Переписка как элемент деловой документации

2. ВИДЫ ДЕЛОВОЙ  ДОКУМЕНТАЦИИ

2.1. Правила оформления делового письма 

   Деловая переписка занимает значительное место  в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых  элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

   Виды  деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой  информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных  органов до обращений граждан  и 

типовых заявок. Содержанием переписки могут  быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д.

   При ведении переписки должны соблюдаться  следующие требования:

• письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
• письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
• независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
• содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

   Информационный  обмен с помощью переписки  следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

        Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.

   Для электронных документов (ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»):

• документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ;
• юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью;
• юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

     К реквизитам делового письма  относятся:

• Государственный герб Российской Федерации;
• герб субъекта Российской Федерации;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• оттиск печати;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

     Письма оформляют в двух экземплярах  – первый подготавливают на  бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй – направляют в дело.

2.2. Виды писем 

   Деловая переписка представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований, то есть, в письмах

должна  присутствовать – ясность, простота изложения, полнота информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность.

     Официально-деловая переписка по  тематическому признаку делится  на деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельно-сти, называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них).

     По функциональному признаку  письма можно разделить на требующие и не требующие ответа. 
 
 
 
 

__________________

   * Не требуют ответа письма, констатирующие свершившийся факт. 

   Письма - приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и так далее обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу организации. Обращение к руководителю, конкретному должностному лицу начинается со слов «Уважаемый...», «Глубокоуважаемый…».  

   Например:

     Уважаемые коллеги!

   Главным управлением МВД Новосибирской  области 27 февраля 2005 г. в 10.00 проводится коллегия по вопросу взаимодействия ведомств, входящих в государственную  систему профилактики и предупреждения преступности несовершеннолетних.

   Прошу направить Ваших заместителей, курирующих вопросы социальной сферы, для участия в проведении коллегии, обсуждении доклада, внесении предложений по совершенствованию взаимодействия ведомств в условиях действия федерального закона «Об основах системы профилактики безнадзорности и  

правонарушений  несовершеннолетних», принятого Государственной  Думой 21 мая 1999 года.

   Об  участии Ваших заместителей просьба  сообщить по контактному телефону…до 11.00 24.02.2005 г. Ивановой Татьяне Николаевне.

   Письма  – просьба. Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения  просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма – просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления.

   Например:

   В настоящее время медицинская  техника нашей районной больницы изношена на 80 %. На постоянный ее ремонт требуются большие средства, которых нет в бюджете района.

   Просим  предусмотреть в бюджете области  на 2006 год 1,5 млн. рублей на приобретение новой техники и ремонта действующей. 

   Письма  – предложения о сотрудничестве. В последнее время широкое  распространение получили письма –  предложения о сотрудничестве. Логическая схема построения таких писем такая же, как и схема составления писем – просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.

   Например:

   В Межрегиональную ассоциацию «Сибирское соглашение» поступило предложение  Межрегионального сибирского медицинского фонда им. Д.Д. Яблокова о сотрудничестве в организации и осуществлении  программы «Научное наследие» для  формирования научного мировоззрения, финансовой поддержки инновационных проектов молодых ученых и врачей Сибирского региона в области фундаментальных и прикладных исследований на конкурсной основе.

   Прошу высказать Ваше мнение о возможности  участия Межрегиональной ассоциации «Сибирское соглашение» в реализации этого проекта на договорной основе. 

   Приложение: Проект договора и Решения МАСС, подготовленные Фондом им. Д.Д. Яблокова, на 2 л. в 2 экз.    

   Сопроводительные  письма составляют для сообщения  адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Эти письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

   В сопроводительном письме всегда есть такие стандартные выражения: направляем, посылаем, высылаем. В конце текста сопроводительного письма делается отметка о наличии приложения.

   Например:

   Направляем  список лиц, представленных для вручения удостоверений к медали «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг.» для дополнительного рассмотрения и документ, на основании которого представляемый внесен в список. 

   Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда  невозможно решить вопрос лично или  по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между  разными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов. 

   Например:

   Об  оформлении заказа на мебель

Уважаемые господа!

   Предлагаем  Вашему вниманию новый каталог, включающий полный ассортимент выпускаемой  нашей фирмой мебели. Мы также направляем прейскурант, в котором предусмотрены значительные скидки нашим постоянным покупателям. Однако мы сможем оформить ваш заказ в течении текущего месяца.    

   В последнее время в практике работы органов государственного и муниципального управления стали часто использоваться письма-благодарности.

   Например:

   С 4 по 9 сентября т.г. на базе отдыха профобразования  в Ордынском районе проходил семинар  ученического актива и заместителей директоров по учебно-воспитательной работе профессиональных училищ области. В работе этого семинара принимали участие работники кафедры социализации личности и психологии воспитания Вашего института.

