Перечень и характеристика документов, сопровождающие внешнеторговую операцию

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УЧРЕЖДЕНИЕ  ОБРАЗОВАНИЯ

«Полоцкий государственный  университет»

Финансово-экономический  факультет

Кафедра бухгалтерского учета 
 
 
 

РЕФЕРАТ  

по дисциплине: УЧЁТ И КОНТРОЛЬ ЭКСПОРТНО-ИМПОРТНЫХ И ВАЛЮТНЫХ ОПЕРАЦИЙ 
 

       Тема:  Перечень и характеристика документов, сопровождающие внешнеторговую операцию

студентка ФЭФ, 3 курс, гр. 09-БК

Исполнитель: студент (факультет, курс, группа) 

Якубенок  Анастасия Валерьевна

(фамилия,  имя, отчество) 
 

Руководитель  проекта:

доцент

(ученое  звание, ученая степень,  должность) 

Апенченко С.А.

(фамилия,  имя, отчество) 
 
 
 

Новополоцк 2012

       Перечень  и характеристика документов, сопровождающие внешнеторговую операцию 

       Внешнеторговую  деятельность сопровождает большое  количество документов. Они необходимы при подготовке, оформлении и проведении внешнеторговой сделки купли-продажи. Их правильное и квалифицированное  составление играет важную роль в  успехе ее осуществления на всех этапах. Такие документы получили название внешнеторговые, они подтверждают исполнение сделки купли-продажи с иностранным контрагентом. Главным документом является внешнеторговый контракт, который является результатом творчества экспортера и импортера, вобрав в себя обязательства сторон на всех этапах перехода товара от продавца к покупателю. Содержание контракта зависит от оформляемой операции (экспорт, импорт), от характера товара, страны-партнера, способа и места поставки.

       Внешнеторговый  документ - это документ, содержащий информацию о различных сторонах деятельности и правоотношений предприятий, учреждений и организаций в области  внешней торговли.

       В зависимости от выполняемых функций  внешнеторговые документы можно  разделить на следующие группы:

1. документы по подготовке экспортной сделки;
2. документы по подготовке импортной сделки;
3. товарные и расчетные;
4. страховые;
5. транспортные;
6. по платежно-банковским операциям;
7. транспортно-экспедиторские;
8. таможенные.

       Документы по подготовке экспортной сделки

       В процессе подготовки коммерческой сделки на основе прямых связей между контрагентами  продавец может использовать различные  способы установления контактов  с потенциальными покупателями, а  именно:

       - направить предложение (оферту) непосредственно  одному (твердую) или нескольким  возможным иностранным покупателям;

       - принять и подтвердить заказ  покупателя;

       - направить покупателю предложение  в ответ на его запрос с  указанием конкретных условий  будущего контракта или проформой  контракта;

       - принять участие в торгах путем  представления тендера организаторам  торгов;

       - направить возможному покупателю  коммерческое письмо с информацией  о намерениях вступить в переговоры  по поводу заключения конкретной  сделки;

       - направить проформу контракта  уже известному покупателю как  результат согласования условий  контракта по телефону, телетайпу  или телексу или на основе  предшествующих договоренностей;

       -поместить  рекламные объявления в средствах  информации.

       Рассмотрим  сопутствующие этим способам основные документы.

• Контракт купли-продажи является основным коммерческим документом, оформляющим внешнеторговую сделку, в котором содержится письменная договоренность сторон о поставке товара: обязательство продавца-экспортера передать определенное имущество в собственность покупателя-импортера и обязательство покупателя-импортера принять это имущество и уплатить за него определенную денежную сумму, или обязательства сторон выполнить условия товарообменной сделки.

       При заключении внешнеторговой сделки стороны  должны определяться, право какого государства будет применяться  для регулирования формы заключения сделки и прав и обязанностей сторон, урегулирования спора. В контракте  купли-продажи непременным условием является переход права собственности  на товар от продавца к покупателю. В этом состоит основное отличие договора купли-продажи от всех других видов договоров – арендного лицензионного страхования и других, где предметом договора является либо право пользования товаром, либо предоставление услуг.

       В международной торговой практике существуют самые разнообразные контракты, их содержание зависит от операции, которую собираются совершить контрагенты. Но, несмотря на все разнообразие видов  контрактов, в основе каждого из них лежат положения классического  контракта купли-продажи, который  рассматривается в данной работе. Сформулировать все условия контракта  достаточно полно и четко трудно. Практически при заключении контракта  невозможно предусмотреть все возможные  вопросы, которые могут возникнуть при его исполнении.

