Пакет приложений Microsoft Office

Оглавление  

     Информационные  технологии становятся важнейшим инструментом научно-технического и социально-экономического развития общества, играя существенную роль в ускорении процессов получения, распространения и использования  новых знаний. Влияя на качество интеллектуальных ресурсов социума, информационные технологии повышают уровень и качество самой жизни.

     Управление  собственным предприятием в условиях рыночной экономики представляет собой  сложный процесс, включающий выбор  и реализацию определенного набора управленческих воздействий на текущих временных отрезках с целью решения стратегической задачи обеспечения его устойчивого финансового и социально-экономического развития. Информационные технологии, достигшие в последнее десятилетие нового качественного уровня, в значительной мере расширяют возможности эффективного управления, поскольку предоставляют в распоряжение менеджеров, финансистов, маркетологов, руководителей производства всех рангов новейшие методы обработки и анализа экономической информации, необходимой для принятия управленческих решений. Информационные технологии в управлении – это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

     Информационные  технологии в экономике и управления базируются на основе аппаратных средств  и программных продуктов. Аппаратные средства относятся к числу опорных  технологий. Опорные технология – это такие информационные технологии, которые могут применяться в любой сфере человеческой деятельности.

     Программные продукты подразделяются на операционные системы, пользовательские оболочки, вспомогательные  программы, коммуникационные программы, антивирусные программы. С точки зрения управленческой деятельности, опорными здесь будут все программные продукты.

     В меньшей степени можно отнести  к опорным технологиям, так называемые пакеты функциональной обработки информации. К ним относятся текстовые и табличные редакторы, системы управления базами данных, офисные интегрированные пакеты, программы синтеза и распознавания речи и программные продукты обеспечения распределенной обработки информации.

     Microsoft Office – самый популярный комплект приложений для настольных компьютеров, контролирующих более 90% рынка офисных пакетов. Он является одним из лучших продуктов Microsoft и приносит корпорации от трети до половины годового дохода. Основное внимание разработчики новой версии сосредоточили на удовлетворении потребностей корпоративных пользователей, на дальнейшей интеграции пакета в бизнес-процессы и в большие корпоративные системы, например, системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), планирования ресурсов предприятия (ERP) и тому подобное.

     Microsoft Office настолько вошел в нашу повседневную жизнь, что в век информационных технологий работа с этим интегрированным пакетом занимает неотъемлемую часть работы на компьютере.

     В реферате будет рассмотрен пакет  Microsoft Office 2003, который включает в себя:

     • текстовой процессор Word 2003;

     • электронную таблицу Excel 2003;

     • средство для создания презентаций PowerPoint 2003;

     • программу управления электронной почтой, контактами и календарем Outlook 2003;

     • реляционную систему управления базами данных Access 2003.

     Разрабатывая  новые пакеты, программисты не создают абсолютно новые интегрированные пакеты, а улучшают работу старых версий программ, увеличивают объем выполняемых ими функций.

     Microsoft Office 2007 отличается от предшествующей версии совершенно новым интерфейсом, новым форматом документов.

     Microsoft Office выпускается с совершенно разным набором программ.

     Стандартные программы. С этими программами придется работать каждому пользователю Office, и найти их можно в любой из версий:

1. Microsoft Word – многофункциональный текстовой редактор (который при случае может послужить для верстки текстов, изготовления WWW–страниц и прочего);
2. Microsoft Excel – программа для создания и обработки электронных таблиц;
3. Microsoft Outlook – мощнейший офисный менеджер, сочетающий в себе программу электронной почты, программу для создания и отправки факсов, Планировщик Встреч и Контактов, записную книжку.

Профессиональные  программы. Эти компоненты включены только в «профессиональную» версию:

1. Microsoft PowerPoint – программа для подготовки презентаций, включающих графические, текстовые, звуковые, и даже видеоэлементы;
2. Microsoft Publisher – программа для верстки и дизайна текстовых публикаций;

3. Microsoft Access – программа для создания и редактирования баз данных.

Бизнес-приложения:

       - OneNote – приложение для записи заметок и управления ими. Используя эту программу, можно записывать, упорядочивать и повторно использовать заметки на переносном, настольном или планшетном компьютере

      - InfoPath – программа для сбора данных и управления ими – упрощает процесс сбора сведений

- Project – бизнес-система для управления проектами;

      - Visio – программа для создания «деловой графики» - от небольших до компактных схем, которые раньше приходилось конструировать в Word, до мощнейших систем из связанных друг с другом диаграмм, «деревьев» и графиков.

