Для каждого из перечисленных профилей создаются свои наборы программ, так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ).

АРМ представляет собой набор  программных приложений для выполнения конкретной роли на предприятии (работник склада, менеджер по запчастям, продавец магазина, кассир-бухгалтер, руководитель организации и т.д.). При этом один и тот же сотрудник может исполнять одновременно несколько ролей. Существует большое количество программ, каждая из которых соответствует одному из перечисленных автоматизированных рабочих мест и каждая привязана к специфике конкретного АРМ, что соответственно ограничивает ее область распространения, делает зависимой от национального делопроизводства, изменений законодательства, специфики предприятия и т.п.

Особенностью интегрированных  офисных пакетов, таких как Microsoft Office, является то, что в них нет отдельных программ для конкретных сотрудников предприятия (бухгалтера, юриста, сотрудника отдела кадров и т.п.), но максимально автоматизированы те задачи, которые могут быть востребованы каждым из этих пользователей. Именно этот подход позволил компании Microsoft сделать свой комплект офисных программ востребованным самыми разными категориями пользователей во всем мире. В известной мере MS Office играет роль базовой платформы, на которой другие поставщики могут строить свои продукты для документооборота.

В начале 90-х  годов доступ в Интернет стал достаточно массовым, и определенную популярность получила глобальная гипертекстовая система, использующая Интернет в качестве транспортного  средства, так называемая Всемирная  паутина (World Wide Web или просто Web). Web-технология позволила расположить миллионы документов на Web-серверах, связав эти документы ассоциативными ссылками - гиперссылками. Для представления документов в Web был предложен специальный язык гипертекстовой разметки HTML - HyperText Markup Language. Применение HTML-формата обеспечило единое информационное пространство для всех пользователей, работающих в Интернете. Для просмотра документов на Web-серверах были разработаны специальные клиентские приложения - Web-браузеры.

Вскоре стало  очевидно, что офисная работа должна включать инструментарий для использования Web. Поэтому в 1995 году Microsoft, как крупнейший производитель офисного программного обеспечения, объявила о программе добавления Интернет-возможностей ко всем своим продуктам.

Билл Гейтс заявил: "Успех Интернета - самое важное достижение в мире вычислительной техники с тех пор, как в 1981 году появился первый IBM PC. Аналогия с этим персональным компьютером уместна по многим причинам. Компьютер типа IBM PC никогда не был верхом совершенства. Многое в его архитектуре или "'взято с потолка"', или просто неудачно. Но несмотря ни на что его популярность достигла таких высот, что он превратился в стандарт. И кто бы ни пытался бороться против этого стандарта (зачастую вполне обоснованно), все попытки неизменно заканчивались провалом, потому что остальные фирмы продолжали работать над совершенствованием ПК". И дальнейшее развитие MS Office шло уже с учетом Интернет-возможностей.

HTML стал полноправным  форматом файлов, создаваемых в  приложениях MS Office. Документы, сохраняемые в формате HTML, давали возможность их просмотра при помощи браузера, и при этом их по-прежнему можно было редактировать в соответствующих программах Office, используя все имеющиеся средства исходных приложений.

1.5. Появление Office System.

В октябре 2003 года появился новый продукт, Office System. Основой Office System стал пакет Microsoft Office 2003. К тому же, помимо Microsoft Office 2003, в который вошли такие популярные продукты, как Word, Excel, Power Point, Access, туда был включен еще целый ряд приложений.

Например, в  состав Office System было добавлено новое  приложение OneNote 2003 - программа для  записи заметок и управления ими. Используя OneNote, можно записывать, упорядочивать  и повторно использовать заметки  на переносном или настольном компьютере.

Кроме того, Office System содержит программу FrontPage 2003 - средство для создания Web-узлов и управления ими.

В Office System имеется  также Microsoft Publisher 2003 - удобная настольная издательская система, предназначенная прежде всего для бизнес-пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы, не обращаясь за помощью к профессиональным дизайнерам.

Office System развивается  не только за счет новых  приложений: в ней реализованы  важные технологические решения, и в частности расширенная поддержка языка разметки XML. XML широко используется для передачи бизнес - данных через Интернет, устраняя проблему несовместимости программ, компьютерных сетей, структур данных и операционных систем. Кроме того, XML обеспечивает удобный способ обмена данными. XML позволяет автоматизировать обмен данными, не прибегая к большому объему программирования. Поскольку данные XML представлены в текстовом виде и не связаны с конкретными языками программирования, становится возможным обмен данными между несовместимыми системами.

XML следует рассматривать  не как замену HTML, а скорее как  надстройку над ним. HTML создан  для отображения данных и фокусируется  на том, как данные выглядят, в то время как XML разработан  для описания данных и концентрируется на том, что собой представляют данные. Преимущество XML по сравнению с HTML заключается в том, что он отделяет интерфейс пользователя от структурированных данных. Отделение данных от их представления позволяет интегрировать данные из различных источников.

Офисная среда  постоянно меняется, возрастает роль Интернета, увеличивается интенсивность  обмена информацией, растет значение производительности отдельных сотрудников и рабочих групп.

Офисные инструменты  тоже продолжают совершенствоваться, компания Microsoft выпустила новые версии своих продуктов. Поскольку в настоящее время наибольшее распространение получила версия MS Office 2003, то о возможностях MS Office мы будем вести на примере именно этой версии.