• Оферта. Под офертой в коммерческой практике понимается письменное предложение продавца, направленное возможному покупателю, о продаже партии товара на определенных продавцом условиях.

       Оферта  содержит все основные условия предстоящей  сделки: наименование товара, количество, качество, цену, условия поставки, срок поставки, условия платежа, характер тары и упаковки. Текст оферты должен быть кратким, четким и ясным.

       Различают два вида оферты: твердая и свободная.

• Подтверждение заказа – это коммерческий документ, представляющий собой сообщение экспортера о принятии условий заказа покупателя без оговорок.

       Документы по подготовке импортной  сделки

       В процессе подготовки импортной сделки покупатель может использовать следующие  способы установления контактов  с потенциальным продавцом-экспортером, а именно:

       - направить потенциальному или  уже известному продавцу заказ;

       - направить запрос производителю интересующих покупателя (импортера) товаров;

       - объявить торги с приглашением  к участию фирм, которые могут  принять и выполнить условия  организаторов торгов (машины и  оборудование);

       - направить возможному производителю  коммерческое письмо о намерениях  в ответ на его рекламу или  информацию;

        - направить экспортеру безоговорочный  акцепт его предложения. Рассмотреть  предложения экспортеров на товары, представленные на ярмарках и  выставках, и провести переговоры  об их закупке. Рассмотрим конкретные  документы и их содержание.

• Заказ – это коммерческий документ, в котором покупатель подробно указывает все необходимые условия для изготовления или подготовки заказываемого товара, а также все существенные элементы, необходимые для заключения внешнеторговой сделки.
• Запрос – это документ, выдаваемый стороной, заинтересованной в покупке указанных в нем товаров, уточняющий некоторые желательные условия, касающиеся поставки, адресуемый будущему поставщику с целью получения предложения. В запросе обычно указывается точное наименование нужного товара, его качество, сорт, количество и запрашивается как можно более подробная информация о товаре, условия доставки и платежа. Запрос рассылается нескольким фирмам с целью получения конкурентных предложений.
• Заявка на инструкции по поставке – документ, выдаваемый поставщиком с просьбой к покупателю сообщать инструкции в отношении поставки заказанных товаров.
• Письмо о намерениях – документ, при помощи которого покупатель информирует продавца о принятии в принципе его предложения и намерении начать переговоры по заключению контракта. Это приглашение к переговорам.

       Товарная  и расчетная документация

       Эта группа документов дает стоимостную, количественную и качественную характеристику товара. Эти документы оформляет на своем  бланке продавец, а покупатель против них производит оплату.

• Коммерческий счет является основным расчетным документом. Он содержит требование продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа за поставленный товар.

       В счете указывается:

       - цена за единицу товара и общая сумма счета или причитающегося платежа;

       - базисные условия поставки товара;

       - способ платежа и форма расчета;

       - наименование банка, где должен быть произведен платеж;

       - сведения об оплате стоимости перевозки (когда оплачивается и кем);

       - сведения о страховании (кем оплачивается) и размер страховой премии.

• Спецификация – документ, который содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места количества и рода товара. Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных сортов и наименований.
• Техническая документация нужна при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования. К ней относятся: паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи, ведомости запасных частей, инструмента, приспособлений и пр.
• Упаковочный лист – документ, который содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте (ящике, коробке, контейнере) и необходим, обычно, когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Он используется в качестве дополнения к счету-фактуре, когда отправляется большое количество наименований товаров, или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны.

       Упаковочный лист может иметь форму комплектовочной  ведомости, которая содержит перечень деталей, узлов, агрегатов целой  машины, упакованных в нескольких товарных местах, с описанием содержания каждого места. Комплектовочная  ведомость имеет обозначение  в виде дроби, в числителе которой  указывается номер отгрузочной  партии, а в знаменателе - число  мест в данной партии. Ее составляет предприятие изготовитель до отгрузки всей партии товара.

• Сертификат о качестве – свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта. В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответствие товара определенным стандартам или техническим условиям заказа. Он выдается соответствующими компетентными организациями, торговыми палатами, специальными лабораториями, как в стране экспорта, так и импорта. Стороны могут договориться о предоставлении сертификатов различных контрольных и проверочных учреждений, институтов, палат мер и весов и др. Фирма изготовитель также может выдать сертификат о качестве, если это обусловлено контрактом.
• Гарантийное обязательство или гарантийное письмо является документом, который подтверждает, что поставленный товар (чаще всего оборудование) соответствует условиям определенного контракта. В случаях поставки оборудования оно может содержать также гарантию поставщика в отношении бесперебойной работы при соблюдении покупателем правил эксплуатации.
• Протокол испытаний – этот документ составляется после проведения продавцом совместно с представителем покупателя полных испытаний заказанного товара в заранее установленный день и час на предприятии продавца.