   Семинар прошел на высоком научно – методическом уровне, учащиеся познакомились с  идеями демократических начал в  управлении и организации учебного процесса, профессиональной подготовки, досуга, а также были включены в активное творчество по ознакомлению с некоторыми моделями организационной деятельности.

   Прошу поблагодарить и найти формы  поощрения работников, кафедры социализации личности и психологии воспитания (зав. кафедры Й.Г. Бориков).  

   Цель  информационного письма заключается  в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного  письма бывает достаточного подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом.

В целом  принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

   Объем информационного письма может варьировать  от размера обычно справки, состоящей  из одного предложения, до сообщения, занимающего  несколько страниц. Нередко к  информационным письмам прибегает  с целью пропаганды деятельности отдельных организации.

   Например:

   О спонсорской деятельности.

Уважаемые господа!

Информируем Вас, что ЗАО «Премьер» ведет  в России широкую спонсорскую  деятельность.

   Так, в 2004 году компания оказала спонсорскую  помощь Департаменту печати и информации; выступила спонсором розыгрыша кубка России по футболу; в рамках культурной программы организовала концерты групп East 17 и Сitizens в Москве и Санкт – Петербурге.

   Компания  также ежегодно выступает генеральным  спонсором автогонок Camel Trophy.

   Руководство ОАО «Премьер» планирует расширение спонсорской деятельности в России и особенно Москве. 

   Логическая  схема письма – ответа (отказа) следующая:

1. повторение просьбы, на которую составляет ответ;
2. обоснование причины отказа( если письмо – отказ);
3. констатация отказа.

   Например:

   Вашу  просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не может из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.

   Гарантийные письма составляют с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу. Слово «Гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо может быть гарантийным. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки выполнения работ, оплата продукции, оплата аренды и так далее. В таких письмах используются следующие стандартные выражения: гарантируем, фирма гарантирует, просим выслать в наш авдрес наложенным плптежом (вид гарантии).

   Например:

   Просим  дать разрешение на аренду зала 6 февраля т.г. с 17.00 до 20.00 для организации концерта художественной самодеятельности участникам Всероссийского совещания руководителей начального профессионального образования.

   Оплату  аренды зала гарантируем.

   По  признаку адресата письма делят на обычные и циркулярные (направляются из одной организации в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций).

   По  особенностям композиции письма делятся  на одноаспектные (посвящены решению  одного вопроса) и многоаспектные, рассматривающие несколько вопросов.

__________________

   *Состоят  обычно из разделов, подразделов,  пунктов, подпунктов. Содержат просьбу, извинение, гарантии.

   **Относятся  к этикетной переписке. 

   Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

     Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации – автора, почтовые реквизиты организации – автора,  

дата, номер  документа, ссылка на дату и номер  входящего документа, адресат, заголовок  к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах –  отметка о наличии приложений.

   По  ряду причин текст делового письма целесообразно составлять по плану. При отсутствии опыта и избытке  отрицательных эмоций (например, в  конфликтных ситуациях) это поможет  корректно изложить вопрос.

   Один  из методов составления плана  сообщения сводится к работе в следующей последовательности:

      1. Сбор базы данных из фактического материала – документов, иллюстраций, статистических и других показателей по теме сообщения;

2. Формулирование выводов на основе базы данных;
3. Использование выводов в качестве плана для составления текста.

     Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

     Использование типовых текстов  и текстов-трафаретов помогает упростить деловую переписку.

     В зависимости от типа письма  и его содержания текст письма  может быть простым или сложным.  Простые письма состоят из  одной-двух частей: вступления и  заключения. Сложные в композиционном  плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство), заключение.

   Во  вступлении дается обоснование вопроса, причина возникновения вопроса  или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

     В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

     В заключение формулируется основная цель письма.

     В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

     Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).

     Для упрощения операций по  обработке писем и ускорения  их исполнения не рекомендуется  в одном письме рассматривать  два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

     Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, построенный по схеме  «О чем?», например:  «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи»

     Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ.

     Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки.

     Письма визируются руководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации – куратором

соответствующего  направления, если письмо будет подписываться  руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

     Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

     Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

     Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

     Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельства изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

     Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.

     Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.

     Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

     Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

     Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.

     Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее

написания. Во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

     Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если

она представляется руководителю организации. Внешняя  докладная записка подписывается  руководителем организации.

     Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

     Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

     Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

     Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

     Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

     Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

     Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

     Телеграммы чаще всего отправляют почтой, при этом необходимо заполнить готовый бланк со следующими реквизитами: адресат, текст, подпись и адрес отправителя, поэтому останавливаться подробнее на оформлении телеграмм нет смысла.

     Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети.

Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.