      Часть 1. Microsoft Word 

     Текстовые редактор – это программа обработки текста, которая используется для создания новых документов (писем, отчетов, бюллетеней) или изменения уже существующих. Современные текстовые редакторы  (в том числе и редактор Word)  иногда называются  текстовыми процессорами, поскольку содержат очень большое количество функций обработки текста.  Ранние текстовые редакторы для DOS подразделялись на строчные и экранные, такие например, как EDLIN,  MULTIEDIT и EDIT.

     Microsoft Word  позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов. Наиболее часто используемые  функции:

     - при вводе текста вы упираетесь в конец строки,  Word автоматически делает переход на следующую строку;

     - если при вводе текста делается опечатка, функция автокоррекции автоматически ее исправляет. А функция автоматической проверки орфографии подчеркивает неправильно написанные слова красной волнистой линией, чтобы их было легче увидеть и исправить;

     - если пользоваться дефисами для выделения пунктов списка, употреблять дроби, знак торговой марки или другие специальные символы,  функция автоформатирования будет сама их корректировать;

     - для представления текста в виде таблицы можно, конечно, пользоваться и табулятором, однако  Microsoft Word предлагает гораздо более эффективные средства. А если таблица содержит цифровые данные, то их легко превратить в диаграмму;

      - режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в том виде, в каком он выйдет из печати.

     Кроме того, он дает возможность отобразить сразу все страницы, что удобно для внесения изменений перед распечаткой.

     В настоящее время приложение Microsoft Word является одним из наиболее распространенных текстовых процессоров, используемых при подготовке важных документов — отчетов, писем, бизнес-планов и т.д. — для печати и публикации в Web. Последняя версия Microsoft Word расширяет указанные возможности, предлагая средства, необходимые для оптимизации процессов подготовки, совместного использования, проверки и публикации документов. Word 2003 упрощает доступ к существующим функциональным возможностям и предлагает новые, гибкие средства работы с документами. Кроме этого, теперь посредством приложения Word вы имеете возможность совместно с другими пользователями просматривать документы и работать с ними, не меняя своего привычного стиля работы.

     Важнейшей целью, которая ставилась при  разработке Word 2003, было упрощение доступа  к существующим и новым функциональным возможностям приложения, а также оптимизация способов их использования. Упрощенные методы вызова и применения имеющихся в приложении средств способствуют освоению новых возможностей продукта, что, в конечном счете, повышает эффективность работы пользователя, помогая создавать более качественные отчеты, бизнес-планы и другие документы. Для достижения этой цели во всех приложениях пакета Microsoft Office были реализованы новые средства (такие как области задач и смарт-теги), а также улучшенные методы применения форматирования, использования стилей, маркированных списков, оглавлений документов и многих других функций и возможностей.

     В предыдущих версиях Word была предусмотрена  возможность распознавания URL-адресов и адресов электронной почты и назначения ссылок, связанных с этими элементами. «Кликнув» такой элемент мышью, пользователь мог активировать его. Word 2003 расширяет эту возможность, предлагая средства распознавания имен, адресов и дат. Распознав элемент, Word предлагает пользователю смарт-тег, посредством которого тот может получить дополнительную информацию из Web или из других приложений Office. Дополнительные смарт-теги будут доступны на web-узле Office Update. Они могут использоваться организациями и независимыми производителями для расширения существующего набора смарт-тегов, что позволит создавать уникальные решения для работы с документами.

     Приложение Word повышает производительность труда  благодаря тому, что помимо традиционных способов ввода — посредством мыши и клавиатуры - применяются также речевые команды. Благодаря функции распознавания речи пользователи могут диктовать текст, а также применять речевые команды для непосредственного изменения форматирования и перемещения по меню.

     Мастер слияния, включенный в область задач, дает возможность создавать письма, наклейки, конверты, каталоги и сообщения электронной почты в соответствии с индивидуальными потребностями пользователя. Он также упрощает применение «электронного штемпеля» для нанесения данных почтовой рассылки на конверты.

     Функция проверки форматирования – обнаруживает противоречия в форматировании документа и дает возможность быстро устранить, обеспечивая тем самым создание качественного, единообразного оформления. Кроме этого, эта функция может в автоматическом режиме исправлять недостатки форматирования (к примеру, использование нестандартных маркеров и ошибки нумерации в списках или разные интервалы между абзацами).

     Пользователи могут сохранить свой документ как web-страницу, содержащую дополнительные теги XML, благодаря которым пользователям упрощается редактирование страницы в их собственных приложениях (единственный вариант, доступный в приложении Word 2000). Второй вариант (впервые реализованный в Word 2003) дает возможность сохранить документ как web-страницу с фильтром.