       Документ  иногда называют сертификатом, он содержит подробное изложение результатов  испытаний с указанием, соответствует  ли изготовленный товар условиям заказа. Высылается он заказчику. Обычно на основе протокола испытаний стороны  подписывают приемо-сдаточный акт.

• Разрешение на отгрузку – документ, который выдается представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика с целю установить соответствие товара условиям заказа. Он содержит сведения о дате поставки по контракту, дате готовности и проведенных испытаний и указание о том, что данный товар может быть отправлен в определенную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.

       Страховая документация

       Данная  документация отражает взаимоотношения  между страховщиком и страхователем. Роль страховщика заключается в  возмещении убытков, понесенных страхователем  от несчастного случая, против уплаты страховой премии. К страховым  документам относятся:

• Страховой полис – документ, выдаваемый страховщиком, подтверждающий договор страхования и содержащий условия заключенного договора, в котором страховщик обязуется за конкретную плату возместить страхователю убытки, связанные с рисками и несчастными случаями, указанными в договоре. Страховой полис выдается страховым обществом страхователю после уплаты им страховой премии.

       Страховые полисы бывают разных видов и наименований в зависимости от порядка оформления страхования и характера риска. Генеральный полис представляет собой договор длительного характера  между страхователем и страховщиком. Рейсовый страховой полис страхует объект страхования на определенный период. По смешанному полису объект страхуется как на определенный рейс, так и на определенный срок. Все эти документы оформляются на бланках страхового общества.

• Страховой сертификат — документ, выдаваемый страховым обществом страхователю, удостоверяющий, что страхование было произведено, и что был выдан полис. Такой сертификат на конкретный груз используется в основном в том случае, если товары застрахованы в соответствии с условиями генерального или невалютированного полиса. По требованию страхователя он может обмениваться на страховой полис, поскольку во многих странах законодательство признает в качестве документа страхования только страховой полис. Документ не обладает правовыми качествами и поэтому считается менее значимым, чем полис, тем не менее, он подтверждает получение страховой защиты.
• Страховая премия выплачивается страховщику при выдаче полиса. Определяемая часть премии может быть возвращена, если страхователь заплатил слишком большую сумму за неоцененный полис.
• Страховое уведомление - документ, направляемый продавцом (страхователем) покупателю, подтверждает оформление страховки. Оно допускается в качестве доказательства против продавца (страхователя) при судебном разбирательстве между ним и покупателем.
• Страховое объявление (бордеро) — документ, используемый в случае, когда страхователь сообщает своему страховщику подробные сведения об отдельных отправках, на которые распространяется договор страхования, заключенный между сторонами.
• Ковернот — документ, выдаваемый страховщиком для извещения страхователя о том, что его инструкции по страхованию выполнены, или для удостоверения, совершенного агентом страхования в пользу страхователя. Ковернот не является страховым полисом, это документ, на основе которого страховщик в дальнейшем обязан выдать должным образом оформленный генеральный или специальный полис на условиях ковернота. В условиях ковернота обычно указывается максимальный предел ответственности страховщика за судно и оговорка о местонахождении груза.
• Счет страховщика — документ, который выдает страховщик с указанием суммы произведенного страхования и требованием оплаты этой суммы.

       Транспортные  документы

       Транспорт является основным связующим звеном экспортера и импортера, важным элементом  при выполнении контрактных обязательств по поставке товаров.

       При планировании отправки груза и выборе вида транспорта следует тщательно  анализировать следующие факторы:

       - вид груза

       В некоторых случаях нет возможности  выбора: скоропортящиеся грузы подлежат перевозке авиатранспортом или  в вагонах-рефрижераторах, и, наоборот, авиаперевозка недопустима для  легковоспламеняющихся, взрывоопасных  грузов. Основную часть международных  морских перевозок составляют массовые наливные и навалочные грузы – сырая нефть и нефтепродукты, железная руда, каменный уголь, зерно. Из других грузов морской торговли выделяются так называемые генеральные грузы, то есть готовая промышленная продукция, полуфабрикаты, продовольствие;

       - расстояние и маршрут перевозки

       Определяющими для выбора вида транспорта являются также место отправки груза и  конечный пункт назначения. Во внутриконтинентальных  перевозках используют железнодорожный, автомобильный и авиатранспорт;

       - фактор времени

       Авиатранспорт, естественно, является самым быстрым  способом доставки грузов, но он весьма дорогостоящ, применять его нужно  только в экстренных случаях при  главной задаче доставки груза в  минимальный срок. В других случаях  очень важно разрабатывать хорошо спланированные программы поставок;

       - стоимость перевозки

       Выбирая вид транспорта, надо учитывать, что  каждый из них обладает своей спецификой и особенностями.