Таков был процесс  эволюции офисных приложений для платформы Windows. Следует отметить, что параллельно развивались версии для компьютеров Apple Macintosh. Например, на момент выпуска Microsoft Office 2003 Microsoft Office 2004 для Apple даже обошла по порядковому номеру пакет.

2. Состав пакета MS Office.

2.1.Большие прикладные программы.

1.    WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий  быстро создать документ любой  сложности из разрозненных заметок  и довести до совершенства  информационный бюллетень или  брошюру .

      Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. Word начинен “ быстрыми “ командами и самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают вам грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими вам сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий.     

              Рис. 2 Microsoft Word 2007.

2.    EXCEL - производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Пользуйтесь программой Excel для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и графики, проведения анализа типа “А что будет, если? “практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды.

С помощью электронных  таблиц Excel можно впечатывать числа  строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует.

В качестве информации в таблицах могут находиться данные самого разного формата (числа, символьные строки, даты и т.д.), но в целом, конечно  же, электронные таблицы ориентированы на обработку числовых данных.

Принцип работы электронной таблицы можно описать  следующим образом. Программа организует данные в виде таблицы, каждая клеточка (ячейка) которой предназначена для  хранения различных значений. При этом ячейка может играть такую же роль, как переменная в математике: она имеет обозначение и может принимать разные значения. В ячейках можно хранить не только данные, но и формулы, по которым вычисляются значения в этих ячейках. Самый простой пример - подведение итоговых значений, сложение значений по столбцам и строчкам таблицы. Электронная таблица может применяться не только для расчетов, но и как инструмент для пользователей, имеющих дело с любой структурированной информацией.

                     Рис. 3 Microsoft Exel 2007

3. PowerPoint - это графический пакет подготовки презентаций и слайд-фильмов. Позволяет профессионально подготовить презентацию, щегольнув броской графикой и эффектно оформленными тезисами . Но что самое замечательное, пользователь сможет превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши.

Он предоставляет  пользователю все необходимое - мощные функции работы с текстом, включая  отрисовку контура текста, средства для рисования, построение диаграмм, широкий набор стандартных иллюстраций и т.п.

Презентация - это  набор слайдов и спецэффектов, сопровождающих их показ на экране, раздаточный материал, а также  конспект и план доклада, хранящиеся в одном файле, созданным с помощью PowerPoint.

Слайд - это отдельный  кадр презентации, который может  включать в себя заголовок, текст, графику, диаграммы и т.д. Созданное средствами Powerpoint слайды можно распечатать  на черно-белом или цветном принтере, либо с помощью специальных агенств изготовить 35-миллиметровые слайды на фотопленке.

                 Рис. 4 Microsoft PowerPoint 2007

4.    ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office. Access ориентирована в первую очередь на пользователей Microsoft Office, имеющих потребность в создании своих баз данных и незнакомых с программированием. В принципе системы управления базами данных возникли еще на заре развития компьютерной техники. Первоначально это были разработки отдельных пользователей, написанные для осуществления доступа к собственным базам данных, а в 70-х годах появились и коммерческие версии СУБД.

         Рис. 5 Microsoft Access 2007

5.  PUBLISHER -  обеспечивает создание и оформление маркетинговых и информационных материалов высокого качества.

Эта программа  обладает многими возможностями Word, но если главная задача Word - формирование содержательной основы документа, а  получить с помощью Word полиграфическую продукцию высокого качества невозможно, то назначение Publisher - реализация документа в виде высококачественного полиграфического издания. Наибольшее распространение программа Publisher получила в области изготовления красочных буклетов, каталогов, пригласительных билетов, поздравительных открыток и т.д., поскольку содержит все необходимые для этого инструменты, шаблоны и заготовки для разного вида печатной продукции.

                        Рис. 6 Microsoft Publisher 2007

3.2. Программы - помощники.

1.    Программа  Graph, позволяет ввести несколько  чисел и быстро превратить  их в график.

2.    Программа  Organization Chart поможет создать штатное  расписание фирмы.

3.    Программа  Equation Editor предназначена для создания математических формул в редакторе Word.

4.    Программа  WordArt поможет изменить почти до  неузнаваемости форму букв или  цифр, чтобы использовать их при  создании привлекательных логотипов  или заголовков.

5.    Программа  ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации для информационного бюллетеня или   презентации.

4. Заключение.

     Современную  жизнь представить без современной  техники просто невозможно. Ни  одна фирма не обходится без  помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций - во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно.

       Мы вкратце рассмотрели программный  пакет Microsoft Office. Конечно, это далеко  не предел возможностей пакета MS Office. Прогресс летит и с ним совершенствуется база компьютерного мира.  Мы надеемся, что в ближайшем будущем пакет Microsoft Office будет нас радовать своими дополнениями и усовершенствованиями.

5. Список использованной литературы.

1. “Microsoft PowerPoint одним взглядом “, Александр  Старшинин, Санкт - Петербург, 1996 год.

2. “Microsoft Office 4 “,  Эд Ботт, БИНОМ, Москва, 1996 год.

3. “Структурный  подход к организации баз данных  “, Ш. Атре, “Финансы и статистика  “, Москва, 1983 год.