     При связывании с данными из листа Microsoft Excel возможно использовать кнопку Параметры вставки, чтобы исключить возможность потери изменений форматирования объекта в документе при обновлении исходного файла.

     Часть 2. Microsoft Excel 

     Многие  люди полагаются на Microsoft Excel при выполнении повседневных задач. Они применяют  этот продукт для получения, обработки, анализа, совместного использования  и отображения информации, от которой  зависит работа предприятия. В то же время область применения Excel больше не ограничивается исключительно бухгалтерским и финансовым отделами. Пользователям необходимо ежедневно получать, анализировать, создавать и просматривать важные данные. Именно посему приложение Excel 2003 разрабатывалось как средство, упрощающее доступ к важной деловой информации, ее подключение и анализ. В то же время Excel 2003 предлагает инструментальные средства, позволяющие добиваться максимальной эффективности при работе с данными.

     В процессе создания новой формулы  в Excel отображается информация об аргументах функции. Кроме этого, всплывающие подсказки обеспечивают быстрый доступ к нужным разделам справки. Пользователю достаточно «кликнуть» левой клавишей мыши мышью имя любой функции или аргумента, отображаемых во всплывающей подсказке.

     Даже  переключившись на другой лист книги Excel, пользователи могут легко следить  за результатами вычислений в нескольких ячейках. Это избавляет их от необходимости  переключаться между листами  или прокручивать страницу для доступа  к существенным данным. Выберите ячейку, для которой требуется добавить контрольное значение. «Кликните» ячейку правой кнопкой мыши и дайте команду «Добавить контрольное значение».

     В Excel предлагается простой способ проверки вычислений в формулах. Данная функция  дает возможность выполнить вычисление по шагам и понять, каким образом получается итоговый результат. Выделите ячейку, которую необходимо проверить. Откройте панель аудита формул и нажмите на кнопку «Вычислить формулу».

     Карандаш  для рисования границ дает возможность с легкостью создавать границы ячеек в электронных таблицах Excel. Имеется возможность изменения цвета, толщины и стиля линии, а также отображения сетки по границам ячеек. В раскрывающемся меню рядом с кнопкой рисования границ (панель инструментов «Форматирование») активизируйте опцию «Нарисовать границы».

     Пользователи  могут организовывать свои книги, помечая  разными цветами вкладки листов таблицы. Excel дает возможность использовать множество разных цветов для организации  разделов книги.

     Усовершенствованные средства построения диаграмм, предлагаемые Excel, расширяет возможности контроля текста и формата подписей данных. Выделите данные в электронной таблице и «кликните» по пиктограмме с изображением диаграммы.

     Благодаря поддержке программного интерфейса DirectX и различных способов заливки Office Art этот web-компонент теперь дает возможность создавать трехмерные диаграммы. Кроме этого, web-компонент «Диаграмма» обеспечивает полную поддержку динамических представлений сводной таблицы Excel и предлагает ряд новых возможностей, в том числе построение нескольких диаграмм в одном web-компоненте и условное форматирование, управляемое данными. Наконец, полностью настраиваемые средства рисования и разметки позволяют создавать новые типы диаграмм и собственные аннотации для них.

     В новой версии Excel был усовершенствован пользовательский интерфейс и расширены функциональные возможности средства «Найти и заменить». Теперь возможно посредством одной операции производить поиск и замену по всем листам книги, повторно выполнять запросы поиска, переключаться на немодальный пользовательский интерфейс и производить поиск новых элементов (к примеру, элементов форматирования).

     Второй  важной целью, которая ставилась  при разработке Excel 2003, было упростить работу с информацией, хранящейся в Web и в корпоративных базах данных. В настоящее время доступ к данным из этих источников связан со значительными трудностями. В обоих случаях поиск необходимой информации отнимает много времени, а формат, в котором она представлена, усложняет ее использование. Также, несмотря на то что публикация данных в Web и корпоративных базах данных не составляет большого труда, редактирование и повторная публикация информации достаточно проблематичны. Excel 2003 упрощает совместное использование информации, подключение к источникам данных в Web или внутри организации, а также анализ данных, необходимый для принятия обоснованных решений.

     Пользователи  могут легко осуществлять доступ к данным, опубликованным в Web, а также  обновлять и анализировать их непосредственно в приложении Excel. При копировании информации из Web в приложение Excel появляется смарт-тег, позволяющий создать обновляемый запрос. Вставив данные в Excel, пользователи могут вручную обновлять их или задавать для них периодичность автоматического обновления. Кроме этого, возможно создание собственного web-запроса простым перетаскиванием web-страницы в приложение Excel.