       Подготовив  экспортный товар к отправке покупателю, продавец должен направить его своему партнеру, соблюдая при этом инструкции, которые они оговорили в контракте  по поводу процедуры отгрузки.

       При этом также используется ряд документов:

• Извещение о готовности товара к отгрузке уведомляет покупателя о том, что заказанные товары изготовлены и готовы к отправке;
• Заявка на фрахтование, отправляемая поставщиком перевозчику для резервирования места с указанием желательного средства транспорта, время отправки и т. д.;
• Отгрузочная инструкция содержит подробные сведения о грузе и требованиях эксперта в связи с его перевозкой;
• Разрешение на поставку — выдаваемый покупателем документ, разрешающий отправку товаров после получения от продавца извещения о готовности товара к отгрузке;
• Извещение об отгрузке — документ, посредством которого продавец или грузополучатель информирует грузополучателя об отправке товаров.

       Другой  сферой взаимоотношений, оформляемых  соответствующими документами, являются отношения отправителя и грузоперевозчика, а также получателя товара. Собственно, эти документы и относятся  к группе транспортной документации.

       Документы по платежно-банковским операциям

• Инструкция по банковскому переводу — документ, в котором клиент поручает своему банку произвести выплату определенной суммы в указанной валюте названной стороне, находящейся в другой стране, либо оговоренным способом, либо способом, оставленным на усмотрение банка.
• Заявка на выдачу валютной лицензии - документ, в котором импортер-покупатель просит компетентный орган выделить определенную сумму в иностранной валюте для ее перевода экспортеру в уплату за товар.
• Платежное поручение — документ, посредством которого осуществляются банковские переводы и который адресуется одним банком другому. Представляет собой приказ банка, адресованный своему корреспонденту, о выплате определенной сумме по просьбе и за счет перевододателя иностранному получателю.
• Заявление на перевод – документ, в котором клиент банка просит перевести определенную сумму денег в оплату счетов переводополучателя или инкассированных документов. Основные реквизиты заявления: дата выписки заявления, способ перевода, наименование и адрес бенефициара-переводополучателя, номер счета бенефициара и его банк, особые условия перевода, номера счетов перевододателя, с которых должно быть произведено списание переводимой суммы и банковских расходов по переводу.
• Инкассовое поручение — документ, посредством которого банку даются инструкции или поручения обработать финансовые и коммерческие документы с целью получения акцепта (или платежа) или предъявить документы на других условиях, которые могут быть в нем указаны.
• Извещение об инкассовом платеже — документ, посредством которого банк сообщает о произведенном платеже по инкассо. В нем приводятся подробные данные и методы реализации средств.
• Извещение о платеже по товарному аккредитиву — документ, посредством которого банк сообщает о платеже по товарному аккредитиву.
• Извещение о принятии документов к оплате по товарному аккредитиву — документ, посредством которого банк сообщает о принятии документов к оплате по товарному аккредитиву.
• Банковская гарантия — документ, согласно которому банк обязуется выплатить оговоренную сумму названной стороне на условиях, указанных в нем.
• Заявка на товарный аккредитив — документ, посредством которого банку поручается открыть товарный аккредитив на условиях, указанных в этом документе. Такие заявки отечественные предприятия в расчетах за импортируемые товары оформляют на бланке установленной формы в трех экземплярах, подписываются двумя должностными лицами, уполномоченными на подписание от имени данной организации на платежи за границу, и скреплено печатью организации.
• Товарный аккредитив — документ, в котором банк подтверждает, что он открыл товарный аккредитив, по которому бенефициар должен получить платеж, подтверждение или учет тратт в соответствии с определенными условиями и против представления обусловленных документов, а также тратт, если это оговорено в документе. Аккредитив может быть подтвержденным или не подтвержденным другим банком.
• Заявка на банковскую тратту – заявка, в которой клиент просит свой банк выдать банковскую тратту и в которой указываются сумма и валюта тратты, лицо, получающее платеж и место и страна платежа.
• Банковская тратта — тратта, выставляемая в пользу третьей стороны, либо одним банком на другой, либо отделением банка на центральное отделение или на другое отделение того же банка.
• Переводный вексель — документ, выданный или подписанный в соответствии с применяемым законодательством, содержащий безусловное требование, адресованное одним лицом другому лицу, об уплате против предъявления самого документа по требованию или на точно установленную дату, или на другую дату, указываемую самим документом, определенной суммы денег названному в документе лицу, или его приказу, или предъявителю.
• Налоговая декларация — документ, в котором импортер приводит относящиеся к делу данные, необходимые компетентному органу для взимания налогов на добавленную стоимость.