     Другая  важная задача, которая ставилась  при разработке Excel 2003, заключалась  в обеспечении высокого уровня надежности приложения, чтобы пользователи могли заниматься анализом данных, а не беспокоиться о работе приложения. До появления продукта Office 2003 при возникновении ошибки существовала вероятность, что пользователю придется провести значительное время, восстанавливая уже сделанную ранее работу. Благодаря повышенной надежности приложения Excel 2003 пользователь сможет продолжить работу даже при возникновении ошибок. Кроме этого, в приложение Excel 2003 входит ряд улучшенных средств защиты данных, позволяющих пользователю чувствовать себя увереннее при работе с файлами и приложениями.

     Приложение Excel дает возможность применять защиту на более низком уровне, давая возможность защищать паролем отдельные диапазоны листа. Кроме этого, расширилась область применения защиты (к примеру, пользователи могут защищать форматирование ячеек). Безопасность на уровне доменов дает возможность применять параметры защиты к конкретным пользователям и группам.

     В настоящее время широкое распространение  получила совместная работа над электронными таблицами. Наиболее распространенный способ совместной работы над таблицами состоит в их пересылке в виде вложений в сообщения электронной почты. Недостаток такого подхода заключается в том, что зачастую трудно отслеживать несколько версий электронной таблицы. Кроме этого, регистрация и объединение изменений, сделанных другими участниками работы, зачастую слишком трудны или упускаются. Новая версия Excel дает пользователям простой способ рецензировать, сравнивать и объединять документы при помощи электронной почты, ничего не меняя в существующих методах работы.

     Приложение Excel 2003 тесно интегрировано со службами Microsoft Share Point Team Services, что значительно упрощает накопление коллективного опыта в группах. Благодаря этой интеграции пользователи в группах могут публиковать, импортировать, экспортировать и даже обновлять электронные таблицы Excel через web-сайт Microsoft SharePoint Team Services.

     Наконец, последней целью, которая ставилась  при разработке Excel 2003, было предоставление организациям инструментальных средств, необходимых для создания многофункциональных решений для использования на базе Excel и в Web. Поддержка языка XML и усовершенствованные web-компоненты Office, предлагаемые новой версией приложения, дают организациям возможность создавать эффективные решения посредством знакомых инструментальных средств

Excel.

     Повсеместное  использование программ обработки  электронных таблиц во многом объясняется их универсальностью, ведь без вычислений не обойтись в большинстве сферах нашей жизни (однако, по данным разработчиков, на практике пользователь часто применяет лишь пятую часть предлагаемых Excel возможностей).

     Наряду  с простыми задачами, такими как  подготовка различных бланков, создание деловой графики и других, Excel позволяет решать очень сложные проблемы, например, на предприятии с помощью данной программы можно облегчить обработку заказов и планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет штрафов и затрат, управление сбытом.

     Мощные  математические и инженерные функции Excel позволяют решать множество задач в области естественных и технических наук.

     Часть 3. Microsoft Outlook 2003 

     В современном быстро меняющемся мире большое значение приобретают возможности  общения и взаимодействия с другими  людьми. Это подтверждает повсеместное распространение Интернет и электронной почты. Благодаря тому что Интернет и электронная почта стали средой, обеспечивающей взаимодействие людей друг с другом, ничто не мешает за считанные секунды связаться с любым человеком, находящимся в любой точке земного шара. Хотя это дает пользователям компьютеров возможность своевременно получать необходимые им сведения, у них возникает перегрузка информацией, поступающей в виде сообщений электронной почты, встреч, контактов, задач и документов. Посредством приложения Outlook 2003 пользователи смогут более эффективно планировать свое время и управлять информацией, и при этом им станет проще организовывать общий доступ к информации и совместное создание документов.

     В результате основной целью разработки новейшей версии приложения Outlook было сделать работу с электронной почтой, задачами, контактами и встречами более интуитивно понятной и не требующей от пользователя освоения новых способов выполнения своих задач или непроизводительных затрат времени на поиск этих способов. Еще одной целью было избавить пользователей от беспокойства по поводу того, смогут ли они получить доступ к своей информации.

     Microsoft Office Outlook 2003 с диспетчером Business Contact Manager включен в Microsoft Office Small Business Edition 2003. Это дополнение к Outlook 2003 помогает профессиональным менеджерам по продажам и руководителям малых предприятий наладить выгодные деловые отношения. Диспетчер Business Contact Manager расширяет функциональные возможности Outlook 2003, чтобы помочь менеджерам предприятий малого бизнеса отслеживать бизнес-контакты, партнеров и возможности продаж.

     Outlook 2003 c Business Contact Manager делает работу  руководителей и менеджеров по  продажам более продуктивной, позволяя  им отслеживать свои деловые связи и возможности реализации в одной программе — Outlook 2003, теперь не нужно искать важные данные о своих клиентах в разных местах. Outlook 2003 с диспетчером Business Contact Manager позволяет легко и быстро наладить связь предприятий малого бизнеса с их клиентами через программу интегрированного электронного маркетинга, а связь со своими бизнес-данными — через интеграцию с другими приложениями Microsoft Office 2003. Наконец, приложением Outlook 2003 с диспетчером Business Contact Manager легко пользоваться, поскольку этот диспетчер работает как надстройка к уже знакомому приложению Outlook.

     Outlook 2003 с диспетчером Business Contact Manager выполняет все вышеперечисленное, добавляя к Microsoft Office Outlook 2003 следующие функции:

     1) Партнеры и контакты. Повышает уровень продаж, систематизируя записи о компаниях и отдельных клиентах, с которыми налажены деловые отношения;

     2) Возможности повышения продаж. Отслеживает возможности продаж, чтобы воплотить идеи в реальность. Повышает возможности продаж, собирая такие важные сведения, как состояние сделки, ожидаемый доход и вероятность заключения сделки;

     3) Журнал действий. Собирает в одном месте сведения обо всех действиях, относящихся к партнерам, бизнес-контактам и возможностям продаж. Используйте простой и быстрый просмотр связанных с элементами Outlook 2003 документов, чтобы всегда иметь возможность ускорить принятие важных деловых решений;

     4) Составление отчетов. Использует отчеты, чтобы быстро фильтровать и суммировать данные о партнерах и возможностях реализации. Например, можно составить отчеты, в которых будут указаны несостоявшиеся контакты или показаны каналы сбыта на следующий квартал.

     Еще одной ключевой целью разработки приложения Outlook 2003 было обеспечить пользователям  возможность работать, не беспокоясь о программном обеспечении. Благодаря средствам обеспечения надежности, реализованным в новейшей версии приложения Outlook, пользователь сможет продолжить работу даже при возникновении ошибок (появление которых, впрочем, маловероятно).

     Кроме этого, в приложение Outlook 2003 входит ряд улучшенных средств обеспечения безопасности данных, позволяющих пользователю чувствовать себя увереннее при работе с электронной почтой.

     В приложении Outlook применяются следующие  способы, помогающие пользователям и организациям защитить компьютеры от вирусов:

     1) Блокирование вложений электронной почты, связанных с небезопасными файлами;

     2) Предотвращение автоматического доступа программ к адресной книге пользователя и отправления сообщений электронной почты от имени пользователя. Пользователь получает предупреждение, и ему предлагается продолжить выполнение действия. Благодаря этому предотвращается распространение вируса на

компьютеры  других пользователей;

     3) Предоставление администраторам возможности настраивать перечисленные выше параметры в соответствии с требованиями к безопасности в конкретной организации. Выполняется в автоматическом режиме.

     Чем больше времени пользователи или  администраторы тратят на установку  или настройку продукта, тем выше расходы, которые обусловлены снижением производительности, увеличением частоты обращений в службу технической поддержки и общей неудовлетворенностью работой. Посему одной из главных целей разработки Outlook 2003 было упростить установку и настройку приложения, чтобы пользователи могли сконцентрироваться на своей работе, а не беспокоиться о программном обеспечении. Это достигается за счет множества различных усовершенствований, таких как единый интегрированный режим электронной почты, усовершенствованные возможности настройки в мастере выборочной установки и упрощенный интерфейс для задания учетных записей электронной почты. 
 
 
 

Часть 4. Microsoft PowerPoint 2003 

     Программа PowerPoint, позволяет подготовить выступление с использованием 35-миллиметровых слайдов, которые можно напечатать на прозрачных пленках (прозрачках) или на бумаге, демонстрировать на экране компьютера, а также включить в конспект доклада или в собрание материалов для раздачи слушателям.

     Основные  элементы презентации, создаваемой  в PowerPoint, описаны ниже:

     1) Слайды. Слайдами называются черно-белые и цветные прозрачные пленки для демонстрации на видеоаппаратуре, а также изображения, демонстрируемые на экране компьютера или на проекторе, управляемом с помощью компьютера;