• Гарантия обеспечения платежей

       Чек – документ, содержащий безусловный приказ владельца текущего счета банку о выплате указанной в нем суммы определенному лицу или предъявителю. Главное назначение чека – быть инструментом распоряжения средствами, находящимися на текущем счете, средством безналичных расчетов. Чек выступает в качестве средства платежа в расчетах по экспорту.

• Долговое обязательство – документ, выписываемый покупателем в соответствии с применяемым законодательством, в котором содержится его одностороннее обязательство выплатить по предъявлении самого документа, на дату, определяемую из данного документа, указанную сумму денег приказу конкретного лица или предъявителю.

       Транспортно-экспедиторские документы

       Этим  видом документов оформляют выполнение экспортером различного рода операций по экспедированию, обработке, складированию  грузов, организации перевозки, включая  перевозку товара, его хранение, предоставление местных транспортных средств, проверку состояния упаковки и маркировки товара, оформление необходимых документов (транспортных, таможенных, страховых, складских) и др.

         Поручение экспедитору на выполнение  определенных операций оформляется  специальным документом, который  называется по-разному: отгрузочное  поручение, транспортное поручение  или транспортная инструкция.

• Отгрузочное поручение — документ, который в зависимости от условий поставки выписывается грузоотправителем либо грузополучателем обычно на бланке транспортно-экспедиторской фирмы и содержит перечень операций, поручаемых экспедитору, и подробные инструкции по их выполнению. Обычно к отгрузочному поручению прилагаются копии товарных счетов, импортной лицензии или валютного разрешения.
• Извещение об отправке выдается грузоотправителем или его агентом перевозчику, оператору смешанных перевозок, властям терминала или другому получателю, содержит информацию об экспортных грузах, представленных к отправке, и включает необходимые расписки и заявления об ответственности.
• Складская расписка экспедитора – документ, выписываемый экспедитором, выступающим в качестве управляющего складом, в котором подтверждается получение складируемого товара, и указываются условия хранения товара на складе и его выдачи. В документе содержится информация, касающаяся прав держателей документа, передачи прав собственности и т.д.
• Расписка в получении товаров или складская квитанция – документ, который выдается портом, складом/депо или оператором терминала и который подтверждает получение на хранение перечисленных в нем товаров на указанных в данном документе условиях или условиях, на которые в нем делается ссылка (срок хранения, плата).

         Документ этот удостоверяет, что  принятые на хранение товары  занесены в складскую книгу  и подлежат выдаче либо самому  владельцу либо лицу, указанному в передаточной надписи.

• Товароскладочная квитанция выдается владельцем склада грузовладельцу в удостоверение принятия им груза на хранение. В отличие от складской расписки квитанция состоит из двух отделенных друг от друга частей: складского свидетельства и складского варранта. Последний выдается лицу, поместившему товары на склад, и может быть использован в качестве залогового свидетельства.
• Ордер на выдачу товара — документ, который выдается стороной, имеющей право давать распоряжения о выдаче указанных в нем товаров названному грузополучателю, и передается хранителю товара.
• Пропуск на товар – документ, дающий право на вывоз указанных в нем товаров с охраняемой территории порта или конечного пункта.
• Ордер на обработку грузов – документ, который выдает организация, занимающаяся обработкой грузов (портовые власти, оператор терминала) для перевозки или другой обработки грузов, за которые они несут ответственность.

       Таможенная  документация

       Таможенные  документы необходимы для оформления перехода товаров через таможенную границу. К этим документам относятся:

• Таможенная декларация — заявление распорядителя груза, представленное им таможне при импорте или экспорте товаров.

       Этот  документ выполняет несколько функций:

       - декларирование сведений о товаре и внешнеторговой операции;

       - заявление участниками сделки ее законности: подтверждение этой законности органами таможенного контроля.

       Таможенная  декларация представляется таможне  в установленный законодательством  срок, который колеблется от одного дня до двух недель, считая со дня  прибытия товара на таможню. Некоторые  страны допускают предъявление импортером или экспортером временной или  предварительной декларации.

       Импортер  подает предварительную декларацию в том случае, если он к моменту  прибытия груза на таможню не имеет  точных сведений о нем. После выгрузки товара и его осмотра импортер подает декларацию обычного типа.

       Экспортер подает предварительную декларацию при продаже товаров со склада, поставки транзитных товаров, в отношении  которых предусмотрен возврат ранее  уплаченных пошлин, и др.